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tags: 專案管理 上課筆記

專案管理學程第四周:專案的執行與控管

一、按表操課，今日事今日畢的4個訣竅

訣竅一、Daily Stand-Up Meeting

每日早上15min站立會議，必要時，下午再來一次，讓每個人輪流說明以下三件事

  • 我昨天完成了那些事
  • 我今天要做哪些事
  • 我需要哪些協助

可讓你知道三件事情

  • 掌握專案最新狀況
  • 及早知道可能的變因
  • 團隊更專注於自己的任務

訣竅二、預先確保資源到位

  • 確認工作負責人對此任務的認知是否正確
  • 確認工作負責人手邊的其他任務

以下兩種狀況，需反覆確認

  • 稀缺資源:一旦錯過要橋就很不容易
  • 要徑任務:一旦延遲專案就會延遲

訣竅三、確認工作如期開工，如期進行

  • 隔離變因
  • 鎖死資源(不推薦)

訣竅四、死活不接受延誤

二、迎向變化，變更管理的6個步驟

兩大管理重點

提早釐清掌握不確定性，由不確定性推斷思考變更狀況

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變更管理六步驟

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  • 1.定義
  • 2.評估
  • 3.識別
  • 4.處置
  • 5.執行
  • 6.紀錄

1. 定義變更與發生的原因

探討變更執行面下為何是這樣做，我們用冰山來譬喻，執行面猶如冰山的上半部，在每個執行面的策略面，就是在冰山的下半部。第一步我們需探討定義變更與他發生的原因，這才會讓後面的因應措施可以到位。

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EX: 老闆希望專案提早一個禮拜上線，此時別先拒絕可以先詢問提早一個禮拜上線背後的原因。

2. 評估影響性-對目標的影響

  • 對目標的影響:若方向改變，可能整個計畫得重新思考與溝通

  • 對金三角(時間、範疇、成本)的影響

    • 成本(最多可花費用)
      • 增加預算:可能是工作量增加或時程提前
      • 砍掉預算:人可能被抽走或預算凍結
    • 範疇(最小可上線的範圍)
      • 追加功能:評估追加攻能量對既有工作影響
      • 刪減功能:除了思考功能完整性，成本會降低多少? 時間會塊多少?
    • 時間(最晚上線的時間)
      • 壓縮時間:確認目標是否可改變，並討論最小可以上線的工作範疇。
    • 延後了時間
      • 得先確認目標是否可改變，以及專案是否繼續進行
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  • 對團隊人心的影響

    • 鞏固團隊向心力，做任何決定務必要考慮到團隊的想法。

3.識別變更的價值

  • 實質價值

    • 對達成目標有幫助
    • 對改善過程有幫助
    • 對提升品質有幫助

  • 心理價值

    • 老闆會開心
    • 團隊會開心
    • 客戶會開心

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實質價值始終是比較重要的，但不要完全忽略心理價值

4.決定變更的處置方式

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四種處置方式
  • 1.同意變更
  • 2.展緩變更
  • 3.替代方案
  • 4.拒絕變更
有經驗的PM很少在口頭直接拒絕，而是以暫緩或提出替代方案

5.執行變更

  • 變更範圍更小，PM能Cover，自行決定即可
  • 便更範圍大，涉及範疇、時間、成本大幅更動須知會Sponsor，同意後執行。

6.留下變更紀錄

  • 討論什麼事?
    • EX關於權限的設定，產品所使用的技術，決定要將部份工作外包出去。
  • 那些人參與了?
    • 紀錄那些人參與討論。留意，關鍵決策者一釘得參加，否則會議的決議隨時可能被推翻。
  • 做出什麼決議?
    • 討論了那些方案，有那些side effect，然後最後做出什麼決議。

面對變更的正確心態

  • 變更是一定會發生
  • 盡可能地減少變更
  • 盡可能降低變更帶來的衝擊
  • 從因應變更走向掌握變更
  • 必要時，進行重規劃

三、進度報告，有效報告進度的關鍵

老闆想聽的，永遠不是一個數字!

專案進度報告的三個要素

  • 報告對象
    • 老闆，專案團隊
  • 專案階段
    • 早期:全貌/里程碑
    • 中期:現況/產出
    • 晚期:預期/展望
  • 目的
    • 例行進度更新
    • 異常報告
    • 求救報告
    • 成過報告

不同專案階段，報告重點不同 -1

早期階段要看的是專案全貌及關鍵里程碑，要傳遞的感覺->我掌握了全局，你可以放心

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不同專案階段，報告重點不同 -2

中期階段則要說明現況與產出，要傳遞的感覺->在進度上或不在進度上我都掌握著。

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不同專案階段，報告重點不同 -3

晚期階段則是對於成果預期與後續展望，要傳遞的感覺->我們如一開始所設定的目標在前行。

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永遠要傳遞一種，凡事進在我掌握中的自信

不同報告目的，切入點不同 - 1

  • 進度更新
    • 無異常
      • 老闆，這禮拜的進度一切如常，目前已經有些樣品可以體驗了，我帶了兩個過來。我跟你Demo一下。
    • 有異常
      • 老闆，這禮拜的進度大致正常，只有一個問題，原因是…不過我已經採取了兩個應急措施去處理它，目前看起來是沒太大問題的。然後為了避免這個問題再發生，我也請B,C兩個部門多多留意。

不同報告目的，切入點不同 - 2

  • 求救(讓對方了解現況->已做什麼->需要協助什麼?)

不同報告目的，切入點不同 - 3

  • 成果報告

    • 好結果

    • 不如預期的結果(異常是什麼->再觀察->其他嘗試)

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YU-SHIH-PENG
嗨~我叫阿鵬，已從事系統領域多年，底層驅動至上應用層架構設計都具有相當的實作經驗。個性喜好學習，因此成立已持續兩年的研討讀書會，除了技術研討外，也對於不同其餘的軟實力知識有相當興趣。喜歡具有工作彈性空間且具研發挑戰性質的事物，更喜愛熱於討論與交流的團隊。 Git: https://github.com/spyua
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