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# System prepended metadata

title: 2023 註冊組新進志工指南
tags: [2023-organize, ' 2023-registration']

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tags: 2023-organize, 2023-registration
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# 2023 註冊組新進志工指南

> Hey Newcomers,
> 歡迎加入 PyCon TW 大會籌備團隊─註冊組 (Registration Team)！ 
> 這份文件是給註冊組新進志工，讓我們能夠快速認識與合作，因此再麻煩花一些時間確認。另外，在籌備期間，如果遇到任何問題或困難，都請一定要向組長反映。

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[TOC]

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## 新手的第一個任務 Newcomer TODO

- 加入 Discord Server：[PyCon TW Volunteer](https://discord.gg/C5kRU6M7DW)
    - 可以參考[如何參與協作？](/uIz_BmSBRbu2H8CnWEJu8g#如何參與協作？)進行通知設定
    - 記得要開啟「註冊組頻道 (`team_registration`)」的通知，才不會漏掉訊息！
- 和今年的組長約一個小時的時間閒聊互相認識吧！
    - [name=David Lu (Discord ID:)] @yungshenglu 
- 提供 Google 與 HackMD 帳號給今年的組長，以開通共用雲端硬碟與共筆權限。
    - [name=David Lu (Discord ID:)] @yungshenglu 
    - [name=Derick (Discord ID:)] @derick0823
- 訂閱 PyCon TW 行事曆：
     ```! 
     https://calendar.google.com/calendar/ical/t9r9qd19ju6760neai5gilt1v8%40group.calendar.google.com/public/basic.ics
     ```
    - [如何訂閱他人的 Google 行事曆？](https://support.google.com/calendar/answer/37100?hl=zh-Hant&ref_topic=10510447)
- 加入註冊組 Trello：[Registration Team](https://trello.com/invite/b/XWwkCCA7/ATTI4d1d2b002a28daa7db3be6cfb55ca415ADB2B828/registration-team)。
- 在工作人員名冊 [PyCon TW 2023 Staff / Registration 分頁](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aiDqm9s8WAP08Br339iIXPDoQCieOSuETcpw2K_jLME/edit?usp=sharing)填寫聯絡資訊。
    - 如果是今年新加入的志工，請勾選「Newcomer」欄位。

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## 團隊協作

為了讓我們籌備更加順利進行，以下是場務組在籌備期間會參與到的會議：

- **雙週同步會議 ([REG] Team Bi-weekly)**
    - 參與人員：註冊組全員。
    - 會議時間：約 1 HR 左右。
    - 會議方式：實體與線上交錯進行。
    - 會議內容：同步註冊組組內進度。
- **每月的大會籌備月會 (Committee Monthly Meeting)**
    - 參與人員：註冊組組長、註冊組組員（自由參加）。
    - 會議時間：約 2 HR 左右。
    - 會議方式：實體進行為主，但也可線上加入。
    - 會議內容：同步各組的進度。
- **團隊建設活動 (Team Building)**
    - 參與人員：註冊組全員（盡量參加）。
- 註冊組行前會議（大會前一天）
    - 參與人員：註冊組全員（盡量參加）。
    - 會議方式：線上進行。
    - 會議內容：同步註冊組於大會期間的任務。
- 註冊組檢討會議（約於大會後一週）
    - 參與人員：註冊組全員（盡量參加）。
    - 會議方式：實體進行為主，但也可線上加入。
    - 會議內容：檢討註冊組於籌備期間所遭遇的問題。
- 大會籌備檢討會（約於大會後二週）
    - 參與人員：註冊組全員（盡量參加）。
    - 會議方式：實體進行為主，但也可線上加入。
    - 會議內容：檢討大會籌備團隊於籌備期間所遭遇的問題。

