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# System prepended metadata

title: ワークショップ 2019 スタッフ共有事項
tags: [DjangoGirls]

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title: ワークショップ 2019 スタッフ共有事項
tags: DjangoGirls
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ワークショップ 2019 スタッフ共有事項
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## ワークショップ概要
### インストールパーティ
2019年11月15日（金）
@EventSpace Co-Creation Labo

### ワークショップ
2019年11月16日（土）
@サイボウズ株式会社 東京オフィス

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## 香盤表

[スタッフ香盤表はこちら](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1M0LhDE_YWWEgb1kplfFRa_UXeLrKmS1nRoWUHXAO5D4/edit?usp=sharing)

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## コーチ伝達事項
- ワークショップ当日はひとり一本ずつ電源延長タップを持参してください（サイボウズさん所有のものでは足りない可能性があるため）

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## ワークショップ前日搬入物
- ランチ時のドリンク（おーいお茶 紙パック 24本入り×４箱）
- 託児用品（４箱）
- スタッフTシャツ（１箱）
- ワークショップ備品（１箱）
    - [x]ネームタグ［今村］
    - [x]ネームタグ用紙［今村］
    - [x]チートシート [今村]
    - [x]Tシャツ一覧表 [今村]
    - [x]案内掲示物 [今村]
    - [x]ワークショップBox [今村]
    - [x]紙皿（おやつ用）[今村]
    - [x]使い捨てフォーク（おやつ用）[今村]
    - [x]おしぼり（ランチ・おやつ用）[今村]
    - [x]ウェットティッシュ [今村]
    - [x]ゴミ袋（半透明）[今村]
    - [x]セロテープ類 ・養生テープ[今村]

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## ワークショップ当日持参物
- [x]写真撮影NG用ストラップ（青）[榎本]
- [x]プロッキー カラー×3セット、黒細×あるだけ[榎本]
- [x]座席表 [榎本]
- [x]紙コップ（おやつ用、あと懇親会用に少量）150[榎本]
- [x]画用紙[榎本]
- [x]文具セット（はさみとか）[榎本]

※ケーキナイフはサイボウズさんのものをお借りする

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## ワークショップ設営

### ９時に27階オフィスについたら
- 「スタッフ荷物部屋（DUBAI）」に自分の荷物を置く
- 倉庫からワークショップ備品（バルミューダの箱）とTシャツの箱を運び出す（その他の荷物（託児用品とお茶）はあとで）

==※受付用机は設置しません==
==※サイボウズさんのタグはありません。==
==※参加者用のネームタグは受付では渡しません==
==※ネームタグ（カード＆ケース）は回収しません==

![](https://i.imgur.com/5cGb3DB.jpg)

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### ファクトリー設営

![](https://i.imgur.com/aoeuX57.jpg =300x)   ![](https://i.imgur.com/gFuaW2u.jpg =300x)


**9:00〜** かずき、ながりゅう、小俣
- [ ] カンファレンスルームから30脚ほど椅子（コーチ用）をファクトリーに搬入する
- [ ] カンファレンスルームの残りの椅子を壁際にまとめる
- [ ] 託児用品（緑のコンテナｘ３、ピンクの箱ｘ１）を倉庫からカンファレンスルームに搬入する

![](https://i.imgur.com/hJhdwLO.png)


**9:00〜** あやこ、香帆
- [ ] バルーンを前方壁（スクリーン左赤のとこ）に貼る（Wifiの掲示物は外してOKです）
    - ![](https://i.imgur.com/ShirJdf.jpg =400x)

**9:00〜** まみ
- [ ] 前方壁（スクリーン右黒いとこ）にUDトーク設置（Wifiの掲示物は外してOKです）
    - [ ] プロジェクター
    - [ ] iPad
    - [ ] マイクとiRig2

**9:15〜** あやこ、香帆
- [ ] ファクトリー内の机に備品を配置
    - [ ] ネームタグ（名札タグ用紙は「参加者」用として仕分け済み、ケースは５袋持っていってください）
    - [ ] チートシート（50枚あります）
    - [ ] ステッカー・バッジ類（80個ずつあります）
    - [ ] プロッキー（各机１本ずつ）
    
![](https://i.imgur.com/J6JhuZl.png)



