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# <a id="anchor1">CREATE/AICSのルール、及び手続きの手引き</a>

[JP]

本ページでは、CREATE/AICS職員が理解しておくべきルールや知っておくべき情報、手続きの手引きを記載する。CREATE/AICS職員は、機構の職員として定められているルールを順守することはもちろんのこと、それに加えて本ページの内容を踏まえた行動をすることが求められる。

（備忘録: ルールや原則については研究センター長のみが編集可能であり、手続きの手引きなどは、各担当が編集可能な形に後日設定を整える。）

[EN]

This page provides the rules that all the members of CREATE/AICS should understand and the information they need to know. In addition to complying with the rules established for staff members of the organization, CREATE/AICS members are expected to act in accordance with the contents of this page.

## 勤怠

[JP]

- 週に１回は必ず出勤することを原則とする。在宅勤務実施には、正規の手続きを実施の上、承認をとること。但し、出張などでそれが難しい場合には、事前に上長に伺いを立てること。
- CREATEの北米拠点に勤務する職員は、基本、勤務日は毎日出社することを原則とする。但し、出張などでそれが難しい場合には、事前に上長に伺いを立てること。

[EN]

- CREATE/AICS members are required to report to the office at least once a week as a general rule. To implement remote work, follow the proper procedures and obtain approval in advance. However, if it is difficult to comply due to business trips or other reasons, you must consult with your supervisor beforehand.
- Members assigned to CREATE's North American office are generally required to report to the office every day during their scheduled working days. However, if it is difficult to comply due to business trips or other reasons, you must consult with your supervisor beforehand.

## AICS定例会議

[JP]

- 毎週1回、決められた日時にて、定例会議を実施(2025/1/17現在、定例は毎週木曜日09:30-10:30JST)。
- 前回の定例会議からの進捗を口頭にて上長に報告
- 各職員の勤務状況を確認する場であるため、給与をもらって勤務をしている以上、出席は必須
- 外勤や出張中の職員も、極力調整し、出席・発表すること (わざわざ移動時間とぶつけるのは、もっての外)

[EN]

- A regular meeting will be held once a week at a designated time (as of January 17, 2025, the regular meeting is scheduled every Thursday from 09:30 to 10:30 JST).
- During the meeting, progress since the previous session must be reported verbally to the supervisor.
- This meeting serves as an opportunity to confirm the work status of each staff member. Attendance is mandatory for all employees receiving a salary.
- Members who are working outside the office or on business trips must make every effort to attend and present. Scheduling the meeting to coincide with travel time is absolutely unacceptable.

## スケジュール管理 / schedule management

[JP]

- ガルーンにて各自のスケジュールを記載すること。
- ガルーンはNICT指定の共通スケジューラー。
- ガルーンに記載しておくことにより、打合せ等の日程調整が簡単に実施可能。
- 各自、他のスケジューラを利用するのは各自の責任の判断で構わないが、ガルーンへの予定記載は業務として実施すること。

[EN]

- All individuals must record their schedules in Garoon.
- Garoon is the common scheduler designated by NICT.
- By maintaining schedules in Garoon, it becomes easier to coordinate meeting arrangements and other scheduling adjustments.
- While individuals may use other schedulers at their own discretion and responsibility, entering schedules in Garoon is mandatory as part of work duties.

## <a id="anchor1">外国人サポート</a>

[JP]

日本語対応不可の外国人研究者の方々には、メンターを指定する。メンターは、NICTへの雇用を仲介した研究員とする。特段そのような仲介者がいない場合には、別途指定するものとする。メンターは、担当外国人が正しく手続きを実施していることを監督する。

[EN]
For foreign researchers who are not proficient in Japanese, a mentor will be assigned. The mentor will be the researcher who facilitated their employment at NICT. If no such intermediary exists, a mentor will be designated separately. The mentor will be responsible for supervising the assigned foreign researcher to ensure that procedures are carried out correctly.

