# 社團財務管理辦法
## 壹．總則
### 第一條 訂定目的
為規範大同大學科學開源服務社(以下簡稱本社)的財務管理，確保資金使用的合理性和透明度，特制定本辦法。

### 第二條 適用範圍
本辦法適用於本社，社團應遵守本辦法的規定進行財務管理。

### 第三條 管理原則
本社財務管理秉公平、公正、公開原則，辦理各項財務收支事項；財務需定期整理財務收支、資產負債狀況，並依需求昭信全體社團幹部，以確保對本社財務狀況的瞭解(詳見**肆．財務報告**)。

### 第四條 移交必備資料
歷屆移交必備資料包括但不限於：
1. 當屆社團存摺。
2. 社團的印鑑

## 貳．資金來源
### 第五條 來源
社團的資金來源包括但不限於：
1. 社員繳納社費。(不收取)
2. 活動費收入。
3. 向學校申請補助。
4. 學生活動費補助。
5. 經校方同意之校內、外單位機構之勸募或資助。
6. 社團經費存款之利息。
7. 自由捐款。

### 第六條 保管
社團應妥善保管所有收到的資金，確保其安全和正確使用。

## 參．資金使用
### 第七條 主要用途
社團資金應主要用於以下方面：
1. 社團活動(社課、營隊)的籌備和執行。
2. 社團辦公室的必需品。

### 第八條 使用規範
社團不得將資金用於非法活動或個人私利，一切資金使用應符合大學相關法規和政策。

### 第九條 大額支出審批
大額支出（3000元以上者）應提前經過幹部會議的討論，批准後方可進行。

## 肆．財務報告
### 第十條 報告內容
財務長應定期向社團成員報告社團的資金收支情況，包括但不限於：
1. 收到的資金來源。
2. 資金的具體使用情況。
3. 社團目前的資金餘額。

### 第十一條 月度日記帳
財務長應每月製作日記帳，並在隔月的8號向幹部報告，經由社長及財務長簽名確認後公告於社辦。日記帳格式如附表一所示。

### 第十二條 年報表與決算表
社團應每學期結束後製作年報表及決算表，報告應包括詳細的資金收支明細及社團整體資金走向。

### 第十三條 活動限定日記帳
每一次活動結束後，皆須開會核對預算表及決算表，製作活動日記帳，並加以檢討改進。活動日記帳格式如附表二所示。

## 伍．財務監督
### 第十四條 檢核原則
社員及社團指導老師有權隨時對社團的財務進行監督和檢查，財務長應提供必要的資料和文件，檢查無誤後可以在報告上簽署姓名及日期以示資料確實傳達。

## 陸．對內報帳規則
### 第十五條 報帳基本原則
1. 社團成員在以社團名義進行消費時務必打統編(03701202)。
2. 社團成員在進行活動支出後應儘早進行報帳，確保資金使用的透明度和準確性，同時避免延誤發放報銷款。
3. 所有的報帳項目應符合社團的活動目的和法規要求，禁止報銷與社團活動無關的支出。
4. 任何未經活動負責人或社團指導老師同意的消費在若是經過幹部確認與本社無關，則一律個人承擔全部費用，社團不需負擔任何一部分。
5. 如有特殊情況需要延遲報帳，應提前向財務做出說明並獲得同意。

### 第十六條 報帳流程
1. 成員報帳前應填寫完整的報帳單，包括項目、金額、日期等基本信息。報帳單格式如附表三所示。
2. 報帳單應由活動負責人或相應的負責人核對簽字，確認報帳內容的正確性。
3. 完成核對後，成員應將報帳單連同相關單據（如發票、收據等）一併提交給財務長。
4. 財務應在收到報帳單後及時進行審核，確保單據的真實性和合法性。
5. 財務將報帳單內容及
6. 通過審核後，財務會在隔月1號至7號內安排報銷款的發放。

### 第十七條 特殊支出項目的報帳
1. 對於大額支出或特殊支出項目，成員應提前向活動負責人進行諮詢，經過核准後方可進行消費及報帳。
2. 特殊支出項目的報帳應附上相應的說明文件，以解釋支出的合理性和必要性。

### 第十八條 隨附發票/收據注意事項
1. 開立日期需在活動執行期間。
2. 受領人：大同大學(統一編號03701202)。
3. 品名、數量、單價：需清楚以中文書寫。
4. 統一發票：需蓋統一發票專用章。
5. 收據：需蓋免用統一發票專用章。
6. 電子發票：請要求廠商輸入本校統一編號03701202。
7. 手開三聯式發票：請附二、三聯。
8. 估價單：一萬元以上者購買前應請廠商估價，估價單與發票上有關之品名、規格、數量、金額應一致者，並載明估價日期並加蓋公司章。

## 柒．管理原則
### 第十九條 財產及存摺
社團經費及郵局存摺皆由財務長管理，社長監督。

### 第二十條 印鑑
社團、社長及財務長印鑑皆由財務長管理，社長監督。

### 第二十一條 存摺更新
社團存摺至少每月定期更新一次。

### 第二十二條 紀錄原則
財務須詳細紀錄每一筆收支，並登記於財務報表中。

## 捌．附則
### 第二十三條 違規處分
對於違反本辦法的本社幹部，本社有權暫停或中止其資金使用，由社長召開幹部大會決議處分輕重。情節嚴重者可依大學相關規定予以處罰。

### 第二十四條 停運反應措施
本社因故停止運作時，須由社長召開幹部大會，討論財務處分之事宜，並製作社團停社會議紀錄及社團公告。

### 第二十五條 辦法修訂程序
本財務管理辦法經社員大會通過，報請學校核備後實施，修訂時亦同。

## 玖．附表一
### 日記帳格式

大同大學科學開源服務社日記帳
製表人製表日期
年月日會計科目活動名稱摘要收入支出餘額
資金總增減：
社長簽名: 財務長簽名:
拾．附表二：活動日記帳格式
大同大學科學開源服務社活動日記帳
製表人活動名稱
年月日會計科目摘要收入支出餘額
資金總增減：
社長簽名: 財務長簽名:
拾壹．附表三：報帳單格式
大同大學科創社經費使用紀錄表（請依實際支出詳列）
申請人活動名稱
日期項目單價數量金額用途說明
總額：
社長簽名: 財務長簽名: