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title: 111學年度 第01次 會議紀錄
tags: 會議紀錄, 111學年度
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# 第01次 會議紀錄
- 時間: [time=Thu, Jun 16, 2022 7:00 PM]
- 地點: Discord
- 出席: 柏翰、玟妍、仔仔、立方、歆、嘉佑、馨慈、幸諭、彥廷、曜嘉
- 結束時間: [time=Thu, Jun 16,2022 9:11 PM]

# 各組報告事項
## 正副會長
- 行政組所謂負責人事是指掌握核心架構以及成員資料。
- 要與學校單位、老師、系助通信的時候，理想上在上班時間發。
- 完成新生大隊 & 新生輔導資料填寫 (INVALID, and have fixed it)
- ==(TO-DO) 將名單 pass 給行政==
- 關於第三個輔導員
- ==(TO-DO) 幫她處理提早入宿==(玟妍)
- 關於之後 excel 的處理
- 電話號碼 / ID 都要存成純文字，不然地一個 0 都會不見。
- 轉移了一些去年的新生資料[name=上帝]
>目前知道比較有用的東西就每次活動的企畫書和果報，以粉專IG等帳號。[name=曜嘉]
## 行政組
> 無
## 文書組
- [給生動組宣傳的文案暫時已經處理好了]
> 系學會的事物就盡量在團隊裡開共筆[name=咪路]
> 好的，了解ˊˇˋ!但我不確定目前能開共筆的項目有哪一些，如果有需要開共筆的話就在會議的時候複製貼上一下，順便跟大家講一下哪一些東西開共筆沒關係，哪一些沒必要這樣[name=仔仔]
> 爽開就開，哈哈。[name=會議紀錄]
- 於另一社群的歷屆段考資料用導入的方式處理
## 美編組
- [給生動組宣傳的咚咚]
## 資訊組
## 公關組
## 總務組
## 活動組
- 新生茶會：https://hackmd.io/@nptucsai/HJb-h6PPq
- 抽直屬大會：https://hackmd.io/@nptucsai/SJuXblbdc

# 討論事項
## 活動企畫書的責任歸屬 @行政組
> 目前活動企畫書為行政組單一窗口與學校進行溝通
> 是否調整為活動總副召自行跑學校行政流程
> > 我覺得也可以由行政帶著總副召跑，未來也可以是納入行政組的人力之一
> > [name=歆]

## 系學會運作 SOP 相關問題探討
> 詳細提案引述請見 [附件 A](#附件A) [name=仔仔]
- 關於開會
- 開會通知
> 由有開會需求的人去發(例:活動討論)
>
> 以系會組織來說(ex:常會)，由秘書寄送開會通知、開會議議程筆記(例:例會、幹部會議)
>
> 若有需要.5或.75次會議，由覺得有需求的人發、做會議前議程

- 關於共筆(hackmd)
- 有需求就開
> 尊重其他開版面的人，以不刪除為原則。
- 關於 Trello
- 組長想到自己加上去
> 尊重其他開卡片的人，以不刪除為原則。
- 活動配合相關
- 系學會可以統一一個風格去處理
> ~~所以我說是什麼風格~~
- 帳號問題
- 行政組會做email的收發(對學校、對學校外)
- 公關組處理IG、FB窗口
> 公關組主要為校內對社系的溝通吧?
> [name=歆]
> 他說臨時動議再開一遍
> [name=仔仔]
- 企畫書歸檔至雲端硬碟
> 東西拿好再來討論[name=會議紀錄]
>
> 我記得生動組有提供每個社系NAS雲端空間(因為google空間有限制)[name=歆]

## 想要 ASSIGN 一件日常事務
> 關於我們的共筆，需要有一個組別甚至一個人處理備分
>
> 由文書組負責，可以工人智慧

問題: 因為 hackmd group 為免費方案
因此一個月備分推送次數只有20次，考慮會議在開會前與開會後各推一次，一個會最多也開4次會(8次)，然後個活動相關紀錄也只會在全部結束之後備分，次數應該是足夠的。

## 協助活動總副召撰寫活動企畫書該由哪個組別或是誰負責?
> 我覺得行政?[name=歆]
> 但目前的問題大該是大家都沒什麼寫過企畫書，但大家有一個暑假的時間可以學習(因為我也需要在這段期間學會看企畫書)[name=歆]
> 感覺需要一大堆範本[name=仔仔]
> > 議會雲端有各種企畫書，在[議會會議紀錄]中[name=歆]
> > 或是找我(?我可能也可以變出範例(?[name=歆]

## 系服相關事項討論 @美宣組
> 有打算徵稿嗎？還是美宣不是負責設計
> 是負責訂製狀況[name=仔仔]
> 仔仔喜歡假掰文青電人系T[name=仔仔]

> 後續訂製等問題是否PASS到其他組去做?[name=曜嘉]
-彥廷哥表示可以。

> 我想要前年黑色那件的吃豆人![name=歆]
- 增加投稿意願
> 送獎品之類的!或是3D列印印個可愛的東東[name=歆]

