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# System prepended metadata

title: PyCon TW Email Domain 管理辦法
tags: [2021-organize, ' organize']

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tags: 2021-organize, organize
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[TOC]


# PyCon TW Email Domain 管理辦法

PyCon Taiwan 志工組織擁有下列兩個 email domain ：

- pycon.tw (owner[name=yyc])
    - email service 綁定古早以前的免費版 google workspace （現在叫做 legacy google workspace）
    - ~~2022 May 1 開始會轉移到 google workspace， Jul 1 前要決定要不要課金續命。請見 [google 公告](https://support.google.com/a/answer/2855120?hl=en)。~~ (2022 Oct update: 最後 google 沒有收回去；不過我們已經成功轉移到 python.tw 了；原本 pycon.tw 就留著當檔案庫吧～～)
- python.tw (owner [name=tai])
    - email service 綁定在 Open Culture Foundation (OCF) 提供的非營利組織 google workspace


## 管理通則

- 未來僅提供 python.tw domain for new email accounts。
    - pycon.tw 先出現，之後才是 python.tw 。 基於資源與已綁定既有功能的考量，自 2019 年後停止建立與發送新的 pycon.tw email address。所有新的 email address 需求，改為 python.tw 提供。
        - 資源：希望繼續維持使用免費的/legacy google workspace ，但該 legacy google workspace 帳戶名額已達使用上限
        - 已綁定既有功能的 pycon.tw email addresses ：例如好幾年前就已經拿去註冊某些迄今仍在使用的基礎服務。
- python.tw 的 email service ，是透過 Open Culture Foundation (OCF) 提供的非營利組織 google workspace 所提供。藉由在該 workspace 下建立一個新的 gmail user account 實踐。因此該 user account 自然受該 google workspace a.k.a. OCF workspace 權限管理，使用限制也承襲同一個 workspace 的規定。

### 與 OCF Google Workspace 合作通則

- 由 domain owner 擔任 PyCon TW 與 OCF 聯繫的窗口；下稱 **「 domain 管理員」或「管理員」**。
- 由 domain owner 管理 OCF 所開設的對應的 domain user group 。
- 以 `python.tw` 而言， [name=tai] 是目前擔任上述兩者角色的人，因為 python.tw owner is [name=tai]

#### OCF Google Workspace 管理員權責

- 明確告知 OCF 配發 new user account 的計畫
- 可以在所屬 user group 新增 member a.k.a. user account
- (有權限但請勿輕易使用) 因為技術限制，管理員在建立 new user account 的時候可以選擇其他已經 OCF Google Workspace 已經支援的 email domain。請管理員使用自己管理的 domain 就好。例如 python.tw 管理員請選 python.tw，不要手賤去選 coscup.tw 。
- 管理員自身帳號有義務開啟 2FA 協助組織保護系統安全
- 控管共用雲端硬碟數量，維持在每個社群只使用 1 個共用雲端硬碟。並將所有的資料夾都存放在同一個共用雲端硬碟，以方便管理社群的區分容量與 OCF 總容量。

### 更多 Domain 管理員須知

- 可多採用 Google Groups a.k.a. 「網路論壇」這種 mail group 機制，而不是開帳號。考量下列各角度：
    - 開 mail group 可考慮開 conversation 來建立 email archive、保存信件往來，方便未來查閱與交接。
    - pycon.tw email domain 似乎沒提供這個功能；可能是 legacy workspace 方案的關係吧。（有開啟選項，簡單測試過還是沒有 conversation history ）。
    - conversation history 舉例：ossconf@ocf.tw 這個 mail group 就有這個功能，參考 https://groups.google.com/a/ocf.tw/g/ossconf (需 mail group member 身份才看得到內容)
    - mail group 非常適合下列使用情境：
        - 只需要收信功能
        - 需要與眾多使用者大量、平行交換、與對齊資訊
        - 一次性專案
- Rule of thumbs
    - 開給特殊用途的功能性帳號（例如贊助、議程、公關等等）：
        - 只會收信：用 mail group。僅僅只用在註冊某些服務的情境，有時只要收信功能也就很夠了。
        - 需要發信：~~就可考慮開 new account~~ mail group 管理員或板主可用 email address 名義發信。
        - 需要 google account 其他功能，例如 google drive ，來儲存檔案時，才考慮開 google account。


