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title: FFA業務効率化に向けて提案
tags: [業務改善]

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###### tags: `業務改善`
# FFA業務効率化に向けて提案
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RPAの導入なども検討中だが、定型業務の自動化以外の観点からFFAの課題解決や業務効率化を進められないかを検討する。
## 1. FFAの課題
3つのカテゴリーで考える（ある程度MECEになっているつもり）
### 開示関連（書類作成業務など）

* 作成中の資料がどのように活用されるのかがわかりにくい。また書類間のつながりも見えにくいため、モレダブリリスクがある。
	* 最初に有機的なつながりを示せないと、どの書類のどの数値がどのように生かされるかわかりにくいため
	* 同じ資料でも担当が割れることがある（eg.今回の包括利益計算書とか）
### 決算・税務関連（締め作業など）

* 締め作業や開示書類作成など、同時並行的に行われるタスクについて、現在の進捗度合いや分担量などがタイムリーに把握できない。
	* タイムリーに把握できると、流動的に分担をシフトできる  
	 eg. 手が空いている人に、積み残しタスクを割り振り全体の業務時間の圧縮など
* 年間の試行回数が少ない＋担当の変更がしばし発生するため、ナレッジの蓄積が難しい部分もある。
    * 特にEXCELでの資料作成時などの注意点がコメントや気付きベースになりがち。（マニュアルや必要資料の情報がまとまっていないものもある）
* 同じような資料を複数作成する必要があるものがある。（eg.法人税→予算、見通し、実績、全部微妙に必要なものが違う&アウトプットの形式が異なる）
### 日常関連（管理や整理など）
* 各個別相談への検討事項や専門家への相談、回答等（いわゆるナレッジ）の集積がうまくできていない
	* ケースバイケースであり個人の裁量によっているのが現状
* マニュアル類の整備がうまくできていない、項目によってフォーマットや情報量がばらばら。保存場所も分かりにくいものが多い。
	* 付随して、フォルダの階層も、前回福田さんが整理してくれた際に整理しきれなかったもの含めわかりにくい部分がまだある。フォルダ命名や規則もバラバラである（フォーマットが定まっていない）
	* 同じ資料が各所に保存されたりしている。結果、更新漏れなどのリスクもある。
* 過去情報を参照しにくい（分担やデータ保存証憑など） 
* 定型業務と非定型業務の区別があまりできていない
* 把握している業務に抜け漏れがないかの確認が難しい 
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## 2. 課題の原因
### 開示関連
* 全員がすべての資料の役割や意味、ポジションを把握しているわけではない（自分の作成資料がいつどこで必要になるのかが見えにくい）。
* Aという資料をつくるためにBとCが必要である、という情報は担当表からわからない。
### 決算・税務関連
* タイムリーに情報共有する手段がない（確認ベース）
* 今誰が何をやっているかを把握することが難しい（これも確認ベース）
	* 各個人のタスク量が全体として自然に平衡状態へ向かう仕組みが整備されていない 	
* 試行回数が少ないため、その場をとりあえず乗り切る傾向がある。
    * なんとかなるけれど、同じ苦労をまた味わうことになる
### 日常関連
* マニュアル作成やデータ保管のフォーマットやルールが定まっていない
* マニュアルを作るのが面倒くさい
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## 3. 課題の解決策の提案
### 3-1. 資料サプライチェーンマップの作成
開示資料や経戦報告資料など、最終的なアウトプットとなる書類を下流とし、その作成に必要な書類の棚卸しを行って書類作成のつながりやロードマップを示す
* 現在FFAで作成している書類の棚卸しや整理を行うことができる。
* 作成期日等含め適切な配置をすることができる。 
* 目的を明確にし、その目的を果たすためにどのような貢献ができるのかを自分で考えることができるようになる。[^1]
[^1]:[3人のレンガ職人](https://www.total-engagement.jp/808/)

### 3-2. ナレッジ共有ツールの導入
**マニュアルや必要資料の情報、相談のケーススタディなどの情報を集約して管理する＋検索しやすくする**[^2]
[^2]:[社内wikiツールでナレッジ共有が加速。始め方と3つの社内浸透策](https://www.aspicjapan.org/asu/article/375)

* ストック情報をいい感じにためたい
* アウトプット、アイデアの素、過去に経験したノウハウなど価値ある情報が蓄積されやすい
* 書きやすい
* 情報にアクセスしやすい
* 情報を適切に更新しやすい
* サービス自体を管理しやすい
* 情報を他サービスに移転できる

    あたりをカバーしたい。
    →社内wikiサービスで、おすすめのもの[^3]
    [^3]:[情報共有ツール比較](
    https://qiita.com/_Keitaro_/items/ef07c182a50fe997cf31)

|サービス名|コンセプト|URL|
|:--:|:--:|:--:|
|esa	|最初から完璧を目指さない。ドキュメントは下書き状態（WIP）から仲間と共有	| https://esa.io/ |
|Stock	|これ以上なくシンプル。驚くほど簡単に「チームの情報ストック」と「タスク管理」ができる|	https://www.stock-app.info/ |
|Kibela	|「オープンな情報共有」「適切な人に情報を届ける」「顔と名前と得意がわかる」「定期的な振り返り」など、クリエイティブな組織をつくるためのプラクティスを支援|	https://kibe.la/ja |
|Qiita:Team	|情報共有を推進し、チームの生産性を引き上げる|	https://teams.qiita.com/|
|NotePM	|ミーティング議事録・設計書・社内マニュアル・ノウハウ集など、様々なドキュメントを一元管理|https://notepm.jp/|
|DocBase|さまざまな人やツールに散らばっていた情報を一元化。必要な情報が、必要なメンバーの中で共有できる|https://docbase.io/|
### 3-3. コミュニケーションツールの導入

