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# System prepended metadata

title: CR Réunions mise en place et suivi des crédits SIRTA à polytechnique
tags: [X, ' ', Crédits]

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CR Réunions mise en place et suivi des crédits SIRTA à polytechnique
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###### tags: `Crédits` `X` Meeting` `ACTRIS` `DIALOG`

:::info
- **Location:** LMD Room 83.30.18 + Visio zoom
- **Date:** Jan 16, 2023 10:00 AM (CET) - première réunion
- **Date:** Fev 07, 2023 3:00 PM (CET) - deuxième réunion
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- **Agenda**
**Réunion 1**
1. Présentation des intervenants `10min`
    
	> X Direction des Affaires Budgétaires et Financières
	> [name=F. Valognes] Responsable aux Affaires Financières
	
    > SIRTA
	> [name=M. Haeffelin] Directeur
	> [name=C. Pietras] Responsable technique et suivi dépenses SIRTA
	
    > LMD Gestionnaire
    > [name=G. Bruant]
    
2. Présentation du SIRTA `10min`
    > [name=MH]
4. Discussion sur les crédits `40min`
    - Enveloppe
    - ACTRIS - France et Europe - ERIC
    - Questions sur les dépenses, dates clefs etc....

    **Réunion 2**
1. Présentation des intervenants `10min`
2. Présentation du problème
- **Participants réunion 1:**
    - M. Haeffelin - SIRTA (MH)
    - Mr F. Valogne - X (FV)
    - C. PIetras - SIRTA (CP)
    - Gaëlle Bruant - LMD (GB)
- **Participants réunion 2:**
    - M. Haeffelin - SIRTA (MH)
    - JC. Dupont - SIRTA (JCD)
    - V. Jahier - DAFB/X(VJ)
    - C. PIetras - SIRTA (CP)
    - Gaëlle Bruant - LMD (GB)
- **Personnels concernés**
    - JC. Dupont - SIRTA (JCD)
    - FL. Robin - LMD (FLR)
    - Mme V. Jahier - X (VJ)
    - V. Sabouraud - IPSL (VS)
- **Contact:** C. Pietras <christophe.pietras@lmd.ipsl.fr>
- **Hosts:** MH et CP
- **Reference:** - [Notification des crédits]

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:dart: Objectif
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- Identifier les points importants sur les crédits SIRTA en 2023 afin d'antciper les problèmes

