# 8/19 社長開會

## 開會內容（8/19）
1. 檢討茶會
2. 決定下次開會時間
## 茶會檢討
### ~6/29 各校幹部填寫選組表單
- 選組問題
- 職務分配描述過於草率（讓人不清楚應該要做的詳細內容）
- 沒有訂定篩選標準（表單裡只詢問 Dc ID，沒有任何與職務相關的問題）
- 企劃書需要活動組規劃時程才能寫
- 問題
- 活動詳細資訊應交由其他組或總籌社長討論出定案，不應該丟給活動組
- 詳細資訊如：時長、時段、預算、人數、場地、場地大小.....

### 6/29 活動組全數加入伺服器

- 公告活動組事項
- 總籌提出線下方案期限
- 7/2
- 決定活動組組長
- 過於草率（一樣沒有任何與職務相關問題）
- 各校幹部選填完畢，組別人數不合理但未篩選，選填後即選上（錄取所有人，反而拉低行政效率）

- 7/18，7/19 爭執

### 改善
- 選組
- 訂定各組選人標準，確保行政人員皆有一定能力
- 明確列出各組負責事項
- 各組組長
- 參選時應發表自身相關經歷，供組員作為選人時的依據
- 總籌
- 詳細列出待做事項
- 加強彼此溝通
- 事情合理分配給各組協助完成
- 執行任何事前應更加謹慎、多次確認
- 多表達自身想法
- 與他人溝通時要更加仔細
- 社長
- 決定活動大致方向
- 協助總籌、組長

## 迎新
- 迎新主旨: 新生認識友社社員、更清楚資訊社在做什麼
- 內容
- 場地
- 人數
- 費用
- 餐點
- 保險
- 日期
- 名牌
- 器材
- 防疫
### 職務分配
- 社長
- 決定活動大致內容
- 活動時長
- 制定流程表
- 挑選場地
- 轉達活動報名、回饋表單
- 收取報名費
- 決定隊輔人數、組別數
- 決定午餐
- 決定活動主持
- 訂定日期優先序
- 討論預算
- 人手不足時首要選擇## 還是不夠的話，幫忙找人來幫w
- 活動組（不變）
- 設計活動內容
- 雨天備案
- 擔任關主
- 場復
- 美宣組（3人）
- 名牌、隊牌製作
- 活動圖設計
- 分組名單模板製作
- 文書組（2人）
- 製作報名表單
- 製作回饋表單
- 提供各校發文文案
- 撰寫信件內容
- 總籌
- 聯絡校方申請活動
- 詢問垃圾處理
- 申請保險
- 掌控各組進度
- 傳送信件
- 撰寫企畫書
- 訂購午餐
- 統計費用（報名、餐點、保險、場地、水電、道具）
- 新生分組
- 各組選人
- 主持社長開會
- 列出行事曆
- 制定防疫措施
- 事先熟悉設備操作
- 決定活動舉辦日期
- 隊輔
- 帶領組員
- 回答組員問題
- 事先熟悉活動整體流程
- 工人
- 協助拿取午餐
- 處理垃圾、廚餘
- 處理新生傷口
- 門口指引集合方向
- 場復
- 攝影（2人）
- 拍攝活動照片
- 上傳活動照片

#### 篩選方式:
- 美宣組
- 分名牌、活動圖、分組名單模板三項，取投稿中最優越者
- 文書組
- 根據是否有相關經驗等，判定最合適者
- 隊輔
- 志願制，能滿就好qq
- 工人
- 無
- 攝影
- 志願制，擅長拍照就好，無設備要求，以人像作品進行篩選

### 行事曆
#### 8/
- 確認檢討與迎新內容ok
- 社長討論
- >活動大致內容
活動時長
制定流程表
場地
訂定預算
- 排出活動日期優先序
- 離段考、模擬考前不要太近
- 最早要在第一次社課後
- 總籌製作各組表單
- 發布表單
- 伺服器整理
- 活動組檢討
- 活動組策畫內容
- 篩選各組行政
- 公告行政名單
#### 9/ ~
- 美宣完成活動圖
- 新生報名完畢
- 活動組完成活動策畫
- 各校跑活動申請流程
- 訂購餐點（各校處理）
- 美宣完成名單、隊牌製作
- 迎新預演
- 預演
- 收取各校報名費
- 結算開銷
- 熟悉設備操作
- 確認是否有問題出現