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# Assemblée Générale de l'AFUP - 2020

Ces notes sont prises par Xavier Lacot, pour un compte-rendu à destination des personnes qui lui ont confié leur pouvoir. Ces notes ont été prises pendant l'AG (désolé pour le style lapidaire) et ont été complétées après l'AG pour ajouter des détails.

N'hésitez par à me faire signe si vous avez des questions supplémentaires !

La présentation globale qui sert de trame à l'AG est visible ici : https://docs.google.com/presentation/d/e/2PACX-1vTDnqT2y35ZnPWgfGxV44pMewZ-VQ8fLtUaXi9Uavb5kYIJe66ojYep05EArj64plDkzXUIHFDuB4T3/pub?start=false&loop=false

25 personnes environ sont présentes à l'AG. L'ensemble des présentations et discussions s'étale de 15h00 à 16h30.

## 1. Bilan moral du Conseil d'Administration

*Présenté par Adrien Gallou*

### Membres

681 personnes physiques
* dont 280 via entreprises (82 personnes morales)
* hausse des personnes physiques depuis l'an passé
* les cotisations ont augmenté (notamment suite à l'augmentation de tarif de l'an dernier)

### Antennes

* 14/15 antennes dans toute la France
* coordnateurs et coordinatrices
* communication antennes -> le bureau passe par un "pôle antennes" (2 personnes en début d'année, maintenant 4 personnes)
* organisation des meetups
* coordonation de l'organisation des AFUP Days qui est déléguée aux antennes locales
* arrêt de l'antenne Drôme / Ardèche
* meetup organisé à Valence
* communauté PHP de taille restreinte
* les organisateurs ont choisi de réorienter le projet vers des metups plus généralistes, pour attirer plus de monde
* la communauté du Luxembourg cherche de l'aide et du sang neuf

### Baromètre des salaires
* 880 réponses l'an passé
* 809 cette année
* partenariat avec le JDN depuis 2 ans
* certainement renouvelé l'an prochain
* un nouveau logo a été mis en place pour le baromètre
* cette année, il y a eu de nouvelles questions à destination des freelances
* cela n'a pas donné lieu à de nouveaux graphiques (trop peu de réponses de freelances pour que ce soit significatif)

### AFUP Day 2019

* 2019 :
* 3 villes : Lyon, Rennes, Lille
* 300 personnes en tout
* 31 speakers
* event rentable : 22 590 € de résultat
* sert à faire vivre l'association sur le reste de l'année
* important d'avoir un résultat positif
* 2020
* 4 villes : Lyon, Lille, Nantes, Tours
* alternance prévue entre Nantes et Rennes (une année sur deux)
* 200 personnes attendues à Lyon
* première année "test" réussie
* le volume de places d'un AFUP Day dépend de l'ancienneté de l'antenne et de l'expérience de l'équipe d'organisation
* limiter les risques mais répondre à la demande
* la plupart des fournisseurs (salles, traiteurs) sont déjà signés
* sponsors : situation plutôt bonne
* sponsors locaux cherchés sur Lille et Tour
* un sponsor national encore à trouver

### Forum PHP 2019

* 18e édition
* 14 bénévoles qui ont travaillé sur le Forum PHP 2019
* 731 personnes (vs 664 en 2018) - c'est un record
* 20 sponsors
* 27k de marge
* réussites :
* inclusivité :
* prestataire de vélotypie. ca s'est avéré compliqué (bénévoles de 'lAFUP qui faisaient les corrections).
* Participants très indulgents, initiative appréciée par 70% des répondants de l'enquête.
* 2020 : poursuite + langue des signes (pas encore acté)
* écologie :
* privilégier le papier et les goodies utiles, inciter à diminuer les goodies
* "boite à troc" pour échanger les goodies inutiles
* mimitation de la vaiselle jetable
* Expérience Utilisateur
* bar Open Source : avant il y avait des "coachs" qui étaient durs à trouver dans le forum, donc maintenant un "bar" pour mieux les trouver. Ceztte initiative sera poursuivie cette année
* ajout de cubes sur scène
* introduction musicale de la keynote d'ouverture avec les chiffré clé de l'AFUP
* choses à améliorer :
* restauration : qualité ok mais quantité moyennes, on a dû commander des pizzas en plus pour combler
* des discussions avec le Mariott pour que cela ne se reproduise pas cette année
* apéro communautaire :
* pas un échec mais le lieu ne donne pas entière satisfaction
* 2/3 des participants du forum vont à l'apéro.
* Peu d'endroits proches du Mariott.
* Pour 2020 on cherche une autre piste que le café Oz.

