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# System prepended metadata

title: 幫助會長金魚腦的咚咚
tags: [莫名其妙的咚咚]

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title: 幫助會長金魚腦的咚咚
tags: 莫名其妙的咚咚
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### 來自組長的話

每個部門所擁有的觀點不一樣，需要適當的溝通。

辦活動記得一定要跟學校報備，多報備就多保障。

辦活動沒有人參加當然會心灰意冷，籌備也會很累，但這都是過程。
吵架沒關係齁，就是讓你們溝通啦。我在當會長的時候，也是到處跟人家吵架，吵完架一定要跟人家道歉。
節慶、活動時可以寄一些卡片給照顧我們系會的師長們。

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# 總召組

## 開會事宜

1.例會時間：兩週一次的例會統一定在週一78節(有意外在另決定時間)
2.開會發信時間：週四下午3點。
>小會由有需求的人發信，日常會議由秘書發寄信。

### 活動注意事項

系學會收入才開收據，支出列一張總表給領款人簽名，給錢不用寫收據 開一張表拿錢的對學生證簽名完就好。
> 總表內容需有領款人班級、學號、姓名、退款金額，領款時請領款人帶證件核對身分。

防疫相關對策。
 > 填寫防疫表單、需要準備酒精與體溫計。

繳錢給錢的動線沒規劃好
>給錢、收錢坐走道附近，勿擋到動線，若有多項款項需收錢，動線要分開。

## 組織運作

幹部會議→系員大會
> 先是開好幹部會議統一大家的想法，才去開系員大會
> 幹會可以開線上，系員的比較希望可以辦實體，同時增加活動。
> 幹部會議必須有共識，在系員大會請只有==一個聲音==。

## 關於評鑑紀錄

每個活動/課程分開資料夾

籌備

活動申請書(向學校申請的)
活動企劃書(活動本身的)
活動教案

執行

會議紀錄(重要/可以錄音)
會籌單/會出席/簽到單
收支明細

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# 總務組

1.品項登記詳細(各品項登記詳細)
2.一張核銷單貼一張單據
3.文件職稱用字準確(例：總務"部"部長)
4.作帳：收入 -> 錢 / 支出 -> 收據、發票

## 錢錢相關

1.雜資跟活動支出要分開，要分別記私帳和公帳；雜資包含紙本費，不限於其中一次活動的器材，ex麥克風；私帳整理完＞公帳；如沒有收據之支出，應寫在私帳，並且要能對應到公帳。
2.==每次活動收據都要記得拍照(活動總務&主計)==，以備不時之需；活動每張收據都要標號，方便紀錄。
3.帳上要有時間、款項、收支、請款人。
>事後請款，錢用匯的

## 財物明細
> 想要了解更詳細內容請找楊老師。

跟學校核銷/申請款項的收據
必須要有店章(店名住址+店家統一編號)、負責人必須有個人私章蓋上去。

郵資需要購票證明(要另外開)

### 出納
關於系會存摺更名的公文，交給行政組留存。

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# 活動辦理

 **請你系會自己去做宣傳**，不要讓系助麻煩。
系學會總務和活動總務不要是同一個人，可以讓活動副召當總務，活動總務要先將收支出和明細整理完再交給系會總務。
> 記得跑班宣傳其實還是很重要，有做有機會。

## 工作人員

請活動負責人製作表單，分享到各班群組填寫回復，不要直接強制他人參加。

## 活動籌備
> 這些可以依活動大小規劃

籌備會議> 一籌、二籌、總籌→會議記錄
彩排驗收> 一驗、二驗、總驗

行前會(參加者行前會)→會議記錄
行前工作會議(活動幹部細流)→會議記錄

粗流>行事曆
細流>細到每一分鐘大家要幹嘛都要做好!

會議決定好的事情，就不要改了。
除非危害到效益或是危害到人命安全。

一驗>負責人要會
二驗>一半以上都要會
總驗>全部都要會

不建議總召下去當關主，出事可能就不好耶了。

## 核銷
活動的總務全部整理好要核銷的時候
「一併」交給系會的總務(一整疊 no單張)

收據蓋"系學會"的章！
任何有需要支出、核銷都需要開收據
\*注意買賣店家都要能夠開收據

[活動名稱 / 活動時間
發票編號 / 項目 / 請款人 / 收入 / 支出 / 餘額](##關於收支明細)

楊老師：不要覺得不可能亂，一定會發生。

## 活動企劃書
- 目錄
- 活動目的
- 活動內容
- 附件
  - 活動表格
    - 各活動細項
    - 活動負責人
- 預算

> 簽到單

## 關於收支明細
發票編號 / 項目 / 請款人 / 收入 / 支出 / 餘額

請到的金額都叫社團補助金
總務收到的收據，照採買的順序來排
收據從誰拿來的，要寫上名字(去花錢的人要簽名)


單據需蓋店章：
店名、統一編號、地址(不含電話 \*會被誤認為統一編號)



