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🔙 Back to PyCon TW 2023 Organizing 共筆

2023 註冊組會議記錄

:::info
- **Link**:
- **Date:** 00:00 00 DEC 2023 (TST)
- **Participants:**
    - [name=David Lu] @yungshenglu

- **Minutes Taker:**
:::

20230818 Bi-Weekly

  • Link:
  • Date: 21:30 18 AUG 2023 (TST)
  • Participants:
    • David Lu @yungshenglu
  • Minutes Taker: Kuan
  • 要記得去填會期時間表，確定會期值班時間
  • 賣票情形
    • 個人票延期到8/25
    • 團體票增加中
    • 目前已售出131萬，希望可以達標150萬，還需要20萬，預期可剛好達標(以4-5張/天 的進度)
    • 議程組已經在追沒有買票的Keynote了
  • 貼文日曆
    • 目前以Gobby的紀念品文案為主
    • 9/1 Kuan 行前通知發文：和 9ukei一起規劃活動預告
  • 大會動線
    • 今年的badge
      • Attendee：一般會眾
      • Partner：贊助商攤位
        • 點人頭，Not人名
      • Staff：PyCon
      • VIP：
        • 有購買尊榮票
        • Keynote Speaker
        • Panel Speaker
      • Speaker
        • 一般議程 Talk
        • Tutorial
    • 動線：等 GTB QQ
      • Anan：現在的圖很像大便
    • Opass使用指南：讓會眾知道流程
      • 行前信要附連結!!!
      • 差行前信專屬連結→Opass的畫面，請 Anan 負責
  • 行前信
    • 8/20 Kuan、Connie負責中英文翻譯、整理資訊
    • 去年範本
    • 今年新增
      • 會提醒會眾有無衣服
      • 會提醒VIP會眾有特別接待區(現場也會專人指引、拉紅龍)
    • 部落格文章
      • 大地遊戲玩法
      • 贊助商文案等
  • 場佈
    • 9/1 6:30去中研院場佈
    • 要把確定的衣服依尺寸拆出來
  • 行銷信
    • Gobby已經寫好，David Lu在排版
    • Connie在檢查中
  • 重要時程
    • 晚鳥階段售票：08/25 - 08/31
    • 08/23-24: 匯入會眾名單至 OPass
    • 08/25: 寄送大會行前通知
    • 08/26: 個案處理後續購票的行前信
    • 09/01: 註冊組 Day 0 場佈 (衣服/Badge/VIP紀念品)
  • Note
    • Day 1-2 早上幾點集合？

20230805 Bi-Weekly

  • Link:
  • Date: 21:30 05 AUG 2023 (TST)
  • Participants:
    • David Lu @yungshenglu
  • **Minutes Taker: @CliYing94
  • 請大家幫忙轉發linkein
  • review 售票狀況
    • 170W目標 ->降低到150W，但預計有點困難，8/18 deadline目前大該差40w
  • 貼文日曆
    • 10週年主席訪談影片 1~2支出來下廣告
    • 叫大家把邀請碼換一換的文章
  • 行銷信售票狀況成效較佳
  • 同步大會報到資訊

20230708 Bi-Weekly

  • Link:
  • Date: 21:00 08 JUL 2023 (TST)
  • Participants:
    • David Lu @yungshenglu
  • Minutes Taker: Luke
  • review 售票情況
  • 宣傳愛心優待票
  • 和 PR 合作下廣告
    • 預計 7/18 後發行銷信
  • 講者票/投稿者票/社群票 要寄信提醒來換票
  • 加強宣傳 企業票 & 團體票
    • 企業票的誘因：節稅，focus 在更優惠的票價
  • ~8/20 要完成行前信

20230603 Bi-Weekly

  • Link:
  • Date: 00:00 03 JUN 2023 (TST)
  • Participants:
  • Minutes Taker:
  • 售票狀況 w/PR team team
  • 由於之前售票情況不是很好，討論貼文狀況：
    • 目前觸及率跟去年比較起來不是很好
      • 之前的超級鐵粉門檻太高
      • 6/5 早鳥階段抽獎活動（分享貼文），活動到6/25 for general
      • 6/12 我是轉職者 for 轉職者/學生
      • 6/16 告訴大家買哪種票 for general
    • 貼文是否有哪天觸及特別低？snyc w/PR team（niyuke) @CliYing94
    • 今年會提前下廣告
  • 目前售票情形：
    Image Not Showing Possible Reasons
    • The image was uploaded to a note which you don't have access to
    • The note which the image was originally uploaded to has been deleted
    Learn More →
  • 預計9號，審稿委員跟志工票寄出 @derick0823
  • 回信：
  • 七月
    • OPass
    • 團體票
    • 行前信

