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# System prepended metadata

title: 2024 自辦議程提案規劃
tags: [meeting, program, COSCUP2024]

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🔗 Link To [2024 Community Tracks 提案規劃](https://hackmd.io/@coscup/HyXrKcls6)

# 2024 自辦議程提案規劃：綜合軌提案規劃

[toc]

:::info
## 填寫說明 

這份文件是幫助 task force leader 更容易 kickoff 展開今年的工作。
這份文件列出每個大項目在推動時可能需要考慮的事情，填寫時也可以思考一輪，也便於後續溝通。
年度規劃主要目的是思考與表達，請把 effort 放在這上，避免做無謂的 paper work。
年度規劃是很大的 issue，可能會花上數週甚至數天的時間。建議可以先粗略花 1hr 產生一版，再來持續改善。
如果你已經有自己習慣做事的流程和方法，歡迎提出和大家溝通，不用 stick to。

寫多少才夠？check points for reference
* 內容是否可以讓其他夥伴知道這個項目今年要做什麼？為何要做？要做到什麼程度？
* 內容是否足以讓妳可以以此為基礎開出工作卡片，進行分工？
* 內容是否足以幫助我們在期末回顧這些規劃目標是否有達成？
:::

## 今年目標及推動方式

:::info
👉 以下是期初目標。請妳以此為基礎補完拓展，規劃今年如何帶著夥伴完成。
若妳有更好的想法，歡迎提出討論後把這些目標推翻掉 and relace w/ yours.
:::

* 目標：讓會眾確切明白綜合軌與其他社群軌不同，其他軌事務需要請去找其他社群溝通。
* 需要明確定義議程委員的標準在哪邊，有些稿件儘管符合開源精神，但技術內文可能有待加強。不過到底議程委員只要稿件是開源就給過，還是技術標準就降低，這部分可以思考一下。
* [name=MAVINS]建議統一用字，「自辦議程／自辦軌」是總稱，包含三種：主議程軌、綜合軌、協作／育成軌。
* 需要明確說明轉軌至社群的相關規定，不可以讓講者於綜合軌錄取後又被社群拒絕

## 主議程軌
 :::info
 定義：
 1. 在 CFP 中審稿分數比較高的會安排在主議程軌
 2. 比較重要、具有主題趨勢的議程
 3. 講者受會眾歡迎，讓講者能夠在備受尊重的場域演講
 4. 透過社群推薦的 keynote 講者
    - 協調好主持人誰出

需注意：
- 跟場務組協調好動線，不要讓前排座位留空
- 議程一定要排滿，不用留 buffer
- 主持人慎選
- 0.5〜1 天英文議程
- AU 整修，改用
    - RB-101（50人）
    - RB-國際演講廳（96人）
- 稿件/邀請講者比例為？：？
- 大人物至少兩位
 :::
 :::success
 負責人：Lois
 :::
 
### 時程：

| 截止日期 | 事項                       | 備註               |
| -------- | -------------------------- | ------------------ |
| 4/30 前  | 大人物邀請到 3 位          | 最晚時限是審稿完前 |
|          | 與贊助組確認講者時間與位置 |                    |
|          | 講者錄取通知               |                    |
|          | 議程表公佈                 |                    |
| 7/21 前  | 主持人尋找                 |                    |


>  - 大人物邀請
>  - 主要稿件蒐集
>  - 邀請確認
>  - 贊助講者時間位置排好
>  - 其他講者的時間
>  - 公布議程表前要完成稿件蒐集、講者錄取、Prime Session ...etc
>  - 主持人

<details>
    <summary> 2023 年大人物貼文參考 </summary>
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</details>
 
 
## Lighting Talk
 :::success
 負責人：
 :::

### 時程

| 日期 | 事項 | 備註 |
| ---- | ---- | ---- |
|      |      |      |

## 綜合軌
 ::: info
 定義：
 - 綜合軌
 - ㄧ定比例 first-timer 講者
 - 無去處的優秀稿件
 
 需注意：
 * 抓至少兩堂的 buffer
 * 時間需比社群議程早

 期望目標：
 * 提升英文演講稿件或以英文投影片數量達 10 件
 * 融入 First timer Program 協助提供講者稿件回饋工改進的機制
 :::
 :::success
 負責人：Peter Li
 :::
 