### Règlement intérieur de l'AFUP et Status

Une refonte/modernisation des statuts et du RI a été effectuée :

* passage en écriture inclusive
* baisse du quorum nécessaire pour l'AG (passage à 25% des membres)
* clarification structure CA <-> bureau
* autres modifications mineures (retrait des membres d'honneur, etc.)
* sera voté en fin d'AG

### Outils

La pôle "outils" de l'AFUP développe différents outils pour la gestion de l'association.

* refonte de la CSS du site de l'AFUP (merci Elao)
* annuaire entreprises
* espace membre plus clair
* ajout de badges (présence aux évènements, aux AG, etc.)
* privé pour le moment, mais plus tard une page de profil public ?
* amélioration des pages de contenu / d'actualité
* améliorations au niveau de l'interface d'admin (écriture des articles, gestion des inscriptions, etc.)
* suppression des fonctionnalités plus utilisées (la base de code est très ancienne)

### Veille

* pôle qui envoie 2 fois par mois une newsletter aux membres inscrits
* curation d'articles récents (ou non) au sujet de PHP pour aider les membres à faire leur veille
* une dizaine de personnes participent, 2 personnes préparent chaque newsletter (ça tourne)
* une pérennité assurée sur le long terme
* 2019 : 24 newsletters de veille, 203 liens
* veille très appréciée
* 291 abonnés soit la 1/2 des membres personnes physiques
* taux d'ouverture très élevé (70 à 80%, clics environ 40%)
* l'enquête membres montre que c'est un élément très apprécié du pack membre

### Sous-titrage

Les captations de conférence sont ensuite sous titrées a posteriori

* à partir du sous-titrage automatique de youtube
* une personne reprend / corrige les sous titres
* très chronophage mais apprécié
* 18 vidéos sous titrées en 2019
* 2 en attente de publication
* besoin de soutiens pour développer cet effort, signalez-vous au bureau

### Programme de mentoring

* Suite au forum 2018, où il y avait une conf sur le mentoring
* Demande faite dans plusieurs antennes
* A donné lieu à la création d'un nouveau pôle "mentoring"
* mettre en relation des personnes qui souhaitent accompagner / se faire accompagner
* 2 aspects :
* du point de vue "carrière" (réorienter sa carrière, etc.)
* du point de vue technique
* 23 personnes ont proposé des accompagnements
* 34 ont demandé des accompagnements
* réflexion sur leur carrière
* besoins techniques ponctuels
* dont 2 demandes de formation (ce n'est pas le but de l'AFUP -> redirigées vers des écoles)
* Retour plutôt positif
* va être poursuivi
* l'AFUP cherche des soutiens pour animer le pole :
* mettre en relation
* faire un suivi des mises en relation

### Pôle membership

* nouveau pole qui se concentre sur l'offre adhérent de l'AFUP
* jusqu'à présent :
1. les gens adhèrent pour avoir une remise
2. i y a une faible proximité des membres à l'asso
3. il peut sembler qu'il y a peu d'avantages à être membre
* une enquête a été faite qui a débouché sur :
* gamification (badges, etc.)
* refonte de l'espace membre
* Slack dédié aux membres AFUP
* une nouvelle enquête a été faite
* retours positifs
* l'AFUP semble plus ouverte et s'adresse pas que aux devs mais à toutes personnes qui s'intéressent à PHP (enseignants, marketing, etc.)

### Boutique

Boutique ouverte en décembre 2018 sur spreadshirt

* éviter le gaspillage (on n'a plus de stock qui nous reste sur les bras comme c'était le cas auparavant)
* permet aux membres de commander en dehors des events
* ce n'est pas un objectif que ce soit une source de revenus
* a rapporté 160 euros de CA en 2019

### Pôle RFC

L'AFUP a essayé de relancer ce pôle

* fonctionnement :
* traduire les RFC publiées
* publier sur une mailing list de l'AFUP
* attendre des retours de membres
* publier sur `php-internals` l'avis de l'AFUP
* constat :
* manque de ressources
* quelques RFC en début d'année mais effort pas poursuivi
* besoin de soutiens pour poursuivre cet effort
* questions :
* demander un droit de vote au PHP Group pour motiver plus de membres ?
* Le bureau estime qu'il faudrait que cet effort soit suivi de manière plus constante
* Ajouter ça au Slack membres ?