20230525 早鳥階段售票行銷討論

  • Link:
  • Date: 21:30 25 MAY 2023 (TST)
  • Participants:
  • Minutes Taker:
  • 目前為止的售票行銷回顧
    • 票價比起去年漲價
    • 有沒有在 Python 社群散播售票訊息
    • 有沒有下廣告
      • 受眾擴大到轉職或在求職者
      • 可以思考今年的受眾是哪一群人
    • PR 可以幫忙在社群媒體發文
  • 下個月的售票行銷方式討論
    • 今年要鎖定的TA應該要改變
      • 固有：
        • 業界工程師，在職者居多、Python相關的開發組(70%)
        • 贊助商
        • 學生族群少(5%↓)
      • 現今：TA族群改變
        • 畢業生
        • 轉職者
          • 等 Wei Gobby 回台灣後再請教要怎麼利用轉職者文案轉生成1則精要的廣告
          • 和 Kevin 確認Dcard廣告策略
      • 有各社群邀請聯繫窗口資源可以宣傳售票資訊
    • 強調價差
  • 抽獎：最好排在6月底前
    • 6/5 PO抽獎文任務貼文
    • 任務門檻降低：投票、tag朋友、按讚+分享
      • 要和 Gobby 確認怎樣不會降觸及
    • 6月底
    • 優惠票：超級Py粉票降價$2,490 (當時門檻太高，導致參與度低)
    • 抽票數量：
      • 完全免費 1-2張
      • 超級Py粉 5張
    • 文案：鈺馨
      • 沒錢買機票，不如來抽票
      • 端午節：包粽包中；來PyCon、好運Come

20230430 Bi-Weekly

  • 目前進度

    • 超級鐵粉票 w/PR Team

      • Gobby回報目前沒有任何人投稿，還是會發官方貼文，邀請碼之類的就不用處理了，後續由PR Team處理

    • 0501 早鳥階段售票

      • 個人票
      • 企業票
      • 企業團體票

    • 早鳥階段行銷信：需要寄給以下對象

      • 過去參與的志工：可以交給主席署名
      • 近兩年買票的會眾
      • 行銷信文案由 kuan協助
      • 5/3左右 David Lu @yungshenglu 會套看看

    • 保留票種的邀請碼名單搜集 阿嘉Derick

      • 講者票 (6/20)
      • 投稿者票 (6/20)
      • 貢獻者票：大會志工 (6/1)/
      • 審稿委員
        • 分兩波寄送(第一階段審稿（6/1）、第二階段審稿(6/20))
      • 邀請票
      • 獎品預留票
        • 去年大會抽出的今天50%折扣，要開邀請碼並擬好信件模板，信件模板 David Lu @yungshenglu
        • Derick 寄出，沒email 直接用discord傳

    • 團體票 FAQ

      • Luke協助處理
      • 企業團體票申請：0501 開放申請 主要接洽窗口為贊助組
      • 團體票申請：0701 開放申請 請阿寬先審一下文案
      • 要有英文版（看要不要用chatgpt翻一下比較快）

    • Email來的外部FAQ

      • @yungshenglu 後續會再出一個document整理流程
      • 收到信看到的人貼上discord channel(無論有沒有回信)，範例

  • OSCVPass

    • 已經要到 300 個 Token yucheng
    • 原訂 05/01 Community 社群貢獻票要起售，但是還需要宣傳一波(OCF去宣傳)，看是否要延期。 ->不延期

  • OPass

    • 已經發 PR 給 OPass 開發人員
    • annoucement是否可以夾帶圖片?想發菜單 (reqeust from: Pochun, Winnie)
      • 比較簡單的方式是直接開一個圖片公開連結攘大家點（目前已有的功能）

  • Team building 投票

20230331 Bi-Weekly

  • 個人尊榮票開賣

  • 接下來重心放在社群優惠票

    • 目前主要都是台灣社群名單為主, 等中文的忙完再來忙apac
    • 理想狀態在4月底前搞定避免跟5月早鳥票衝突

  • 四月份開始宣傳鐵粉票, 細節待公布

    • 希望透過這個活動宣傳早鳥票, 提供五位超級鐵粉票, 其他參與者給予社群優惠票(寄信)