**9:15〜** かずき
- [ ] スクリーンの接続確認
- [ ] マイクの接続確認
- 接続確認後、スクリーンは上げておく
- [ ] ゴミ箱設置

**9:45〜** あやこ、
- [ ] 入り口マップ前で誘導

**9:45〜** 香帆、かずき、ながりゅう
- [ ] Factory内で参加者を席に誘導。
    - [ ] 香帆さんは、前方真ん中に常にいて、全体見渡して
    - [ ] かずきちゃんは、ちょこまか動いてサポート
    - 席次表はFactory入り口近くにおいとく。各自それ見て座る。
    - 分からなかったら、香帆さんのところへ行っておしえてもらう。
    - 
    
    
- [ ] 名札を書いてもらう
- [ ] コートはコート掛けへ
- [ ] PC（電源は）まだ繋がない。Wifiもあとでいい。



 
### サイボウ樹設営

**9:00〜**　担当：まどか、
- [x] Tシャツダンボールをサイボウ樹にもっていく
- [ ] 名札タグ、ケースを用意する（名札タグ用紙は「コーチ・スタッフ」用として仕分け済み、ケースは３袋＆バラ９枚持っていってください）。
- [ ] プロッキー１セット用意する

**9:15〜**　担当：まどか、小俣さん
- [ ] スクリーンにPCをつないで、映ることを確認する
- [ ] マイクの確認をする
-  一瞬なので、追加椅子は出さない。

**9:45〜**　担当：まどか、小俣さん
- コーチをサイボウ樹周りに集める
- [ ] Tシャツを各自ピックアップしてもらう
- [ ] 名札を書いてもらう

**10:00〜**　担当：まどか、小俣さん
- Tシャツ着る
- コーチに説明を行う

**10:15〜**
- ファクトリーに移動して合流


### プログラム中スタッフのタスク

![](https://i.imgur.com/F1foETw.jpg =350x)

**11:45** スポンサーLTのプロジェクタ、マイクの確認
**12:15** ランチセッションの司会進行（今村）
 - 料理紹介、スポンサーさん紹介、いでさん紹介
 
**適宜**
- 遅れてきた人、スポンサーさん誘導
- 搬入の対応　
- 



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## その他

### スポンサーさん
- ビープラウド　佐藤さん（昼前に来ます）
- Stroly　えすじさん（北川慎治）【コーチ参加】
- サイボウズ　

### 託児（アルファコーポレーション）
- シッターさん２名
- 託児用品は前日宅配で送付（返送は着払い発送）
- お預かりするお子さん
    - 保護者：エリカ【コーチ参加】、お子さん：４歳男児



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## プログラム

- 10:00〜 （待ち）
    - 5分後開始をアナウンス
    - 会場案内、名札をアナウンス
- 10:05〜　イントロ①（参加者のみ）
    - 会場案内
- 10:15〜　イントロ②（コーチ合流）
    - 趣旨説明, CoC, スポンサー
    - 写真撮影説明、撮影者紹介、NG確認
- 10:20〜　イントロ③
    - コーチ紹介
- 10:30〜　自己紹介ゲーム　
- 10:40〜　**チュートリアルやってみよう①**
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- 12:00〜　ランチ
- 12:15〜　スポンサーLT（Strolyさん, BeProudさん, サイボウズさん）
- 12:30〜　井手さんレクチャ
- 12:50〜　休憩
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- 13:15〜　**チュートリアルやってみよう②**
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- 15:00〜　写真撮影　＠ファクトリ前方で集合写真

- 15:05〜　ティーブレイク　（Barスペースに誘導 ※ファクトリーも飲食可です）

- 15:30〜　**チュートリアルやってみよう③**
- 17:00〜　開発終了




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- 17:10〜　コーチLT （3分*10名）
- 17:40〜　クロージング
- 17:55〜　終了
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- 18:15〜　懇親会
- 19:30〜　（スタッフは片付け開始）
- 19:45〜　懇親会終了
- 20:00　　完全撤収【厳守】
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## 前日までのタスク

### インストールパーティ
- スタッフ用まとめHackMD作成　→タスクなどはそっちへ

### スポンサー
- 

### 入館案内
- 入館の案内は数日前サイボウズさんから連絡
- 入館案内はリマインドメールに入れる
    - [x] 風穴さんへ各入館IDの確認　(水)
    - [x] スタッフへの入館ID連絡→Slack (木)
    - [x] コーチへの入館ID連絡→Slack＋Connpassで一斉メール(木)
    - [x] 参加者への入館ID連絡→メール　(木)
    - [x] スポンサーへの入館ID連絡→メール　(木)


- [x] 参加者へのリマインドメールを送付
    - [x] インストールパーティ
    - [x] 持ち物
    - [x] 会場アクセス
    - [x] 入館方法

