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# System prepended metadata

title: 交接文檔：文書組
tags: [文書組, 幹部交接]

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title: 交接文檔：文書組
tags:
- 幹部交接
- 文書組
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# 文書組

文書在社團中負責各類文件相關事務。

[TOC]

## 文件管理

- 將社團的相關文件上傳至雲端，依照學年度分門別類存放各類文件，方便查找和使用。

## 辦理活動/社課

- **企劃書撰寫：**
    - 在活動/社課開始7天前，準備詳細的活動企劃書，內容包括活動目的、流程、預算、預期效果等。 ( P.S 假如是過了期初企劃書繳交時間或學期間有活動需要經費的，建議事先讓課外組知道，以免申請不到經費 )
- **結案書撰寫：**
    - 在活動/社課結束後，撰寫總結報告，總結活動成果、經驗教訓、實際支出與預算的差異等。(活動結束後7天前將結案書繳交至課外組)
      - 經費使用表：
            - 請分別依照各類別支出填寫，總額不要出錯！( P.S 向課外組申請錢的發票一定要有學校統編！ )
            - 注意數字的填寫，是國字數字大寫還是阿拉伯數字！！
      - 簽到表：
          - 每次活動/社課前，需簽簽到表，若該活動/社課有需要報 **指導老師鐘點費/講師費** 的話，老師/講師們務必簽到，否則有可能申請不到經費。
      - 回饋表單：
        - 每次活動/社課後，需填寫關於這堂社課的回饋（可使用google表單），並將結果隨結案書一起附上。
      - 心得單：
        - 每次活動/社課後，輪流由1位幹部寫心得單，心得單需超過500字，且須在每個問題後附上一張照片。
- **校內規定之社團會議：**
    - 每學期須召開各一次期初會議及期末會議，確定並通知成員會議的時間和地點並同時附上會議通知書。 -> **企劃書**
    - 會議記錄：
        - 詳細記錄會議內容，包括討論事項、決議事項、參與者等。 -> **結案書**

>[!Tip]
> - 可與活動組討論並進行調整

## 指導老師鐘點費/講師費用文件

- 準備並提交相關文件，以確保指導老師的鐘點費/講師費用能夠順利核發。
- 注意數字的填寫，是國字數字大寫還是阿拉伯數字！！

>[!Tip]
> 相關規定每學期期初大會 or 課外組群組會再強調，請依當年度規定謹慎填寫

## 社團評鑑文件

- **校內：** 根據 **課外組** 規定，準備社團評鑑所需的各類文件，展示社團的活動成果、成員參與情況等。
- **全國性：** 根據 **教育部** 規定，準備社團評鑑所需的各類文件，展示社團的活動成果、成員參與情況等。

## 社團行事曆

- 製作並更新社團的年度行事曆，包含各項活動、會議及重要日期。

>[!Tip]
> - 校方每學期初皆需要將社團一整學期所辦理之活動都放置於學校行事曆
> - 可與資訊組討論並進行調整

## 申請文件

- 根據社團需要，準備並提交各類申請文件，如活動場地申請、經費申請等。
- 依照課外組所要求的格式申請
- [大同大學課外組_各類文件網站](https://activity.ttu.edu.tw/p/412-1036-644.php)

:::info
<i class="fa fa-info-circle" aria-hidden="true"></i> **一點建議**

- 文書的工作內容繁雜，但對社團的順利運作至關重要。合理的安排和細心的工作，能夠幫助社團在各項活動中井井有條，達到最佳效果。
> [name=11屆文書長張芯瑜]
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