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title: 113學年度 第3次 會議紀錄
tags: 會議紀錄, 113學年度, 交接資料
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# 第 3 次 會議紀錄
- 時間：[time=Thr, Oct 3, 2024 4:53 PM]
- 地點：Discord
- 出席：黃宥閎、洪少宇、蘇楷倫、曾筠雯、黃康倫、吳季珆、施亭瑜
- 結束：[time=Thr, Oct 3, 2024 6:11 PM]

## 各組報告事項
### 總召組
- [trello](https://trello.com/invite/b/66e83faacc648eda91414246/ATTI95f8bf07ddee03abf09ebeffc9af194c554E8518/nptucsai-115級系學會)
- 各組完成事項記得上去更新狀況 [name==燒魚]
- 10/1、10/2 抽直屬彩排及抽直屬大會因山陀兒颱風延期
- 時間待確 10/09被借持續溝通中
- 如日期接近期中考，與歐趴糖一起送
- 萬聖趴
- 10/4 20:30 二籌
- [系員大會後有新同伴加入](https://docs.google.com/forms/d/1S5lRK9w54HceEmXyCFGRsZVbk5ZNUIWZ6Mw_RwyE_Hk/edit#response=ACYDBNh8N6QBbHd1ZzQYtK1IkR-PYyAqUDQs0h1Lug9sNU8Jo3mkLesTqvuiZkxnUdlKk50)
- CBE113052蔡昆霖 文書/總務(副組長)
- CBE113046魏男俊 文書 (副組長)
- 下次大二班會會分組
- 找文書和總務討論，有結果10/7寄信通知成功入系學會(行政組負責)
- [各組職責](/ODQtYMgAToyUesyrJ24_tQ)(111年交接文件)
- 總召組
- 會長
> 負責對系辦/生動組/中工會溝通管道
> 審核所有對外公告之宣傳圖/文
> 審核各項活動之活動企畫書
> 監督所有組別工作進度
> 監督各項活動執行狀況
> 擔任幹部會議(例會)主席
> NPTUer更新、NPTUer雲端管理
> 活動組管理(暫時)
- 副會長
> 負責trello管理/維護
> 審核所有對外公告之宣傳圖/文
> 審核各項活動之活動企劃書
> 監督所有組別工作進度
> 監督各項活動執行狀況
> 監督幹部會議(例會)之會議紀錄
- 秘書長
> 寄發幹部會議(例會)之開會通知以及借場地
> 創建/記錄幹部會議(例會)之會議紀錄
> 負責行事曆(google日曆)管理/維護
- 行政組
- 整理系會員名單、各組成員名單
- 整理系會雲端
- gmail、trello、hackMD帳密
- 寄信(主要對內)
- googlegroups
> [e-mail] 為系會幹部群組
> ==[e-mail] 為系會員成員群組==
> 還有其他的群組，不過這兩個較常使用
> 寄任何信件時記得要寄副本給幹部群組，方便讓所有幹部們都知道
> 每封信件記得都要有主旨，信件內容記得要有時間及地點
> 信件最後記得要署名 「電腦科學與人工智慧學系 系學會」
> 可以提前先將寄信內容打好，統一排定時間發送

- 文書組
- 各項文案的產生
- 段考資料的整理
- 考古弄好可以接給資訊組處理
- 文書資料的歸檔
- 各種資料都會在文書組手上，可以找系助拿資料夾
- 定期整理會議紀錄歸檔
- 有github版本跟word版本(社團評鑑用)
- 美宣組
- 系服
- 徵稿 vs 自己設計
- 找廠商可找公關協調(可請公關用系學會名義與廠商溝通)
- [詳細流程](/OPr3b-4xSOaI9XO6yRSDKg)
- 宣傳圖

- 社團評鑑-影片
- 用canva製作，效果像投影片

- 資訊組
- 系學會網站
> 推送到github之前，要先預覽網站更動過的地方格式有沒有跑掉
> 推送的時候要註明這次推送你修改了什麼東西，要寫清楚，否則出問題的時候，要回檔會很麻煩
> 如果系會舉辦的活動有連結要發送，都要用域名去縮網址
> 如果有需要的話，可以美化網站
> 更新文書組提供的考古題到網站上面
> 要更新每個月的財務收支
- 資訊週
> 時間大約在5月左右，要提前兩個月左右開始製作闖關的內容，因為後續還要根據試玩的數據在去做更動

