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title: 111學年度 第12次 會議紀錄
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# 第 12 次 會議紀錄
- 時間：[time=Mon, Oct 3, 2022 3:40 PM]
- 地點：智慧型運算實驗室
- 出席：立方、柏翰、彥廷、劭承、嘉佑、毛毛、曜嘉、馨慈、文言、育亨、仔仔
- 結束：[time=Mon, Oct 3, 2022 5:40 PM]

## 各組報告事項

### 總召組

#### 關於上學期系服的事情
> 緣由:當時系服成本$210，一般售價$250，系會員售價$200，幹部售價$130，且並非所有人都有收據。
> >Q:為什麼幹部費用這麼低，和為什麼有人沒收據。
> >A:因為我覺得系學會幹部需要回饋，許多事情都麻煩幹部做，當時也沒什麼人願意接下系學會，因此這些幹部我很感激，他們也確實付出了許多。
如果是問這個(為什麼幹部收$130)，沒什麼特別原因，就覺得至少要高於半價多一點，所以訂130。
(轉自前會長)
> > >最終解決方法:系服收支維持現狀，但把帳面補齊，把幹部減免的金額，補上系學會收支明細，系服收費總金額補齊。

#### 開會事宜

> 1.例會時間：我建議兩週一次的例會統一改成週一78節(如沒意外)
> 2.開會發信時間：週四下午3點
>>ok[name=曜嘉]

#### 錢錢相關

> 1.系學會總務和活動總務不要是同一個人，可以讓活動副召當總務，活動總務要先將收支出和明細整理完再交給系會總務。
> 2.雜資跟活動支出要分開，要分別記私帳和公帳；雜資包含紙本費，不限於其中一次活動的器材，ex麥克風；私帳整理完＞公帳；如沒有收據之支出，應寫在私帳，並且要能對應到公帳。
> 3.每次活動收據都要記得拍照(活動總務)，怕收據遺失；活動每張收據都要標號，方便紀錄。
> 4.帳上要有時間、款項、收支、請款人。
> >事後請款，錢用匯的

#### 還欠的錢

> 1.印章_筍伯、宸琳
> 2.抽直屬總召
> 3.茶會補助(還欠約100元，共一人)嘉佑處理

### 系服進展
> 現在還沒交錢的有：一甲的黃宥閎、林家宇、曾筠雯、黃子芸跟張育瑄(黃宥閎填了兩次，幫我確認是多填還是要買兩件)，三甲的俞玟妍、陳歆宜、溫梓任跟孫建鵬，四甲的洪嘉伶跟陳澈，碩一的林冠渝，還有老師們，然後我需要有人幫我去確認一甲跟四甲的人有沒有要買。
> > 一甲：嘉佑(已完成)
> > 陳澈：嘉佑
> > 處理一甲跟陳澈的收款
> > 三甲：坦克們會坦起來
> > 洪嘉伶：柏翰
> > (收據單記得寫日期)
> > > 只確認要不要購買咩？
> > > 還是需要跟他們收款？[name=柏翰]
> > > > 明天(10/4)之前確認收款(收據經手人需代收者簽名)
> > > > 需要給出確認的資訊、確認有沒有要購買、能不能先付款

> 目前統計的系服購買件數有39件
> S：1
> M：9
> L：10
> XL：11
> 2L：3
> 3L：5
> 以上是包含老師們的尺寸
- 付款方式：匯款
- 向廠商提交名單時間：最晚10/7(如果大家覺得目前這樣的名單就好我就提早給)
- 衣服的圖案和顏色：快確認好了
- 運費：280(本來就有多收錢應該還好)

### 總務組

#### 出納
> 1. 關於系會存摺更名的公文，要交給哪個組留存？
> >行政組保存
> 2. 教職員的系服費用統一由系助代收，費用會開在同一張收據上。
> 3. 目前所有收入是統一暫存在我這，待系服廠商請款及印章費用核銷後統一存入系會帳戶。
> 4. 交接時密碼更改/取消密碼要請學校公文內要詳述。
> >密碼取消還要請學校發公文，若無法取消密碼，詢問是否可更改密碼，由會長向學校確認。
> 5. 印章錢都當作由筍伯支出。
#### 主計

