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工務局-PPT 簡報圖解技巧

課程目的：瞭解簡報配色與圖解美化的技巧，增進對簡報圖解與視覺化能力。
課程時數：12小時

課程講師資訊巨匠電腦講師：呂心怡
E-mail：zoego99@gmail.com
上課日期：2022/8/9、11
課程練習下載區：https://bit.ly/3Gmz8ni

壹、課程大綱

課程內容分為兩大主題：

一、理論分析

將個人專業展現於簡報時，往往沒有靈感，不知道如何呈現為最佳狀態，只好通通放在簡報中，反而呈現雜亂無章，課程中說明簡報版面基本原則及注意事項，再網路搜尋提升靈感，找出適合的簡報版型。

二、實務演練

往往有想法製作簡報，或者找到好的版型，卻因為PowerPoint工具不熟，畫不出好看的圖形，課程中將介紹圖形繪製技巧，及經驗分享列舉簡報常見錯誤。


課程大綱以【心智圖】展現，請點選下方【點選展開】鈕，放大檢視
點選展開

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貳、理論分析

一、專業簡報的圖解技巧

內容多數摘自：經理人特刊第33期搞定powerpoint

A、何謂適用圖表？

1、長條圖

展開

2、折線圖

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3、圓形圖 / 環圈圖

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4、雙Y軸圖

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5、善用2016新圖表

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B、常用簡報圖解

展開

C、常用簡報版型

展開

D、簡報範本

1、 圖解型範本

(參考網站)

2、 母片 / 背景型範本

(參考網站)

E、參考網站

連結網址 說明
Youtube頻道：
PowerUP with POWERPOINT
Single、Diagram、Chart、Free Slides
Free Slides
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Timelines、Process、Dashboard、Charts、Tables、Agenda、Funnels、Map、Roadmap、KPI、SWOT、Comparison、Project
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二、簡報色彩配置

A、色彩設計基本概念

(1) BrandColors 收錄世界知名品牌「顏色」色碼，可快速下載、獲取色票資訊。

(2) 色彩三要素與配色小訣竅

摘自：美棻的圖解筆記思考教室

(3) 為了保持乾淨的外觀，建議
文字類簡報：不使用超過3~4種顏色
圖型類簡報：選擇4~6種顏色進行套用

🔹 選用色彩簡單原則 🔹
參考網站：
https://www.managertoday.com.tw/articles/view/59997
先從色相環中挑選兩種色，貫穿簡報的【基色】，基色對面色彩標示為【重點色】，基色兩側【相近色】作為輔助色。



🔹 簡報人氣配色組 🔹


B、簡報色彩配置

1. 善用：【色彩選擇工具】、【最近使用的色彩】區

🔷 色彩選擇工具無法吸取超出PPT軟體範圍的顏色，此時，利用滑鼠左鍵長按不放拖曳至想要吸取的顏色即可。

2. 善用：母片中加入簡報配色組合

3. 善用：佈景主題


三、素材取得

A、 常用圖檔格式

🔹點陣圖🔹

類型 說明
Webp 1.WebP是Google新推出影像技術，讓網頁圖檔有效進行壓縮，又不影響圖片實際清晰度，讓網頁下載速度加快
2.目前許多軟體不支援，需要藉由工具轉換為常用圖檔格式
(1) 方法1：加入 Chrome 套件
【圖片另存為JPG/PNG/WebP】，加入後針對想下載圖片，按右鍵即可選擇轉換格式
(2)方法2：線上轉檔網站，例如：iLoveIMG
jpg、jpeg 主要儲存照片、支援全彩、不支援透明及動畫、網頁圖片由Webp取代趨勢
png 取jpg與gif優點，全彩、透明，但不支援動畫
GIF 多張圖片依序顯示，營造動畫效果、圖片色彩少、支援透明及動畫
tiff、tif 傳統影像印刷、掃瞄檔
BMP 點陣圖、支援全彩、檔案大、早期圖檔格式
PSD PhotoShop檔案，需要專業軟體開啟

🔹向量圖🔹

類型 說明
SVG 可縮放向量圖形，可由瀏覽器檢視圖檔，現階段流行格式
SVG網站參考：【👆中央氣象局(首頁)】
WMF 向量圖檔、任意放大縮小品質不失真、早期圖檔格式，由SVG取代
EPS、Ai 需要Adobe illustrator專業軟體開啟
swf 需要Adobe Flash專業軟體開啟，已被程式語法取代