## 誰會有 python.tw 的 Google Account with Email Address

### 常態性

- 歷屆總召（含副總召，if any）
- 歷屆議程與贊助組長/負責人（含副組長）
- 其他對 PyCon Taiwan 社群有特殊貢獻或任務者
- (TBD) 是不是所有組長都配一個 email address? 這要先與 OCF 協商資源可用性才能決定。

也就是每年會新增 3~6 名左右的新帳號。


### 一次性

- 支援部份早期 pycon.tw 名額用罄的帳號轉移使用，大約 3~4 個。

### Google Groups 網路論壇

- PyCon Taiwan 使用的 Groups 網路論壇使用 domain `python.tw`。這個則是依照籌備團隊與社群的需求建立；基本上不限總數量。

## python.tw email domain 一般使用者須知

- 此帳號雖然說配有 30 GB ，但**建議僅使用收發 email**。
    - 其他服務，例如相簿、 drive 等等，因為我們是搭「非營利組織方案」，使用條款隨時會被 google 更改/中止也不一定。但時候要移植會很痛苦。
- 此帳號有的功能請參考 Google Workspace 各方案說明中[「 Google Workspace for Nonprofits 」的方案](https://www.google.com/nonprofits/workspace/compare/)

## 總召交接
- 新增當屆總召與 core leads into organizers@python.tw
    - optional: create organizers-internal-20xx@python.tw ，如果想把收發信地址用於對籌備團隊內部與外部分開清楚的話
        - 可以設定 organizers@python.tw 總是會把信件轉發給 organizers-internal-20xx
        - 也方便直接拔掉前人的 organizers-internal-20xx XD
- ~~提供 g-admin 權限~~ (g-admin@pycon.tw 這作法在我們移到 python.tw 就不需要了；描述留著給大家考古用)
- 建立 python.tw 帳號給新任總召，與瀏覽 python.tw mail group 權限（特別是 archive@python.tw )
- rename google forum 為當年度 e.g. `20xx`
    - pycontw@python.tw
        - fully public, created in 2022。用來試圖取代 `pycontw@googlegroups.com`
    - pycontw@googlegroups.com
        - 是以前 大約 2019 與之前比較常用、只有群組成員看得到的 mail group

## 開帳號時可以 Copy-Paste 給 new starter 的說明範本

```
帳號開好了！登入指示應該已經送到你平常使用的 email ，記得兩天內去啟用！

使用上，這個文件你參考一下 https://hackmd.io/jwRAIIdHSaGIQ0TDGR0bvg?view
文件內容有點多但重點對你而言目前只有「python.tw email domain 一般使用者須知」要比較注意，基本上就是建議僅使用收發 email 的功能啦，要用其他功能就自己評估搬遷的風險。

更多細節有興趣再進文件裡面看囉！
```

## TBD: 帳號進場退場機制
- [ ] (TBD) 是不是所有組長都配一個 email address? 這要先與 OCF 協商資源可用性才能決定。
- [ ] 約定帳號如果超過 N 年沒活動，就可能會被 disabled or terminated？

## 其他相關文件

- [PyCon TW Mail Group Naming Convention](/xGPsR6WZQpKdZnFzFqePuw)
- [Google 群組使用手冊](/KcDCyVkaTxaAxdJByrT-Fg) Google 群組 a.k.a. Groups a.k.a 網路論壇


## 文件版權宣告

PyCon TW Email Domain 管理辦法，2021 © Taihsiang Ho (tai271828), CC-BY-SA-3.0-TW-or-later @ HackMD