**コミュニケーションツール：組織のコミュニケーションの生産性を向上させてくれる。**
> アメリカではNASAやIBM、日本では日本経済新聞社、メルカリ、サイバーエージェント、DeNAが導入。
> Slack社が約1600社を対象に2015年におこなったアンケートでは、Slackの導入により
> メールの量が48.6%
> ミーティングの回数が25.1%減った
> 生産性が32.0%向上した
> などの成果が報告されています。
> また、日本企業を例に取ると、Slackを導入した 株式会社電通デジタル では、全社を対象としたアンケート結果で、
> チームにおけるレスポンスが早くなった 80%
> チームカルチャー、コミュニケーションが改善された 70%
> という結果が得られています。

**コミュニケーションツールの導入で期待される効果**
* 新メンバーへの情報共有が容易
* 議論を活発化させる様々な仕組み
* 通知の条件を細かくカスタマイズできる
* 忘れない仕組みがある
* いろんなデバイスに対応している
* パワフルな検索機能
* いろんなWebサービスと連携可能
* 会社の今がわかる

**参考**
[中小企業こそSlackを使うべき！８つのメリットをご紹介](https://www.cantas.co.jp/blog/2019-08-28-%E4%B8%AD%E5%B0%8F%E4%BC%81%E6%A5%AD%E3%81%8C%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E3%82%88%E3%82%8Aslack%E3%82%92%E4%BD%BF%E3%81%86%E3%81%B9%E3%81%8D10%E3%81%AE%E3%83%A1%E3%83%AA%E3%83%83%E3%83%88/)
[50人規模の部門にSlackを導入してみた結果](https://qiita.com/comefigo/items/8fbc4e34c07d141e328a)
[なぜSlackを導入するのか、メールとは何が違うのか、他の選択肢はないのか](https://qiita.com/will_meaning/items/21a88ec0b61435e8652f)
[面倒なメールのやり取りをSlackのチャットで一括管理できる「SharedBox」を使ってみた！](https://bit.ly/2OROPe9)

Slack公式ホームページは[こちら](https://slack.com/intl/ja-jp/)
### 3-4. タスク管理ツールの導入 
* 現状長期的なPJが少ないため、求められるのは各々が今何をやるかを把握＋進捗の共有
* 無理にタスク管理ツールを使わなくても、コミュニケーションツールで常に進捗・情報共有を行うことができれば良い？(求められるのは進捗の見える化)
* ただ、担当表はわかりやすくしたい

### 3-5. 松川氏より意見
* 業務フローの把握
    * 自分の業務が他者のどの仕事とつながっていて、だからいつまでに終わらせていなければいけないかを把握するためにも全体像をつかむことは重要だと感じる
    * 業務フローチャート/マップの作成はどうか
* 進捗把握
    * ある程度その日のスケジュールを各自が埋めてくだけでも、何の仕事をしていてどのくらい余裕があるのかは今よりは把握しやすくなるのでは？
* ナレッジの蓄積・共有
    * ある程度の知識を蓄積するためにも頻繁過ぎる担当変更は厳しい
    * 四半期作業であれば、最低3四半期くらいは繰り返したい、、、
    * 一方で慣れてくると、マニュアルがなくても作業ができるようになるため作成、更新が疎かになりがちだが、常に改良を重ねることが必要
    * 四半期作業などは忙しい時期ということもありマニュアルを作りづらいので、繁忙期ではない時期にしっかりと作っておくべきか
    * なんとなく聞いたことがある、、、というようなこともあるので、リアルタイムで共有できるといいい
    * 懸念としては、見ればある程度分かるようにしながらも、「見とけば分かるよ！！」という空気にならないよう注意が必要

* 担当に関して
    * 本担当とサブ担当の役割分担を明確にしたい
    * 本担当が休んだ時の応急処置的な対応なのか、ある程度同じレベルの対応を求めるのか。もし同じれバルの対応を求めるのであれば、各課担当者の間でもっと情報の共有が必要
    * 例えば、航空空港事業本部は、古山さん、大塚さん、松川と3人が対応しているがもっと情報共有があってもいいと感じる
    * 各者、相談された案件をweb上等で共有することで対応が後手に回らずに済む


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## 4. 課題解決することで起こること
**本当に大事な、取り組むべきことに集中することができる**
本当に大事なこと以外の周辺業務にかかるコストや時間を削減することができる
* 過去のナレッジを効果的/効率的に活かせるようになる
* 引き継ぎなどの手間やコスト、時間が削減できる
* コミュニケーションにかかる時間やコストが削減できる
* 業務量の偏りによって生じるボトルネックを解消して業務にかかる時間を短縮できる
* 今やるべきことの優先順位が明確になる
* 自分の仕事が何につながるかを明らかにすることで責任感が生まれる　など
