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tags: 專案管理 上課筆記

專案管理學程第三周:專案的規劃與分工

1.專案規劃的重點:-以工作分解結構WBS為例

什麼事工作分解結構

簡單說就是將專案分解展開成細部工作,並為每項工作排妥計畫與負責人,WBS最少包含

  • 1.作哪些事(What)
  • 2.誰來作(Who)
  • 3.何時作、作多久(When)
  • 4.得什麼結果(Result)

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如何有效展開WBS?

  • Step1:分解工作
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面對不熟悉的專案,盡可能將工作任務展細,如果展不開,代表你對這專案不夠了解。此時可以[請教專家]。

  • Step2:決定誰來作

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  • Step3:估算工作量與安排行程

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  • Step4:確認交付物

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2.工作的拆解(breakdown)

  • 原則一、拆越細估越準

  • 原則二、單一工作項單一交付物 (成果明確)

  • 原則三、單一工作項單一負責人 (責任明確)

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  • 原則四、工作項時間短於2工作天(超過2天可在細拆) (回饋期短)

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這個階段的拆解跟工作概算只是為了讓你對計畫先有想像,關鍵是跟專家與團隊協作後的細部計畫。

3.工作量的估算(estimation)

5個原則

  • 原則一、拆越細估越準
  • 原則二、工作越標準估越準
  • 原則三、讓需求提出者、專家、執行者參與估算
  • 原則四、估算不會百分之百準確
  • 原則五、估算是為了提高預期性

三種人一起參與估算

  • 需求提出者:陳述需求
  • 專家:提供經驗
  • 執行者:估算所需時間

三種常見的估算方法

  • 1 類比估算法
    • 經驗法則,參照同類型的工作。藉由過去類似性質的專案或工作任務,來推估可能的時間。
    • 例如過去經驗作一面牆需要2天時間,讓在標準化下,類比程度高再去作一面2倍大的牆差不多就是4天時間。

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類比估算的缺點..就是過去無經驗的話就比較無法用此方法,但還是可以透過工作拆得越細可類比越強。

  • 2 團隊估算法
    • 眾人之智,讓團隊成員參與估算(需求提出者,專家,執行者)
      • 步驟1:需求釐清與初步估算
      • 步驟2:團隊討論
        團隊估算法好處
  • 1.讓需求提出者隊團隊陳述需求
  • 2.參考多人的經驗思路
  • 3.產出具共識的結果

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  • 3 三點估算法
    • 考慮風險,(最樂觀時間+最悲觀時間+最可能時間x4)/6
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4.專案的分工

影響分工要素

    1. 工作種類
    1. 工作項目
    • 工作項目與工作量具有較大關係
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發現項目與人力盤點資源不太匹配,就要開始去重新尋求資源

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    1. 工作所需的專業性獲勝任條件
    • 分為一般性工作與專業性工作
    • 一般性工作越多,人力資源的再用性越高!
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    1. 工作的相依性
    • 偏好相依性:根據過去經驗而得出的相依關係,例如先吃飯再刷牙
    • 強制相依性:根據工作特性或基於特定資格而衍生出的相依關係,例如..先打地基在灌水泥
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    • 分工方式
      • 前後相依,專業分工
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      • 前後相依,各自獨立
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      • 不具相依性,專業分工
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      • 具相依性,逐步交付
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    1. 成員的專業性
    • 不看工作量,只看工作性,確認團隊人員是否可以勝任
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高效率分工的關鍵

  • 1.降低相依性
  • 2.不具相依性工作提早完成
  • 3.減少不必要的分工
  • 4.清楚定義交付物

以下狀況加人沒用

  • 1.專業能力不符合專案需求
  • 2.工作無法切割
  • 3.具高度專業或身分依賴性
  • 4.分工後效率更差

以下狀況加人馬上有用

  • 1.工作可切割
  • 2.重複性,一般性工作

5.工作的排程(scheduling)

