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title: '[專案管理學程第四周:專案的執行與控管](https://learn.bizthinking.com.tw/packages/8B32cF/intro)'
tags: [專案管理, 上課筆記]

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###### tags: `專案管理` `上課筆記`

# [專案管理學程第四周:專案的執行與控管](https://learn.bizthinking.com.tw/packages/8B32cF/intro)

## 一、按表操課，今日事今日畢的4個訣竅

### 訣竅一、Daily Stand-Up Meeting
每日早上15min站立會議，必要時，下午再來一次，讓每個人輪流說明以下三件事
 - 我昨天完成了那些事
 - 我今天要做哪些事
 - 我需要哪些協助
 
可讓你知道三件事情
 - 掌握專案最新狀況
 - 及早知道可能的變因
 - 團隊更專注於自己的任務

### 訣竅二、預先確保資源到位

 - 確認工作負責人對此任務的認知是否正確
 - 確認工作負責人手邊的其他任務

以下兩種狀況，需反覆確認
 - 稀缺資源:一旦錯過要橋就很不容易
 - 要徑任務:一旦延遲專案就會延遲
 
### 訣竅三、確認工作如期開工，如期進行
 - 隔離變因
 - 鎖死資源(不推薦)

### 訣竅四、死活不接受延誤

## 二、迎向變化，變更管理的6個步驟

### 兩大管理重點

提早釐清掌握不確定性，由不確定性推斷思考變更狀況

![](https://i.imgur.com/j2eYZNF.png)

### 變更管理六步驟

 ![](https://i.imgur.com/MY6zEeo.png)

 - 1.定義
 - 2.評估
 - 3.識別
 - 4.處置
 - 5.執行
 - 6.紀錄
 
#### 1. 定義變更與發生的原因
探討變更執行面下為何是這樣做，我們用冰山來譬喻，執行面猶如冰山的上半部，在每個執行面的策略面，就是在冰山的下半部。第一步我們需探討定義變更與他發生的原因，這才會讓後面的因應措施可以到位。

![](https://i.imgur.com/M79zcVr.png)

EX: 老闆希望專案提早一個禮拜上線，此時別先拒絕可以先詢問提早一個禮拜上線背後的原因。

#### 2. 評估影響性-對目標的影響
 - 對目標的影響:若方向改變，可能整個計畫得重新思考與溝通
 - 對金三角(時間、範疇、成本)的影響
     - 成本(最多可花費用)
         - 增加預算:可能是工作量增加或時程提前
         - 砍掉預算:人可能被抽走或預算凍結
     - 範疇(最小可上線的範圍)
         - 追加功能:評估追加攻能量對既有工作影響
         - 刪減功能:除了思考功能完整性，成本會降低多少? 時間會塊多少?
     - 時間(最晚上線的時間)
         - 壓縮時間:確認目標是否可改變，並討論最小可以上線的工作範疇。
     - 延後了時間
         - 得先確認目標是否可改變，以及專案是否繼續進行
 ![](https://i.imgur.com/bbVYE95.png) 
 
  - 對團隊人心的影響
      - 鞏固團隊向心力，做任何決定務必要考慮到團隊的想法。
      -
#### 3.識別變更的價值
 - 實質價值
     - 對達成**目標**有幫助
     - 對改善**過程**有幫助
     - 對提升**品質**有幫助
  
 - 心理價值
     - 老闆會開心
     - 團隊會開心
     - 客戶會開心

![](https://i.imgur.com/qRWk0n9.png)

```
實質價值始終是比較重要的，但不要完全忽略心理價值
```
#### 4.決定變更的處置方式

![](https://i.imgur.com/Sy1aqoh.png)

##### 四種處置方式
 - 1.同意變更
 - 2.展緩變更
 - 3.替代方案
 - 4.拒絕變更
```
有經驗的PM很少在口頭直接拒絕，而是以暫緩或提出替代方案
```

#### 5.執行變更
 - 變更範圍更小，PM能Cover，自行決定即可
 - 便更範圍大，涉及範疇、時間、成本大幅更動須知會Sponsor，同意後執行。
#### 6.留下變更紀錄
 - 討論什麼事?
     - EX關於權限的設定，產品所使用的技術，決定要將部份工作外包出去。
 - 那些人參與了?
     - 紀錄那些人參與討論。留意，關鍵決策者一釘得參加，否則會議的決議隨時可能被推翻。
 - 做出什麼決議?
     - 討論了那些方案，有那些side effect，然後最後做出什麼決議。

### 面對變更的正確心態
 - 變更是一定會發生
 - 盡可能地減少變更
 - 盡可能降低變更帶來的衝擊
 - 從因應變更走向掌握變更
 - 必要時，進行重規劃

## 三、進度報告，有效報告進度的關鍵

老闆想聽的，永遠不是一個數字!

### 專案進度報告的三個要素
 - 報告對象
     - 老闆，專案團隊
 - 專案階段
     - 早期:全貌/里程碑
     - 中期:現況/產出
     - 晚期:預期/展望
 - 目的
     - 例行進度更新
     - 異常報告
     - 求救報告
     - 成過報告

#### 不同專案階段，報告重點不同 -1
 早期階段要看的是專案全貌及關鍵里程碑，要傳遞的感覺->我掌握了全局，你可以放心
 
 ![](https://i.imgur.com/2J2BMdA.png)
 
#### 不同專案階段，報告重點不同 -2
 中期階段則要說明現況與產出，要傳遞的感覺->在進度上或不在進度上我都掌握著。
 
 ![](https://i.imgur.com/Uyc34o8.png)
 
#### 不同專案階段，報告重點不同 -3
晚期階段則是對於成果預期與後續展望，要傳遞的感覺->我們如一開始所設定的目標在前行。 

![](https://i.imgur.com/S0HeWa2.png)

```
永遠要傳遞一種，凡事進在我掌握中的自信
```
#### 不同報告目的，切入點不同 - 1
 - 進度更新
     - 無異常
         - 老闆，這禮拜的進度一切如常，目前已經有些樣品可以體驗了，我帶了兩個過來。我跟你Demo一下。
     - 有異常
         - 老闆，這禮拜的進度大致正常，只有一個問題，原因是...不過我已經採取了兩個應急措施去處理它，目前看起來是沒太大問題的。然後為了避免這個問題再發生，我也請B,C兩個部門多多留意。

#### 不同報告目的，切入點不同 - 2
 - 求救(讓對方了解現況->已做什麼->需要協助什麼?)
 
 - ![](https://i.imgur.com/2pJKLwc.png)

#### 不同報告目的，切入點不同 - 3
 - 成果報告
     - 好結果
     ![](https://i.imgur.com/q0eeEwH.png)

     - 不如預期的結果(異常是什麼->再觀察->其他嘗試)
     ![](https://i.imgur.com/IH6wpVH.png)