### 時程
 
 | 日期 | 事項             | 備註 |
 | ---- | ---------------- | ---- |
 |      | ~~First Timer 徵稿~~ |      |
 |      | CFP 徵稿開始     |      |
 |      | ~~First Timer 第一階段審稿~~     |      |
 |      | ~~First Timer 修稿~~            |      |
 |      | CFP 截止     |      |
 |      | ~~First Timer 第二階段審稿~~CFP 審稿    | |
 |      | 講者錄取通知     |      |
 |      | 講者試講      |
 |      | ~~First-timer Program Rehearsal~~| |

### First-timer Program說明
- [name=melissa]
>開始前，需要先找審稿委員，之前是跟綜合軌同樣委員群
- first timer 獨立處理
    - 先宣傳有這活動（投稿開始至結束時間、投稿規則、告知「first timer 稿件將由 COSCUP 轉稿，在 first timer 投稿期間自行轉至其他軌的人不算 first timer 參與者」）
    - 去 pretalx 開軌（到目前為止是獨立處理）
    - 審稿委員給分並同時撰寫投稿建議（pretalx first timer 軌會暫時關起來，不給修改，並在評完後再開）
    - 通知報名此軌的投稿者審稿建議（統一告知審稿委員建議，同時開啟 pretalx 修改權限）
    - 議程組收稿件時間（綜合、社群、first timer 同時）正式關閉，由審稿委員再看一次 first timer 稿件
    - 正式定下誰上 first timer program
- first timer 合併至其他軌
    - 與組內協議，哪些稿件可以轉到哪一軌（這時就沒有獨立的 first timer 軌了，這軌是開給人投稿，議程組會幫助這些人、但不公佈誰是 first timer，當然議程表也不會有這軌）
- first timer 獨立作業(已錄取)
    - 安排 組內人員＋審稿委員（先發時間調查）、投稿者（後發時間調查）的 rehearsal 時間，並確保分配給講者的審稿委員人數一致
    - 寄信給對應到的組別（組內人員 [理想是組內主持人＋另一位組內組員，至少要一位主持人] ＋審稿委員＋講者）
    - 正式 rehearsal
    - 最後的感謝信
    - 寄信給審稿委員表示感謝並邀請參與前夜派對（之前 first timer 與綜合軌審稿委員同人，所以感謝暨邀請信同封）
    - 寄信給講者邀請來前夜派對
- QA
    - 你覺得有沒有需要續辦或者調整的地方？
      調整：看有沒有比較好的宣傳時間，去年人數(4位)比起前年少幾位
      續辦：看今年人力
    - 輔導的投稿文件都有修改嗎？
      yes
    - 修改後都成功錄取了嗎？
      no
    - First-timer是已經通過錄取，才提供簡報諮詢建議的？
      在 pretalx first timer 軌簡介中會寫建議提供簡報
      對於已上的講者，也會建議於 rehearsal 前先做好簡報
>決議事項： [name=MAVINS]
- First-timer Program（初心者計畫）改為講者與社群自主參與方案：
    1. 初心者篩選條件與配套措施：
    (1) 至少近三年未曾在COSCUP發表。
    (2) 必須在4/21前完成初稿，暫停修訂。
    (3) 4/30獲得初審建議，截稿前完成定稿。
    2. 徵詢社群參與初心者計畫的意願？同意加入的社群軌：
    (1) 徵稿說明加問兩題：a. 投稿人是否符合初心者資格？b. 是否加入預審方案？
    (2) 社群審委應於4/30提早給予預審建議(與Early Bird審稿結果同時)，方便初心者補充修訂。
- 5/9同步進入正式審稿。 