專案排成兩個重要概念

  • 1.要徑法:專案工作最長那條路徑,需評估如何調動資源去縮短

    • 根據工作項彼此關係畫出順序圖
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    • 列出工作項的工作量,並評估每條路徑共需要幾天
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    • 一般不會列出整個大專案路徑,會根據某局部功能去使用這個方法觀察,在下圖例子可明顯看出當有額外資源可以投入時,將資源投入在要徑的A、G上,才會加速專案進行。
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    • 要徑法問題在於它未考慮資源的可用性
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  • 2.關鍵鏈法:基本的概念類似要徑法,差別在於關鍵鏈同時思考了資源,考量了資源得可用性,加上總是會有幣更發生,關鍵鏈直接考慮了buffer

    • Feeding buffer:給要徑外的其他分之使用
    • Resource buffer:給要徑使用
    • Project buffer:給整個專案使用
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排成提醒

  • 一天以5-6小時為限
  • 確保關鍵資源可用
  • 將資源投入在要徑上
  • 根據風險承受度抓Buffer
    • 低:30-40%
    • 中:15-25%
    • 高:10-15%

6.有效的任務交辦技巧

交辦任務常見問題

  • 1.交辦不出去
  • 2.向上交辦,不好意思追進度
  • 3.橫向交辦,進度不好追蹤
  • 4.向下交辦,要跟進度到什麼地步

任務特性

  • 專業性:完成這個任務所需專業技能
  • 模糊性:工作任務是否清晰,或者還有不確定性
  • 協作性:工作需要謝作的對象,以及前後的相依工作
  • 工作量:大約需要多少工作時長
  • 需要性:是否是核心任務?

分辨任務的難易度方法

  • 專業性:需要那些專業?

  • 模糊性:內容是否清楚?

    • 越專業、越模糊、越需要跟很多人協作
    • 專業需求低、清楚、協作單純
  • 協作性:要跟誰作?

  • 工作量:工作量有多少?

    • 複雜度高,工作量大
    • 複雜度低,工作量大
  • 重要性:搞砸會怎樣?

管理的責任在於降低模糊性與減少協作阻礙

案例1:行銷活動產地確認例子

案例2:隊大庫戶進行提案簡報

複雜與繁瑣不同,複雜指南已掌握全局具不確定性,繁瑣是步驟多,需要更有耐性與細心
識別團隊成員的能力與特質是個關鍵任務

帶人的4不

  • 不知:不知該如何處裡眼前的問題。缺乏足夠資訊獲知識
  • 不為:他本身知道問題在哪邊,但不願意去作,缺乏意願
  • 不足:資源不足,時間不足
  • 不能:能力尚無法達到

帶人的方法

交換原則矩陣

任務交辦的4個關鍵要素

    1. 對任務的理解
    1. 對團隊的掌握
    1. 任務交辦技巧
  • 4.任務跟進度的回報

7.工作任務的發布與計畫調整

任務發布的注意事項

  • 提早發布計畫
  • 發布後逐一確認每個人的行程
  • 有任何更新時,再次發布再次確認

8.大型專案必備-有效掌握工作責任的ARCI表

ARCI好處讓你知道什麼事情該找誰

  • Accountable - 當責者
    • 最主要的負責人,也是承擔該件事情成敗責任的人,工作任務的決策者
  • Responsible - 負責者
    • 通常是參與該工作過程的其他人,工作任務的執行者
  • Consulted - 被諮詢者
    • 擔任顧問或者提供建議的角色,工作任務的諮詢者
  • Informed - 被知會者
    • 任務完成或者出狀況時要收到訊息的人

展開工作-角色 對應的ARCI表

9.專案的成本試算

  • 人事成本:主要是成員薪資(多數內部PM只關注這項)
  • 材料採購費用:未完成專案所需要的材料,可能是工具、耗材或完成品所需購買的材料
  • 外包費用:各種外包服務所需的費用,例如設計、活動
  • 租金、營運成本、差勤成本:辦公室租金、儀器、保全、水電費、出差交通費、住宿費

如果需要更複雜計算,一般得找財務部門一塊算

老闆通常在意「要多少人?要多少時間?」