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# System prepended metadata

title: 給剛報名志工的見面會作業流程 - SOP 與執行記錄
tags: [' recruitment', 2021-organize, ' 2021-recruitment', ' organize']

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title: 給剛報名志工的見面會作業流程 - SOP 與執行記錄
tags: 2021-organize, organize, 2021-recruitment, recruitment
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[TOC]

# 給剛報名志工的見面會作業流程 （樣板 SOP）
- 組長決定地點、時間、需求
    - [ ] 組長事先開好 google calendar
    - [ ] 如果是線上 event 請用公用帳號開 google meet event 免得臨時有狀況其他人無法代登入、允許他人加入。
- 執行的組員（下稱邀請員）擬定選人策略
    - [ ] 要找多少人
    - [ ] 要找哪種人
        - [ ] 能夠配合的出席方式與地點
        - [ ] 組別需求
        - [ ] 內在動機相對高者（有說明與 PyCon TW 淵源者、參加過的、在 PyCon Tw 社群內有仰慕者 or 推薦人、待業者）
        - [ ] 人數大約是目標人數的
            - [ ] 120% (如果離兩週以上就先邀請)
            - [ ] 200% (如果兩週以內)
    - [ ] 訂位；實體見面會的餐廳建議先訂位
    - [ ] 人才庫來源
        - [ ] 某年份的志工報名表
        - [ ] 曾經回傳過「不克出席但下次請繼續揪我」訊息者
        - [ ] 臉書私訊 following up (可善用已經標注 label recruitment 的對話視窗)
- [ ] 邀請員將選人策略公告於招募組 channel 讓大家與組長 review
    - [ ] 這份工作記錄
    - [ ] 出席統計表；表單如果有更動，請記得點進「設定」更改對應的「回覆後確認訊息」（這個容易被忽略掉）
- [ ] 邀請員將名單寄送給招募組存查與預先 review
- [ ] 邀請員或組長另外與開需求組事先詢問是否一起出席 and/or review 名單
- [ ] 邀請員寄送邀請信件
    - [ ] **一定要記得 BCC**
    - [ ] cc recruitment@pycon.tw 
    - [ ] 信件內容
        - [ ] 時間地點
        - [ ] 出席統計表
        - [ ] 如果有任何共筆、共享編輯的 gdoc or HackMD note，是不是都有打開對應的檢視或編輯權限？
        - [ ] 預先告知大家籌備時會使用discord,可以先下載
        - [ ] 在信件中大略介紹pycon的功能，以及『不是 python study group』
- [ ] 離見面會 50% 時間的時候，回顧回應出席情況
    - [ ] 執行提醒
- [ ] 見面會前一兩天再發信歡迎一次（順便提醒）
- [ ] 檢討
    - [ ] 流程節奏檢討
    - [ ] 加入 discord 後要去人才庫標記
    - [ ] 上 discord volunteer_bootcamp 媒合組長與新夥伴
