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# [專案管理學程第一周:專案管理的基本觀念](https://learn.bizthinking.com.tw/packages/8B32cF/intro)

## 1.什麼是專案管理

### 內容

**專案**定義 :　稱為計畫、項目，為在某個時段完成某一獨特產品或服務。有確定的起始與結束日期；獨特性指得是此專案結果不重複。

**專案管理**定義：將管理的方法、相關知識及工具應用在專案上，確保專案能保有一定的品質且如期完成。過程中涉及人、事、物的規劃、管理、控制與修正。

其實可以直接把專案管理視為任務管理，任何任務（事情）都具有其動機、目的性與完成與起始時間。例如：安排一趟旅行，策劃一場行銷活動，只要面對的事物具有動機與目標性質，都可以使用到專案管理的概念。

- 安排一趟旅行
- 動機:想放鬆心情
- 目標:完成旅行行程且心情愉快。
- 完成:順利完成旅行
- 失敗:沒趕上飛機

- 策劃一場行銷活動
- 動機:行銷商品
- 目標:行銷成功，且商品大賣
- 完成:行銷業績達標
- 失敗:成效不佳

- 跟女友(皇太后)吃飯
- 動機:讓皇太后開心
- 目標:皇太后開心，放你一個禮拜的假可以打電動
- 完成:皇太后開心，爽一個禮拜打電動
- 失敗:皇太后生氣，沒電動可以打

那該如何把事情(專案)做好?須具備那些考量點?

- Why:為何作，想解決什麼問題?想達成什麼目標?
- What:需作哪些事情?
- When:時程怎麼定，需在多久時間內完成?
- How:怎麼實現?用什麼方法?
- How many:有多少資源?需要多少時間與金錢成本?
- Who:參與人員有哪些，各別職責是什麼?
- Risk:過程會面臨什麼風險?

以上七點為專案管理必備的考量點，但掌握這七點也只僅僅代表需要做哪些事情，在專案管理真正的角度上來看，他總共有三個任務步驟

1. 需求:釐清要做什麼事情
2. 排計畫:決定怎麼作
3. 執行:按表操課與應變

以上稱為專案三件事，以上七點考量與專案三件事了解，則就對於專案管理有初步的概念認知。

### 課後任務:挑戰接下來一季的學習計畫

- Why-為什麼要啟動這個專案？目標是什麼？
- 學會數據分析,能使用Python解決資料科學問題。
- What-要完成這個專案要做到哪些事情？
- NumPy程式開發實作
- Pandas程式開發實作
- 數據分析視覺化
- 統計學模型了解
- EDA特徵工程
- When-這個專案有哪些重要的里程碑？
- 1個月對於Numpy與Pandas開發實作有一定掌握度
- 第2-3個月了解數學部分完成4,5對於統計學與EDA的了解
- 最後一個月試著實作一個簡單的實例專案，例如Covid-19數據分析
- How-你會採取哪些行動來確保專案能準時完成？
- 每天至少30min會去研讀與完成所列項目
- 針對1-5項目再去區分細項
- 找尋此部分領域朋友，確保有問題可以及時被解絕不會卡住
- How many-要完成這個專案，你需要哪些資源？
- 每天投入固定時間30min-1hr
- 需要1-2位此領域的專家可問
- Who-整個專案執行過程，那些人的參與或意見很重要？
- 顧問給的意見會決定於過程中踩雷耽誤的時間長段，以及是否技能不會長歪，所以建議可以直接找一個有規劃性的課程直接參與。
- Risk-有沒有哪些風險或因素會導致這個專案最終失敗了？
- 工作以及要做的事情過多，時間切不出去完成此學習計畫
- 學歪了

## 2.20哩行軍，能給我們什麼啟發

### 內容

這是一個關於南極探險隊的故事，故事中有兩位主角，一位叫阿蒙森另一位叫史考特。他們各自帶領不同隊伍，目標就是前往南極極點且能安全返回(一共1860海哩共3440公里)。以下是兩位主角各自的策略

- 阿蒙森 (經費2萬英鎊,人手19人)
- 使用一種交通工具(雪橇犬)
- 不論天起如何，每天推進15海哩，除非完全寸步難行
- 食物真的不夠時吃雪橇犬

- 史考特(4萬英鎊,人手65人)
- 使用五種交通工具(狗,摩托雪橇,西伯利亞矮種馬,雪地滑板和人力拖拉)
- 天氣惡劣就停止不前

阿蒙森54天就抵達南極點，且順利返回。史考特則花了88天才抵達南極點，但返回時不幸罹奈。

這故事在十倍勝裡闡述阿蒙森在極度克難的環境依舊保持紀律實行所訂計畫。但史考特資源遠遠大於阿蒙森，但為何最終失敗而終?