### 制服趴
>活動名稱:科科~乘著流星金歷貿險制服機劃
>流程活動都確定了
>工作人員需要20人(美宣2人、場控1人、檢錄2人，其餘的下次開會會討論)
>報名時間:10/17~10/28

### 系會費運用
> 先將系上活動跟需要用到錢的地方列出，然後盤算大概需要多少費用
> copy from 4th:
系會費優惠
> > 方案一：繳交一學期五百元，提供一學期系會員資格，半年期中補品，及該學期系上活動參與減免。
> > 方案二：繳交一學年一千元，提供一學年系會員資格，整年期中補品，及該學年系上活動參與減免，加上贈送一件系服。-->

## 討論事項

### 系員及系會員大會檢討事項

> Q: 系學會收入才開收據，支出列一張總表給領款人簽名，給錢不用寫收據 開一張表拿錢的對學生證簽名完就好。
> A: 總表內容需有領款人班級、學號、姓名、退款金額，領款時請領款人帶證件核對身分。

> Q: 防疫相關對策。
> A: 填寫防疫表單、需要準備酒精與體溫計。

> Q: 會長太緊張。
> A: 4的[name=文言]

> Q: 形式上修組織章程要表決 我們有表決嗎...（？）
> A: 以記名方式用Google表單投票。
>> 負責人:文言
>> 發信時間:10/4 8:00am
>> 截止日期:10/7 8:00pm

> Q: 繳錢給錢的動線沒規劃好
> A: 給錢、收錢坐走道附近，勿擋到動線，若有多項款項需收錢，動線要分開。

### 期中補品
- 預算：一人100元
- 何時發送：第8週10/26(三)
- 負責人：筍伯、嘉佑
- 準備時間：第7週(10/17~10/21)
- 副會長：文案、宣傳圖10/22(六)
- 公關組、行政組：寄mail、班群提醒10/24(一)。
> 記得打統編

## Trello轉為Google日曆後的實際做法討論

### Trello
> 優點 [color=red]

有討論版
可以讓一件事情同時有兩種狀態(例如 討論中+TO-DO)
可以只提醒一部份的人，而不會全系會都收到通知
除了新增任務這個行為以外，追蹤任務很容易被自動化以及自動提醒
以下族繁不及備載，這工具超diu

> 缺點 [color=green]

要學。

### Google Calendar

> 優點 [color=red]

大家應該用的比較習慣，相對起Trello較為直覺
大家都會收到提醒，所以所有人都會相互知道進度
...沒了。

> 缺點 [color=green]

能設定的東西較少
個人化提醒、量身打造是不可能的

### 行事曆專門討論區

仔仔覺得google calendar唯一的優點就是習慣問題了......
習慣可以吊打Trello的一狗票優點，且的確以系會營運來說，==善加利用google calendar為前提之下==，不一定需要trello這樣子這麼多樣化的功能。
Trello可以做到自動寄通知，個人化任務報告，個人化提醒，單任務待辦事項check，超強插件大師。
但是google呢？看的習慣。

再來，如果要換回去，要學的話，就是要所有人全都一起學。
不換回去，繼續啟用google calendar，那就應該連小事情都要詳加記錄。

再跟各位提醒一件事情
時間、哪裡、誰、事件內容 可以很簡單的組成一個待辦事項，而該待辦事項應該被列進google calendar

google calendar 假想事件舉例

時間　　: 9/27 晚上9點 前完成
哪裡　　: 交給總召組
誰　　　: 文書組
事件內容：由文書組產生文案給總召組，文案內容為教師節給各教授發的卡片文內容
內容應包含：老師名字、教師節快樂

設定畫面↓

## 臨時動議
> 1.下次例會時間?和社系聯會衝到，會長不在喔
> >10/17(一) 7:00-9:00pm 實體會議
>
> 2.寄信時間
> >10/13(四) 3:00pm
>
> 3.收信習慣以及信箱整理
> 4.確認茶會開出去的收據，大一大二的人員，以及錢出去了多少，當初系員大會開出去的收據，大二的也有拿到錢嗎?
> >大二沒有拿到錢，只有大一有補助。
>
> 5.行政需要系會員名單
> >已交給行政組，事後要建檔。

## 討論區

> 系倉鑰匙，有一把還在上一屆那

> 騎縫章
> >木頭章即可

> 系上財產清點
> >10/17(一)7:00 PM前

> 系帳未轉移完成
> > 10/10(一)前完成

> 整理系上雲端
> >10/17(一)7:00 PM前

>針對大一招募系會成員
>> 先問意願再填志願
>> 10/4(二) 8:00 AM 公開發文
>> 文案不針對組別進行招募