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title: 32屆學生會行政中心社團博覽檢討會

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# 32屆學生會行政中心社團博覽會檢討會

* 時   間：2023 年 09 月 18 日（四）22:00 至 23:35。
* 地   點：學生會辦。
* 主   席：[name=吳亞哲] `活動長`。 
* 紀   錄：[name=許嘉恩] `秘書長`。
* 出席名單：實到６人，[name=林成璟] `執行長`、[name=許嘉恩] `秘書長`、[name=杜雅涵] `行銷長`、[name=林韋杉] `行銷長`、[name=吳亞哲] `活動長`[name=沈庭輝] `活動部員`
* 未出席名單：
## 壹、檢討事項

### 一、活動部

#### （一）籌備期
- 人手不足（部員較晚進、部長只有一個人）
 - 熟悉活動流程的人少（執行長、活動部長）
     - 建議1.上屆社博工人協助，提問窗口 2.社博給上一屆的人辦
- 對帳疏失（與財務處的溝通）
    - 水單匯款帳號混亂
    - 建議限定銀行匯款(郵局)，證明規定(信件說明統一)
    - 提前跟財務處要水單
    - 對帳需備註社團，跟水單一對一
- 提早籌備但籌備後期進度反而落後（歸咎於熟悉活動的人太少）
- 擺攤封路對物理系館的影響（場地擁擠改善失敗）
    - 原本想拉開帳棚間的距離
    - 可以嘗試從風雲樓開始擺
        - 壞處:社博人力分配 
        - 好處:空間拉大
    - 籌備人員需事先知會總務處(長)及物理館
    - 活動前須寄信給物理系館 課外組 周邊行政單位 體育組
    - 借大草皮(周邊)的可能性
        - 壞處:歪七扭八?
- 對各社團資訊的更新（資訊傳遞的效果不彰）
    - 行前會(前後社長都要)說明名確 
    - 全校信
    - 社博說明簡報統一寄
    - 報名表單回寄副本
    - 簡易位置圖表先丟(容易搞混)
    - 有資訊先丟最後再統一懶人包
        - 提醒社博將近
- 多與社團互動
- 合約
    - 保險跟遊覽車
    - 先給財務處看過副署，議會議員投票，議長簽名
    - 程序繁瑣，一個月前提前準備
    - 合約更新須隨時間監督並確認
    - 活動部整理，執行長過目，秘書處與財務處對接
#### （二）活動當天
- 場復時應提前安排好哪些人檢查哪些社團（才不會有社團找不到檢查人員的情況發生）
    - 分區檢查
    - 檢查人員有社團名單確認(excel表單)
    - 提醒各社團要撿攤位前的垃圾
- 交管排班過少（晚到的工人沒時間吃晚餐）
    - 中間時間是否需要交管人員?
        - 非必要但需要
- 細流改善
    - 需安排巡場人員
    - 學生會安排人員太少
    - 需有人力去校門口提醒到綜二搭車
- 攤位牌會被攤位上方布幕擋到
    - 提醒束繩拉緊程度
    - 束繩可以多準備
- 退費時總召應負有控場之責，而非坐在服務台負責退費（細流分工問題）
    - 總召須隨時注意並更新現況
    - 退費人員不應該是總召
- 為了快速場復而斷電，但也使服務台沒有足夠的燈光
    - 一再提醒九點確定斷電
    - 行前說明信提醒及負責
- 退費時服務台的流程太亂，導致有給錯存根聯的情況發生
    - 至少退費要有三個人(簽退+領據領錢+確認社團)
        - 領據事前分類
        - 退費SOP安排好(錢與領據對好)
        - 領據簽一張，另一張口頭提醒
        - 迴紋針協助
    - 拍照確認場復的可能性
- 南大至本部的校車加開太少，6點的巔峰時間不夠消化人潮（需考慮第九節下課的人潮）
    - 建議再加開一台
        - 注意與原校車時間是否衝突
    - 注意下課時間的人潮與時間分配
- 22：30的校車是空車
    - 時間密集一點(九點近一點)
        - 09:30 09:45 10:00 10:15
    - 行前說明會提醒校車時間
    - 看板提醒
#### （三）回饋表單
- 平行方向之攤位間距
- 蒙民偉樓廣場與馬路沒有相通
- 有表演的社團應與無表演之社團分開
- 垃圾桶標示不清
    - 宣傳及行前通知
    - 子母車叫兩台?
- 有些人根本不知道有垃圾桶
- 路太窄
- 需要放音樂的社團應設在較遠的位置
- 動態靜態社團分開
    - 改善方法:表演時間分開
        - 好處:靜態能好好宣傳 壞處:靜態社團沒有人潮
        - 好處:動態社團音樂不會打架 壞處:協調增加人力及時間成本
    - 分開有好有壞，自行評估及協調
- 太擠太擠太擠太擠
- 擺攤時間太早
    - 課外組規定QQ

#### （四）明年改進方案(結論?)
- 嘗試改地方：
1. 大草皮（總務長）
2. 大草皮周邊道路（總務長）
- 原場地的情況下：
1. 建議協調各動態社團在廣場表演的時間段，盡量錯開
2. 物理館旁道路不擋到停車場的情況下，右側最多可以擺放26個攤位、左側可以擺放18個攤位（攤位中間無間隔）
3. 可以在活動入口及學生會攤位及服務台擺放攤位地圖以及校車加開資訊（借看板印海報）
- 活動前可以與工人開一次實體會(重要~!)
- 預算要編列學生會攤位活動的花費


### 二、行銷部

#### （一）發文排程
1. 可以延長宣傳期間2週以增加關注度（特別是抽獎活動）
- 開學前就先發，時間間距不要拉太久
- 抽獎活動事先宣傳
- 建議場地位置及文案早點給
3. 建議場地與文案資料可以及早確定以便行銷製圖
- 活動部及行銷部資訊互通確認
    - 可請活動部員協助
5. 發文細節需再三勘誤
    - 可請活動部員協助勘誤

#### （二）現場情況
1. 應製作牌子宣導活動
2. 提早列印徵才表單與徵才內容


## 貳、臨時動議

## 參、待辦事項
#### １．結案報告
#### ２．報帳　

