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title: 111學年度 第07次 會議紀錄
tags: [會議紀錄, ' 111學年度']

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title: 111學年度 第07次 會議紀錄
tags: 會議紀錄, 111學年度
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# 第 07 次 會議紀錄
- 地點：Google Meet線上會議
- 時間：[time=Tue, Aug 9, 2022 9:00 AM]
- 出席：==楊老師==、柏翰、仔仔、文言、嘉佑、彥廷、毛毛、曜嘉、馨慈、育亨
- 結束：[time=Tue, Aug 9, 2022 10:48 AM]

## 組織結構

- 總召組
    - 總召: 玟妍
    - 副召: 柏翰
    - 秘書: 曜嘉
- 行政組
    - 組長： 立方
    - 副組長：馨慈
- 文書組
    - 組長：仔仔
    - 副組長：
- 美宣組
    - 組長：彥廷
    - 副組長：
- 資訊組
    - 組長：毛毛
    - 副組長：
- 公關組
    - 組長：
    - 副組長：嘉佑
- 總務組
    - 主計：育亨
    - 出納：

## 來自組長的話

> 嚴正提醒智慧財產權，會議內容不能截圖/錄影，屬於其他社團的資產。

希望大家以後開會的時候在相對能開會的場合，能開鏡頭的話會比較好。

每個部門所擁有的觀點不一樣，需要適當的溝通。

辦活動記得一定要跟學校報備，多報備就多保障

辦活動沒有人參加當然會心灰意冷，籌備也會很累，但這都是過程。
吵架沒關係齁，就是讓你們溝通啦。我在當會長的時候，也是到處跟人家吵架，吵完架一定要跟人家道歉。

> 雞湯時間?

可以丟一些卡片給照顧我們系會的人
> 你小心一點啊楊老師，我們直接送一卡車(X)

## 組織運作

幹部會議→系員大會
> 先是開好幹部會議統一大家的想法，才去開系員大會
> 記得更名的東西全部都需要修正，幹部會議內先通過，才去系會員大會
> 幹會可以開線上，系員的比較希望可以辦實體，同時增加活動。
> 幹部會議必須有共識，在系員大會請只有一個聲音。

> 在社團的作法是會辦小活動(例如小天使小主人)，避免單純focus在會議上，也可以增加聯絡感情的機會。

> 記得跑班宣傳其實還是很重要，有做有機會有用。

會長副會請不要把事情都弄在自己身上做，不要見面只談公事
> 跟...坦克也是! 
> > ??

關於幹部研習
> 看你們覺得系學會缺啥，缺啥就去上課。
> 但如果是以學校的話，會比較是偏全面性的。
> 通常在開學後第二個月

關於會長/副會長選舉 (通常會配合三合一選舉)

> 各部門的組長可以約未來的組長出去做一些溝通以及交接
> 交接要一段時間，不要全權接受學長姐的消息，要有自己的想法

> 總務：
> 品項登記詳細(各品項登記詳細)
> 一張核銷單貼一張單據
> 文件職稱用字準確(例：總務"部"部長)
> 作帳：收入 -> 錢 / 支出 -> 收據、發票

## 法規條例



## 活動辦理
> 強烈要求注意，這是我們(楊老師)那時候。

上學期五個活動
> 迎新茶會、直屬大會、中秋火烤、系出遊、聖誕活動

下學期四個活動
> 資訊週、系卡拉、系送舊、招募/交接

寒假有寒假營隊
暑假有暑假營隊
> 缺錢就來辦營隊(x)

> **請你系會自己去做宣傳**，不要讓系助麻煩。

練習做人，關係壞了，活動就推不動。

- 系名更名，資訊週也需要更改名稱。

## 活動籌備
> 這些可以依活動大小規劃

籌備會議> 一籌、二籌、總籌→會議記錄
彩排驗收> 一驗、二驗、總驗

行前會(參加者行前會)→會議記錄
行前工作會議(活動幹部細流)→會議記錄

粗流>行事曆
細流>細到每一分鐘大家要幹嘛都要做好!

會議決定好的事情，就不要改了。
除非危害到效益或是危害到人命安全。

一驗>負責人要會
二驗>一半以上都要會
總驗>全部都要會

不建議總召下去當關主，出事可能就不好耶了。

## 核銷
活動的總務全部整理好要核銷的時候
「一併」交給系會的總務(一整疊 no單張)

收據蓋"系學會"的章！
任何有需要支出、核銷都需要開收據
\*注意買賣店家都要能夠開收據

[活動名稱 / 活動時間
發票編號 / 項目 / 請款人 / 收入 / 支出 / 餘額](##關於收支明細)

楊老師：不要覺得不可能亂，一定會發生。

## 刻章

電腦科學與人工智慧學系系學會
系會長

電腦科學與人工智慧學系系學會
總務組 組長

正方形印章-郵局
圓形印章

==系是系，系會是系會==

## 活動企劃書
- 目錄
- 活動目的
- 活動內容
- 附件
  - 活動表格
    - 各活動細項
    - 活動負責人
- 預算

> 簽到單


## 關於收支明細
發票編號 / 項目 / 請款人 / 收入 / 支出 / 餘額

請到的金額都叫社團補助金
總務收到的收據，照採買的順序來排
收據從誰拿來的，要寫上名字(去花錢的人要簽名)


單據需蓋店章：
店名、統一編號、地址(不含電話 \*會被誤認為統一編號)

## 關於評鑑紀錄

每個活動/課程分開資料夾

籌備

活動申請書(向學校申請的)
活動企劃書(活動本身的)
活動教案

執行

會議紀錄(重要/可以錄音)
會籌單/會出席/簽到單
收支明細

## 財物明細
> 想要了解更詳細內容請找楊老師。

跟學校核銷/申請款項的收據
必須要有店章(店名住址+店家統一編號)、負責人必須有個人私章蓋上去。

郵資需要購票證明(要另外開)

## 標準表單
> 各東西的標準表單要生成。

## 提問記錄區

楊老師對於電腦科學與人工智慧學系這個長名稱，系辦角度說要是電腦科學系為簡稱，那我們自己還能玩梗嗎？
> 沒人幫我問，哭出來

系會去刻章的樣式