# 幹部培訓1 - 企劃結案/年度計畫&財務管理(林大安)

# 繳交資料

## 繳交企劃書
* 希望在抄企劃書的時候可以去了解一下為甚麼需要這些東西
* **內容**跟**經費**最重要
* 不要有天馬行空的想法
* 期初大會聽完回去轉告知其他人
* 活動開始**前七天**交(前七天才交可能會經費申請不多)

## 辦理模式
* 主辦
-由單一社團全權負責活動
* 合辦
-由兩個以上共同負責活動
* 協辦
-只出錢不出力 不會對活動負其他責任

**指導單位一定寫==課外活動組==**

## 企劃書四項原則
* 活動緣起
* 活動目的(質化)
-用文字敘述
* 活動目標(量化)
-用數字呈現(效益)
* 預期效益

活動目標跟預期效益最看重

## 企劃書的其他東西

# 集會申請表

## 多元學習核心能力指標
記得要改 教育部會看

## 須知
==務必要自己手動打勾==
沒打勾出事要負責

# 預算

## 活動經費預估
* 先評估有沒有報名機制 以人數作估算
* 詢價: 先去問報價(如場地費印刷費) 問完再填

> Q:出去辦活動 場地費人頭計算 要寫嗎?
> A:備註要寫幾個人 怎麼算等(ex:以人頭計算，一人...)

* 住宿費場地費獎金 向學生會申請的條目 會從學生會費撥款
* 活動總預算要寫
* **社團自籌一定要有**
* 不向學生會課外組申請補助 要寫0

> Q:一個社團可以申請的金額大概是多少?
> A:會按照企劃書 活動性質投入不同的科目 每一個科目金額都不同(總共科目可用的額度共100萬)(最近對大專院校的補助在降低 可能會少於100萬 學生數下降也會跟補助金下降有關)

# 結案怎麼寫

## 紀錄表四項原則

* 參加人數
-參加活動總人數有包含工作人員
* 內容摘要
-簡述
* 核心能力量表與滿意度
-問卷調查
* 活動成效檢核
-針對企劃書的「活動效益」評估是否有達成

## 結算
發票寫多少就寫多少 實報實銷
企劃申請多少 最多就多少 結算表多報自己吸收

## 發票
**感熱發票一定要複印 付印後貼在原發票底下**

* 直式一次最多貼四張、橫式一次最多兩張
* 總金額和工作項目要寫
* 自己寫的空白發票 合計新台幣的金額寫**數字的國字大寫**

# 採購注意事項

* 單筆超過一萬需要跑**請採購**(附三張估價單)
* 超過兩萬也要跑
* 發票沒有品向名稱須補細項並簽名(如勝立的發票)

## 學生社團活動申請與結案注意事項

[學生社團活動申請與結案注意事項](https://activity.ttu.edu.tw/var/file/36/1036/img/182/587775601.pdf)

- 抬頭寫大同大學
- 三聯式的一、二聯都要貼
- 買保險的名單要附
- 交通工具票根
- 車票請蓋證明章
- 申請印刷費要在結案書內把印的東西檢附一份
- 報價單上請廠商按大小章
- 時間和結案書及申請活動時一樣

> Q:計程車?
> A:請司機印**乘車證明單**(上面簽自己的名字) 若是線上刷卡則出示帳單及刷卡紀錄

## 社團辦理行政事務

[各項行政辦理注意事項](https://activity.ttu.edu.tw/p/412-1036-1538.php?fbclid=IwAR1aCtDyB4VRbJTKNnx9zzjkUZ8l9d9wyBblAuvZinAhug_ToCTpVJdJprI)

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# 財務管理

* 可以只有一個人負責財務及總務 但社團組織章程要寫清楚

## 如何做好財務管理

* 職責的劃分
* 法規的制定
* 正確的心態
* 依法行政、按部就班

### 職責劃分

* 社團章程的規定
* 財務組、總務組的權責劃分
* 通常會加組別的權責說明

### 法規的制定

* **財務管理辦法**(包含對內請款、查核、稽核)
* 提領經費原則及流程(SOP/畫流程圖)
* 印鑑管理分配
* 歷屆移交必備資料
* 說明經費來源及支出項目(出現辦法內沒寫的項目由幹部開會決議「將項目排入辦法內」(若常用)或是「當個案處理」(若不常用，盡量避免))
* 對內報帳流程(簡述)
* 收取社費規定、金額、方式
* 其他規定
* 辦法修改流程
* **社團請款SOP**
* 每月請款結帳日
* 請款流程(查核順序) -> 可繪製圖表
* 請款注意事項
* 發票核銷方式
* 其他
* 辦法修改流程
* **審核機制(報表)**
* 編制每月財務報表
* 日記帳
* 月記帳
* 年報表
* 預算表
* 決算表
* 報表檢核人員(定期簽一次名)
1. 財務長
2. 會/社長
3. 指導老師
* 社員/幹部 會議報告

### 正確心態
* 不存僥倖心態
* 公事公辦
* 公私分明

### 依法行政，按部就班
* 嚴守紀律
* 該怎麼做就怎麼做
* 不要自以為是、拐彎抹腳

## 如何開源節流
* 嚴守紀律 所有人一起想辦法

:::info
### 「嚴守==財政紀律==，做好==財務管理==，擁有==正確心態==」
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# 年度計畫

## 為甚麼要年度計畫

* 社團=小型企業 以永續經營為最大目標 要永續經營當然就要有年度計畫
* 集中所有可用的資源把社團效益發揮到最大
* PDCA
* 共同的目標 不停留 不倒退

## 要怎麼編計畫?
* 計劃與預算相扣
* 有多少資源做多少事 不要天馬行空亂編
* **「明確清楚」**(簡單明瞭 非企劃書)、**「可達成」**(可行性)、**「可衡量」**(能否達到當初的預期效益)
* **5W2H**

## 社團招生計畫
* 招生期
* 想辦法招新人加入
* 留人期
* 約變少50%的人
* ==寒假是一個重要的時間點==
* 傳承期
* 下學期啟動傳承計畫 讓新人願意接幹 帶領社團

## 短中長程目標
* 一般企業通常:一年、三年、五年
* 社團可以縮減成:半年～一年、一年～兩年、兩年～四年
* 社團的大、中型目標應該要做到什麼樣的程度 所需花費及資源又有哪些?
* 隨時做==滾動式調整==(每隔一段時間檢討 確定是否跟隨計畫 是否做調整)

## 短中長 vs 年度計畫
* 短中長:針對組織的大目標大方向而定
* 年度計畫:針對提出的大方向 訂定如何執行並達到大目標的中、小事項
* 課程表也算是一種年度計畫
* 不知道怎麼寫:用學校的行事曆做改編

## 注意事項
* 謹記社團是永續經營 不要抱持著把錢花完的心態
* 總目標、總預算是草案 ==隨時做變動==
* 年度計畫要常改動
* 要有==超標==的企圖心
* ==全部團隊成員==都要清楚且有共識
* 目標是環環相扣的 上下目標越緊密相關 成功達標的機會就越高