[Common]

|Mentee|Mentor|
|-------|---|
|Sammie | Tao Ban|
|Rozi |　Tao Ban|
|Harry | Keisuke Furumoto|
|Mariama | Kohei Miyamoto|

## <a id="publication">成果発表</a>

[運営費交付金]

1. ライン上の上長から発表許可を得る．
2. 成果管理システムにて登録し，システム上での承認手続きが完了するのを待つ
3. 出張を伴う場合には，出張申請手続きを実施
4. 出張を伴わないものの，費用が生じる場合には，スタッフに相談して事前に申請を実施
5. 発表完了後に，成果管理システムにて報告を実施

[電波利用料]

1. 論文中に謝辞を総務省指定の通りに記載
2. プロジェクト管理者から発表許可をメールにて得る．
3. 論文投稿前に成果管理システムにて登録し，システム上での承認手続きが完了してから投稿
4. 外部発表予定日の7日前までに「外部発表投稿票」に記載し、プロジェクト管理者に提出。修正指示があれば対応(スタッフが着任するまで、当面はプロジェクト管理者から総務省に当該外部発表投稿票を、「発表前」に提出)。
6. 出張を伴う場合には，出張申請手続きを実施
7. 出張を伴わないものの，費用が生じる場合には，スタッフに相談して事前に申請を実施
8. 発表完了後に，成果管理システムにて報告を実施

上記の手続きに従わない場合は、発表は認められず、学会等に発表辞退申請をする必要がある。

### <a id="acknowledgment">謝辞の記載文章</a>

電波利用料では、未発表の成果を公開する際には、下記の通りの謝辞の記載が必要。
補助金を用いた成果発表についての謝辞については、別途確認。

（日本語）
本研究は総務省の「電波資源拡大のための研究開発(JPJ000254)」における委託研究「電波の有効利用のためのIoTマルウェア無害化／無機能化技術等に関する研究開発」によって実施した成果を含みます。

（英語）
This research was conducted under a contract of "MITIGATE" among "Research and Development for Expansion of Radio Wave Resources(JPJ000254)", which was supported by the Ministry of Internal Affairs and Communications, Japan.

## <a id="anchor2">英文校閲</a>

研究者がスタッフに協力を依頼しつつ実施。

研究者の実施する作業

Step 1: 事前に高橋および笠間室長に内諾を取る。
Step 2: 仕様書(納期記載)と論文原稿を用意
Step 3: 相見積もりをとる。
Step 4: [運営費交付金]仕様書・論文原稿・相見積もり結果をスタッフに提出。[電波利用料]仕様書・論文原稿・相見積もり結果・総務省の事前協議書をスタッフに提出

スタッフの実施する作業

Step 5: [電波利用料のケースのみ]総務省に承認を得る
Step 6: 発注手続きを実施．

### <a id="anchor2">学会参加費</a>

研究員がスタッフに協力を依頼しつつ実施

[電波利用料]

研究員の作業:
①スタッフから学会報告書のフォーマットを受け取り、作成(特に「内容」については、委託研究業務に対する必要性及び参加による成果を含め、具体的に明記することが重要。)
②参加を示す書類(参加証の写しなど)
③学会参加費が課税か不課税か示す書類
④クレジットカードの明細などの支払い証憑←ここは他PJと同様

スタッフ:全ての書類が揃ったら会計システムで処理し、ファイリングする。電波料経理システムでは旅費に計上する

## <a id="visitors">来訪者受入</a>

### <a id="publication">協力研究員受入</a>

下記のページに詳細説明有。
先方と協力研究員契約書を取り交わすのと同時に、協力研究員候補者調書を用意する。
https://nictinfo.nict.go.jp/renkei/rev1/researcher.html

### <a id="internship_fromAbroad">国際インターン受入</a>

海外からインターンを受け入れる際には、実施すべき事務手続きは、下記の通り。

1. 案件を計画している際には、まずは高橋に連絡をする。
2. 安全保障輸出管理手続きを実施
ガルーン上にて申請。尚、下記に過去資料有。
\\rackstation01.dev.nicter.jp\assistant\★サイバーセキュリティ研究室\15.研究員任用、研修員受入関連
3. 起案を実施

さらなる詳細は、下記を参考のこと。https://nictinfo.nict.go.jp/kokusairenkei/ukeire/seido.html

### <a id="internship">国内インターン受入</a>

国内インターンを受け入れたい際には、次の通りの手続きを実施する。

Step 1: 下記の情報をまとめて高橋に電子メールにて連絡をする

[テンプレート]
・インターンシップ課題名: xxxに関する研究開発
・インターンシップ内容の概要: 研究の概要を数行（数文）にて記載
・受入条件: △△分野に関する知見がある方を優先的に採択する
・受入可能日数・期間: ○○～△△の間で□日間、○月△日～□月◇日
・選考の際に課す課題や、履歴書以外の提出書類等: 過去の発表論文
・宿泊を必要とする学生を受入れる場合の、宿泊場所の目途: ホテル
・公募を希望する期間: ８月末日まで