B、圖片素材

「無著作權（CC0）」高解析度圖片網站，
使用者可以將圖片運用在各種用途，無需支付任何費用、標記原作者名稱。

連結網址 logo 說明
https://pixabay.com/zh/ JPG、Video
https://librestock.com/ JPG、Video
https://www.foodiesfeed.com/ 食物圖片
https://stocksnap.io/ JPG
https://zh.pngtree.com/ PNG
https://favpng.com/ PNG

C、圖形素材

🔹 常用圖形 🔹

連結網址 logo 說明
http://undraw.co/illustrations JPG、SVG
https://www.manypixels.co/gallery/ JPG、SVG
https://www.flaticon.com/ ICON、SVG
https://www.iconfinder.com/ ICON、SVG
https://www.svgrepo.com/ ICON、SVG

SVG網站參考：【👆中央氣象局(首頁)】


🔹 需要Adobe illustrator 專業軟體 🔹※需註明出處

連結網址 logo 說明
https://www.freepik.com/ Ai檔、圖片
https://www.vecteezy.com/ Ai檔、圖片

D、色彩組合建議

🔹 色票組合提供 🔹

連結網址 logo 說明
https://colorhunt.co/ 色票組合
https://www.schemecolor.com/ 色票組合
https://color.adobe.com/zh/create/color-wheel 色票組合
http://brandcolors.net/ 企業色票

BrandColors 收錄世界知名品牌「顏色」色碼，可快速下載、獲取色票資訊

🔹 提供照片顯示顏色組合 🔹

http://www.cssdrive.com/imagepalette/

E、地圖應用

製作商業簡報時，經常需要結合地理資訊呈現出重點內容。例如：說明全球營業據點的分佈概況、展現各地產品的銷售業績。
相較於使用表格或圖表，採取地圖結合資訊與數據的作法，除了可以顯示資料之間的關連性與視覺性之外，亦能大幅提升簡報的說服力。

網址 地圖形態
維基百科：新北市地理位置圖
維基百科：臺灣地理位置圖模板
維基百科：台北市地理位置圖
文件：台灣中華民國政區地圖.svg
臺灣地理位置圖
plotdb







–––––––––

參、實務演練

一、準備工作

A、工具配置【快速存取工具列】

P.1

1、 原始指令

【檔案】> 選項 > 【快速存取工具列】

2、 設定方式

針對【常用的指令按鈕】＞右鍵【新增/移除至快速存取工具列】

3、 一般建議

快速存取工具列：所有Word、Excel及PPT皆相同建議

4、 個人建議

依個人使用PPT時，有些指令重覆使用，故建議置於快速存取工具列
🔶 複製格式
🔶 選取窗格
指令：【常用】＞【選取】＞【選取窗格】

🔶 母片相關工具

工具1【檢視】>【投影片母片】

工具2S1.啟動工具1
S2.【投影片母片】>【關閉母片】

🔶 物件對齊工具
S1.選取任一物件
S2.【對齊】、【組成群組】、【旋轉】

🔶 輔助線，協助物件對齊
指令：【檢視】＞勾選【輔助線】

快速鍵 說明
◻ 直接移動輔助線以尺規距離為單位
◻ 預設以 0.1 固定單位移動
Ctrl 新增輔助線，預設以 0.1 固定單位移動
Shift 自起始位置為基點0，顯示移動位置
Alt 顯示移動位置，其移動單位小於 0.1 微調

B、善用【快速鍵】

P.2
在簡報製作中，使用快速鍵讓調整物件上事半功倍，故課程中介紹常被忽略的好用快速鍵。

(練習範例)

C、指令規劃基本原則

1、指令規劃基本原則

P.3

2、各功能界面情形

D、簡報色彩配置

1. 善用：【色彩選擇工具】、【最近使用的色彩】區

🔷 色彩選擇工具無法吸取超出PPT軟體範圍的顏色，此時，利用滑鼠左鍵長按不放拖曳至想要吸取的顏色即可。

2. 善用：母片中加入簡報配色組合

3. 善用：佈景主題


二、簡報圖解美化技巧

A、圖片處理建議

1. PPT圖片指令

(1) 圖片壓縮


(2) 圖片去背工具

(3) 螢幕擷取畫面

(4) 圖片新功能


2. 圖片去背工具

網址 logo
https://www.remove.bg/
https://picwish.com/tw/

3. 線上圖片壓縮

https://tinypng.com/

4. 剪裁圖片比例的重要性

講義頁次：PPT-P.5
圖片比例被破壞時，故需要如下步驟還原圖片比例。
展開

5. 改善2016版本無法應用SVG困擾

講義頁次：PPT-P.5
2016版本雖然終於可於加入好用的SVG圖，但在2019版本之後才可以進行編輯，故運用將圖片改為EMF格式，雖然編輯程度仍有限，但總是可以試試。