:books: CR réunion 1
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- Historique du SIRTA: 1999, 2005, 2021. Martial décrit le SIRTA, nouveau parc de 2.5 hectares etc.... rappelle les enjeux du SIRTA et les engagements. Présente ACTRIS-FR et ACTRIS-EU --> ERIC = Infrastructure de recherche, entité juridique crée sous peu. Engagements des pays. Pour la France, ce sont les organismes qui ont été délégués pour gérer: CNRS, X, CEA, Inéris, UVSQ
- Ainsi il y a une question de gestion de flux financiers à discuter 
- **Convention ACTRIS-FR**: contribution X=1.5k€ (démarre en 2023)
- **Convention ACTRIS-EU**: contribution de l'X devrait re de l'ordre de 8 ou 9k€
- Ensuite il y aura pour le SIRTA un soutien depuis l'ERIC donc des **recettes** en raison de services pour la recherche et l'amélioration de la qualité de fonctionnement. Pour le SIRTA de l'ordre de deux fois plus que la contribution ~18k€
- **Échanges** entre les participants sur la justification, ou opportun de faire gérer les flux par chaque organisme et ne pas choisir un organisme qui gère pour tous. MH: Au début le CNRS n'était pas convaicu de pouvoir être capable de redistribuer les recettes correctement vers les autres organismes donc le choix a été fait. Du reste il y a aussi la question que certains organismes (universités) ont souhaité gérer les flux eux-mêmes.
- Quid également des retenues sur les recettes: MH mentionne que le CNRS prend 20% alors que les universités ont indiqué qu'elles ne prendrait rien car ces recettes sont des ressources propres et non des contrats de recherche. **Qu'en serat'il pour l'X?** demande MH. GB ajoute que par le passé, la gestion des recettes à l'X n'étaient pas facile (encore le cas?, souvent on passe par FX conseil) alors qu'au CNRS c'est très simple, les recettes considérées comme RPB (Ressources Propres Banalisées) sont directement versées au labo et utilisables en mission, ou investissement ou fonctionnement et sont reportables d'une année sur l'autre. FV répond que **seule Mme Jahier peut répondre** pour l'X donc il faut organiser un rendez vous (--> MH, GB)
- MH mentionne notre difficulté à identifier les interlocuteurs au niveau de l'école. **FV confirme bien qu'il sera le point d'entrée** pour toute demande que nous aurons dorénavant sur la gestion des crédits X>
- Questions pour VJ:
    - Dire quel argent
    - Sur quelle enveloppe
    - Voir à identifier la bonne année budgétaire
    - Les recettes seront de l'équipement ou du fonctionnement?
- CP demande quelle sont les dates clefs dans le suivi budggétaire à l'X. FV répond que les crédits SIRTA sont déjà versés: **60%** dans un premier temps pour le **premier semestre** (cela permet à l'X de s'assurer que les crédits seront utilisés complétement à la fin de l'exercice). les 40% restants seront versés au second semestre.
- FV mentionne que ses services regarderont les dépenses par rapport à l'étude qu'ils ont faite sur les 4 dernières années. Il y aura un point chaque mois avec une ligne de conduite et des recommendations mais rien d'absolu et les labos peuvent faire remonter leurs demandes.
- CP mentionne aussi sa difficultés les années précédentes pour **anticiper l'enveloppe en investissement**. Parfois une demande a été nécessaire pour convertir du fonctionnement en investissement ou inversement. GB mentionne que c'est difficile. FV confirme mais mentionne de nouveau qu'il n' y a rien d'absolu, il faut faire la demande qui sera étudiée.
- CP confirme que la notification des crédits est de 30k€ en fonctionnement et 5k€ en investissement et elle couvre bien les engagements FR de 1.5k€ et EU de 10k€ et l'augmentation des dépenses du SIRTA pour l'entretien des 2.5 hectares et des infrastructures. (note CP : on a parlé de la demande C2,C3 pour la journée scientifique SIRTA)
- MH propose une **réunion avec VJ soit le 7, soit le 10 fevrier**.

:closed_book: Tasks
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==Importance== (1 - 5) / Name /
### Réunion:
- [x] ==1== [name=MH]: Envoyer un email de demande de réunion entre le SIRTA et Mme Jahier sur les questions de convention ACTRIS et comment les recettes sont gérés à l'X.
 
- [ ] ==1== [name=MH, CP, GB]: Participer à la réunion convention ACTRIS et récolter les informations

### Préparation:
- [ ] ==2== [name=CP]: Anticiper les besoins du SIRTA en investissement pour 2023
- [ ] ==3==  [name=CP,FLR]: Suivre les dépenses sur les 60 premiers pour cent de la notification des crédits mis en place au 1er semestre

