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# System prepended metadata

title: 111學年度 第03次 會議紀錄
tags: [會議紀錄, ' 111學年度', ' 交接資料']

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title: 111學年度 第03次 會議紀錄
tags: 會議紀錄, 111學年度, 交接資料
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# 第03次 會議紀錄
- 時間: [time=Mon, Jun 27, 2022 1:56 PM]
- 地點: GoogleMeet
- 出席:
    - 盧立勛、還有誰？ 
    - 玟妍、柏翰、曜嘉、立方、嘉佑、馨慈、彥廷、歆
- 結束時間: [time=Mon, Jun 27,2022 2:51 PM]

# 各組交接事項
## 正副會長
會長：
反正會長全部以下都要知道OuOb

副會長：
蒐集各部資料，ex.總務帳單、器材清點單，蒐集好後交給會長

文件：系會費，記得開收據（ 之後會傳給副會 ）資訊科學系記得改成新的系名
<!-- (第21行我看不懂，我先留著)這邊系學會收據其實看起來像總務的工作，但他寫副會 -->

秘書：
系會成員開會（午餐）時訂餐（70），前一天訂好、要開收據（統編），若不能開統編要請店家手寫
發票：抬頭單位：國立屏東大學，準備好一份公版收據樣式

有任何買賣都建議開收據，買賣雙方都各開一份，保障彼此
## 行政組
過目活動辦理文件，審核的最後關卡

有任何買賣都建議開收據，買賣雙方都各開一份，保障彼此
## 文書組
發文文案，如何寫文案，學校會開一個課可以去報，記得斷句（時間、地點、表符）

系服徵稿文案，最好新訓前就決定好。
系會介紹文案(新生包)

歷年資料歸檔管理

系評鑑（ 下學期近期末 ）
往年是紙本的方式送評鑑，近年改成線上，所以不用蓋系章

蒐集期中期末考題上傳至資訊部回收站
（ 可以分大一大二大三的負責人 ）
## 美編組
發文活動宣傳圖，學校會開一個課可以去報，記得斷句（時間、地點、表符）

系服可以的話在新訓時就有模板，方便讓新生套量
系服徵稿發文，最好新訓前就決定好最終版型

> 新生包有要美編嗎？
> 抽直屬有需要美編嗎？
<!-- 以上兩點請確認一下 -->
## 資訊組
> 資訊組有要帶資訊週嗎？帶活動組的小孩去
<!-- 以上請確認一下 -->
## 公關組
管理IG、臉書專業粉絲團
（ 權限晚點會給 ）
他系聯誼
找贊助、買東西打折
今年的系卡拉是公關部當對接窗口
簽約內容
期中期末補品

新生包廠商合作單
*今年指考不延期*
（ 過往經驗吃力不討好，因為他們指考延期寄急件5塊但廠商只補助2塊 ）
有任何買賣都建議開收據，買賣雙方都各開一份，保障彼此


> 期中末補品要維持目前的規定嗎？就算維持了，應該由行政組、公關組或哪一組去處理
<!-- 以上請確認一下 -->
## 總務組
總務：
會有一個明細表
單據編號：
年份-上下學期 類別或活動 編號
ex.
110-1-00-001
（ 110年-上學期-不分類大家都可以用-第一筆 ）
110-2-01-003
（ 110年-下學期-第一個活動-第三筆 ）
110-1-xx上學期
110-2-xx下學期
xxx-xx-00不分，每個活動都用的到
xxx-xx-01第一個活動

系會長跟總務會有章
要刻系章，會長章，總務章 
之後帳務會做轉移

轄下組織管理條例：
報名費可以補助
<!-- (第97、98行我看不懂，我先留著) -->

器材：
系倉整理表
期初期末整理
學餐地下室實驗室
開學後再確認一次位子，有鑰匙
鑰匙對應的櫃子

> 實驗室這個部分，還有挖系倉的部分要由誰去處理
<!-- 以上請確認一下 -->

系會費：
目前1500一年，調降一學期500（當作參考）
想辦法吸引新生繳會費
## 活動組
有任何買賣都建議開收據，買賣雙方都各開一份，保障彼此
系上指導老師是否換人，問看看生動組 

