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# System prepended metadata

title: SummerCamp 2023

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# SummerCamp 2023

Previous edition: [summercamp 2022](https://hackmd.io/dq5kUL5eQi-sbzKjv5FpfQ)

## List des jeux potentiels

* TTMC
* Pandemic
* Fantasy
* The Island
* Concept
* Times UP

# Sync

Suivi activités: (incluant Pablo et Mathieu)


| Activité | Samedi | Dimanche |
| -------- | -------- | -------- |
| Randonnée     | 9     |   0   |
| Escalade     | 0    | 7     |
| Jeux de plateau     | 2     | 4     |

## 23/08/2023

- [x] Voir qui ramene des jeux de societé
- [x] Demander un micro
- [x] Mettre à jour la liste des activités
- [x] Envoyer email de rappel à tous les participants 5 jours avant l'event (voir en dessous)
- [x] Récupérer les clés de la Dynamo (envoyer mail pour se coordonner)
- [x] Re-confirmer avec le speaker Matthis holleville
- [ ] Reserver restaurant pour 10 personnes samedi soir
- [x] Faire les courses en ligne
- [ ] Vendredi cuisine
- [ ] repérage rando

#### Mail avant événement 
Bonjour à toutes et à tous,

Nous y sommes: la seconde édition du SRE SummerCamp c'est ce week-end! Quelques rappels concernant le déroulement du week-end:

* Malgré notre connaissance du Cloud, nous ne maitrisons (toujours) pas encore la météo: pour celles et ceux ayant choisis la randonnée, n’oubliez pas d’apporter des vêtements de pluie au cas-où. :rain_cloud:
* Étant donné qu’il y aura trois activités en parallèle, nous avons créé un groupe Telegram (https://t.me/+MDOxYFeMQQ84MzM8) pour communiquer tout au long de l’événement (et pourquoi pas partager ses meilleures photos!)
* En parlant de ça, des photos seront prises durant l’événement, merci de nous informer si vous souhaitez flouter votre visage (srefranceasso+summercamp@gmail.com)


Pour celles et ceux qui ne peuvent attendre et qui seront déjà dans les coins de Chambéry vendredi soir, on peut se retrouver pour un verre - nous partagerons via Twitter et le groupe Telegram l’endroit.

Dans tous les cas, rendez-vous Samedi autour de 9h pour un petit déjeuner à la Dynamo, Chambéry!

L´équipe SummerCamp

PS: des questions? N’hésiter pas à nous contacter directement sur le groupe Telegram, via Twitter (@SREFrance) ou par mail: srefranceasso+summercamp@gmail.com.

## 01/08/2023

Attendee: Pablo et Mathieu

- [x] assoconnect a renouveller
- [ ] mastodon
- [x] schedule
- [ ] tweet/meetup.com/telegram pour annoncer le planning
- [ ] tweet david et drafts pour tweeter les talks
- [ ] Mettre en place le site de covoiturage comme l'année dernière
- [x] Date estimée pour la publication du programme lundi 31 juillet
- [x] Pour les talks envoyés par email/github, faire un résponse d'ack sans donner de date


## 12/07/2023

Attendee: Rym, Pablo et Mathieu

- sélection des talks -> 6 talks retenus

question Rym: 
- est-ce que le talk doit être inédit?
- est-ce que la durée du talk rentre dans la sélection? 


## 12/07/2023

Attendee: Pablo et Mathieu

- [x] Faire une liste/tableur avec les talks avec uniquement la durée, le titre et l'abstract
- [x] Processus de selection: une copie du tableu par personne du commité à classer avant le vendredi 21 midi
- [x] Voir de contacter AlpesCloud pour participer dans en tant que communauté


## 28/06/2023

Attendees: Pablo et Mathieu 

Topic:
* climb-up chambéry
* proposition de talks
* cilium 

## 16/06/2023

Attendees: Pablo, Mathieu
- [x] Reprendre la liste des boites qui ont hébergées le meetup (pour les inviter, pour le slide deck sponsoring, peuvent relayer l'information)
- [ ] village associatif? (2/3 assos présentes)
- [ ] goodies? (stickers, gourde, tshirt de sport?)
- [ ] bonus: quick video with drone shots from last year to be used as a trailer
- [x] Modifier la date de la fermeture du CFP au 17 juillet 23:59:59 -> annonce des talks dans la semaine
- [ ] Refléchir au menu
- [ ] Pour le calendrier éditoriel prendre des vidéos & photos
- [ ] Poster le Slack Kubernetes (Event FR) et ConfFR
- [x] Climb-Up Chambéry contacté via le formulaire


Idée:
- *si* on supprime les tables rondes -> quid de les faire pendant l'activité? 

