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tags: 2020-organize
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🔙 Back to [PyCon TW 2020 Organizing 共筆](/5u84SOprTUeQYBR57TH49w)

# Post-event Checking List

- [ ] [name=贊助組] 結案報告（兩個月後給）
- [ ] together with 影片後製 (一個月)（要確定影片會上贊助商 logo）
- [ ] klick media post
- [ ] [name=全體] 三天內會清點贊助回饋是否都執行完畢（由贊助組通知各組為主要進行節奏）
- [ ] [name=公關組、贊助組] media posts of sponsors
- [ ] [name=議程組、贊助組] elastic search 贊助會眾名單
- [ ] [name=場務、議程、贊助組] 整合影片檔案（特別是社群軌）、提供咪卡後製素材（例如贊助商 logo）與後製風格（贊助商 logo 是不是要放在演講開頭或結尾、放幾秒 ...etc.）
- [ ] [name=贊助組]
- [ ] 確認可立可贊助與回饋方式
- [ ] 確認咪卡贊助與回饋方式
- [ ] [name=tai] 清理 brand channels
- [ ] [name=場務組] 賠償可立可延長線
- [ ] [name=贊助組] (optional) 跟贊助商要人情「你們把延長線弄丟惹」
- [ ] [name=全體] 該付還沒付的錢（找 rock 報帳、審核）
- [ ] [name=議程組] Mariatta 的書
- 飄帶
- Peihusan 要給小禮物？
- [ ] [name=財務組]
- 協助大家報帳，請在九月底之前申請。新版表單: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScmke5jl_K7ffK6zspYL6AkK3b4jNEAHsrTahqbQ-iRoZOIKA/viewform?usp=sf_link
- 實體單據整理與出款，預計 10/10 最後一次出款。
- 開發票：九月底之前完成
- 確認收款
- 對帳與財務報表
- [x] [name=Rex and Rock]
- [x] 志工服務時數證明調查與提供
- [ ] [name=場務、OCF]
- [ ] 是否到了要進行社群共享倉儲服務的時機惹...
- [ ] Joe will talk to Rock
- [ ] (optional idea) 「會後問卷私下問公開答」活動
- [ ] 找出、保管、銷毀健康聲明書紙本與電子版

# Pre-Post Event Actions
- [x] Get ready of post-event quationarie raw data [name=tai]
- [x] data team 已經有的資料 [name=tai] （包括徵才牆與其他 landing page 等的資訊）

# 常見會眾問題與回答

## 是否會開發票
A: 會在大會結束後內一個月經由您 KKTIX 註冊購票的 email 寄送電子發票

## 發票是否有買方統一編號
A: 只有企業票才有；如果您是購買一般票則無此服務。
> 要另外補買企業票的機會嗎？換票之類的。
> 講者票可以打統編，請聯繫 [e-mail]。
> 需要早點拿到發票報帳（企業票）、更改 email、其他問題都請聯繫 [e-mail]。

## 是否會提供講者投影片
A: 如果講者有在官網登入後上傳投影片連結，您可以在 PyCon TW 官方議程表中取得投影片連結。如果您沒在官網看到，這表示講者本人並未上傳投影片，請直接與講者本人聯繫、鼓勵他將投影片上傳至 PyCon TW 官方網站與大家分享。

# Internal Team Announcement
- [e-mail] 2FA re-activated, 先順手用的 tai's number

# 檢討 note
## Reference
- [2021 plan 也有寫下一些了](https://hackmd.io/ocZL4XTsTIi00ucx2wCjdA?both)
- [招募組大會後會議紀錄](https://hackmd.io/KePHer66R2aI62yVmIomGA)
- [2019 檢討會會議記錄](https://docs.google.com/document/d/1adyCNwjLQckuOMkd37q70AdT93hIEjqaAHaUikoOxOU/edit)
- OMG 2020 的時候居然很少有人提到這份