- 總務組
- 出納
- 保管財產轉移單
- 交接物品：系會印章、存簿、一袋歷年資料
- 請學校發文更改系會帳戶負責人，收到公文後帶存簿、系會木頭章、個人私章、身分證去林森路郵局申請變更
- 每個月須製作收支明細，並向會長、系主任核章，蓋完後掃描至雲端
- 申請經費核銷時，確認是否有立統編、項目金額及合計是否正確，確認完後核章完掃描至雲端
- ==本資料我是給主計留存，看你們如何分配==
- 主計
- 歷年財務收支報表留存
- 歷年活動請款單留存
- 學期終製作學期收支明細
- 公關組
- IG
- 限動在活動前一天提醒
- 外系活動轉發
- 貼文在活動前七天
- FB
- 貼文在活動前七天
- 本系社團（原資科）
- 需要有套用固定模版
- 模板
> 【公告】電腦科學與人工智慧學系 系學會(視情況可調整) -(活動名稱)
>
> ...內文...
>
> Follow系學會社群最新資訊：
> FB粉專 - 國立屏東大學電腦科學與人工智慧學系系學會
> IG - nptucsai
>
> 國立屏東大學 電腦科學與人工智慧學系 系學會
- 賴群
- 先發文再發圖
- 帳密
- 行政負責
- 器材組
- 系倉
- 學餐地下室直接進入即可
- 教科館四樓需跟系助借鑰匙+門卡
- 期初期末各整理一次
- 雲端的器材管理文件，word檔需先壓縮後上傳

### 文書組
- 9/19-10/1 已完成：系員大會文案及簡報、抽直屬大會文案、颱風天延期文案
- 待辦事項：等總籌組吩咐(請看臨時動議)

### 美宣組
- [系服有三組投稿](https://docs.google.com/forms/d/1PAcXkqvbkVrY1njipr5CLU9G-dQbvQhzYrXWVD1mTcI/edit#responses)

## 討論事項
- 系會費
- 一學期500方案
- 一學期會員資格
- 半年期中補品
- 一學期活動參與減免
- 系服9折
- 一學期1000方案
- 一學年會員資格
- 整年期中補品
- 一學年活動參與減免
- 系服免費送一件
- 新幹部
- 找文書談
- 系服投票
- 會長、副會長產表單 10/3 23:59前
- 文書產文案 10/5 23:59前
- 美宣產圖 10/6 23:59 前
- 公關發文 10/7 10:00
- 表單投票期限 10/7~10/13 23:59
- 系服廠商接洽
- 公關 10/16 22:00前持續接洽
- 下次開會時間 10/17 16:45

## 臨時動議
- 系出遊
- 先調查意願(系出遊表單)
- 10/4 22:00總召組負責
- 10/6 22:00文書組文案產出
- 10/8 22:00美宣產圖
- 10/9 10:00公關發文
- 中工會帳戶申請
- 下次開會討論
- 活動圖文放雲端跟相簿
- 文書產文放LINE記事本與Google雲端
- 美宣產圖放LINE相簿與Google雲端
- 器材文件放雲端
- 10/03 23:59前完成
- 找系會員信箱
- 10/7 16:00前行政組發gmail給系會員並說明細項
- 文書組每次開會將Github與Word會議紀錄更新(下次開會前)
- 每次會議簽到紙本要留存並掃描
- 簽到表要蓋社團章
- 將每個月須製作收支明細，並向會長、系主任核章，蓋完後掃描至雲端
- 10/9 前出納完成

## 討論區

## 已閱簽到表
- [X] 宥閎
- [x] 燒魚
- [x] 亭瑜
- [x] 筠雯
- [x] 家宇
- [ ] 楷倫
- [ ] 瑋婷
- [x] 季珆
- [x] 康倫
- [x] 敬家
- [x] 芷伶
- [ ] 子芸