### 抽直屬
開始抽直屬的準備
盡量開學前兩周就辦完
檢討會能當天開就當天開
（ 最晚延期一天 ）
二年級主要籌辦，系會協助為主
雨備、疫情備案
2-3週寫企劃書，預留一個禮拜審核

### 資訊週
3-5月會舉辦資訊科學週
活動申請表至學生活動發展組下載
宿舍辦理活動，直接GOOGLE搜尋宿舍場地申請單
資訊週的部分大致分成教學、闖關
（ 插頭在宿舍外兩邊樓梯往下走的轉角 ）
盡量可以有四組闖關

二年級主要籌辦，系會協助為主
雨備、疫情備案
2-3週寫企劃書，預留一個禮拜審核

### 照片
每次的活動拍攝(協助收集評鑑資料，照片的部分)
盡量多拍一點，盡量不要拍很多人的照片（？）


# 各組注意事項
上面是會議紀錄，一樣請自行上滑參閱，由此開始為仔仔懶人包(但不太懶。)
推薦順序是先讀完注意事項，再去check[交接事項]和當天開會相比是否有錯誤。
紀錄由仔仔個人的獨斷分類好給各組了。
如果有不在你組別的工作範疇，請原諒仔仔並在下方的[勘誤區]回報。

[交接事項]:https://hackmd.io/QK5XylsmS9OZZcTXwSoZ2A#%E5%90%84%E7%B5%84%E4%BA%A4%E6%8E%A5%E4%BA%8B%E9%A0%85
[勘誤區]:https://hackmd.io/QK5XylsmS9OZZcTXwSoZ2A#%E6%9C%89%E8%B3%87%E6%96%99%E6%9C%83%E8%AD%B0%E7%B4%80%E9%8C%84%E9%8C%AF%E8%AA%A4%E7%9A%84%E5%9C%B0%E6%96%B9%EF%BC%8C%E4%BF%AE%E6%AD%A3%E5%9B%9E%E5%A0%B1%E3%80%82

## 正副會長
### 會長
會長要記得以下事項
然後記得組織一下新生大隊&新生包的相關事項。
### 副會長
蒐集各部資料回報給會長，經手過副會長的文件要記得檢查改名(電腦科學與人工智慧學系)。
### 秘書
若開會有需要訂餐，請開收據。
有任何買賣都建議開收據，買賣雙方都各開一份，保障彼此。
## 行政組
### 各種資料審核的終點
經手過副行政組的文件要記得檢查改名(電腦科學與人工智慧學系)。
### 發信
若活動組有需要關於企畫書上的系上指導老師是否換人，問看看生動組。
### 提醒任何有買賣行為的人、事
有任何買賣都建議開收據，買賣雙方都各開一份，保障彼此
## 文書組
### 可以參加的課程
發文文案，如何寫、活動宣傳圖，學校會開一個課可以去報，記得斷句（時間、地點、表符）
### 系會需要的文案
系服徵稿文案、系會介紹文案(新生包、NPTUer)
### 歸檔工作
歷年資料歸檔管理，要記得檢查改名(電腦科學與人工智慧學系)。
### 資訊回收站工作
處理資訊回收站考題，可以分大一大二大三的負責人。
### 系評鑑
系評鑑（ 下學期近期末 ）往年是紙本的方式送評鑑，近年改成線上，所以不用蓋系章。