### Suivi:
- [ ] ==4== [name=CP, GB, FV]: Ne pas hésiter à solliciter FV pour toute demande sur les crédits SIRTA si besoin de bénéficier de plus que 60% au premier semestre ou si nécessité d'avoir plus de crédit de fonctionnement ou investissement. 
- [ ] ==1== [name=CP, FV] Réunion de suivi des créditx X par FV en visio zoom le vendredi 27 janvier 2023. Visio suivie par CP. Notes ci-dessous:
    - [ ] ==2== FV RAF Responsable au affaires financières pour recherche, innovation. dédiés aux laboratoires + activités de support aux labos. anciennement SAFER animée par C. Nicolas.
    - [ ] ==1== CN dépendant de la DGAR. Maintenant c'est la DABF. Responsable fonctionnelle a été B. Deveaud. Meme ratach à la DABF, il est au service de la recherche.
    - [ ] ==== FOnctions cnnue: pouvour déterminer en relation avec B. Deveaud. Détermination d'un budget d'investissement/fonctionnement  par unité --> lettre d'attribution de crédit. + note de gestion.
    - [ ] ==== objectif: equilibre comptable de l'X en 2023 malgré augmentation de l'énergie.
    - [ ] ==== Pilotage mensuel sur les périmètres fléchés et non fléchés.
        - [ ] suivi des recettes et des dépenses
        - [ ] réunions mensuelles en visio.
        - [ ] Pour les labos, gestion en 2 semestres.
        - [ ] 60% sur 1er semestre pour fonctionnement, 100% pour investissement. En juin, grand point d'étape au cas par cas avec chaque labo ou globalisé?
        - [ ] ==== Sur le suivi mensuel 
        - [ ] ==== pour le 9 marsil faudra remettre la maquette du tableau 11. En tant que UMR on est financé soit par l'école, lécole/CNRS, le CEA ou l'ENSTA, l'ENSAE. Labos parfois sont multi financement. Il faut les identifier. Demander la contribution pour remplir une matrice de financement attribué en dehors de l'X sur le non fléché et le fléché. Case fonctionnement/investissement et la masse salariale + case indicateur des temps pleins. Par cnvention, on est sur du 50/50 pour enseignement/recherche. Avant le 3 février.
        - [ ] ====


:books: CR réunion 2
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1. Partie recette:

- Gaelle pose le prblème: Comment on gère une prestation 20k€ perdue une année précédente par le LMD  car pas dépensée et on veut pas reproduire.
- Voir autres type de prestation: on fait X ou FX conseil?
- MH présente le SIRTA et parle d'Urbisphere avec acceuil au SIRTA + échange scientifique mais proposé d'une prestation payée: 1 salle mise a disposition + espace de stockage + 1 salle d'integration + espace de conférence etc.... + personnels SIRTA
- estimation en s'appuyant sur location de co-working sur paris: 500€/mois/pers. estim seul et aussi en s'appuyant sur les autre coût payé par concention (CEREA, INERIS).
- 15k€/an
- VJ l'école ajoute des frais d'environnement: 20%.
- VJ souhaite le calcul des coûts fait dans le détail pour que le contrôle de gestion. si Co-working avec le drahi: espace de prototypage. espace laboratoire: 350€/m2 et par an (2019).
- le LMD prélève 7% de la totalité qui arrive au labo sur la somme moins les 20%
- si propriété intelectuelle alors le SR2PI gère. Sinon c'était Mme Nicolas mais là elle fait plus et Mr Valogne fait pas. Qui à l'ecole ? voir avec Héléna au SR2PI. Séverine Pier (responsable de la SR2PI).

2. Partie dépenses:

- pour avoir des crédits supplémentaires: il faut avoir fait les demandes dans les budgets initials et les budgets rectificatifs.
- si on a des dépenses en 2024 mais la recette en 2023? possible --> Non: il faut même année.
- en plus difficile de prévoir. Apres il faut la recette qui va arriver: elle sera flaguer sur ilto SIRTA mais ne met pas les crédits en dépenses.
- En fin d'année les crédits sont perdus.
- Paiement en 2024 donc budget initial on l'inscrit en 2023 et on met les dépenses associés.
- Possibilité une avance en 2023 et le reste en 2024
- Sinon voir avec Julie Chabrou qui suit les questions avec FX conseil.
- Revoir avec Mr Valogne si avec 5k€ dispo pour 2023 ça le fait ou pas en planiifant la dépense.
- CP mentionne que dans le budget initial on a mis des dépenses ACTRIS en 2022. Il faut savoir fin Août selon  que le consortium ACTRIS est crée. c'est l'EP qui va contractualiser avec l'ERIC européen: support contractuel. MH: Prêt à être circulé: Ou on l'envoie pour relecture. SR2PI sinon juristes Jerome Garcia. Mr Valogne s'est proposé d'être la porte d'entrée.