### Questions sur le bilan moral

* Est-ce qu'il y a eu des remontées de "frustration" de la part des organisateurs des AFUP Days, en raison du cadre imposé par l'AFUP ?
* demandes de captation vidéo par certaines villes, mais pas possible en raison du coût financier
* oui il y a un cadre imposé par l'AFUP, mais l'AFUP reste flexible avec les demandes budgétaires quand c'est justifié

### Vote sur le bilan moral

Le bilan moral est adopté à l'unanimité (0 contre, 0 abstention)

## 2. Bilan Financier du Conseil d'Administration pour l'année 2019

*Présenté par Cédric Mourizard*

* dépenses : 260 830 euros (-13,2% vs 2018)
* recettes : 271 655 euros (-11,15% vs 2018)

S'explique par le fait qu'en 2018 il y avait un PHP Tour, plus gros évenement que les AFUP Day - à la fois plus coûteux et aussi générateur de plus de recettes.

* Résultat d'exploitation : 10 825 euros
* Résultat comptable : 11 396 euros de bénéfice

(pour rappel, l'année était anticipée en léger déficit ou juste à l'équilibre)

### Pour le Forum 2019

Environ :

* +10k inscriptions
* +10k sponsoring
* +10k coûts
* +10k marge

### Pour l'AFUP Day 2019

Les trois villes sont bénéficiaires (+3500, +600, +6800 pour Lille, Lyon et Rennes respectivement)

### Antennes

* l'AFUP avait prévu 3500 euros de budget (vs 4500 en 2018)
* dépenses totales toutes antennes confondues sur l'année : 263 euros
* dont sponsors locaux : 75 euros
* reste donc environ 3300 euros de budget non utilisé !!!
* mieux communiquer sur les facilités offertes aux antennes locales

### Bilan du comptable

* fonds associatifs de 160k€, c'est très rassurant pour le devenir de l'association

### Vote du bilan financier

Le bilan financier est adopté à l'unanimité (0 contre, 0 abstention)

## 3. Bilan du conseil de Surveillance

*Présenté par Armel Fauveau, Président du Conseil de Surveillance.*

Rappels sur le fonctionnement et le rôle :

* 3 à 6 membres parmi les anciens membres du Bureau
* organe non exécutif, rôle de conseil
* 3 sièges à renouveler (Xavier lacot, Nicolas Silbermann et Armel Fauveau terminent leur mandat)

Commentaires :

* très bonne année de la part du Bureau / CA
* superbes Forum PHP et AFUP Days
* gros travail mené par le pôle outils
* bravo pour la refonte des statuts et du RI
* très bon indicateur de la vitalité d'une association
* échanges très fluides entre le CA et le CS
* merci pour la transparence
* un journal de bord est partagé toutes les deux semaines, c'est une très bonne idée
* bon courage pour l'année à venir, nous sommes persuadés que tout se passera bien.

Quelques points d'attention :

* il a fallu attendre novembre pour avoir le bilan financier de l'AFUP Day
* l'encours des impayés fin décembre était important (environ 60k€ de sponsoring non payés)
* l'activité de la "boutique AFUP" semble bien faible (le journal de bord nous disait souvent "pas de vente les deux dernières semaines"). Comment la dynamiser, la faire mieux connaître ?
* année 2020 : anniversaire (25 ans de PHP, 20 ans de l'AFUP) -> Grosse responsabilité

Rénouvelement du Conseil de Surveillance

* membres qui poursuivent :
* Jacques Bodin-Hullin (1 an)
* Xavier Leune (1 an)
* Laurence Hoizey (2 ans)
* nouveaux membres
* Mikael Randy (trésorier de l'AFUP)
* Cyril Pascal (Président en 2016)
* Xavier Lacot (renouvelé)

La nouvelle composition du CS est adoptée à l'unanimité (0 contre, 0 abstention)

## 4. Vote pour le changement des Statuts

*Présenté par Adrien Gallou*

Les nouveaux statuts sont mis à disposition pour lecture.