- 關鍵1:食物是限制資源
阿蒙森整體帶的食物量遠大於史考特(共3噸及52支雪橇犬)
- 關鍵2:降低對外力的依賴
無倫氣候多險峻，堅持走15哩。相對於因天氣惡劣就休息的史考特食物的耗損降到最低呼應第一點有效利用限制資源
- 關鍵3:善用各種資源
雪橇犬在極地效率極高的交通工具外，也可在必要時刻當作食物使用。

除了以三幾點，我覺得阿蒙森很清楚極地如何有效率的選擇資源，對於環境掌握度很高，且保持高度紀律堅持向前。史考特雖然考量不同交通工具可以互相照應，但反而照成前進的進度很不協調，這點也是最大的關鍵。在專案管理上這例子也能很呼應實際狀況，清楚專案的KnowHow及該如何有效利用可掌握資源，不同人員互相協調的步調都大大關係到專案能否漂亮的Close。

### 課後任務
- 在20哩行軍的故事中，你覺得什麼才算是成功？
- 活著回來，手段不重要
- 在你覺得阿蒙森成功的關鍵要素有哪些？
- 以活著回來為最高指導原則，其他都可以捨棄
- 充分的準備與風險控管
- 不過度依賴外力，按著自己的計劃來前進
- 善用各種資源，活下來才是王道
- 你覺得史考特犯了那些錯誤導致最終全軍覆沒？
- 史考特使用五種交通工具，不像阿蒙特充分了解環境特性只專注在一種交通工具(訓練度高的雪橇犬)。簡單來說阿蒙特對於這次任務的認知與資源掌握度非常得當，不像史考特在枚清楚的認知就下了不對的規劃。
- 歡迎跟我們分享一下你從20哩行軍的故事中學習到那些專案管理或者工作上的思維啟發。
- 對於專案Know How要清楚的認知且對於資源的掌握調度高外且可以果斷(所以不適合的人快刀亂碼資遣? XD )

## 3.專案管理常見的5個盲點

### 內容

在專案上常見的五個盲點
- 1. 專案不好做都是人的問題，都是溝通問題
- 該有的文件做好了嗎? 資訊溝通是否有每個人都清楚?該有的流程建置好了嗎?如果都沒有的話，你就會覺得都是人的問題。因為把問題推在人身上是最好解套的方法，但這樣你永遠不會進步。
- 2. 專案不好做因為沒有好的工具
- 專案要做些什麼，目的是什麼?要協調什麼事情，哪些人?這些都不清楚，再多的工具再好的工具都得無所用。工具式輔助但本身對於專案管理，對於目標設定應該有個清楚的理解與洞見。
- 3. Waterfall太落伍只有Agile才是王道
- 真正的專家會視狀況決定選用哪套開發流程。以下為選用建議參考(這分類參考真的很棒)

- 4. 文件與SOP太僵化，還有官僚規矩，這些都會阻礙創意
- 文件存在目的在於以下三個目的，若無達到則文件SOP化則無太大效益
- 堤身品質(統一性)
- 增進效益(重複性)
- 強化溝通