## 個人意見
- [name=tai]
- 根據問卷結果 無論是「以為 tutorial 報名要收費」或是「不知道有 sprint 這種活動」，我都覺得可以歸類成「宣傳沒有配套」；不滿或是提議，都來自誤會或不了解。
- 官網 tutorial 好像沒有連到 kktix 報名頁面？這樣的話就只有臉書宣傳過那麼一次而已？？！！！！ ( ps 2019 也沒有 )
- blog 也可以發揮～
- btw 針對志工的會後問卷如何？
- 我跟 TP 都有覺得現場的志工訓練似乎不足，場務、贊助或議程的志工多少有這個現象
- (not sure) tutorial 現場不曉得是怎麼拒絕爆滿的人的？問卷有幾個以為要收費
- 贊助：沒人在註冊櫃台常態性等著接贊助商（或是事先約好）
- 議程：tp 說有遇到助理主持人不在現場；另外 peter wang 當天才測試有點抖 XD
- nice to have - 櫃台接講者 xddd <--- 這個比較超過，但大概會給人受尊重的爽感
- 可以嘗試講者專用通道
- blog 幾乎沒有在用
- 橫向溝通
- 快要掉球的行前信（感謝 tom 嗚嗚）
- 增加數名副主席
- [name=檢討建議] 以往的主席或未來的主席人選
- open space vs. 報到櫃台似乎重工？另外還有宣傳的問題：我好像到當天才知道有 open space 報到櫃台（有人更早就知道了嗎？）
- 「委託責任而不是任務」
- 沒有驗收監督計畫的交付責任等於是瀆職 (high output management ch3)
- 不確定較高的、沒有足夠固定明確 SOP 的任務、需要較多彈性決斷的任務，委託時要給對應的資源，例如資淺者可搭配資深者（不然大概會有被丟包的感覺吧？）
- 贊助組 retrospective note https://hackmd.io/McqPbbd7Tk65f5HfXztUZA?both
- 招募組 retrospective note https://hackmd.io/KePHer66R2aI62yVmIomGA
> [name=檢討意見]
> 行前信 --> 執行秘書、副主席、或總召組
- [name=tom] (tai 代貼 + 修飾 XD )
- 針對會後問卷的一些回饋
- 有人可能遇到九星連珠，難怪問卷裡會爆氣
- 我說個理論，可能需要時序驗證，但基本上就是 Attendee Experience 不好 (AX?)
1. 報名開放...
2. 網站內容還沒完全出來
3. 晚 close registration
4. 行前信六天前才趕出來發送
5. 發送行前信的時候一堆事情都來不及了... 所以有東西被拿掉
6. (突然發現 PyCon 有一些活動???) WTF XDDD
- 只有幾個地方有寫今年議程 15/30 min，但應該是太不明顯。一個是在投稿時 [cfp](https://tw.pycon.org/2020/zh-hant/speaking/cfp/)、投稿表單，另一個是[活動總攬](https://tw.pycon.org/2020/zh-hant/events/overview/)與[一般演講](https://tw.pycon.org/2020/zh-hant/conference/talks/) --> 預期落差
- 每年大會都會有些地方不大一樣，有些大家可能不太在意例如 BoF/PyNight, 因為也許他不是主要 PyCon 的主體 (相較於Talk/Keynote/Tutorial)
- 所以，是不是來年在介紹該年的時候，有些鮮明的地方來標註該年的 diff (or 特色)，像是今年比較大的就是議程改成 15/30，然後有社群軌。我想如果以今年的網站或各路宣傳來說，大概只有「投稿者」會清楚地知道今年變成 15/30。而那些認為 conf 應該要是怎樣形式的既定思想的人，就會因為有太大的預期落差而感到錯愕。
- 最後 PyNight —> 有宣傳但無實質活動（或說明、引導）
- 議程組弄 pynight 會不會太多 (PS 19 年是主席找執行秘書來弄)
- 想要辦得簡單的話可以考慮：infra/content 弄起來，讓 content 自己去 fill
- 結果我自己說了可以支援一首歌卻人不見 orz (自首 orz)
- 會後問卷可以考慮詢問是不是志工
- 橫向溝通：需要一個 cross team 穿針引線、有能力定稿行前信的角色（他可以 view as atteendee)