## スライド作成
- [x] インストールパーティのスライド
    - 会場入館方法を案内
- [ ] 案内のスライド
- [x] イントロのスライド
    - 自己紹介は、グループ内で。キーワードから
- [ ] クロージングのスライド
- コーチ集合時のToDo,説明内容を書き出す　
    - [x]コーチ用HackMDを再整理

- [x]アンケート
- [ ]レポート


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## ディスカッション

### 会場、部屋の利用について
- 会場図、写真貼るのでの確認してください。
    - メイン会場：ファクトリー
    - ランチ、休憩、懇親会：Barスペース
    - コーチ集合：サイボウ樹
- （図貼る）
- 下見した結果の共有がすぐ出来てなくてごめんね。
- (タスク)　会場図、写真貼る


:::info
>>オフィスの改装があったとお聞きしておりますが、どのような動線になるか想定されておりますでしょうか？(nagaryu)
>
>↑ファクトリーとBarスペースは隣りです。（今村）
>
会場図・写真を貼る　←タスク追加しました
:::

:::info
>>赤枠のサイズ(幅×高さ)は測定済みであり、DJANGO GIRLS(11文字)を2段にすることで収まることを計算式などで確認済みでしょうか。その際、右上のパイプも考慮済みでしょうか。また、実物のバルーンが配置できなかった場合の代替え場所は確定済みでしょうか？(nagaryu)==
==また実際の作業時、少し遠目からバランスを見ていただける方がいると良いように思います。(nagaryu)
>
> 赤いところは十分スペースあるよー。Factory内はサイボウズさんのデコレーションがたっぷりで、一番スペースがありそうなところがこのスペースでした。当日、デコレーションのものが動いていたりすることはあるので、もっといいところあったら適宜変更しようー
> そだねー。担当で協力して、バランス見て指示出す人と貼る人にわかれるといいね。
:::

### 誘導

入館ID
:::info
>>インストールパーティー時に、当日の入館方法の案内はしますか？しませんか？(nagaryu)
>
> ・インストールパーティで入館方法の案内いいね。タスクにいれましたっ！
:::

:::info
>>当日以前、参加者向け入館IDが参加者へ通知されるのはいつですか？(nagaryu)
当日以前、参加者向け入館IDは全員共通のIDとなりますか？(nagaryu)
当日以前、参加者向け入館IDはスタッフへも事前に共有されますか？(nagaryu)
当日以前、スタッフ入館IDがスタッフへ通知されるのはいつですか？(nagaryu)
>
>↑「スタッフ」と「コーチ＆参加者」で入館IDは別になります。
サイボウズさんから入館IDが届くのは、昨年ベースだと当日より２日前ですが、確認しておきます。（今村）

入館ID連絡のタスク追加しました
:::

:::info
>当日、参加者が7Fで入館IDを探せない場合、connpassを案内ですか？登録したメールアドレスに記載されていますと案内ですか？(nagaryu)
当日、7Fで誘導するスタッフは入館システムの操作覚えておいた良いと思います。すごくかんたんですが。現状、7Fでの誘導が榎島さんとなっていますが、7F誘導のサポートもう1名いた方が良いと思います。(nagaryu)
>
> 
> ・７Fサポートは人数によって補充しよう。
> ・参加者用入館IDは、スタッフにも伝えておくから、お名前確認して発券してあげようー
:::

:::info
>>参加者向けIDは、案内メールなど探せなさそうな方向けの案内として「この番号(ex. 1234567890)を入力いただいて（発券して）、手前（真ん中？）のゲートから27Fまでお上がりください。(27F会場前にてスタッフが誘導しております)」という案内だけで済むように思います。(nagaryu)
>
>そだね！　案内メールの内容はそんな感じだね。
>入館・誘導のオペレーション、気を回してくれてありがと！ 
:::

参加者の移動
:::info
>>参加者全員が移動するタイミングは、以下で合っていますか？(nagaryu)
>>1. ファクトリー⇔動物がいる場所へ移動（ランチとケーキ）
>>2. ファクトリー→懇親会(キッチン)
>
>↑ランチとおやつと懇親会いずれもBarスペースです。Barスペースは昨年より広くなってます。（今村）

:::

入り口
:::info
>>→これが何をする事なのか、いまいちわからないです。部屋はあそこですよーって言えばいいですか？としたら、二人もいりますか？（AYAKO)==
>
>そうですー。参加者はFactoryへ、コーチはサイボウ樹へ誘導してください。両方すぐ見えるところにあるよ。では、担当あやこさんにお任せしますねー。長澤さんにはファクトリーの誘導ヘルプに移動してもらいます。場合によっては７Fのヘルプに移動してもらいます。ありがとう！！
:::