Step 2:

本インターンの受け入れに関する説明用PPTを用意する
・本PPTは手続きを実施していく上で各所にて適宜利用する
・フォントサイズは最低15pt、ページ数は最大A4 2pageとすること

Step 3:

公募に応募してもらい、応募書類が我々に届いたタイミングで、面談を設定する。

Step 4:

面談後に、受入申請書、特定累計確認シートを作成する。

詳細は、下記を参考に実施する
https://nictinfo.nict.go.jp/kikaku/tetsuzuki/internship/

Step 5:
起案実施時は、下記のファイルを添付する。

1. 国内インターンシップ生受入申請書
2. 国内インターンシップ生受入内定通知書（案）
3. 国内インターンシップ申請書」（受入候補学生から応募時に提出）
4. 国内インターンシップ承諾書」（受入候補学生から応募時に提出）
5. （外国籍の場合）海外からの職員の雇用及び職員以外の研究者等の受入れの事前確認シート（安全保障輸出管理確認）
6. 外為法に係る確認書

尚、実際の起案作業は、企画室の塚本さんに依頼する。
その際には、CCでcsl-secにも送信する。

### <a id="ぐguestroom">ゲストルーム予約</a>

研修員受入などの目的で、ゲストルームを利用する必要がある際には、担当研究員がその手続きを実施する。以下の手順を実施する。

1. 利用者と調整し、ゲストルームの利用期間を決定
2. 総務にメールでゲストルームを仮確保
3. ゲストルーム利用者緊急連絡先(Excel)の作成・総務へ送付
4. ゲストルーム利用許可願を作成
5. 総合企画室の担当(2025/1/17現在は塚本さん)に起案依頼
6. 起案決済後、利用者に通知
7. 総務部と調整しつつ、実際にゲストルームを利用

## <a id="recruuiting">採用</a>

### 採用枠の確保 ###

後日記載

### 募集要項の作成 ###

後日記載

### 応募者対応 ###

### 受入に向けた準備 ###

応募者の採用が決まったら、担務表にある採用担当 (2025/1/29現在、班さん)が、下記の対応を実施。
1. 研究センター長に、受入担当者を決定してもらう(研究センター長から受入担当者に指示)
2. 採用担当は、受入担当者に下記の業務を依頼し、着実な遂行に責任を持つ

受入担当者は、採用担当の指示に従い、下記の通りの対応を実施

1. 初出勤日前の準備
- PC環境の準備
- アシスタントの場合には、支援系PCを、情シスにコンタクトして用意
- その他の場合には、研究センター内、場合によっては研究所内の他部署で余っているものを手配するか、新規調達
- 新規採用者との調整
- 初出勤日の２週間ほど前に、連絡をして、初出勤日の時間と場所を合意
- 初出勤日の前日に、reminderを送付
- 応募者にメールをする際には、必ず研究センター長にCCする
- 機構内での調整
- 初出勤日に研究センター長との面談の時間を設定(初日朝: 辞令交付、NICT-ID・パスワードを記した書類の受け渡し。初日午後: 業務説明)
- NICT-ID, システムのパスワード等の情報、社員証、アクセスカード（日本橋やCYRECの場合）が、着任日前に必ず研究センター長に届くように手配（総合企画室に問い合わせて確認。本館には総合企画室から確認してもらう）

3. 初出勤日当日の対応
- 新入社員が出社する前に出社し、受入準備
- 研究センター長との打合せ(2回)を手配(会議自体には参加しない)
- 朝: 辞令交付、NICT-ID・パスワードを記した書類、社員証、アクセスカード(日本橋やCYRECの場合)の受け渡し
- 午後: 業務説明
- 新入社員の設定を補助
- メールの設定
- Teams・Garoonの理解
- 勤務管理システムの設定・初日の打刻
- 社員証や職場へのアクセスカードの取得
- 本サイトの説明
- ガルーンの使い方説明
- （他は？）

|勤務開始日| 新規採用者|受入担当者|
|-------|-------|---|
|2025/4/1 | Mariama Mbow | Kohei Miyamoto|
|2025/4/1 | 方 |　Akira Tanaka|
|2025/4/1 | 鈴木 | Yutaka Matsui |

