智生活社區管理服務說明

緣由

牡丹園長久以來採用『人工管理郵件與包裹』，只要物業或保全人員更替，就有機會犯錯，早班與晚班人員不同，如果前一班沒有確實登記包裹，就會導致後面一班的郵務大亂，問題層出不窮，因此本屆管委會希望有點改變。

牡丹園的包裹、掛號收件作業，一直以來都非常混亂，問題層出不窮。其實收件作業不僅僅包含包裹、掛號而已，還包含了寄放、代收、轉交、借放等等，目前透過人工紀錄+遠雄社區雲的紀錄方式，只要遇到人員交替、日夜班交接、秘書休假時，就很容易搞亂。

舉一個最常見的例子，有時候住戶之間也會透過櫃臺寄放東西，請物業轉交其他住戶，但是有時候並沒有寫明要給誰，只說了有人會來拿，然後人就走了。這東西只要遇到日夜班交換，或是人員交替，或是人員排休，就會導致保全或秘書找不到貨，或是不知道該不該交給這位想要領貨的住戶。更扯的是，有些住戶還會「不知道」要來領什麼，只被家人交代要下樓拿東西，這時就會需要確認很久時間才能完成一件物品領取。

解決方案

跟牡丹園社區長期配合的『今網』免費提供社區一套『智生活』社區管理服務，這套服務包含一整套電腦設備(免費)，還有完善的軟體系統(免費)，可以有效管理郵務收發、東西寄放、社區公告等。

我們短期內就會將「遠雄社區雲」的郵件通知功能退役(其他功能都還會繼續使用)，因為缺點罄竹難書，一來介面不美觀、二來通知不即時、三來功能功能非常陽春且難用（物業容易操作錯誤），需要訓練有素的秘書才能熟練操作。未來社區住戶的郵件通知，將會統一透過「LINE 牡丹園貼身助理」與「今網智生活」行動 APP 發佈。

使用方式

第一件需要讓住戶瞭解的事情，就是包裹收發的大致流程：

1. 物流送貨到牡丹園
2. 通知住戶領取包裹
3. 住戶下樓領取包裹

這三個步驟，我相信大家都不陌生，對吧！底下我更細部說明每個步驟在做的事：

1. 物流送貨到牡丹園

   物業人員需登記包裹、填表、掛牌。

   早期的步驟都是人工填寫，外加登錄遠雄社區雲的系統，由於遠雄社區雲系統老舊、年久失修，只要是新手保全，基本上都會犯錯好幾次才會熟練，做錯或少做一步，都會導致住戶領取包裹時大亂。

   現在用「今網智生活」系統，只要用一台掃描器刷一下包裹上的條碼，設定住戶是誰，就自動完成所有收件工作，可預見的犯錯機將會大幅降低。

   未來沒有指明對象的包裹，將不接受寄放。

2. 通知住戶領取包裹

   早期的通知流程，都是透過「遠雄社區雲」的 APP 與中華電信智慧家庭，外加信箱掛牌等方式來通知住戶。

   今後的通知流程，將會改成「今網智生活行動 APP」與「LINE 牡丹園貼身秘書」來通知領取包裹，實體郵箱依然會用「掛牌」的方式來通知不使用智慧型手機的住戶。

3. 住戶下樓領取包裹

   早期的領取流程，其實問題非常多，並非三言兩語可說明清楚。雖然對住戶來說很方便，任何人說他是哪一戶就可以領取包裹，領錯包裹或找不到包裹都時有所聞。

   現在用的系統，提供了更多元的領取包裹方法，以下三種任選一種即可：

   1. 帶著開通後的門禁卡到櫃臺，嗶卡之後即可領取包裹。
   2. 帶著手機，開啟「今網智生活」行動 APP，刷條碼後即可領取包裹。
   3. 人直接到櫃臺，不用提供證明也可領取包裹，只是領取過程會要求拍照建檔備查。

亮點說明：

1. 收發包裹透過軟體記錄，減少領錯的機會
2. 住戶大多都會隨身攜帶門禁卡出門，領取包裹超方便
3. 如果沒有帶門禁卡，也可以透過手機 APP 領取包裹

上述流程最關鍵的一個部分，就是：

系統要如何才能知道領取包裹的住戶是誰？

所有住戶要開始使用新的包裹收發流程，就必須事先登記你是哪一戶，也就是要將「人」跟「戶別」連結起來，這樣系統在嗶卡/掃描手機條碼的時候，才知道你是哪一戶的！

1. 如果你想綁定門禁卡

   你必須帶著卡片到一樓，讓秘書或保全幫你設定好卡片！

2. 如果你想綁定手機

   每戶信箱都有一張「智生活」的 DM，上面有提供每戶 5 組序號，在你安裝好今網智生活 APP 之後，不用註冊會員，直接輸入序號即可開通！開通之後，就可以用手機領取包裹。

   我們很清楚知道「個資保護」非常重要，即便你下載了今網智生活 APP 之後，只要不註冊會員，今網就不會有你的個人資料。

   • 不用註冊會員，你也可以使用「智生活 APP」來領取郵件與接收通知！
   • 不用註冊會員，你也可以使用「智生活 APP」來領取郵件與接收通知！
   • 不用註冊會員，你也可以使用「智生活 APP」來領取郵件與接收通知！

   這點很重要，所以說三遍！🔥🔥🔥

   這 5 組序號已經綁定好「戶別」，所以請不要將此 DM 任意丟棄，因為有上面的序號，任何人就可以領取你家的包裹！

3. 如果你想用傳統方式領包裹

   如果你不愛帶門禁卡出門，也不相信 e 化系統，我們還是保留了「人工審查」的過程。

   如果保全或秘書認識你，是可以直接領取包裹，但是還是必須留下記錄，我們設計了兩個方式記錄領取包裹的過程：

   1. 拍照：『智生活』有支援拍照記錄功能，可以記錄領取包裹的人是誰。
   2. 簽名：如果你不想被拍照，也可以透過「簽名」的方式，在收發記錄簿上簽名，確認簽收包裹。

安裝今網智生活 APP

請掃描以下 QRCode 安裝「今網智生活」行動 APP：