# 第四次理監事會議 - 臺大資管系友會

- 時間：110年9月12日
- 地點：線上視訊
- 出席
- Ling-Chieh Kung (孔令傑)
- Willie Yang（楊立偉）
- Lee Tony（李明澍）
- Chien Chin Chen
- 黃正翰
- EasonTrashTalk（李振維）
- Anthony Liu（劉存堯）
- 潘儒鋒
- Clement Su (蘇志文)
- Colin Chiu
- Crystal Chen（陳雅雯）
- YaLan Chuang（莊雅嵐）
- Tzeng Yuxio (曾于修)

----

### 1。章程找主管機關聯絡再確認 -> *james 傑

文件日 成立大會 會是4/10日
會費 看我們覺得合理就可以

第二、三條，第七條，第九、十、十一條，

### 2. 編造年度 工作計畫、收支預算表、員工待遇表( ) -> *james 傑 澍

第三十四條,於會計年度開始前2個月，由理事會編造年度工作計畫、收支預算表、員工待遇表，提會員大會通過（會員大會因故未能如期召開者，先提理監事聯席會議通過），於會計年度開始前報主管機關核備

Q: 總共費用大概有多少要編？
- 明年度的預算大約是 $288,000
- 預算首先是秘書長、副秘書長
- 其次可以給一些 mentor
- 再找承辦人確認格式

### 6. 10/16早上十點 召開臨時會員大會(列冊、通知、 -> *james 傑 澍

15天前(9/19發email通知,約一週內完成電話或個人通知). 1/2以上出席,章程要出席三分之二以上同意
地點
1. 學校 -> 不確定高
2. eLand 50 人的話可以放得下
3. 名冊分配各位理事幫忙直接聯絡，盡可能邀請參加或取得授權書 ([出席意願/收會費調查表](https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSd6A_Bjj3ZEZVGAi_ME2R0ssa7a_GVLljx36U67d02mOSR_Sw/viewform))

通知信裡附上111年度會費的匯款資訊, 匯款資訊
振維擬通知信後找雅雯一起再看

### 5。受理線上加入，線上繳費，收款帳戶 -> *雯 修

- 收款帳戶：9/19 發通知之前開好，開一個就好
- 收據：電子套版就可以。會員大會當天再給
- 重點在數位資料如何儲存（牽涉個人隱私）
- 放雲端的話，成本與存取權限？
- 直接向系辦拿名單的可行性？
- 身份確認（有人報名時，系友會如何稽核？）-> 提供姓名、學號
- 擬入會/審核SOP -> 做成線上表單(一階段or兩階段都可)

### 7。大會、系慶當天 收會費，帳務管理， -> 雯 文 *嵐

- 系慶日期：2022/01/15(六) 地點未定
-

### 8。三十周年系慶 參與系刊 內容(9/22 徵稿截止) -> *修 *儒

- 已與系刊負責人聯絡。
- 目前邀稿系友x3
- 系友會介紹文章 (預計九月底)

### 9。系慶 報告攤位活動 紀念品(含入會用) 宣傳招收新會員 -> *文 全 嵐

- 紀念品，搭(贊助)系慶先做一波，之後再考慮入會禮
- LOGO or 文字的方向
- 紀念品 IDEA:
- 貼紙
- 三角形小旗子 ([範本](https://ntugift.colaz.com.tw/index.php?route=product/product&product_id=1732))
- 馬克杯
- T恤
- ...etc
- 系友會預算
- 單次與永久會員採用一樣的入會禮
- 根據入會費比例制定預算，上限15%
- 會員大會當天前參加的會員，可以日後補寄入會禮，不用勉強在大會前完成紀念品
- 要再安排攤位活動

### 3。爐邊會總召 說明 接受報名 執行分組 -> *儒 克 全

- 會後寄辦法草案給大家看

### 4。社群經營 網站 -> 偉 雯 *修

- 于修：下週開 FB 社群，以及 LINE 群組
- 開報名欄位時，可以加上社群帳號（fb, line)欄位讓會員填
- [e-mail]

### 10。校外導師制度草擬 -> *克 儒 全 堯

- 目前系上課程(大一)「資管新生專題」：學生分組，跟學長姊約時間拜訪（單次）
- 系友會的 mentor 模式：
- Target: 快要畢業的學生，需要知道業界資訊
- 在校學生可能會有較多問題問系友學長姐
- 目前系上有類似活動，但也是一次性： **IMConnected**

### 臨時動議

1. 若三級警戒或限制室內30人以內，要改線上討論會(依規定無法投票)或直接取消,等明年會員大會追認同意

----

我把大樹Tony在 google doc 的議案也先放過來

### 討論議案:

1. 各組進度與於10/23會員大會需完成事項，與預計年底前完成進度
2. 10/23入會收年費建議為111年，110年僅剩2個月免收常年會費
3. 10/23會員大會地點備案
- 主場地: 臺大管院
- 備案:
- (case 1 學校進出入管制嚴格) eland
- (case 2 疫情升級 禁止群聚) 改線上?還是取消等明年資管30同步開系友會追認
4. 會員大會主要目的確認
1. 補同意新版章程
2. 補同意工作計畫、收支預算。這樣可以送件內政部以成立
加上正常的會務運作需求：
3. 收會費
4. 同意 員工待遇表（依照章程規定）
5. 系慶與爐邊會說明