S1. 利用複製>選擇性貼上為>圖片(EMF檔)

S2. 改為圖片(EMF檔)後，可利用右鍵>取消群組>以利編輯

S3. 修改元素後，務必組成群組

【Youtube】

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B、善用軟體提供的好工具

1、 智慧型輔助線

2、 輔助線

📌 【檢視】>【輔助線】勾選

快速鍵 說明
◻ 直接移動輔助線以尺規距離為單位
◻ 預設以 0.1 固定單位移動
Ctrl 新增輔助線，預設以 0.1 固定單位移動
Shift 自起始位置為基點0，顯示移動位置
Alt 顯示移動位置，其移動單位小於 0.1 微調

3、 編輯端點/合併圖案

P.8

C、 常用圖解基本元素繪製方法

P.8

1、 正六角繪製法方法

2、 圓角三角形繪製法

D、 善用【SmartArt】(SA)

P.9

1、 組織圖建立

🔶 新增圖案原則：重點是【選取主角】產生白點之下元素

2、 利用SA輕鬆建立特殊圖形

(課程範例1)

(課程範例2)
P.9

E、如何設計具有質感圖片

P.10

1、 圖形 + 填滿圖片

2、 圖形 + 母片：快速填入多張圖片

S1. 進入母片環境：【檢視】>【投影片母片】，依下圖執行：S2. 依下圖執行步驟，在聯集圖案前，應先選擇版面配置的圖形，再選擇上一步驟的圖形：S3. 關閉母片環境，如下圖步驟執行：

F、 如何凸顯重要元素

P.15

1. 遮避不重要的區域

透過半透明圖形，遮避不重要的區域，凸顯重要元素，步驟如下圖：

2. 放大想要凸顯重要元素

透過圖片剪裁 / 填滿圖片於圖形，並放大想要凸顯重要元素，步驟如下圖：

3. 運用技巧設計簡報版型

G、數據資訊加入技巧

1、善用Excel嵌入PPT製作數據表格

通常的工作模式習慣是利用Excel數據整理及資料分析，最後由PPT製作簡報數據發表，但將數據結果貼入PPT時公式將遭移除並且需重新美化，甚至在簡報未發表前，可能會因發現問題得反覆修改重新計算及美化，不如運用Excel可加入公式讓數據修改有彈性，再以嵌入方式貼入簡報中。
S1：利用Excel進行數據美化
(1)【常用】>【條件式格式設定】

(2) 【插入】>【走勢圖】繪製小型圖表
選取想要顯示小型圖表的的範圍，在【插入】索引標籤之下，【走勢圖】工作群組內選擇適合圖表類型，以利快速了解數據與圖表變化情形。

S2：從Excel貼入PPT中
在PPT之下，點選【貼上】鈕下方的【選擇性貼上】指令，以Excel丄作表物件方式貼入，如此一來，當想要修改資料數據時，可以在貼入PPT的Excel工作表中快按2下，進行Excel修改，修改完成在PPT空間上按1下，結束修改即可。

顯示結果：

2、PPT善用放大鏡遮罩及動畫功能

善用放大鏡遮罩及動畫功能，讓主講者更能發揮淋漓盡致
上台說明簡報時，都會需要循序漸進逐一重點說明時，在講述過程中將其他地方以半透明方式隱藏，並利用動畫放大數據強化目前正在說明的視覺重點。

3、如何從Excel表格貼入PPT

P.8

(1) 【貼上】

優點：因Excel資料是直接嵌入，與原先檔案已無關聯，故在修改上十分方便
缺點：為了保留Excel原先計算關聯，故發現是Excel整個檔案嵌入簡報中；當貼入多張Excel表格，即是貼入多個Excel檔案，造成PPT檔案變大。

(2) 【貼上連結】

優點：因Excel是連結方式貼入，則是記錄原先Excel檔案存放路徑，當來源檔案修改時，簡報上的資料數據也會跟著更動。
缺點：也因為是與Excel檔案來源連結，當Excel檔案路徑更動則會讓簡報找不到檔案，也可能我們將簡報檔郵寄給其他人時，無Excel檔案來源而無法修改Excel表格數據。