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>   - 一般徵件流程 (CFP)
>   - CFP 開始前找看看審稿委員
>   - (調查稿件數量) Early Bird (CFP 開始時結束) 
>   - (調查稿件數量) CFP 審稿開始
>   - 給審稿委員看，給 DL 請他們給意見
>   - 議程組參考最後審稿意見給予錄取
>   - 轉搞、轉介等處理
>   - (調查稿件數量) 社群從天而降稿件
>   - 錄取通知
>   - 排稿件
== 2023 年底 early birds CfP 活動開始==

- [x] - 2023/12 設定 early birds 的 pretalx 設定
- [x] - 03/01 發佈 early birds CfP 活動貼文(感謝 Julia 處理)
- [x] - 02/24 COSCUP 活動籌備開始
- [x] - 02/28 議程委員邀請名單
- [ ] - 03/09 設定 pretalx - 綜合軌、議程委員評判標準、評分欄位
- [x] - 03/09 撰寫議程顧問邀請信(中、英文)
- [ ] - 03/10 寄發議程顧問邀請信
- [ ] - 03/15 Early birds CfP 社群貼文
- [ ] - 03/20 確認審稿之核定規則
- [ ] - 03/20 撰寫綜合軌徵稿辦法
- [ ] - 03/24 確認議程顧問名單
- [ ] - 03/25 確定審稿規則

==03/31(日) early bird CfP 截止==

- [ ] - 04/02 通知議程顧問 early bird CfP 審稿
- [ ] - (如有需要)04/13 發送議程顧問審稿提醒信
- [ ] - 04/06 ~ 04/20 early bird CfP 審稿期間
- [ ] - 04/15 確定轉稿規則

==03/31(日) CfP 開始==

- [ ] - 04/22 ~ 05/01 - 觀測 CfP 投稿狀況。來看是否需要加強宣傳或是尋找知名的開源講者。
- [ ] - 04/01(一) ~ 04/14(日)檢閱 First-timer Program 稿件並給予回饋期間
- [ ] - 04/29(一) 給參與者議程顧問回饋
- [ ] - 04/30 通知 early bird CfP 審稿結果（需確認最終參加意願）
 
==05/09(四) CfP 截稿==

- [ ] - 05/12 ~ 05/26 綜合軌 CfP 審稿期間
- [ ] - (如有需要)05/20 發送議程顧問審稿提醒信
- [ ] - 06/09(日) 綜合軌公告稿件徵選結果（抓兩個月時間讓講者準備研討會），寄發徵選結果通知信
- [ ] - 06/16(日) 綜合軌安排稿件時間位置
- [ ] - 06/29(六) ~ 07/14(日)First-timer Program Rehearsal 期間
- [ ] - 07/15(一) 寄發講者行前通知信（也請對方協助宣傳 COSCUP 活動貼文）
- [ ] - 07/15(一) 寄發議程顧問行前通知信（也請對方協助宣傳 COSCUP 活動貼文）


==08/03 - 08/04 COSCUP 活動開始==
- [ ] - 08/10(六) - 寄發講者感謝信（告知後續會上傳公開講者影片，盡請關注 COSCUP youtube 頻道）
- [ ] - 08/10(六) - 寄發議程委員感謝信 
 
## 自辦軌([mattermost討論串](https://chat.coscup.org/coscup/pl/q8owterzn3gbdmnfzrip4ky9gh))
 :::info
 定義：COSCUP 希望可以培養新的人、新的主題、新的社群
 

需注意：
 - 需要預留至少兩堂 Buffer 給意外進入的稿件
 - 組長：如果今年沒有人願意做，今年傾向不會自己做
 - 跟一般議程軌走一樣的時程
 - 可以走全邀稿，也可以走徵件
 - 由核心志工認領
 - 只要有負責社群接手該主題就畢業了
 - 負責人嘗試尋找與接洽社群合作
 :::
 :::success
 負責人：
 :::
 