### 團隊協作工具

以下為今年度 PyCon TW 大會籌備團隊所使用的協作工具，可以點選下方各個邀請連結進入，也請務必確認都有成功加入。如果有無法存取的，請務必與組長聯繫。

- 訊息討論：Discord
    - [PyCon TW Volunteer](https://discord.gg/wNXGXfnW)
- 進度追蹤：Trello
    - [PyCon TW 2023 Registration Team](https://trello.com/invite/b/XWwkCCA7/ATTI4d1d2b002a28daa7db3be6cfb55ca415ADB2B828/registration-team)
- 檔案存放：Google Drive 共用雲端硬碟
    - (Protected) [06 註冊 Registration](https://drive.google.com/drive/folders/1-LBE5xT5Fq-Af6q17-thzAqQpC-R5O0Y?usp=share_link)
        - 存放大會籌備相關的資料，個資等高度敏感資料請勿放這裡。
        - 請聯繫組長協助加入。
    - (Private) [06 註冊 Registration]()
        - 主要存放與個資相關的資料，僅限特定成員瀏覽。
        - 請聯繫組長協助加入。
- 文件協作：HackMD（請聯繫組長協助加入）
    - [PyCon Taiwan](https://hackmd.io/@pycontw)
- 行程提醒：Google Calendar
    - [PyCon TW](https://calendar.google.com/calendar/u/0?cid=dDlyOXFkMTlqdTY3NjBuZWFpNWdpbHQxdjhAZ3JvdXAuY2FsZW5kYXIuZ29vZ2xlLmNvbQ)

### 成為註冊組成員

- 請聯絡組長協助將你加入 PyCon TW 協作的 Google Drive 共用雲端硬碟 `pycontw2023-protected`，接著至[PyCon TW 2023 Staff / Registration 分頁](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aiDqm9s8WAP08Br339iIXPDoQCieOSuETcpw2K_jLME/edit?usp=sharing)填寫個人資訊。
    - 此資料僅作為籌備使用並已設定權限，不會對外公開。

### 如何參與協作？
- **Discord（訊息討論）**
    - 如何有效傳達訊息？
        - 由於在 Discord 裡面的成員相當多，因此善用「標記 (Tags)」能更有效的傳達訊息。
        - 請將目標對話的人，請在訊息一開始先標記對方。
        - 若要標記「所有場務組成員」，可以標記 `@team_registration`。
        - 若要標記「頻道內所有在線上的人」，可以標記 `@here`。
        - 若要同步訊息給某些人，可以在訊息最後加上 `cc: `
        - 範例：
            > @here @team_registration
            > 歡迎大家加入 2023 PyCon TW 註冊組
            >
            > cc: @team_registration
        - 如有任何使用上問題，請在 Discord 中的 `discord_usage` 頻道上提出。 
    - 註冊組頻道有哪些？
        - `team_registration`：註冊組
        - `team_registration_bot`：註冊組售票機器人
    - 其他注意事項
        - 由於 PyCon TW 的 Discord 頻道相當的多，鼓勵大家行有餘力可以到其他頻道串門子。
        - 如果不想被其他組別的訊息打擾，可以對左側的頻道名稱點選右鍵的「Mute Channel」靜音，但是 `team_registration` 不能靜音，以免漏掉重要訊息。
        - 個人 Discord 通知提醒設定記得要確認，行動裝置推播通知記得要勾起來，不然很容易錯過訊息
            - 網頁版：對著頻道名稱旁按 `﹀`，進入「通知設定 🔔」，開啟「行動裝置推播通知」
                ![](https://i.imgur.com/gf6npl5.png)
                
                ![](https://i.imgur.com/Kb6FscQ.png)
            - 手機版：對著頻道名稱旁按 `…`，進入「🔔 通知」，開啟「行動裝置推播通知」
                ![](https://i.imgur.com/WGXkeQo.jpg)
                ![](https://i.imgur.com/yT9AAvJ.jpg)
- **Trello（進度追蹤）**
    - 任務的狀態
        - 列表 (List) 可以視為「任務的狀態」，場務組的看板中分為以下列表：
            - `README`：公告使用（非流程）
            - `BACKLOG`：待辦的任務列表
            - `TODO`：每兩週待辦的任務列表
            - `PENDING`：暫停的任務列表
            - `DOING`：進行中的任務列表
            - `REVIEW`：回顧審核的任務列表
            - `DONE`：已完成的任務列表
        - 每一個任務在 Trello 中會以「卡片 (Card)」的方式呈現。在 `README` 列表中有「卡片模板」可以直接建立卡片，卡片的生命週期如下：
            ```flow
            st=>start: BACKLOG
            e=>end: DONE
            op1=>operation: TODO
            op2=>operation: DOING
            op3=>operation: REVIEW
            cond=>condition: NO PENDING？