📌 注意事項：

若含注意機密資料，建議以【貼上連結】或【貼入圖片】方式貼入。

4、製作圖表基本原則

(1) 圖表原則

(2) 繪製圖表上手口訣

口訣1：白點在誰身上，對誰做美化
口訣2：找不到工具，針對白點處【按二下】
圖表原始指令：【圖表工具】>【格式】>【格式化選取範圍】

(3) 圖形圖注意事項

三、簡報常見的錯誤

A、 開始製作簡報考量

P.3

1、 【設計】索引標籤下，可考量事項

著手進行建立簡報時，除簡報內容規劃外，當開新檔案後，一開始需考量事項如下：
【投影片尺寸】
【佈景主題選擇】
【頁碼起始編號：簡報封面不顯示頁碼技巧】
【亮彩/暗背景投影片背景】

📌 改變投影片開始編號後，加入投影片編號：
S1.【插入】＞【頁首/頁尾】
S2. 變更投影片頁碼編號，【設計】＞【投影片大小】

2、 使用其它檔案簡報困擾

(A) 簡報背景，是否貼入

📌 貼入時確認，【使用目的】/【保持來源】📌 造成困擾

(B) 重覆修改（重設版型）

『新投影片』從無到有新增投影片
『版面配置』變更投影片版面配置
『重設』還原投影片版面及色彩
『章節』更加有系統管理投影片

B、 【文字類】簡報注意事項

P.3

1、 文字建議規格

📌 字體大於28、字型限3種，閱讀最流暢舒適

📌 商業簡報字體大小的一般使用原則如下︰
投影片標題︰32-40pt之間
第一階內文︰28-32pt之間
第二階內文︰24-28pt之間

📌 匹配您的品牌- 如果您的公司使用某些字體，請堅持使用這些字體以保持品牌一致性。

2、 快速調整字型/字體大小

(1) 善用母片，進行一致性

【檢視】>【投影片母片】

(2) 善用整體字體放大/ 縮小

(3) 快速調整一致性字型

(4) 不使用自動調整版面功能

3、 段落設定

P.5

(1) 尺規啟動

指令：【檢視】>【尺規】勾選啟動

(2) 尺規與段落關係

🔶 尺規微調：(1)左鍵+右鍵 (2)左鍵+【Alt】鍵

4、 項目符號與文字對齊考量


5、 中文標點符號排版的困擾

(1) 困擾：

(2) 解決方法：

6、 項目清單升/降階快速鍵

🔹 指令：【常用】>【段落】>

(1) 凸排排版

P.6

(2) 強制換行

🔹 【Shift】+【Enter】

(3) 升降階

🔹 指令：【常用】>【段落】>

📌 (a) 降階：【Tab】

📌 (b) 升階：【Shift】+【Tab】

7、 文字方塊【自動調整】說明

8、 簡報內嵌字型重要性

P.7

(1) 簡報內嵌字型方法

簡報攜帶時，若其他電腦無簡報字型時，將還原為預設字體，導致簡報跑版嚴重，故需要將字體內嵌於內，其指令：【檔案】>【選項】：

(2) 簡報內嵌字型為什麼會失敗？

當簡報者使用另外安裝的字型時(非系統字型)，最好採取字型內嵌之技巧，但是，字體內嵌時卻經常無法達成內嵌目的，其主要原因來自於字型內嵌性。
檔案總管之下：C:\Windows\Fonts

📌 「可編輯的」及「可安裝」：執行內嵌動作時，可順利存檔，轉移至其他電腦時，亦可正確顯示也保有後續編輯能力。

📌 「限制的授權」：執行字型內嵌動作時，無順利存檔，移至其他電腦時，亦無法正確顯示。存檔時出現之警示訊息，如下圖：

C、 【圖形類】簡報注意事項

1、物件命名的重要性

📌 與動畫結合時選取物件命名的影響
(1) 選取順序影響接續前動畫的順序
(2) 群組/取消群組 會影響物件上下層位置
(3) 群組物件若設定動畫，則不宜再取消群組

2、流程圖元素意義

P.7

📌 運用【鎖定繪圖模式】重覆元件加入
在【插入】索引標籤中，點選【圖案】功能選擇想要加入的圖形即可，但每次加入圖案時都得重覆執行此功能，故若要重覆繪製相同圖案時，可以在想加入的圖形上，改按右鍵選擇【鎖定繪圖模式】，連續繪製相同圖案，結束時按【ESC】即可。

