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專案管理學程第三周:專案的規劃與分工

1.專案規劃的重點：-以工作分解結構WBS為例

什麼事工作分解結構

簡單說就是將專案分解展開成細部工作，並為每項工作排妥計畫與負責人，WBS最少包含

• 1.作哪些事(What)
• 2.誰來作(Who)
• 3.何時作、作多久(When)
• 4.得什麼結果(Result)

如何有效展開WBS?

• Step1:分解工作
  

面對不熟悉的專案，盡可能將工作任務展細，如果展不開，代表你對這專案不夠了解。此時可以[請教專家]。

• Step2:決定誰來作
  

• Step3:估算工作量與安排行程

• Step4:確認交付物

2.工作的拆解(breakdown)

• 原則一、拆越細估越準

• 原則二、單一工作項單一交付物 (成果明確)

• 原則三、單一工作項單一負責人 (責任明確)
  

• 原則四、工作項時間短於2工作天(超過2天可在細拆) (回饋期短)
  

這個階段的拆解跟工作概算只是為了讓你對計畫先有想像，關鍵是跟專家與團隊協作後的細部計畫。

3.工作量的估算(estimation)

5個原則

• 原則一、拆越細估越準
• 原則二、工作越標準估越準
• 原則三、讓需求提出者、專家、執行者參與估算
• 原則四、估算不會百分之百準確
• 原則五、估算是為了提高預期性

三種人一起參與估算

• 需求提出者:陳述需求
• 專家:提供經驗
• 執行者:估算所需時間

三種常見的估算方法

• 1 類比估算法
  • 經驗法則，參照同類型的工作。藉由過去類似性質的專案或工作任務，來推估可能的時間。
  • 例如過去經驗作一面牆需要2天時間，讓在標準化下，類比程度高再去作一面2倍大的牆差不多就是4天時間。

類比估算的缺點..就是過去無經驗的話就比較無法用此方法，但還是可以透過工作拆得越細可類比越強。

• 2 團隊估算法
  • 眾人之智，讓團隊成員參與估算(需求提出者,專家,執行者)
    • 步驟1:需求釐清與初步估算
    • 步驟2:團隊討論
      團隊估算法好處
• 1.讓需求提出者隊團隊陳述需求
• 2.參考多人的經驗思路
• 3.產出具共識的結果

• 3 三點估算法
  • 考慮風險，(最樂觀時間+最悲觀時間+最可能時間x4)/6
    

4.專案的分工

影響分工要素

• 1. 工作種類
• 2. 工作項目
  • 工作項目與工作量具有較大關係
    

發現項目與人力盤點資源不太匹配，就要開始去重新尋求資源

• 3. 工作所需的專業性獲勝任條件
  • 分為一般性工作與專業性工作
  • 一般性工作越多，人力資源的再用性越高!
    
• 4. 工作的相依性
  • 偏好相依性:根據過去經驗而得出的相依關係，例如先吃飯再刷牙
  • 強制相依性:根據工作特性或基於特定資格而衍生出的相依關係，例如..先打地基在灌水泥
    
  • 分工方式
    • 前後相依，專業分工
      
    • 前後相依，各自獨立
      
    • 不具相依性，專業分工
      
    • 具相依性，逐步交付
      
• 5. 成員的專業性
  • 不看工作量，只看工作性，確認團隊人員是否可以勝任
    

高效率分工的關鍵

• 1.降低相依性
• 2.不具相依性工作提早完成
• 3.減少不必要的分工
• 4.清楚定義交付物

以下狀況加人沒用

• 1.專業能力不符合專案需求
• 2.工作無法切割
• 3.具高度專業或身分依賴性
• 4.分工後效率更差

以下狀況加人馬上有用

• 1.工作可切割
• 2.重複性，一般性工作

5.工作的排程(scheduling)