  • 行銷信信件模板進度追蹤

    • 預計最早會在6月份用到
    • 找出去年行銷信的模板提供給安安

  • 在售票表單詢問講者在哪裡收到cfp資訊 阿嘉

  • 團體票開賣前FAQ整理

  • 企業團體票

    • 目前打算讓贊助組接洽, 先給贊助商購買

  • 關於之後的售票宣傳文案 Kuan

    • 有貼文的需求都要填貼文日曆, 盡量越早填越好
    • 一次鎖兩周的時間, 能不改盡量不改
    • 有急件需求到 discord 找 9ukei

  • host大會opass yucheng (main) Li-Ying Chen@CliYing94(sub)

  • 下次開會時間 4/15 (同月會) 中午純吃飯不開會

  • Team Build歡迎提案, 時間大概在5月第二周

20230318 Bi-Weekly

  • Link: meet.google.com/bnk-dbpk-ynt

  • Place: 摩茲工寮

  • Date: 18 MAR 2023 (TST)

  • Participants:

    • David Lu
    • 阿嘉
    • Derick
    • Ben
    • Luke

  • Minutes Taker:
    Ben

  • 待討論事項
    • 個人票的一般階段與晚鳥階段差異性？是否提高晚鳥階段的票價？
      • 個人票 NT3390 為票價標桿
      • 降個人票（一般）票價 NT3390
      • 升個人票（早鳥）票價 NT3390
      • 社群票 NT3190
      • 個人三個級別各差 NT300 (以 700 人)
    • 企業團體票取消「晚鳥階段」售票
    • Luke 社群優惠票寄送名單確認
    • Ben 社群優惠票寄送信件模板 (ChatGPT)
    • 阿嘉 KKTIX 文案上線預備
    • Ben 人尊榮票行銷文案 (ChatGPT)
    • 票價討論
      • 負擔成本抓悲觀 6 成。
    • 阿嘉 文案檢查

20230305 Bi-Weekly

  • Link:
  • Date: 05 MAR 2023 (TST)
  • Participants:
    • David Lu
    • 阿嘉
    • Ben
    • Luke
    • Kuan
  • Minutes Taker:
    • 阿嘉

20230211 Kickoff

  • Link:
  • Date: 11 FEB 2023 (TST)
  • Participants:
    • Derick
    • Ben
    • YuCheng
    • Li-Ying Chen
    • Connie
  • Minutes Taker:

  • 閒聊 / 認識成員

  • 同步目前售票規劃

  • 工作分配

  • 未來會發生的工作

    • 團體票收單與發信
    • 大會當天報到櫃台

  • 把CONNIE加入trello

  • ISSUE

    • 找到熟悉並使用klaviyo的負責人(可能可以是DATA TEAM MEMBER)，處理發行銷信這件事
    • 團體票利潤估算 (LY)
    • 團體票人數3人可能會造成註冊組人力透支, 要不要調高?
    • 團體票的換票時程必須晚於團體票售票時段
      • KKTIX 換票截止日晚團體票表單截止兩周
    • 跟DATA TEAM 溝通怎麼設計資料蒐集才能估算團體票帶來的利潤/效益

  • 2/19 組長會議結論

    • 今年想估計團體票能夠帶來多少的收益
    • 團體票收攏 今年先賣團體票(一般) 收單時間為七月一整個月 確認付款期限跟著個人票售票期限
    • 團體票換票時間開放到會期結束
    • 團體票人數仍然維持3人

20230115 Pre-Kickoff (Online)

  • Link: meet.google.com/btb-bzkm-vja
  • Date: 21:00, 15 JAN 2023 (TST)
  • Participants:
    • David Lu @yungshenglu
    • Li-Ying Chen
    • GTB
    • YuCheng
    • Connie
  • Minutes Taker:
    • Li-Ying Chen
  • 待討論議題

    • 同步目前售票規劃

      • 企業票跟個人票都會賣團體票（省手續費並提供會眾折扣）
        • 個人票：
          • 需要規劃團體票接洽SOP
          • 退票問題
          • 買團體票不會給退票
            • 免責聲明？
          • 直接接洽PyCon，不會走KKTIX金流
        • 企業團體票：
          • 由贊助組接洽
        • 個人贊助票
          • 會一直開著（預期不會賣太多票）
        • 社群貢獻票：
          • 尚須整理名單
      • 不同階段的贈品
        • 早鳥：有衣服+紀念品
        • 一接階段：有紀念品
        • 晚鳥階段：什麼都沒有
        • 個人贊助票另算

    • 退票機制討論 (需要寫在 KKTIX 售票文案)