3、 【複製格式】操作技巧

📌 複製格式原則：【字】對【字】、【物件】對【物件】

📌 文字對齊方式重要性

(練習範例)

📌 群組重要性

(練習範例)

4、如何快速取得簡報中的圖片

四、圖解與動畫的結合

A、 互動式簡報 (超連結應用)

P.12
互動簡報基本設定：利用超連結功能與瀏覽者產生互動

1、 基本設定

S1. 設定位置及方法

設定位置 設定方法
◼ 文字
◼ 動作按鈕(快取圖案)
◽ 動作按鈕
◽ 快取圖案
◼ 圖片		 ◼ 超連結
◽ Word、Excel、PPT皆適用
◽ 僅動畫 (按下)
◼ 動作設定
◽ 僅PPT
◽ 動畫及聲音 (按下及滑過)


S2. 放映後，投影間切換確認

📌 說明：請善用 ，跳到同一檔案之投影片、其他 PPT 檔案、其他應用程式 跳到其他應用程式例如： word 、excel、跳到其他網頁。

2、 互動簡報：色彩的影響

因【設計】> 佈景主題之下【色彩】，影響整個檔案、整張簡報的所有色彩。

複製 / 貼上 已/未瀏覽色彩

3、 假按鈕設定

S1.利用【插入】＞ 圖案繪製圖形
S2.【繪圖工具】＞【圖案樣式】工作群組

圖案外框 圖案填滿
無外框 (X)：無填滿
(O)：透明度100%

B、 動畫指令介紹

P.13

(A)動畫方式 (B)啟動時機 (C)可動畫物件
◾ 進入
◾ 強調
◾ 結束
◾ 影片路徑		 ◾ 按一下
◾ 接續前動畫
◾ 與前動畫同時
◾ 觸發程序(2010強化功能)		 ◾ 圖片
◾ 文字(單行、多行)
◾ SmartArt
◾ 圖表
◾ 表格
◾ 多媒體(音訊、影片)

B、 時鐘動畫

簡報者使用圓形動畫效果時，必備的製作觀念！
圓心位於物件的中心點，物件軸心位於物件的下方。如何將圓心移轉至軸心，以順利達成環狀動畫效果。

C、 循環動畫技巧

P.14
S1. 循環動畫的技巧原則，是同一物件二張進行移動替代

S2. 設定移動路徑：線條(向右)，其線條為一張地圖的長度。

S3. 依下圖，進行動畫微調。

D、 影音與動畫結合

P.14

1、 影片旁白加入

目的：【書籤】觸發【物件】
S1.針對物件設定動畫
S2.螢幕右側動畫窗格，點選物件動畫
S3.【動畫】＞【觸發程序】＞【由書籤觸發】

2、 遙控器使用

目的：【物件】觸發【書籤】
S1.點選書籤找到【動畫搜尋鈕】
　　note：第2次以後搜尋鈕自【進階動畫】工作群組 ＞ 【新增動畫】

S2.螢幕右側動畫窗格，點選書籤動畫搜尋鈕
S3.【動畫】>【觸發程序】>【按一下時】

五、PPT2019 以上版本新功能

A、SVG圖片類型介紹

(1) 說明

【Youtube】

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B、影片加字幕方法


S1：利用記事本，寫入字幕內容，其內容如下：

WEBVTT

00:01.000 --> 00:08.000
方法1：自動計算差值進行累加

00:09.000 --> 00:16.000
方法2：透過智慧標籤

00:17.000 --> 00:30.000
方法3：拖曳時，加上【Ctrl】變成自動累加序號+1

S2：檔案儲存後，其副檔名【* . txt】 改為【 * . vtt 】
S3：將視訊加入PPT後，點選視訊影片，【視訊】>【播放】>【插入輔助字幕】

【Youtube】

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C、繪圖【筆跡】加入

簡報用寫的更有趣

※ 2016版本者，若未見其指令，【檔案】>【選項】>【

【Youtube】

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D、摘要目錄的製作

【Youtube】

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E、【轉化】特效

1、介紹


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2、範例：玩具總動員人物介紹

範例結果

步驟

S1：【胡迪】簡報

S2：【巴斯光年】簡報

S3：【翠絲】簡報


【Youtube】

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