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# System prepended metadata

title: 111學年交接文件
tags: [交接文件, ' 111學年度']

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title: 111學年交接文件
tags: 交接文件, 111學年度
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# 各組工作內容交接
> To 112屆系學會聲明:
> 這只是這一年來我們各職務大概負責之事項
> 若覺得各職位事務有疑慮(含組織章程)
> 可自行內部開會討論調整(含修改組織章程)

> ~~最高原則: 用愛發電 希望無限~~[name=柏翰]

組織架構
- 會長 (111)俞玟妍、(112)蔡馨慈
- 副會長 (111)黃柏翰、(112)劉致榮
- 秘書長 (111)莊曜嘉、(112)蔡名綸
- 行政\*2 (111)楊麗芳/蔡馨慈、(112)謝易宏/==缺==
- 文書 (111)徐采碟、(112)陳品安
- 美宣 (111)陸彥廷、(112)鄭苡蔓
- 資訊 (111)毛浚安、(112)毛浚安
- 主計 (111)陳育亨、(112)==缺==
- 出納 (111)盧劭承、(112)陳育亨
- 公關\*2 (111)徐嘉佑、(112)==缺==/==缺==
- 器材 (111)張宸琳、(112)==缺==
## 總召組
- 會長
  > 負責對系辦/生動組/中工會溝通管道
  > 審核所有對外公告之宣傳圖/文
  > 審核各項活動之活動企劃書
  > 監督所有組別工作進度
  > 監督各項活動執行狀況
  > 擔任幹部會議(例會)主席
  > NPTUer更新、NPTUer雲端管理 (兩組帳號不一樣，記得改密碼)
  > ~~刷臉、跟其他社系等等的搏感情~~
- 副會長
  > 負責trello管理/維護 (建議給行政)
  > 負責行事曆(google日曆)管理/維護 (建議給行政)
  > 審核所有對外公告之宣傳圖/文
  > 審核各項活動之活動企劃書
  > 監督所有組別工作進度
  > 監督各項活動執行狀況
  > 監督幹部會議(例會)之會議紀錄
- 秘書長
  > 寄發幹部會議(例會)之開會通知
  > 創建/記錄幹部會議(例會)之會議紀錄
  > 負責幹部會議(例會)錄音

> ==**建議及注意事項**==
> LINE 除系學會群組外，額外拉一個「總召組」群組
> 群組內包含**會長**、**副會長**、**秘書長**
> 總召組內部資訊要互相流通
> 盡量優先於總召組內部討論(先有一套完整論述) 再丟到系學會討論
> 會長、副會長於系學會多發表意見

## 行政組
- 保管財產轉移單
- 整理系會員名單、各組成員名單
- 整理系會雲端
- gmail、trello、hackMD帳密
- 寄信(主要對內)
  - googlegroups
    > nptucsai_worker@googlegroups.com 為系會幹部群組
    > nptucsai_member@googlegroups.com 為系會員成員群組
    > 還有其他的群組，不過這兩個較常使用
    > 寄任何信件時記得要寄副本給幹部群組，方便讓所有幹部們都知道
    > 每封信件記得都要有主旨，信件內容記得要有時間及地點
    > 信件最後記得要署名 「電腦科學與人工智慧學系 系學會」
    > 可以提前先將寄信內容打好，統一排定時間發送

## 文書組
- 各項文案的產生
  - 可以找一個覺得很棒的好同學分擔
- 段考資料的整理
  - 開會結果是佛系生產，看自己的心力如何下去做
  - 考古弄好可以接給資訊組處理
- 文書資料的歸檔
  - 各種資料都會在文書組手上，可以找系助拿資料夾
- 定期整理會議紀錄歸檔
  - 有github版本跟word版本
## 美宣組
- 系服
  - 徵稿 vs 自己設計
  - 找廠商可找公關協調
  - [詳細流程](/OPr3b-4xSOaI9XO6yRSDKg)
- 宣傳圖
  - canva
     - 申請教育版(需要用學校帳號登入)
     - 製作ig+fb模板各一
       > 第一頁：系名(為了哪個單位辦的)、大標、副標、系學會全名(哪個單位辦的)
       > 第二頁：內文
       > 第三頁：日期、時間、地點、活動對象
       > 其他：活動規則或其他細項
     - 內文與文書組協調
  - 雲端
     - 審核過的宣傳圖可丟雲端
     - 幫資料夾照時間編號
- 社團評鑑-影片
  - 用canva製作，效果像投影片