專案排成兩個重要概念

• 1.要徑法:專案工作最長那條路徑，需評估如何調動資源去縮短

  • 根據工作項彼此關係畫出順序圖
    
  • 列出工作項的工作量，並評估每條路徑共需要幾天
    
  • 一般不會列出整個大專案路徑，會根據某局部功能去使用這個方法觀察，在下圖例子可明顯看出當有額外資源可以投入時，將資源投入在要徑的A、G上，才會加速專案進行。
    
  • 要徑法問題在於它未考慮資源的可用性
    

• 2.關鍵鏈法:基本的概念類似要徑法，差別在於關鍵鏈同時思考了資源，考量了資源得可用性，加上總是會有幣更發生，關鍵鏈直接考慮了buffer

  • Feeding buffer:給要徑外的其他分之使用
  • Resource buffer:給要徑使用
  • Project buffer:給整個專案使用
    

排成提醒

• 一天以5-6小時為限
• 確保關鍵資源可用
• 將資源投入在要徑上
• 根據風險承受度抓Buffer
  • 低:30-40%
  • 中:15-25%
  • 高:10-15%

6.有效的任務交辦技巧

交辦任務常見問題

• 1.交辦不出去
• 2.向上交辦，不好意思追進度
• 3.橫向交辦，進度不好追蹤
• 4.向下交辦，要跟進度到什麼地步

任務特性

• 專業性:完成這個任務所需專業技能
• 模糊性:工作任務是否清晰，或者還有不確定性
• 協作性:工作需要謝作的對象，以及前後的相依工作
• 工作量:大約需要多少工作時長
• 需要性:是否是核心任務?

分辨任務的難易度方法

• 專業性:需要那些專業?

• 模糊性:內容是否清楚?

  • 越專業、越模糊、越需要跟很多人協作
  • 專業需求低、清楚、協作單純

• 協作性:要跟誰作?

• 工作量:工作量有多少?

  • 複雜度高，工作量大
  • 複雜度低，工作量大

• 重要性:搞砸會怎樣?

管理的責任在於降低模糊性與減少協作阻礙

案例1:行銷活動產地確認例子

案例2:隊大庫戶進行提案簡報

複雜與繁瑣不同，複雜指南已掌握全局具不確定性，繁瑣是步驟多，需要更有耐性與細心

識別團隊成員的能力與特質是個關鍵任務

帶人的4不

• 不知:不知該如何處裡眼前的問題。缺乏足夠資訊獲知識
• 不為:他本身知道問題在哪邊，但不願意去作，缺乏意願
• 不足:資源不足，時間不足
• 不能:能力尚無法達到

帶人的方法

交換原則矩陣

任務交辦的4個關鍵要素

• 1. 對任務的理解
• 2. 對團隊的掌握
• 3. 任務交辦技巧
• 4.任務跟進度的回報

7.工作任務的發布與計畫調整

任務發布的注意事項

• 提早發布計畫
• 發布後逐一確認每個人的行程
• 有任何更新時，再次發布再次確認

8.大型專案必備-有效掌握工作責任的ARCI表

ARCI好處讓你知道什麼事情該找誰

• Accountable - 當責者
  • 最主要的負責人，也是承擔該件事情成敗責任的人，工作任務的決策者
• Responsible - 負責者
  • 通常是參與該工作過程的其他人，工作任務的執行者
• Consulted - 被諮詢者
  • 擔任顧問或者提供建議的角色，工作任務的諮詢者
• Informed - 被知會者
  • 任務完成或者出狀況時要收到訊息的人

展開工作-角色 對應的ARCI表

9.專案的成本試算

• 人事成本:主要是成員薪資(多數內部PM只關注這項)
• 材料採購費用:未完成專案所需要的材料，可能是工具、耗材或完成品所需購買的材料
• 外包費用:各種外包服務所需的費用，例如設計、活動
• 租金、營運成本、差勤成本:辦公室租金、儀器、保全、水電費、出差交通費、住宿費

如果需要更複雜計算，一般得找財務部門一塊算

老闆通常在意「要多少人？要多少時間？」