## 09/06/2023
- [x] Review calendrier éditoriel Meetup.com https://docs.google.com/document/d/1r-aPLdZxBoJKQ3SZWPeosDt0oYCzPv3ahv5SWPhvh90/
- [x] Climb-Up contact (meetup préchauffe?)
- [x] quelques tweets à écrire pour la semaine prochaine


## 01/06/2023

- [x] LearnK8s on confirme la participation avec eux
- [x] Update du PDF pour les sponsors
- [x] Dans la billeterie d'assoconnect vérifier que les inscriptions gratuites n'ont pas les options pour les activités dans l'étape suivante


## 17/05/2023 (sync Telegram)

### ToDo

- [x] Update du site avec la nouvelle date/venue
- [x] Ajouter dans le site les règles du CFP


## 04/05/2023

Attendees: Pablo, Mathieu

- [x] prise de contact groupe meetup
- [x] Préparer la billeterie? (https://www.helloasso.com/outils/vendre-mes-billets) (on reste sur les même prix?)
- [x] statut d'asso connect - on doit repartir pour 1 an à partir d'aout 2023 reminder dans telegram
- [x] https://github.com/scraly/developers-conferences-agenda/pull/225

limiter le nombre de place à l'escalade?
date limite d'inscription en fonction des places + 10 jours avant l'event ?
cfp -> 21 aug. ça fait juste. pourquoi pas 30 juin? (avec possibilité d'étendre)
comité de sélection: 3 personnes. 

contacter media partner? oui


## 27/04/2023

Attendees: Pablo, Mathieu

- [x] Attestation d'assurance sur le drive
- [x] Attestation d'assurance à envoyer la semaine prochaine
- [x] Préparer les éléments de communication:
    - [x] Le site
    - [x] Préparer des tweets
    - [x] Revoir le CFP sur github pour voir s'il est toujours à jour
- [x] Budget prévisionnel basé sur le summercamp 2022


Question:
- comment organiser le CFP, est-ce qu'on met une date de début / une date de fin? Ou FIFO -> le détailler sur le site 
- avoir un format "ignite talk" pour les proposition? https://www.ignitetalks.io/

## 19/04/2023

Attendees: Pablo, Mathieu

- [x] prise de décision lieu et date - à annoncer.


## 5/04/2023

Attendees: Pablo, Mathieu


- [x] pour le lieu, p-e recontacter dynamo - reprendre contact

## 17/03/2023

Attendees: Pablo, Mathieu

- [x] Premier call avec un hypothétique partenaire?


## 23/02/2023

Attendees: Pablo, Mathieu

* check pour utiliser le sre-france.org
* lieu à Aix-Les-Bains ou à la Dynamo?

Todo:

- [x] bonus: créer le site summercamp 2023 (just front-page)
- [x] Valide le sponsoring slide deck

## 16/02/2023

Attendees: Pablo, Mathieu

- review from last summercamp [survey results](https://docs.google.com/forms/d/1zJhZG-b-ZYSsPgBjx25PkovZFi5UjDkKcC3-oCJNe4Q/edit#responses)
  - Trop de talks (dimanche 3 + ligthning + table ronde)
  
- try to identify what we keep / what we rethink
  - Est-ce que DevObs est motivé pour faire une table ronde à nouveau ?
  - Garantir que toutes les présentations ont 5 ou 3 minutes de questions avec une question pour briser la glace
  - Evaluer la posibilité d'avoir des workshops en paralèle
 
- evaluate the size of the event
    - Combien de personnes ? rajouter au max 10 personnes par rapport à l'année dernière

Todo:
- [x] Sponsorship slide deck (add more photos)
- [x] Find some venue ideas


# Venue

### Annecy

* [Liste des associations](https://www.annecy.fr/348-toutes-les-associations.htm?ip=5&op=ASS_LIBELLE+asc&cp=81ae01d3c0389b2c0c97&mp=12) 
* https://www.annecy.fr/105-les-salles-municipales-dans-la-commune-deleguee-de-meythet.htm: "salle le météor" / sympa mais cher (1600e pour un week-end, 950 si annecien)
* https://mairiedemeythet.pagesperso-orange.fr/service/salles.html
* https://www.annecy.fr/90-les-salles-municipales-dans-la-commune-deleguee-d-annecy.htm: "espace rencontres" 800e pour 2 jours (pas de cuisine :()
* https://www.annecy.fr/99-les-salles-municipales-dans-la-commune-deleguee-de-cran-gevrier.htm: salle des papeteries 640e pour 2 jours avec cuisine
* https://www.aixlesbains.fr/demarches/Location-de-salle-des-fetes: salle bernadette

# Hardware

* Don't forget a micrphone for speakers
* Trépied
* Téléphone pour enregistrer la vidéo

# Website

* Nouveau site disponible sur https://summercamp.srefrance.org/

# Planning/Calendrier

## Mai

* 17/05 Confirmation de la Dynamo
* 22/05 Ouverture du CFP
* 22/05 Annonce Twitter / Telegram /Meetup.com / [developers-conferences-agenda](https://github.com/scraly/developers-conferences-agenda/pull/225)


## Juin

* 30/06 Fermeture du CFP (ça tombe un vendredi, peut-être fixé la date au dimanche car les gens (moi inclus) font ça les dimanches parfois)

## Julliet

## Août

* 23/08 Fermeture de la billeterie (ça tombe un mercredi, 10 jours avant l'event)

## Septembre

* 02/09 Summercamp Day 1
* 03/09 Summercamp Day 2

## Octobre