- everyone contributes / everyone pays 這個完全沒出現在網站
- 我的意思是我覺得應該要有一頁專門在講這個 而且要很搶眼 (跟 diff 那邊一樣)
- 那個社群軌要聯播這件事情好像是很後面才確認... 然後也沒有配套也沒有測試 ([name=tai] 其實有各人私下帳號擁有者分別去測，沒有「正式官方去測」 [name=tom] 但這也只是測錄影，我們其實整個社群軌職實際上的做法是沒有喬好的)
- 網站由於開發組不熟悉整個部分，因此僅止於將該階段所需要的功能趕出來就謝天謝地了。但其實沒有從整體來去思考網站該提供怎樣的資訊給外界，比較像是去年有什麼我們就依照去年的方式做。
- 今年弄聯播直播我覺得挺有趣的，但是我覺得技術程度高，也頗複雜，需要有專職志工來弄。
- [name=rock]
- 招募組非常給力，拍拍手，如果志工人數不再是問題，我建議可以把一些比較細的工作再拆分出來，減輕一些組的壓力。
- 建議 Financial Aids 移出議程組。可由財務組協同 2~3 組長組成 FA 審核小組為之。移到財務組理由是一條龍作業而已，如果要特別弄一個 FA 小組也不是不行，但可能前期會很閒置。
- 建議另設食神組，有一個人專門<del>吃</del>掌管食物。
- 建議另設行政組，管理以下：
- 公文
- 訂房
- 時數證明
- [name=tumi] 根據會議兩天櫃台情況
- 報到台與健康聲明書櫃台沒有冷氣（因入口自動門未關），志工一整天都在高溫下工作
- 會眾不知大會提供 SSID 帳號密碼，報到台緊急手寫約 5 份張貼在入口與報到台
- 票帶配置混亂：志工(黃色)票袋最早索取光，會眾(綠色)票帶亦缺少 40 條，講者(粉色)票袋多出 83 條（剩餘最多），故下午開始將粉色票袋開放給報到民眾與少數志工索取。
- 票帶配置宣導：報到時僅告知票帶為辨識用，未強制會眾當眾別上，而且許多會眾未配戴皮帶（如：穿裙子）一時之間不知道票帶如何別上
- 紀念貼紙發放：今年度的貼紙沒有全部裁切，等到裁切好的發送完誤以為已經沒有了，直到發現貼紙後才臨時把貼紙一張張用剪刀剪下來（太耗時間，若需要裁切人力，貼紙應該要提早在實體會議中裁剪好）
- tutorial 報名與交通問題：許多會眾不知道 tutorial 已截止報名紛紛詢問，故第一天早上重新開放 KKTIX 報名，另外也有許多會眾詢問 tutorial（好想工作室）前往方式，報到台繪製一張臨時地圖提供前往指引
- lightning talk 報名不踴躍：缺乏放簽的盒子，臨時用放置紀念膠帶的紙盒放簽，並用手寫指示開放報名，但未做顯著海報，亦缺乏 lightning talk 報名協助，雖有緊急透過 telegram 群組通知，但對報名數提升幫助不大
- HDMI 轉接頭缺乏：幾位講者提早來櫃台確認有無 HDMI 連接線與轉接頭
- Pynight 活動內容：約 7 點開始有 2 位會眾詢問「Pynight 是不是就現在這樣/之後還有別的活動嗎？」還有 1 人問台南伴手禮有哪些
- 場務跟註冊組的交接問題
- 第一天早上發現報到櫃台有剩餘若干張有印刷的張標誌用海報，沒有張貼起來（而且這些海報還蓋在 OCF 的 T 恤上，導致 Rock 找不到衣服）
- 第一天會眾的健康聲明書晚上沒有人收
- 未來建議 (for PyCon TW 2021)
- 報到櫃檯區的配置：要有志工放包包的地方（統一用繩子或箱子標示)&增加「志工小物放置區」告示（如：放包包、書...不用特別費心照看）
- 提早在 FB 提供報到指南 & wifi 資訊 (參考用的報到指南 https://m.facebook.com/story.php?story_fbid=3121577014607723&id=314357341996385)
> [name=檢討意見] 未來可考慮報到櫃台常見會眾 Q and A hackmd note 給所有志工（特別是報到櫃台志工）
- [name=Wei]
- 平行溝通不太成功，在幹部群組有時候也會一些事沒 sync 到（e.g., 直播）
- 議程組事項
- https://hackmd.io/dNA7aKyUQfGmEJ4KOgg5Pw?view

- [name=David]
- 場務組 Retro: https://hackmd.io/@pycontw/rJe7x-rVD
- 問一下健康聲明書紙本有人知道在哪嗎？
- 規劃助理主持人時用一個時段 block instead of 一個 talk, 這樣利用上比較有效率（例如一次安排一個早上、一個下午）