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title: Compte rendu 23 mai 2021

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# Compte rendu 23 mai 2021  

(Tout le monde était là sauf David)

## Point asso conscience nocturne et prévention
### Conscience nocturne
* Ils demandent une participation de 150 euros qui comprends le matériel de prévention et potentiellement le défraiement (à revérifier). **OK pour toustes**

* Ils viendraient pour la durée du festival en arrivant un peu en avance (a checker avec eux) et tiennent un stand a 10 personnes. Ils ont leur tente et sont globalememnt indépendant. Ils ont juste besoin d'accéder a un groupe electrogène. **OK pour toustes**
* Ils proposent du café à leur stand donc peut être ne pas leur faire concurrence sur ce point. (Sauf pour le café chartreuse cela va de soit)
* Ils auront un éthilomètre pour ceux qui veulent (les conducteurs par exemple). 
* Ils font aussi de la prévention Covid (possibilité d'autotest). ***ODJ prochain***
* Nous ne leur laisseront pas la possibilité de publier sur l'event mais nous devront faire un post spécifique pour les présenter, expliquer ce qu'ils font et pourquoi ils sont là. 
    * ***ODJ prochain: Vérifier avec David le planning de publications***
    * ***Possibilité de s'aligner avec les annonces gouvernementales (A suivre)***

### Prévention
* Nous devons communiquer sur le fait que nous ne transigeront pas: Les tests négatifs seront obligatoire (avec ou sans vaccins). **OK pour tout le monde**
* Si les gens n'ont pas de test, proposer des autotests en direct (payant ?) ou ça dégage.**OK pour toustes** 
    * ***ODJ PROCHAINS: évaluer possibilité d'autotest. Où en avoir ? Quand ? Combien ?*** 
* Mettre des panneaux avec des rappels des règles sanitaires. Partout ! **OK pour toustes**

* Choisir une musique facile a repérer, à diffuser en cas de problème pour que tout le monde mettent son masque (par exemple si les poulets débarquent). ***ODJ PROCHAINS***

#### Point police: 
* Proposition de mettre une barrière devant a l'entrée avec ecrit "propriété privée". ***ODJ PROCHAINS***
* Déclarer le festival ? => se renseigner sur la vigilance des flics en ce moment. QUID des évènements privés. ***ODJ PROCHAINS***
* Envoyer un mail à la pref pour demander peut-être (cf méli l'année dernière). Obligation de déclarer a plus de 500 personnes. 
    * Envoie d'un mail a la pref ? 
    * Suivre l'actualité pour savoir ce qu'il en est (Nouveaux arrêté préféctoraux interdisant les rassemblement de +200 ou 300 personnes par exemples) ***ODJ PROCHAINS***


### Point scéno / déco: 
* Thème grèce antique/mythologie => le principal étant que ce soit joli et que ça passe bien de jour comme de nuit. 
* Pour la scène ? Statut et colonne en polystyrène. Impression 3D. Charly a checké tout celà, et c'est cher. ***ODJ PROCHAINS faire le point sur le budget et ce qu'il est possible de faire*** .Toustes d'accord pour dire que pour la scèn, le moins de light c'est le mieux. 
* Faire deux coins chill. Un à l'emplacement habituel (avec le dome en bambou par exemple), et un avec les palette à un autre endroit. **OK pour toustes**
 
* Ressources: Idem as usual. Possibilité de louer a Morgane mais a priori ctte année on va s'orienter vers autre chose sachant que le frère d'angie a des cables et des multiprises qu'il peut nous préter gratos. ***ODJ PROCHAINS checker ce qu'on peut avoir exactement***
* La possibilité d'achat de lumière a été évoquée plutôt que de louer comme chaque année, ce qui est potentiellement plus avantageux. Quel budget ? ***ODJ PROCHAINS: se mettre d'accord sur un budget.*** (cf  [ce dossier googledrive](https://drive.google.com/drive/folders/1EweenbncB9XAkr3vMdPQn8teDUN263S1?zx=z6cioojx99ev)) 

* Autre idée émise pour les écrans: Mettre la main sur des écrans qui pourraient se remonter la journée quand on en a plus besoin. 

* Enceinte: Les enceintes construites par raoul et Charles sont terminées, mais elle ne sont pas rodées. Lou doit aller voir le 25/04/2021. ***ODJ PROCHAINS***
    * Dans tous les cas il faudra sans doute louer des enceites d'appoints mais peut être moins ques les autres années. A voir avec le gars de Chalon. 


### Point Token 
* Système a carte (TPE) c'est dead. **OK pour toustes** 
* Editer les token avec sans ou logo ou bien système de tampon et de carte ? Sadchant que les token sont plus chers, mais réutilisables. ***ODJ PROCHAINS charly est sur le coup***
* Dans tous les cas cela demandera une réorganisation des bénévoles. (Avec quelqu'un dédié aux token par exemple et potentiellement moins de gens aux bar ou a la caisse puisque charge de travail réduite (moins d'encaissement etc si système de token)) 

### Point bouffe 
* Ecobols on est bons ? (A checker avec Tim)
* Couverts ? Faut il en racheter ? Ou on a déjà tout. (Idem)
* Peut on utiliser la chambre froide ? YES
* Réchaud, bruleurs, bouteille de gaz, on a tout sur place comme l'année dernière. Cf googledoc => [roasterinstallationbite](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1FkuHV3XBew84X_utRGtWupXtxgK-yOiE/edit#gid=1273255847)

* 2 repas (un chaud un froid prévues pour 100 personnes par repas, ventes jusqu'à épuisement) + 30 cakes salés, + 10/15 sucrés. 
    * Repas chaud => Chili ou Riz cantonnais/sauce thaï
    * Repas froid => Salade de pâtes
    * Dans les deux cas BBQ qui tourne et saucisse en option comme en 2019
    * Si épuisement des deux repas => Ventes de hot dog. 
    * + achat de 400 saucisses supplémentaires pour backup si bouffe épuisés et bénévoles avant après pan d'or. 
    * Cout total estimé: 950€. Si repas a 3€, cake a 1€ la part, saucisse 1€ => Recette estimée 1200€. 
    * Achat chez producteurs locaux sauf quelques trucs. A checker plus tard
* Cf [ce doc récapitulatif](https://drive.google.com/drive/folders/1qPzem0ubCTzDZK_EqpGSQw4Puc3Pgwa1?zx=z6cioojx99ev)

### Bénévoles
* Cette années, les bénévoles disent avant quand ils sont dispos pour qu'on puissent mieux s'organiser: 
* Faire des petites équipes de bénévoles genre une équipe montage, une bouffe etc en amont du festival. ***ODJ PROCHAINS maybe***
    

### Navettes
* Check avec David G et Nico combien de personnes ils ont ramenés exactement sur le weekend car on ne sait pas trop ce que cela représente. Plusieurs possibbilités sont évoquées:  
    * Aller on se débrouille entre nous et au retour navette du Fafaz avec système d'inscription au bar. Des créneaux définis, et les gens s'inscrivent. 
    * Juste donner le numéro d'un taxi sur l'évènement ou de Fafaz et les gens se démerde
***ODJ PROCHAINS + David K pour avoir l'hitorique avec Fafaz.*** 


### Autres points mineurs
* Achat haut parleur ? C'est bon on en a déjà 1 ! 
* Proposer officiellement à Aurel d'être le photographe de pan d'or ? **OK pour toustes celleux qui restent. A checker avec David et Charly** 

***ODJ PROCHAINS: Quid des totbag de l'année 2019 ?***

Pasz de date pour la prochaine réu. 