尚、必ずしも受入担当者がadvisorになるわけでは無いことに留意されたい。

## <a id="travelapplication">出張</a>

### 基本的なルール

- 発表者一名のみが出張するのが基本
- 発表しない共著者としての参加は不可
- 学生の付き添いをするのは、学生の指導教官。NICT職員は、NICTの業務の中ではその立場には相当しえない
- トップカンファレンスなど、知識習得のための出張は認めるが、最大年1回とし、高橋と相談して決定
- 大人数で聴講参加は認めず、分散して、より効果的な情報収集を実施
- 参加した人が帰国後に発表会を企画し、知識をチームに共有する必要有
- 上記に依らない理由で出張する際には、高橋に承認を得る

### 国内出張

- 高橋に承認をとる。CSL予算を利用する場合には、さらにCSL室長にも承認をとる。

### 海外出張

- 高橋に承認をとった後に、研究所長に承認をとる。CSL予算を利用する場合には、研究所長に承認をとる前に、CSL室長にも承認をとる。

### 外勤出張

- 高橋に承認をとる。CSL予算を利用する場合には、さらにCSL室長にも承認をとる。

## <a id="expenses">経費精算</a>

### <a id="academicSocietyMembershipFee">学会等会費支出申請書</a>

各研究員が自らガルーンを利用して手続きを実施する。
起案の回付先については、下記のページを確認すること。

- https://nictinfo.nict.go.jp/kikaku/tetsuzuki/gakkaihi/
- https://nictportal.cybozu.com/g/space/top.csp?spid=1132#tid=25250

## <a id="anchor2">外注費</a>

研究者がスタッフに協力を依頼しつつ実施

[運営費交付金: 購買要求]

研究員の作業:
1. プロジェクト管理者に次年度の外注予算確保を依頼、承認を得る
（年度内での追加案件となる場合は、プロジェクト管理者と要相談）
2. 外注内容を記載した「仕様書」を作成し、機構内での仕様書調整手続きを依頼、承認を得る
3. 契約チェックシートや公募広告（公募の場合）等の必要書類を揃えて、スタッフに提出
（スタッフは機構内での購買要求手続きを実施）

[運営費交付金: 現場購買]

研究員の作業:
1. プロジェクト管理者に次年度の外注予算確保を依頼、承認を得る
（年度内での追加案件となる場合は、プロジェクト管理者と要相談）
2. 外注内容を記載した「仕様書」を作成し、複数社（最低2社）から相見積もりを取得（相見積もり取得はスタッフと要相談）
4. 「仕様書」および「見積書」を揃え、スタッフに提出
（スタッフは機構内での現場購買手続きを実施）

[電波利用料: 購買要求]

研究員の作業:
1. 外注内容を記載した「仕様書」を作成し、機構内での仕様書調整手続きを依頼、承認を得る
2. スタッフから「調達に係る事前協議書」のフォーマットを受け取り書面を作成
（特に「外注目的」については、委託研究業務に対する必要性を具体的に明記することが重要）
3. 「調達に係る事前協議書」「仕様書」をスタッフに提出し、総務省より承認を得る
4. 総務省より承認を得た後、「契約チェックシート」や「公募広告（公募の場合）」等の必要書類を揃えて、スタッフに提出
（スタッフは機構内での購買要求手続きを実施）

[電波利用料: 現場購買]

研究員の作業:
1. 外注内容を記載した「仕様書」を作成し、複数社（最低2社）から相見積もりを取得（相見積もり取得はスタッフと要相談）
2. スタッフから「調達に係る事前協議書」のフォーマットを受け取り書面を作成
（特に「外注目的」については、委託研究業務に対する必要性を具体的に明記することが重要）
3. 「調達に係る事前協議書」「仕様書」「見積書」をスタッフに提出し、総務省より承認を得る
（スタッフは総務省より承認を得た後、機構内での現場購買手続きを実施）

スタッフ:全ての書類が揃ったらファイリングする。電波料経理システムでは「外注費」に計上する