- 5. 加人就對了，迷信人月神話
- 根據人月神話，盲目的加入人力，反而會拉長專案成本，要額外花時間讓人員進入狀況。但若專案具有以下三個狀況，加人是具有一定效益性質
- 重複性高
- 獨立作業
- 進入門檻低
### 課後任務
- 破除盲點1，請問你身邊的專案工作中，有哪些關於人的問題？我們又可以如何將人的影響降到最低呢？(ex:建立需求溝通管道，減少溝通落差.
- 建立需求溝通管道，選用好的專案管理平台，便於管理KnowHow與設計文件外，也方便在裡面討論討論。
- 破除盲點2：要做好專案我們需要哪些工具？有沒有其他替代性工具呢？
- 1.文書處理工具(Word, Excel, Power Point) 2.版控工具(Git Server) 3.專案任務管理工具(TFS..)
- 破除盲點3：不管是瀑布或敏捷，我週遭專案所面臨的核心問題是什麼？
- 文件沒統一化，格式在各自寫完後才說要統一...我覺得溝通認知方向一致性會是一個很大的核心重點。
- 破除盲點4：在我所參與的專案中，有哪些SOP或文件是很有價值的？又有哪些真的很廢？
- 可快速複製或是讓完全不清楚狀況的人快速上手，這SOP就有價值。反之則亦然。
- 破除盲點5：我所面對的專案環境是缺人還是缺乏其他資源？加人會有用嗎？
- 根據經驗，大部分專案時間時程抓到漂亮的沒遇過幾位。看到大部分都是缺人，資源上缺乏的比較少遇到。

## 4.搞定一個專案的關鍵要素

### 內容

#### 成功專案定義
在預期時間內完成專案，且有一定的品質且符合當初的預算。

- 傳統好的PM
- 在預期時間內完成一定品質且又符合預算

- 現階好的PM
- 按現狀隨時調整計畫，逐步朝目標前進

#### 專案四個重要階段

- 啟動: 關鍵在明確方向
- 為什麼會被成立，公司看到什麼機會而訂製出策略並定義需求而產生專案。除了問需求，也要問當初看到什麼問題與機會。這時再來啟動專案才會比較踏實，接著才看你有哪些資源可使用。
- 規劃: 重點在消除不確定性
- Draft Plan，初步定義需做哪些事情?如何做?誰來做?何時做?需要多少時間?得到什麼結果?誰來驗收?
- Manage the uncertainties 列出那些你對計畫沒100%把握的原因。在規劃前盡可能消除不確定性，無法消除的列為持續追蹤風險項目。
- Worktable plan 明確定義需做哪些事情?如何做?誰來做?何時做?需要多少時間?得到什麼結果?誰來驗收?

- 執行: 重點在精準執行 & 變更館立
- Execute the plan 確保一切照計畫進行。若有與計畫不合之處，意味發生了變更。
- Manage the changes
- 內部-規劃或控管不當造成
- 錯誤的規畫
- 錯誤的執行
- 外在-無法預期的原因
- 外在環境導致需求變化
- 愛在環境導致衍生工作
- Dispose the changes 核准變更，暫緩變更，拒絕變更
- 交付驗收:專注於成果交付
- 針對每個工作項逐步驗收(允收準則)

## 5.專案管理管什麼？管不確定性與變更

### 內容

#### 不確定性有哪些?
- 技術上的不確定性
- Ex:開發需花多少時間，是否做得出?
- 需求上的不明確
- Ex:老闆提出的專案需求不明確或方向太多,例如搞一個跟Google一樣酷的搜尋引擎，老闆覺得Google搜尋哪個點酷?
- 人力上的不確定
- Ex:人員負責項目與其他專案Overlap. 無法確定下禮拜是否可以交付你負責專案的項目。

#### 兩大管理重點
七大需評估項目
- 技術:技術可行嗎?
- 需求:需求明確嗎
- 時程:能match Deadline嗎?
- 資源:資源到位嗎?
- 預算:預算足夠?現金到位？
- 人力:關鍵人才到位嗎？

#### 記得要看到證據，明確識別不確定性
做到三項要點才不會被唬爛
- 做完才驗收
- 提供計劃
- 階段性驗收

## 6.專案管理常用工具方法與流程

- 啟動:
- 專案價值排序方法
- 需求誘導問卷
- 雛形法
- 規劃:
- 工作分解結構WBS
- Trello+Google任務進度管理
- 估算、排成、分工
- 利害關係人管理
- ARCI表:遇到什麼問題我應該找誰
- 風險管理表
- 交付允收準則
- 執行
- 工作分解結構WBS
- Trello+Google任務進度管理
- 風險管理表
- 利害關係人管理
- 變更管理
- 會議管理
- 關鍵
- 測試報告
- 驗收清單