> 投稿者採用者送系服~

> 我覺得可能不只採用者，比如說前三名也不錯[name=仔仔]

> 參與投稿參加獎之類的[name=歆]

> 不行，我們會收到一堆破稿子，你冷靜，沒有那麼多錢，你這樣我也想要參加投破稿子[name=仔仔]

> 好喔😂[name=歆]

## 新生茶會相關事項討論 @Amos0621
- 總召: 嘉佑
- 各區負責人
- 北區 余征達
- 中區
- 南區
- 高屏區 鄭凌
- 東區
> 放在其他區內?由新生分布區域決定，待討論。[name=歆]

## 抽直屬大會相關事項討論 @HzO @XING-YU
- 總召: 幸諭
- 副召: 馨慈
- [抽直屬大會討論區](https://hackmd.io/@nptucsai/SJuXblbdc)
- 形式:先抽直屬，後頭和直屬一起玩遊戲

## 各組確切的工作項目

## 什麼時間要分好一年級組別
- 表單填寫狀況不佳
> 想辦法解決!多宣傳，刷訊息之類的，不然就要私訊囉![name=歆]
> 誰負責?[name=歆]
- 可以拜託他們班代之類的?[name=曜嘉]
> 我們誰負責聯絡?[name=歆]
> 給大二的人去吧?木木我也不認識。[name=曜嘉]

## 確定要舉辦的系上活動，和舉辦時間
- 目前在進行的就9月新生輔導，9月抽直屬，8月茶會。[name=曜嘉]
# 待辦事項
- @總召組: 第三個輔導員(品安) 協助辦理提早入宿
- @行政組: 名單(名冊)

# 臨時動議

### 是否追認為*第一次會議*
同意：
仔仔、立方、歆、嘉佑、馨慈、彥廷、曜嘉、幸諭、柏翰

不同意：
玟妍

棄票：

> 結論: 追認為第一次會議

### 各組工作報告
- 會長、副會長
- 統整所有事
- 沒人做的都是我
- 監督所有組別工作進度
- 監督會議記錄
<!-- 監督會議記錄沒有錯字，兩者都是動詞 -->
- 秘書長
- 會議通知單寄送
- 開議程筆記
- 錄音及會議記錄
<!-- 會議記錄沒有錯字，動詞 -->
- 行政組
- 對外的收發信件
- 發系服徵稿文
- 人事表單建立、整理
- 活動企畫書流程(送審)
- 文書組
- 各項文案的產生，但不包含企畫書撰寫
- 段考資料的整理
- 文書資料的歸檔
- 人工推送會議前後紀錄至github
- 美宣組
- 美術相關事務
- 系服、對外宣傳圖
- 公關組
- 財務組

### 其他
- mail訊息由誰負責
> 公關組or行政組?
> 下一次會議追認

# 下一次開會時間
- 下一次會議時間由群組開投票選出
- 地點應該還是Discord

> 我們有要討論開會頻率嗎?例會相關的[name=歆]

# 聊天室
> 仔仔先來報到，主要補上我自己的視角
> 關於email附檔的東西。
> 我不確定嘉佑有沒有記得，在會議中，我有跟嘉佑說，茶會的事情可以找我個人協助，我會個人協助嘉佑。
同時也有打了有一點長度的109學年屆茶會經歷和我這屆辦給110學年度的時候所經過的茶會問題，帶來的優點以及缺點。[color= #ef8342]
>[name=仔仔]

> 「因為我們之前討論的結果是文書組不負責企劃書鑽寫，所以我先把卡片刪掉，如果茶會需要文書組幫忙再新增OK嗎」── 20220529 下午 06:11 文言、LINE群 [color=red]

> 以上紀錄包含錯字一字不漏。文書組卡片的確是我刪除的，因為文言不知道怎麼刪。目的是不要把卡片assign到文書組，以上一點為前提的話，嘉佑依然能找我協助ˊˇˋ!!
> 關於0.5次主持會議是由咪路這邊帶我沒意見
> 但若大家建立卡片、HackMD文件建立都是依靠咪路的前提之下。
> 我會個人希望咪路 ==「存在」== 在以後的會議裡，且交由 ==「文言主持」==，直到文言柏翰熟悉整個會議流程、嘉佑和馨慈習慣和我們屆交流，不然感覺我刪卡片這件還算合理的事情搞得咪路心情不好也是超迷惑的。
> 因為我個人覺得這次的狀況有一些原因是來自咪路沒有到場的關係，但這不是咪路的錯ˊˇˋ同時我也覺得這個誤會很尷尬= =;;[color=#ef8342]
> [name=仔仔]