### 目前尚未找到負責的社群：
 | 名稱                  | 負責人/社群          | 備註                     |
 | --------------------- | -------------------- | ------------------------ |
 | 開源與職涯            | Beauty       |MAVINS聯繫：這軌去年是Beauty一個人的武林，今年由MAVINS繼續舞             |
 | Open AI               |                | 四貓聯繫                         |
 | Open Design           | Julia, IxDA (Justin) | 今年Bob想邀UX四神湯+ixda+Eva 聊聊合作的可能及形式                         |
 | Open World Tour       | Mac                  | 可能會傾向接著做半日議程 |
 | 台科學生軌 | NFS, MAVINS | nfsnfs已提案申請。 |
 
### 去年有社群接手：
 | 名稱                  | 負責人/社群 | 議程組窗口 | 備註         |
 | --------------------- | ----------- | ---- | ------------ |
 | 開源新手村            | OCF李盈萱    |Jeff    |已來信確認申辦議程與攤位              |
 | ~~開源硬體~~              |             |     | 今年不辦 |
 | 開源韌體              |            | Beauty     |   請蘇蘇幫忙問           |
 | Open Source Education | Ted       |   逸平, Leon   | 已於Pretalx完成提交 |
 | 帶您讀源碼            |cataska      |      | 已於Pretalx完成提交    |
 
### 時程

>  - 建議開始尋找負責人、找人脈認識
>  - 徵求合作社群截止前（3/17）要確認有負責人 (不管內外)，把徵稿說明提出 (需要徵稿對象、徵稿內容、議程時長、計畫)


## WBS
:::info
👉 要完成上述目標，需要完成哪些 tasks？請先在這邊大致盤點列出。之後以此為基礎細切卡片，帶著妳的組員一起完成。
:::

- pretalx 發送 email 功能再次許願[name=MAVINS：]mac努力中

## 時程
:::info
👉 可參考去年經驗整理出與你負責項目有關部分
之後再執行工作的時候，就可以此為依據決定輕重緩急
:::

### 重要時間點
| 日期 | 事項               |備註|
| ---- | ------------------ |----|
| 2024/02/22 | 綜合軌 pre-kickoff | |
| 2023/12 | early birds CfP 活動開始 | |
| 2024/03/31 | early bird CfP 截止 | |
| 2024/03/31 | CfP 開始 | |
| 2024/05/09 | CfP 截稿 | |
| 2024/08/03 | COSCUP 活動開始 | |

細項待補

CFP 社群搶人規則


## 哪些項目需要與外部 stakeholder 協調？
:::info
👉 可能的 stakeholders 包含但不限於其他組、合作社群、講者、廠商等等，請先花 3 min. 初步評估，以在後續工作時準備好溝通互動。
:::

 * 育成軌負責人[name=MAVINS]開卡徵詢確認。
 * 製播組
     * 確定錄影流程及場地教室品質及音質是否有問題（例如：單聲道）
 * 行銷組（負責 FB po 文及 blog 發布組別）
    * 協助發佈公關文案
 * 贊助組[name=MAVINS]跨組會議協調。
    * 贊助講者 - 需注意留幾個位置贊助講者
 * 場務組
    * 引導人流到 RB


## 回顧去年執行及檢討事項
:::info
- [2023年綜合軌規劃文件](https://hackmd.io/OQ1ExZoeS1S2FWQin6J2bw)
- [2023 Trello](https://trello.com/b/Eml2x25r/coscup23-program)

👉 若還有時間，可以再稍微參考去年問券及檢討事項，列出你認為今年最值得參考的一些項目。但不建議看著後照鏡開車。
* [大會檢討報告](https://docs.google.com/document/d/1r3f5LOVq33OAl5e-lqSpX_i2OsJkNJCG0-GlGgZoy28/edit) 
* [議程組檢討報告](https://hackmd.io/i3HzSe-9T8WQ1A_rhnDkkw)
* [2022合作社群檢討報告](https://docs.google.com/document/d/1Boa5_vC9svRfOdT3mKM_vPI10niQQjUZBH4MHFp-TXM/edit)
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