Factory
:::info
>>ここは二人いた方がよくないですか？ AYAKO
>
> OK。増やそうー
:::

:::info
>>名札書いてねのアナウンスはどのタイミングで行うのでしょうか？　AYAKO
>
>ありがとー！タスク化しましたー
:::

### イントロ
- 最初の15分は、参加者はファクトリー、コーチはサイボウ樹に集合です


:::info
>>→この時点でファクトリー側にいるスタッフは誰になりますか？コーチ兼スタッフのメンバーはコーチ説明を受けている感じですか？　AYAKO）
>
>↑ファクトリー側は今村がいます。（今村）
>
ありがと！そだね、Factoryにスタッフ誰かいたほうがいいね
:::


:::info
>> これは、スタッフ兼コーチ人もこの説明を聞くという事でいいですか？　AYAKO）
>
> 今年のCoachesMeetupに来れてない人、１ヶ月たって忘れちゃってるので、重要事項のみおさらいしようー。　
> おさらいなので、スタッフ兼コーチはスタッフのタスクがあればタスク優先。やることなくなったらコーチに合流してください。

タスクが終わった方から、コーチに合流！
:::

:::info
>> サイボウズさんのタグってなんですかね？入館証のことかな？それは配るネームタグやつに一緒にいれるってことでよいですか？　AYAKO
>
>↑昨年サイボウズさんからオフィス内で首から下げるように渡されたタグのことです。今年はDjangoGirls以外の催しはないので不要になりました。（今村）

今回フロアにDjangoGirlsのみだから、サイボウズのタグはなしでいいよ、とのこと。ありがたいね！
:::


### プログラム

:::info
>>→休憩１０分？？？　や、ランチからだと１時間なんだけど、結局、色々聞いて・・頭使って・・休憩１０分てきつくないですか？　遊びに来ているわけではないですが、仕事しているわけでもないので・・せめて午後スタート13:10からとかに出来ないですかね？　コーチも疲れちゃいませんかね。AYAKO
>
> そうですね。様子見て、開始時間は調整するようにします。

:::




- チュートリアルをやる時間がすくないのではないか？
    - スポンサーLT、コーチLT、休憩は必要です。追加で、今回新しい試みとしてレクチャー20分入れてます。全体像の説明があったほうが、自分が今何やってるか分かるのではないか、という意見とアイディアから。これは、今年のチャレンジです。やってみよう！
    - チュートリアルをやることが目的ではなく、プログラミングへの第一歩を支援することが目的です。

:::info
>>休憩伸ばせと言っておきながら、反する話かもしれませんが・・チュートリアルやる時間がトータル4時間50分しかないですね。普段のミートアップと50分しか変わらない・・　せめて後30分くらい取れないかな・・普段より初心者メインで参加者来てもらえる中で、大分タイトな時間ですね。個人的にはチュートリアルをやるのがメインなワークショップが、他の事に時間を取りすぎているように感じました。参加者（参加者、コーチ、スタッフ全て）が楽しく終われれば、全然いいんですけどね。（無駄な事ではないのですが、ワークショップでやる必要が個人的には感じられていません。）AYAKO
>
>限られた時間の中で、バランスは難しいよね。
>全部１日でできないから、１２月のフォローアップが大事だよね。
>
:::
#### 自己紹介

:::info
>>>→自己紹介ゲームとはなんでしょうか？これは参加者全員と自己紹介しながら1番多く自己紹介した人が優勝するやつでしょうか？（営業現場などでよく聞くアレ）もしくは、グループ内だけでかんたんに自己紹介をするものでしょうか？(nagaryu)==
>>
>>→いいアイディアある？
>
>例えば、ネームタグには3つキーワードを書くので、Aさんの3つのキーワードの中からBさんが興味が最もあるやつを選んでAさんに3行で話してもらうというのはどうでしょうか。時間無いので、テーブルのメンバー間でやる方が効率が良いと思います。
かんたんなシナリオ用意して、スタッフが実演して見せることで説明の手間も省けると思います。(nagaryu)

いいねー！　実演する時手伝ってね！
:::

#### イレギュラー対応
:::info
>>当日、飛び込みで参加されたい方が7Fまで来てしまった場合、参加は可ですか？否ですか？(nagaryu)
>
> 追い返す必要はないですが、趣旨はきちんと説明して趣旨やCoCへの同意が必要なので、確認は行いましょー。
:::

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