## 資訊組
- 系學會網站
  > 推送到github之前，要先預覽網站更動過的地方格式有沒有跑掉
  > 推送的時候要註明這次推送你修改了什麼東西，要寫清楚，否則出問題的時候，要回檔會很麻煩
  > 如果系會舉辦的活動有連結要發送，都要用域名去縮網址
  > 如果有需要的話，可以美化網站
  > 更新文書組提供的考古題到網站上面
  > 要更新每個月的財務收支 (筍)
- 資訊週
  > 時間大約在5月左右，要提前兩個月左右開始製作闖關的內容，因為後續還要根據試玩的數據在去做更動
  > 下下屆學弟加油ouo
## 總務組
- 出納
  - 交接物品：系會印章、存簿、一袋歷年資料
  - 請學校發文更改系會帳戶負責人，收到公文後帶存簿、系會木頭章、個人私章、身分證去林森路郵局申請變更
  - 每個月須製作收支明細，並向會長、系主任核章，蓋完後掃描至雲端
  - 申請經費核銷時，確認是否有立統編、項目金額及合計是否正確，確認完後核章完掃描至雲端
  - 紙本資料我是給主計留存，看你們如何分配
- 主計
  - 歷年財務收支報表留存
  - 歷年活動請款單留存
  - 學期終製作學期收支明細
## 公關組
- IG
  - 限動在活動前一天提醒
  - 貼文在活動前七天
- FB
  - 貼文在活動前七天
- 本系社團（原資科）
  - 需要有套用固定模版
  - 模板
    > 【公告】電腦科學與人工智慧學系 系學會(視情況可調整) -(活動名稱)
    > 
    > ...內文...
    > 
    > Follow系學會社群最新資訊：
    > FB粉專 - 國立屏東大學電腦科學與人工智慧學系系學會
    > IG - nptucsai
    > 
    > 國立屏東大學 電腦科學與人工智慧學系 系學會
- 賴群
  - 先發文再發圖
- 帳密
  - 行政負責
## 器材組
- 系倉
  - 學餐地下室直接進入即可
  - 教科館四樓需跟系助借鑰匙+門卡
  - 期初期末各整理一次
  - 雲端的器材管理文件，word檔需先壓縮後上傳

## 幹部會議(例會)流程
> ==**注意**== 開會前各幹部都需要先過目此次會議之議程
- 會議開始
  > 登記會議開始時間、出席人員
- 各組報告事項
  - 系會各組別報告
    > 各組別回報給系會之事項
  - 活動進度追蹤
    > 各活動目前進度回報
- 討論事項
  > 各組別&活動想提出討論(分工)之事項
  > 依照討論事項之性質排序 先活動後系會
  > 依照討論事項之重要性排序 由高至低
  > 下月開會日期/時間 (於每月最後次開會討論)
- 臨時動議
  > 於開會前不在此次會議之議程內
  > 想在會議中提出討論之事項
- 會議結束
  > 登記會議結束時間

> ==**注意事項**==
> 若討論事項難以明確定案
> 可提出不同方案予系會各幹部投票表決
> 記錄各方案之票數/人員
> 記錄結論方案

> ==**例行事項**==
> 基本上每個月開2次例會
> 於每次會議結束後立即創建下次會議之會議紀錄
> 方便將下次會議所需回報/討論之事項填上
> 每次會議之議程由總召組負責監督
> 於開會前一週星期四15:00寄發開會通知(提醒)

## 公告流程
- 流程：文案→審核→圖片→審核→公告→審核
- 組別：文書→總召→美宣→總召→公關→總召
- 日期：活動前2週→活動前1週-2天→活動前1週
## 討論區
> 沒打到的幫我補一下[name=曜嘉]
> 聽說有一個系會的github，要從學長姐那邊拿權限[name=立方]
> 需要替一年級分組[name=文言]

