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# System prepended metadata

title: 第二次開會 - 會議記錄/組別規劃
tags: [組別規劃, GDSC 2023-2024, 徵才]

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時間：2023/07/31（一） 19:30 - 
地點：線上 - [會議連結](https://meet.google.com/uhj-bxbe-mbt)
與會成員：Wesley、柚子、皓平、鄭至辰

**大綱：**
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# 組別規劃
待討論問題
- 幾人以上組別需要選組長
    - 所有組別都要有組長
- 每個組別人數

目前規劃
- 各組選出一個組長，負責帶那組的規劃
	- 可以承諾給組長好處: 內推碼、申請的獎品多給一份
- 行政
	- 2 人
    - 招募：做表單、整理表單資料
    - 活動
        - 寫活動企劃書
        - 辦活動申請經費: 企劃書除了要給申請對象，還要給 Meg 
        - google 表單申請獎品 講師費 活動需要經費
        	- Meg: minjhen@google.com
        	- Eric: ericsk@google.com
        	- 先寄給 Meg，如果 Meg 不回在和 Eric 說
    - 社課
        - 處理講師停車證
        - 排課分組
	    - email 回報人數

- 網宣:
	- 人力: 2人
	- [平台](https://gdsc.community.dev/national-yang-ming-chiao-tung-university/)操作 & 社課紀錄：slide share, 螢幕錄影連結，社課照片，回報活動人數
	- 設計相關：Banner 製作、logo製作、Google I/O Extended 吊牌、社服、製作動畫
	- 管理各式社群平台：IG, FB, linkedin
- 技術: 
	- 人力: 10 個，最少 6 個，最多 10 個
	- 製作教學進度，規劃要教導社員的課程
	- 帶專案
	- 期末的時候帶領專案發表
	- 辦理讀書會
	- 網頁組: 包含UI/UX, 後端
	- 機器學習
- 活動: 所有活動籌辦規劃、偶爾主持活動
	- 2人
	- 規劃活動所有流程: 研討會，期初大會，期末大會
	- 申請教室: 請教授借，靠關係可以申請 329 330
	- 博雅書院給錢，我們拿領據請講師簽名，還給博雅
	- 擺攤
- 公關(拉錢):
	- 人力分配: 4人
	- 講者可以和博雅書院申請經費，但學生講者不行
	- 活動當天接洽講師
	- 活動請教授來分享，有點像世界咖啡館。
		- 費用: 校內: $1000/hr, 校外: $ 2000/hr
	- 找講師，請 GDG(免費)，GDE(免費)
	- 拉贊助
	- 以活動為一個單位，邀請贊助
	- 企業參訪，每學期最少一次最多兩次
	- 企業擺攤當天協作
- 財務組: 
	- 人力分配: 1人
    - 所有經費管理，撥款（可以以他的名義，要報收據）
    - 有發票: 要去跟博雅書院抵銷發票
    	- [開設發票](https://osa.nycu.edu.tw/activity-ct/club/sponsor)
    	- 把金額匯入交大帳戶，幫企業填寫繳費申請單，應該是企業以繳費名義把錢給交大，交大幫忙開收據(抬頭用企業名稱)給企業，企業才可以核銷帳單。拿到收據後，社團可以到課外組辦理核銷。但不知道錢會怎麼給我們
	- 收支紀錄表
	- 車馬費
	- 開整年預算

# 徵才細節
- core team 表單和社員表單分開？
- core team 每一組的問題相同或者需要分開設計？
- 時程規劃
	- 系學會各個文案生出來: 8/7 前 [name=Wesley]
	- 系學會宣傳完成: 8/7
	- 列出會和那些系學會交流在 Google sheet 追蹤各個進度[name=皓平]
	- 生成文案 [name=鄭至辰]
	- 招募表單 [name=柚子][name=Wesley]
	- 面試時問題 [name=Wesley] [name=柚子] [name=鄭至辰] [name=皓平]
    - 8/7 - 8/19 core team 表單釋出
    	- 如果表單回復太少，就需要更多人數
    - 8/19 - 8/26 core team 面試
    - 8/27 面試結果出爐
    - 線上徵才說明會: 8/9 晚上
# 徵才宣傳
- 學餐餐廳放廣告: 
- Core Team 宣傳: 
- 請各系學會宣傳，寄信 or 發在粉絲團 or 限動
- 清交二手拍
- 和博雅書院 [name=許瑋哲]
- 詢問資訊學院寄信 [name=許瑋哲]
# (optional) cacaFly 公關方案
- 8/1 前弄出整個贊助的規劃
# 臨時動議
- NCTU+ 復活, 和 Unicourse 合作，擺攤細節 [name=皓平]
# 下次開會時間
面試問題討論(大家先想好自己組別的問題)
8/7 10:00-12:00