報帳流程

有關 PyCon Taiwan 支出的請領及發票單據，請依照以下方式辦理：

• 每個月的固定撥款日為 當月 25 日。
• 請各組組長確認預算之後，預估廠商請款日，最遲於撥款日的一週前，請填寫 PyCon TW 2025 報帳核銷表單。
  • 每次表單上傳一張，第二張以上，請重新填寫表單。
  • 如未收到實體的紙本單據，財務不會開始報帳程序。
• 發票資訊 (如為手開發票，請索取三聯式發票)：
  • 抬頭：財團法人開放文化基金會
  • 統編：38552170
• 單據種類有很多，如果廠商問你要發票還是收據，請拿發票才能夠抵稅。
• 對單據種類不熟悉，建議先閱讀核銷單據範例。
  • 電子發票：便利商店常見的那種，直接打統編即可。
  • 電子計算機發票：比較老一點的商店會用收銀機打印出的發票，細長條狀，打統編即可。
  • 手寫發票：比較大張，會用複寫紙來手寫，有分二聯、三聯式，要拿三聯式才能抵稅。
  • 一般收據：收據上應有開立公司之大章、小章 (公司負責人章)、以及「免用發票專用章」等字眼、公司名稱和統一編號。收據上的金額若寫錯，不得修正，請重開收據。
• 電子發票若無實體紙本，無需印出寄送。
  • 高鐵乘車證明申請：搭乘高鐵，請申請電子乘車證明（注意，非購票證ㄇㄧㄥ）來請款即可，如以乘車證明、票根等方式請款，均需紙本寄回。
  • 如連結失效，自行至高鐵網站 -> T-Express -> 電子車票證明 -> 輸入抬頭統編 -> 下載電子車票證明。
• 若為國外商家的支出，雖然沒有統一編號也可嘗試列印出一些單據，找空位儘量填上 開放文化基金會 (38552170) 與刷卡帳單一起報帳。
• 郵局購買票品證明單亦可為支出單據。
• 收到單據後請盡快拍照存擋避免單據毀損不堪辨識，並且盡快繳交。跨雙月分的發票沒辦法抵稅，跨年度的發票沒辦法報帳。
• 請務必同時準備實體發票與數位版發票。
  • 實體發票：紙本的實體發票直接寄出至
    • 開放文化基金會 (105057 台北市松山區八德路四段 636-1 號)
    • 請於信件外註明 PyCon Taiwan
  • 數位發票：
    • 將實體發票拍照或掃描成數位檔案留存一份，避免遺失。
    • 數位發票為避免實體發票遺失之備份檔案，故拿到發票請一定要完成這個動作。
• 如需講師費、稿費的領據，請找 ROCK 提供領據範本。
• 如有疑問請聯繫信箱：[e-mail]