            st->op1->op2->cond->op3->e
            cond(yes)->op3->e
            cond(no)->op2
            ```
    - 任務卡片 (Cards)
        - 所有任務卡片請由[卡片模板](https://trello.com/c/sJ6SpQT6)建立
            - Description
                - **描述**：描述任務內容。
                - **相關任務**：相關任務卡片連結。
                - **跨組協作（如有需要）**：列出需要協作的組別活人員。
            - Checklist：自行新增的待辦清單。
            - DoD (Definition of Done)：在 Review 階段的檢查點。
        - 任務卡片前出現 `[未描述]` 表示還沒釐清整理完要做的事情。
        - 任務卡片前有的 Emoji 符號是「任務性質的分類」。
            - 📄：文案類型，以編寫文案文主的任務。
            - 🛠：工具操作類型，會要操作特定平台完成的任務。
            - 📍：企劃類型，需要規劃目標、執行方式的任務。
            - ✉️：書信類型，需要書信往返溝通的任務。
            - 🪄：組內事務
        - 每一張任務卡片請務必加上相關的標籤。
    - 標籤 (Labels)
        - 目前已經建立的標籤如下，如果需要，請自行增加或修改名稱。
            ![](https://i.imgur.com/VEgANFN.png)
- **Google Drive（檔案存放）**
    - 可以在左方「共用雲端硬碟」裡面找到 `pycontw2023-protected`。
    - 可以對 `06 註冊 Registration` 的資料夾點右鍵「加入星號」或「新增捷徑」，方便日後查找。
    - 請勿隨意刪除檔案，刪除前務必與組長確認。
    - 存放內容：
        - 非個資型等非敏感性資料。
        - 內部非文件類型的檔案為主（e.g., 照片、影片、PDF 等）。
        - 需要跨組協作的相關檔案。
        - 第三方所提供的相關資料。
- **HackMD（文件協作）**
    - 由於 HackMD 為團隊的文件協作工具，因此限存放「非敏感性」文案。
    - 以存放內部文件類型的檔案（非機密文件）為主，包含：會議記錄、流程等。
    - 關於 HackMD 的協作原則，請參考：[PyCon TW HackMD 協作原則](https://hackmd.io/@pycontw/rJteUJF-v)
    - 由於 HackMD 上的文件結構較為零散，因此方便日後能快速找到文件，請務必在文件開頭加上以下「分類標籤與導頁」：
        ```!
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        tags: 2023-organize, 2023-registration
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        ```
- **Google Calendar（行程提醒）**
    - [PyCon TW 的 Google Calendar 檢視版](https://calendar.google.com/calendar/embed?src=t9r9qd19ju6760neai5gilt1v8%40group.calendar.google.com&ctz=Asia%2FTaipei) 為今年度所有籌備團隊所共用，讓跨組協作時可以更方便。
    - 由於此行事曆為所有籌備團隊共用，因此在建立新的行程時，**務必邀請需要參與的人員**，以確保都有收到通知。
    - 其他注意事項
        - 請先訂閱 PyCon TW 行事曆，才能建立 PyCon TW 的活動邀請。
        - 建立活動邀請時，請選擇 PyCon TW 行事曆。
            ![](https://i.imgur.com/6y7GBAl.png)
        - 活動名稱格式：`[組別] 活動名稱`，例如：`[REG] Meeting`

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## 註冊組的組織架構

PyCon TW 籌備團隊一直都是扁平化架構，基本上不限制每個人只能擔任一個組別的職務，只要行有餘力，想要多參與其他組是可以的：

- 註冊組
    - 組長：[name=David Lu] @yungshenglu
    - 組長：[name=Derick] @derick0823 

詳細的註冊組成員請參考[註冊組成員]()，此份記錄會隨時更新。

### 任務目標

以下是今年度註冊組的任務目標。其中會有一些任務需要跨組或跨隊合作，也歡迎組員多參與其他組別的討論。

- 售票規劃
    - 售票定價策略 (WIP)
    - 預計銷售的票種 (WIP)
    - 企業票團購方案 (WIP)
    - 個人/保留/企業票售票文案 (WIP)：包含大會官網與各大社群平台
- 聯名套票合作案
    - 與 APAC PyCon 組織接洽合作銷售聯名套票
- 售票行銷
    - 早鳥/一般/晚鳥階段的售票策略
    - 針對過去購買企業票之企業發送售票行銷信
- 大會行前信
    - 彙整大會行前信
- 大會報到
    - 紀念品與紀念衣服的數量提報
    - 大會報到系統名單匯入
    - 大會當天報到流程規劃
- 票務疑問釋疑
    - 整理信件回覆模板與 SOP 方便每個人都能上手
    - 書信往返回覆會眾對票務的各種疑難雜症

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## 授權 (CC BY-SA 3.0 TW)

此文件採用 [姓名標示-相同方式分享 3.0 台灣](https://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/tw/deed.zh_TW) 授權條款。

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