      • 後台退票也會有手續費嗎？會，所有方式的退票都會產生手續費
      • 退票機制文案
        • 可能要補KKTIX的退票原則
        • 如果沒有特別寫，KKTIX：
          • 會自動鎖活動前十天不給退票
          • 大於十天只會扣手續費（約16％）
        • 希望盡可能不要走到KKTIX退票，引導會眾接洽PyCon
        • 個人轉企業票機制

    • 聯名套票計畫

      • 交朋友計畫

    • 同步之後開會時間/Team Building 時間

    • 註冊組 Kickoff 晚餐吃啥 (組聚補助)

    • (Misc) 輪流做會議記錄！

    • 各種文案

      • 請大家瀏覽，有任何想法可以直接用註解寫上
      • 可先以個人票當作參考
      • 想一下Slogan（主題應該是228前會出來？）

20230105 售票定價討論

  • Link: meet.google.com/czv-xryh-ijm
  • Date: 21:30, 05 JAN 2023 (TST)
  • Participants:
    • David Lu @yungshenglu
    • marr
    • yucheng
    • Derick
  • Minutes Taker: yucheng

  • KKTIX 退票

    • 如果有人退票，他的 KKTIX 手續費 6% 我們要另外出 (他買 1000, 退 900 給他, KKTIX 吃掉剩下 100, 我們還要額外多出 60 給 KKTIX) 要注意
    • 活動前十天不給退
    • 我們主動退 可以不用手續費，但比較麻煩

  • 一些相同票價票種可以合併

  • 開放個人團購票種

  • 考慮設計換票流程

    • 開表單給個人票要換票的人，請他匯價差給我們，我們另外標註

  • 團購價差

    • 手續費 6% 當級距避免退票

  • 與贊助組合作
    贊助方案裡面就不要包含票

    Case 1 假設贊助商需要再加票，那註冊組要怎麼給優惠

    ​​​​​​​ * 贊助商的需求是票的數量的話就給優惠票價
​​​​​​​ * 贊助商如果是其他需求就盡量提供

  • 行銷信
    對贊助的包裝可以說是可以提供來聽的員工可以學到哪寫領域 {}, {}, {}

20221226 Team Sync

  • Link: meet.google.com/huh-mohs-zkb
  • Date: 21:30, 26 DEC 2022 (TST)
  • Participants:
    • David Lu @yungshenglu
    • Derick
    • LY
    • Ben
    • Yucheng
  • Minutes Taker: David Lu
  • 待討論議題
    • 第一階段售票規劃確認
      • 個人早鳥的deadline（若無明確deadline一般個人票可能會卡到）
      • OSCVPass
      • 判斷Pycon各國團體的重要性，以利對聯名套票合作優先度排序。目前打算by歷年講者來自哪個團體。
    • 售票文案進度確認 （大家幫忙校稿，尤其英文&有無前後矛盾XD）
    • 註冊組 Pre-Kickoff & Kickoff 時間

20221206 Tickets Discussion (ft. 行銷贊助)

  • 待討論議題
    • 贊助企業票預計如何賣？
    • 團購企業票預計如何賣？
    • 企業票票價？
    • 企業技術講座另外買票？
      • 加價購：直接把價錢加到 - 技術短講加價購的贊助費用裡面
      • 直接送的：直接說贈送的企業票有包含進去
  • 目前已知資訊
  • 討論 & action items
    • 要不要賣雙人或三人團購票？
      • 再評估
        • 以前曾賣過 3 人票
    • 早鳥票可以延期到六月跟著 keynote 一起賣，濃縮宣傳力度
      • 可以先公告 keynote 的
      • 講者分批公告
      • 限量 200 張
    • 企業早鳥票 KKTIX 可以早點開
      • 注意 企業還是會很晚才說要加購
    • 贊助
      • 可想價錢微調
      • 確認各級別贊助張數
      • note: 來擺攤、不進入演講廳的贊助商人員不用買票
        • 進入演講廳要看 badge；沒買票不會有 badge
  • 企業票文案
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報帳流程

有關 PyCon Taiwan 支出的請領及發票單據，請依照以下方式辦理：

Mar 7, 2025
貼文日曆使用、執行、工作手冊

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Feb 15, 2025
[Web Squad] Database Dump & Restore

目前官網 backend 有一台 PostgreSQL (GitHub Repo) 在跑，為了資料備份或是希望用 production data 做測試，網站組時常會需要執行 DB dump & restore。

Jan 5, 2025
Untitled

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Apr 9, 2024
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