> 科普一下：
> 畫&rarr;名詞：企畫書
> 劃&rarr;動詞：規劃[color=#04678e]
> 紀&rarr;名詞：會議紀錄
> 記&rarr;動詞：做記錄
> > 抱歉ㄚ!有點職業病
> > [name=歆]

> 沒事超人，可是我發現，我從[教育部重編國語辭典修訂本]找不到企畫這個詞www
> 但計畫跟計劃都有，而且通用，且計劃和計畫都被作為名詞和動詞使用()
> 但如果查釋義，企劃和企畫都有，這個教育部不行了:(((
> 你快去打倒教育部(慟哭)[color=#ef8342]
> [name=仔仔]

> 除了開會應該不再會話這麼多了，大家抱歉><'' [color=#ef8342]
> [name=仔仔]

> 聽說有人想要當文書組的副組長
> 晚點附上對話紀錄[name=咪路]

<!-- 我是分隔線 -->

[給生動組宣傳的咚咚]:https://www.canva.com/design/DAFB_m7YRgA/Ak3mxI0_chwl0OuhTWbwHA/edit?utm_content=DAFB_m7YRgA&utm_campaign=designshare&utm_medium=link2&utm_source=sharebutton
[給生動組宣傳的文案暫時已經處理好了]:https://hackmd.io/swjT5kSfTWyhBnVVgc_vJg?view#20220601-%E6%96%87%E6%9B%B8%E7%B5%84%E2%86%92%E7%B5%A6%E7%94%9F%E5%8B%95%E7%B5%84%E5%AE%A3%E5%82%B3%E4%B9%8B%E7%9B%B8%E9%97%9C%E6%96%87%E6%A1%88
[教育部重編國語辭典修訂本]:https://dict.revised.moe.edu.tw/search.jsp?md=1&word=%E4%BC%81%E7%95%AB&qMd=0&qCol=1

[議會會議紀錄]:https://drive.google.com/drive/u/3/folders/0B4MQWYrd29Scc0QxUUxLMng0cHM?resourcekey=0-RF0f2KJH-JATGUUIAH4lhA

# 附件A

> 討論事項由咪路那邊寫，那這邊借個場地放我的疑問
> 只是這樣就不太臨時動議()[color=#ef8342]
> [name=仔仔]

> 會議前email通知由誰去通知(這次是咪路、那理論上應該是誰？)[color=#000000]
> >

> 會議前議程(像現在這個筆記)應該由誰去開(這次是咪路、那理論上應該是哪個組別？)[color=#000000]

> 會議中紀錄議程應該由誰去記錄？(各組理論上會寫好自己報告的部分，那會議過程中的討論應該由誰去記錄呢？不能說是「大家」請各位想好最後的防線，誰應該要監督這件事情有沒有被完成？不能總是開到中間才想到沒有錄音也沒有記錄)
<!-- 動詞/名詞ㄐㄧˋ錄已修正 -->
> (我們如果在DC開會，要有人去協助測試能不能錄音到「全部人」的聲音)[color=#000000]

> 哪一些事情是需要開HackMD筆記的？該由誰來開？(現在每次都是咪路、但咪路做完需要大家自己去check，基本上不會通知，大家養成習慣還需要時間)[color=#000000]

> Trello的卡片、assign工作該是怎樣去產生？(現在幾乎每張卡都是咪路做的，正式換我們工作的時候需要有人去做這件事，是組別領到工作就自己新增？還是由總召組那邊把卡片assign出去)[color=#000000]

> 交接之後各種帳號應該誰去使用？(全部都是行政組？抑或是哪一組做哪些事就拿哪個帳號)
> hackmd的主帳號、下屆(我們這屆)系會email帳號、IG帳號、串接資源回收站的google帳號[color=#000000]

> 文書組歸檔的企畫書、段考內容要歸去哪裡？[color=#000000]

> 辦一個活動應該要怎樣組織會讓大家比較好處理跟上手？(從哪裡找大二人手，用怎樣的方式決定誰是系會下去當小精靈的狀況？)
> 比如說嘉佑現在在組織茶會，遇到行政流程的狀況找誰？人手(人事狀況)從哪一個大二組別下去找？
> 建立一個默契跟模板方式可以讓大二們更好的去配合我們協助流程，也可以減少因為他們比較少參加到活動所以無法理解的無助感。
> (順帶一提我猜這次活動的雛形也是靠嘉佑跟咪路經過好多次討論跟嘉佑自己的努力才出現這些，嘉佑好棒咪路也好棒。但總不能每次都(以下略))[color=#ff0000]

> 嘛......長文不好意思，但我只是想告訴各位有問題就要問ˊˇˋ[color=#ef8342]
> [name=仔仔]

> @AzusaFoT 我可以當文書組組員嗎? [color=#005588]
> [name=歆]