Question :
* est-ce que cela concerne le changement du nom de l'association ? ("Française" -> "Francophone")
* réponse : non ce n'est pas ça, cela nécessiterait une autre itération

Les nouveaux Statuts sont adoptés à l'unanimité (0 contre, 0 abstention)

Les nouveau Règlement Intérieur est adopté à l'unanimité (0 contre, 0 abstention)

## 5. Programme 2020

*Présenté par Cécile Hamerel*

Les membres du CA commencent par se lever pour rejoindre Cécile, qui effectue les présentations

* 6 membres du bureau
* 8 personnes dans le CA

### Budget 2020

*Présenté par Sébastien Rogier*

* Dépenses totales 333k (vs 261k en 2019, soit +72k)
* events : 195 -> 245
* dont 23k en plus pour l'AFUP Day
* (400 personnes accueillies lors de l'AFUP Day 2020, contre 200 en 2019)
* personnel : 55974 euros contre 48454 euros (augmentation du temps d'Amélie, qui passe à 32h par semaine)
* anniversaire AFUP : 13k€ spécifiquement alloués (principalement pendant le Forum)
* Recettes également en hausse
* 317k attendus vs 272k en 2019
* events inscriptions : 175k€ vs 139k€
* events sponsors : mêmes volumes (113 vs 105k€)
* adhésions : environ 26k, stable

Principaux chiffres

* 333 369 de dépenses
* 317 435 de recettes
* -15 934 de résultat net

Points d'attention :

* cela inclut 13630 euros lié à l'anniversaire de l'AFUP, dépense exceptionnelle qui ne sera pas renouvelée les années suivantes
* les deux derniers résultats ont été positifs
* trésorerie importante qui permet d'aborder sereinement la dépense anniversaire execeptionnelle
* l'AFUP prend l'année qui arrive avec le plus grand sérieux

Quelques remarques :

* les coûts augmentent (location, etc.)
* on essaie de faire de plus en plus (investissements, etc.) avec un budget (des moyens) qui reste fixe pourtant...
* accessibilité
* masse salariale
* point de vigilance sponsors
* certains events tech (hors AFUP) ont du mal à trouver des sponsors

Il y a en conséquence une réflexion sur une éventuelle hausse de la billetrie pour le Forum. Le bureau candidat y a réfléchi, et présente :

* une hausse pour tous les billets, mais :
* envie de garder le tarif membres AFUP à moins de 200 euros
* augmentation différente des tarifs "membre" et "non membre"
* 20k de recette potentielle de billeterie
* aucun projet d'augmentation concret n'est présenté en AG toutefois, les détails sont à affiner

Une autre piste est la recherche de subventions, notamment pour financer les activités liées à l'accessibilité

### Programme moral

* Outils
* accessibilité
* amélioration du BO
* responsive du site
* financements
* recherche de subventions
* changement de banque ? (serpent de mer depuis plusieurs années)
* actuellement le compte de l'AFUp est un compte "une personne", à la Caisse d'Épargne. Ce n'est pas pratique pour plusieurs personnes (trésorier / vice-trésorier) et permet mal de collaborer / déléguer
* améliorer la flexibilité entre trésorier / vice-trésorier

Questions :

* Symfony Con en fin d'année : est-ce que cela crée des craintes de compétition avec le Forum ?
* pas forcément exactement les mêmes publics
* plus d'un mois d'écart entre les deux events
* Mariott : taille limite ?
* oui sur le plateau utilisé jusqu'à présent
* d'autres espaces sont disponibles au Mariott
* pas de crainte pour cette année
* le plan de placement des sponsors va être retravaillé (agencement différent)
* changement de tarif : est-ce acté ?
* non pas de projet parfaitement précis pour le moment
* le bureau compte en parler avec le CS avant l'ouverture de la billeterie, mi-mai
* les 20k ne sont pas inclus dans le budget du départ
* l'écart va se creuser entre membres et non membres

## 6. Vote du nouveau bureau et CA

Le nouveau bureau est élu à l'unanimité (0 abstention, 0 contre)
Le nouveau Conseil d'Administration est élu à l'unanimité (0 abstention, 0 contre)

Fin de l'AG à 16h34
(suivie d'un pot :beer:)