# 愈忙愈要會表達 The Art of Explanation
Author:羅斯 阿特金斯
## 引言 (Introduction)
* 表達的重要性： 作者指出，良好的表達能讓我們更有機會被理解並實現目標，無論是日常對話還是重要場合，都能產生變革性影響。表達不僅僅是新聞工作者的技能，它無處不在，且能應用於我們生活的各個方面，從學習、工作到個人健康。
* 當前信息環境的挑戰： 我們生活在一個信息爆炸的時代，人們每天面對海量信息。因此，好的表達至關重要，它能幫助信息在競爭激烈的環境中脫穎而出，引起人們的注意並留下深刻印象。
* 表達的本質： 好的表達是清晰的目的、清晰的語言和基本信息的有力結合，所有這些都針對預期受眾進行調整。作者將表達比喻為「擦亮窗戶」，讓我們和世界都能看得更清楚。

## 第一章：剖析優質表達 (The Anatomy of a Good Explanation)
* 表達的核心
* 提供受眾所需或我想傳達所有關鍵資訊
* 確保這資訊能被理解並對受眾有幫助
* 本章提出了優秀表達的十個核心要素，這些原則貫穿於所有表達工作：
1. ==簡潔 (Simplicity)==： 使用簡短的詞語和句子，以減少理解的障礙。作者強調要刪除多餘的形容詞、晦澀的詞彙和不必要的細節，因為它們會主動降低成功表達的機會。
2. ==重大與必要細節 (Essential Detail)==： 細節很重要，它提供事實，是我們表達任何事情的目的。關鍵在於區分基本細節和非基本細節，否則可能會掩蓋最重要的信息。
3. ==複雜性 (Complexity)==： 不要迴避複雜問題。要表達清楚，我們必須首先理解它。充分理解複雜性有助於判斷哪些信息應納入表達，並增強信心。
4. ==效率 (Efficiency)==： 在單位時間內傳達盡可能多的可用和有用信息。透過「緊湊化」過程，刪除不必要的詞語或信息，可以在不影響內容質量的情況下提高效率。
5. ==精確 (Precision)==： 選擇正確的詞語來精確表達你的意思。精確要求我們選擇恰當的詞語，並清除所有可能分散注意力的周圍內容。
6. ==來龍去脈 (Context)==： 背景是表達的一切，沒有背景，信息會失去大部分意義和影響。提供背景能讓聽眾關心並理解你所描述的事情的重要性。
7. ==去除干擾 (No Distractions)==： 消除言語和視覺上的干擾。避免使用聽眾不熟悉的詞語或提及未經表達的事物（「北約原則」），以及確保視覺元素直接支持你正在說的內容，而不是分散注意力（「外部資源原則」）。
8. ==引人入勝 (Engaging)==： 確保聽眾保持專注。透過「轉盤測試」，不斷檢查是否存在可能讓聽眾分心的時刻，並努力維持他們對你所說內容的興趣。
9. ==提供助益 (Useful)==： 好的表達應回答聽眾的問題。預測聽眾可能有的問題，並明確地提供他們所需的信息，能增加可信度並提高參與度。
10. ==目的明確 (Clarity of Purpose)==： 確保你所說的每句話都明確支持總體目標。清晰的目標是做出任何決策的指南，並確保所有信息都完全一致，從而實現高影響力的溝通。

## 第二章：認識你的受眾 (Know Your Audience)
* 了解受眾是有效溝通的基礎。應透過回答以下五個問題來評估和調整你的表達：
1. ==目標受眾 (The target)==： 你在和誰說話？了解他們的角色、背景和期望。
2. ==知識評估 (Knowledge assessment)==： 他們對這個主題了解多少？他們想了解什麼？根據受眾的知識水平調整你的表達。
3. ==量身定制 (Tailor it)==： 他們喜歡如何接收信息？考慮信息傳遞的方式，例如是否需要簡潔，或者需要詳細的表達。
4. ==個人化 (Make it personal)==： 如何最好地傳達這些信息是為他們準備的？讓受眾覺得信息是為他們量身定制的，能顯著提高他們的參與度。
5. ==相信傳遞者 (Believing in the messenger)==： 如何最好地建立你的可信度？可信度對於確保信息被接受至關重要，無論是透過經驗、專業知識還是真誠的態度。