## 美編組
### 可以參加的課程
發文活動宣傳圖，學校會開一個課可以去報，記得斷句（時間、地點、表符）
### 系服相關工作處理
系服可以的話在新訓時就有模板，方便讓新生套量
系服徵稿發文，最好新訓前就決定好最終版型
## 資訊組
> 資訊組有要帶資訊週嗎？帶活動組的小孩去
<!-- 以上請確認一下 -->
## 公關組
### 對外窗口帳號管理
管理IG、臉書專業粉絲團
### 可能需要處理的對外事務
新生包廠商合作單、他系聯誼、找贊助、買東西打折、簽約內容(這部分可以發起會議)
#### 關於新生包
*今年指考不延期*
（ 過往經驗吃力不討好，因為他們指考延期寄急件5塊但廠商只補助2塊 ）
有任何買賣都建議開收據，買賣雙方都各開一份，保障彼此
### 疑惑？
期中期末補品
> 補品的負責組別是否為公關組。
> 期中末補品要維持目前的規定嗎？就算維持了，應該由行政組、公關組或哪一組去處理
<!-- 以上請確認一下 -->
## 總務組
### 單據編號
年份-上下學期 類別或活動 編號
### 要去刻系章，會長章，總務章
系會長跟總務會有章
### 帳務清點
帳務會做轉移可能需要清點
屬於系會管轄區域的物品清點、整理(期初期末都要做)

> 實驗室這個部分，還有挖系倉的部分要由誰去處理
<!-- 以上請確認一下 -->
### 補助相關
轄下組織管理條例：
報名費可以補助(要有人去確認這兩行在做啥)
### 系會費相關
目前1500一年，調降一學期500（前系會長建議的，我們有要改嗎？）
想辦法吸引新生繳會費
## 活動組
請任何「小精靈們」記得這些事情。
### 辦活動注意事項
有任何買賣都建議開收據，買賣雙方都各開一份，保障彼此
檢討會能當天開就當天開（ 最晚延期一天 ）

要有雨備、疫情備案
2-3週寫企劃書，預留一個禮拜審核
### 照片
每次的活動拍攝(協助收集評鑑資料，照片的部分)
盡量多拍一點，盡量不要拍很多人的照片


# 聊天室
> 好ㄝ聊天，呃...我有把這個東西推送到github，請各位注意自身形象。
> 在開完2次會議的時候，會同步將這裡的紀錄再次推送至github，請注意，謝謝你的注意。
> [name=仔仔]


## 有資料/會議紀錄錯誤的地方，修正回報。
### 範例
> 在`#各組交接事項`中`##文書組`裡的錯誤狀況，應修正為正確狀況
> [name=仔仔]
### 回報區
此區開放回報

> 開放聊天?[name=咪路]
> 我覺得不要寫會議記錄耶XD[name=咪路]
> > [聊天]在樓上ˊˇˋ當天好像有開一個交接會議啦，至於紀錄形式怎麼樣的問會長說開1.5好不好ㄊ說好
> > 我自己是覺得記錄在哪裡都無所謂，但為了那個人所以多開一個tag感覺也滿麻煩。[name=仔仔]

[聊天]:https://hackmd.io/QK5XylsmS9OZZcTXwSoZ2A#%E8%81%8A%E5%A4%A9%E5%AE%A4

> 在`#各組交接事項`中`##正副會長-秘書`補充
> 訂餐前要確定店家是否能開發票/收據
> [name=柏翰]

> 學餐地下室的系倉偶知道在哪啦，之前社課都在那，但那會漏水，而且空間挺小的，之後再討論有啥要放那，而且進學餐地下室聽說之後會開學生證，~~雖然從這學期就再說了~~[name=文言]

> 可是我以為是教科館4樓還是幾樓的系倉[name=仔仔]

> 教科館4樓是系倉，學餐地下室應該算系會辦(?[name=柏翰]
## 已閱簽到表
- [x] 仔仔
- [x] 嘉佑
- [x] 柏翰 
- [x] 馨慈
- [x] 彥廷
- [x] 文言
- [x] 曜嘉 
- [x] 歆