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# System prepended metadata

title: 32-1 秘書處交接

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## 常務工作
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### 部內會
1. 一個月一次，時間示情況調整
    - 開會時間調查可每次開會確認或<When to meet>
2. 每次開會有提供餐費，每人100元
    - 實報實銷，填寫核銷表單（七天內）
    - 發票需打統編：46804804
    - 簽到表（核銷需要）（有固定格式）
3. 由一位部員做會議紀錄
4. 由部長確認後上傳至統一的程式
    - 我們是用Notion
5. 散會前確認每個人的代辦事項，並確認進度更新

### 信箱管理
1. 學生會信箱 nthusa@gmail.com
    - 對外通知管道，活動通知等等
    - 各處室通知、校外宣傳等等    
    - 各級會議開會通知、議程確認
2. 秘書長信箱 nthusase@gmail.com
    - 密碼：nthu32sase@112
    - HKmd幹部會議紀錄可以用
        - 一樣需要整理至Notion
    - 其實不太會有信
3. 分類及標籤信件
    - 信件==每天都要收，都要看==
    - 可能包含各級會議、學生訴求、宣傳等等
    - 分類後轉給相關部門通知或尋求協助
    - ==標籤功能==一定要用
         - [Gmail標籤教學](https://support.google.com/mail/answer/118708?hl=zh-Hant&co=GENIE.Platform%3DDesktop&oco=0#zippy=%2C%E5%B0%87%E9%83%B5%E4%BB%B6%E7%A7%BB%E8%87%B3%E5%85%B6%E4%BB%96%E6%A8%99%E7%B1%A4%2C%E7%82%BA%E4%BD%A0%E6%AD%A3%E5%9C%A8%E6%92%B0%E5%AF%AB%E7%9A%84%E9%83%B5%E4%BB%B6%E5%8A%A0%E4%B8%8A%E6%A8%99%E7%B1%A4%2C%E7%82%BA%E6%94%B6%E4%BB%B6%E5%8C%A3%E4%B8%AD%E7%9A%84%E9%83%B5%E4%BB%B6%E5%8A%A0%E4%B8%8A%E6%A8%99%E7%B1%A4)
        - 標籤清楚明瞭、找信件比較方便
        - 建議大型活動可另外標
        - 屆數/部門/活動
4. 信件整理
    - [Gmail高效功能](https://www.playpcesor.com/2021/09/gmail-13.html)
    - 封存
        - 已標籤完成、回覆完成、過期信件
    - 未讀
        - 待完成信件、未回覆完全
5. 寄信相關名詞
  - To／正本：信件的主要負責人
>如果收件者不只一人，又不想讓他們知道還有誰收到這封信，可以空白，收件者全丟 Bcc
    
- Cc／副本：不是信件主要負責人，但也需要知道事情的對象
>e.g. 收件者的上級
收件者看得到 Cc 的收件者有誰
   - Bcc／密件副本：不想讓收件者互相知道
>大多用在大型活動通知
只有寄件者看得到有誰
可以作為給自己、其他人留紀錄的功能
    
6. 可以有其他部員有信箱權限
7. 信件標題
      - 【活動名稱】+ 補充說明
      - 可參考之前的模板
8. 信件結束
      - 錯字檢查
      - 語句是否恰當
      - 祝福語
      - ==落款：國立清華大學學生會==
### 會辦整理
1. 定期打掃會辦、整理會辦、倒垃圾、洗棉被
2. 補充文具或是任何會辦所需的器材
3. 南大會辦亦同
~ 家樂福清單會與新任執行長聯絡 ~

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## 部長工作
### 幹部會
1. 時間需在議會大會**前**
2. 負責調查開會時間，確認各部長出席狀況
3. 一個月一次，出席人員：各部長及執行長
4. 可用HKmd做會議紀錄，各部長確認後上傳至雲端
      - 可事前丟會議議程請他們填寫
### 議會大會
1. 轉知開會通知
2. 調查部長出席狀況並回報議會
3. 提醒提案期限及開會時間
4. 常務工作報告
5. 財委會亦同
      - 但部長有提預算再出席即可
### 徵才活動
#### - 徵才準備
1. 收集各部門徵才條件及人數
2. 製作文案及徵才表單
      - 調查面試時間及想提問的問題
     - 可參考之前的模板
3. 詢問各部長可面試時間
      - 若線上可請各部長自己開meet
4. 寄信通知面試時間並再確認是否方便
      - 檢查面試部門、時間、連結是否相對
#### - 徵才進行中
1. 與部長通知最終面試時間
2. 整理面試名單
#### - 徵才結束
1. 寄信通知面試結果
2. 協助加入雲端及各社群軟體
### 編列預算
1. 餐費
    - 每人餐費100元
        - 部內會，幹部會
    - 期初大會、期末大會可編列
2. 冷氣卡
      - 向財務處購買 (叫財務處買)
      - 一張503元
3. 其他（可有財務秘書）
      - 協助其他部門編列
      - 協助活動編列預算
### 製作總體報告
1. 上下學期各一次，提供給議會看
2. 一年一次年度總體報告，提供給學生看
### 打雜
1. 協助執行長日常事務
2. 提醒各部門進度
3. 雲端整理
      - 分類、命名
## 其他
### 期中慰問
#### - 籌備期    
1. 確認發放日期及地點
      - 若在水木轉角要去經管組申請場地
2. 寫企劃書及預算書
      - 課外組申請大型活動
      - 過議會及財委會
3. 製作文案宣傳
4. 提前訂飲料
      - 確認品項、金額、送達時間
   - 金額盡量全部用完
5. 人力工作分配
#### - 活動期
1. 確認杯數、金額、品項
      - 收據一定要打統編
2. 路線流通及同學人身安全
#### - 結束
1. 場地整潔
2. 整理收據、金額對比
3. 回報財務處

### 期初、期末大會
- 可跟議會合辦或單獨行政中心
- 製作表單確認人數  
- 負責訂餐及善後
   - 收據、統編確認以利核銷

### 野台
   - 目前進度：完工、訂定[法規](https://drive.google.com/file/d/11bVt8KfCYH6QU1FxA7l151Ndk_10pKnw/view?usp=sharing)完成
   - 原野台借閱系統過期
       - 資訊處建議製作表單＋日曆即可

### 海報牆（野台旁木板）
   - [海報牆細則](https://law.site.nthu.edu.tw/var/file/326/1326/img/3325/295464726.pdf)
   - 張貼海報不需經過學生會同意或印章
   - 定期巡邏及整理
   - 過期、腥羶色、沒有單位等等
## 雜事
- 共用google日曆
     - 借用會辦
     - 學生會開會時間、重要日子
     - 學校重要日子
 - 通訊錄
    - 方便聯絡彼此
 - 協助各部門常務工作
    - 提醒及協助
- 整理雲端資料
- 維基百科資料更新
- 製作各種表單
    
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31屆秘書長交接資料
(https://hackmd.io/@WXrTyxYqR9WcohfWKOLlRg/nthusase31to32)