## 第三章：清楚表達七步驟 (Seven-Step Explanation)
* 這是針對受控情境（例如論文、報告、演講）的完整表達方法。
1. ==策劃 (Set-up)==： 回答一系列關於表達目的和受眾的問題，包括你要表達的內容、受眾是誰、他們的知識水平、想學習什麼、以及會在哪裡接收信息等。這有助於明確目標。
2. ==蒐集信息 (Find the Information)==： 收集所有相關信息，並建立一個事實基礎，優先使用「直接來源」和「可靠來源」。此階段無需擔心信息的組織或簡潔性。
3. ==篩選信息 (Distil the Information)==： 將收集到的信息分解成最小的、最清晰和最可用的「信息金塊」。透過兩次篩選，刪除所有不必要或不相關的內容，只保留對表達目的至關重要的信息。
4. ==組織信息 (Organise the Information)==： 將提煉過的信息組織成「主題線索」（strands），並思考你想要講述的「故事」。這包括確定核心主題線索、高影響力信息、以及不確定如何使用的信息，並為每個線索設定一個主要觀點。
5. ==串連信息 (Link the Information)==： 開始撰寫或口述你的表達，將各個信息點連接起來，形成連貫的敘述。運用「避免硬性停止」、「浮現結構」、「連接詞」和「並列時間軸」等寫作技巧來保持敘事動能和清晰度。
6. ==濃縮 (Tighten)==： 這是將良好表達轉變為卓越表達的階段。透過刪除冗餘、縮短句子、確保無干擾、以及確認開頭和結尾的吸引力與結論的清晰度，來提高效率和精確度。尋求第二意見以進一步提升質量。
7. ==傳達 (Delivery)==： 關注表達的風格、節奏和流暢性，使其不僅準確，而且吸引人。這包括「口頭化」練習，調整語速、停頓、語調以強調重點，以及準備視覺元素、練習腳本、注意儀態和時間掌控。

## 第四章：臨場表達七步驟 (Seven-Step Dynamic Explanation)
* 這是針對流動、不可預測情境（例如對話、面試）的表達方法。前三步與受控表達法相同，但在組織信息、口頭化、記憶和應對問題方面有所不同。
1. 步驟一至三：==準備信息 (Prepare the Information)==： 同受控表達法，進行設定、尋找和提煉信息。
2. 步驟四：==組織信息 (Organise the Information)==： 每個主題線索（strand）應限制在五個信息點以內，因為在即時溝通中，過多的信息難以記憶和取用。
3. 步驟五：==口語化 (Verbalise)==： 提前將準備好的信息大聲說出來，讓大腦和舌頭習慣使用這些詞語。透過「演練」練習每個主題線索，並學習使用「銜接短語」在不同線索間流暢切換。
4. 步驟六：==背誦 (Memorise)==： 運用記憶技巧，例如「分塊記憶」（chunking）、建立「連結」（link method）、或運用「記憶宮殿」（memory palaces）來有效地儲存和即時提取信息。
5. 步驟七：==提問 (Questions)==： 預測可能被問到的問題。透過預設問題、模擬應對尷尬問題和不了解的問題，並使用「觸發詞」、「鏡像語言」和「轉移短語」來引導對話，確保你傳達最相關的信息。

## 第五章：簡捷表達 (Quick Explanations)
* 針對日常的簡短溝通情境，無需詳細的七步驟。
* 快速口頭表達 (Quick Verbal Explanations)： 在短時間內，迅速回答三個問題：你要討論什麼主題？你想說什麼信息？你想問什麼問題？。
* 簡短書面表達 (Short Written Explanations, aka Emails and Messages)： 撰寫有效郵件和消息應基於五個假設：
1. 收件人可能根本不讀。
2. 收件人可能不會讀完所有內容。
3. 收件人會快速瀏覽而非逐句閱讀。
4. 收件人的閱讀方式將完全是功能性的。
5. 如果收件人覺得內容不是專門為他們準備的，他們閱讀的可能性會大大降低。
* 建議：
* 郵件主題和第一句話要開門見山，說明目的（BLUF原則）。郵件應盡可能簡短。使用短段落、標題和粗體字來使內容易於瀏覽。
* 可以不寫完整的句子，而使用項目符號或FAQ形式。
* 針對個別收件人進行個人化溝通，而非群發郵件。

## 結論 (Conclusion)
* 表達是一門需要不斷練習的藝術。
* 透過系統化的步驟和清單，可以讓表達的各個維度盡可能同步。
* 當我們能夠清晰、有效且引人入勝地表達時，不僅能克服複雜性、更好地傳達信息，還能節省時間、建立信任，並最終對個人和他人生活產生積極影響。
* 正如作者與Allan Little的對話中提到的「擦亮窗戶」的比喻，關注如何溝通，將開啟無限的可能性。