111學年度第03次會議紀錄

--- title: 111學年度第03次會議紀錄 tags: 會議紀錄, 111學年度, 交接資料 --- # 第03次會議紀錄 - 時間: [time=Mon, Jun 27, 2022 1:56 PM] - 地點: GoogleMeet - 出席: - 盧立勛、還有誰？ - 玟妍、柏翰、曜嘉、立方、嘉佑、馨慈、彥廷、歆 - 結束時間: [time=Mon, Jun 27,2022 2:51 PM] # 各組交接事項 ## 正副會長會長：反正會長全部以下都要知道OuOb 副會長：蒐集各部資料，ex.總務帳單、器材清點單，蒐集好後交給會長文件：系會費，記得開收據（之後會傳給副會）資訊科學系記得改成新的系名  秘書：系會成員開會（午餐）時訂餐（70），前一天訂好、要開收據（統編），若不能開統編要請店家手寫發票：抬頭單位：國立屏東大學，準備好一份公版收據樣式有任何買賣都建議開收據，買賣雙方都各開一份，保障彼此 ## 行政組過目活動辦理文件，審核的最後關卡有任何買賣都建議開收據，買賣雙方都各開一份，保障彼此 ## 文書組發文文案，如何寫文案，學校會開一個課可以去報，記得斷句（時間、地點、表符）系服徵稿文案，最好新訓前就決定好。系會介紹文案(新生包) 歷年資料歸檔管理系評鑑（下學期近期末）往年是紙本的方式送評鑑，近年改成線上，所以不用蓋系章蒐集期中期末考題上傳至資訊部回收站（可以分大一大二大三的負責人） ## 美編組發文活動宣傳圖，學校會開一個課可以去報，記得斷句（時間、地點、表符）系服可以的話在新訓時就有模板，方便讓新生套量系服徵稿發文，最好新訓前就決定好最終版型 > 新生包有要美編嗎？ > 抽直屬有需要美編嗎？  ## 資訊組 > 資訊組有要帶資訊週嗎？帶活動組的小孩去  ## 公關組管理IG、臉書專業粉絲團（權限晚點會給）他系聯誼找贊助、買東西打折今年的系卡拉是公關部當對接窗口簽約內容期中期末補品新生包廠商合作單 *今年指考不延期* （過往經驗吃力不討好，因為他們指考延期寄急件5塊但廠商只補助2塊）有任何買賣都建議開收據，買賣雙方都各開一份，保障彼此 > 期中末補品要維持目前的規定嗎？就算維持了，應該由行政組、公關組或哪一組去處理  ## 總務組總務：會有一個明細表單據編號：年份-上下學期類別或活動編號 ex. 110-1-00-001 （ 110年-上學期-不分類大家都可以用-第一筆） 110-2-01-003 （ 110年-下學期-第一個活動-第三筆） 110-1-xx上學期 110-2-xx下學期 xxx-xx-00不分，每個活動都用的到 xxx-xx-01第一個活動系會長跟總務會有章要刻系章，會長章，總務章之後帳務會做轉移轄下組織管理條例：報名費可以補助  器材：系倉整理表期初期末整理學餐地下室實驗室開學後再確認一次位子，有鑰匙鑰匙對應的櫃子 > 實驗室這個部分，還有挖系倉的部分要由誰去處理  系會費：目前1500一年，調降一學期500（當作參考）想辦法吸引新生繳會費 ## 活動組有任何買賣都建議開收據，買賣雙方都各開一份，保障彼此系上指導老師是否換人，問看看生動組 ### 抽直屬開始抽直屬的準備盡量開學前兩周就辦完檢討會能當天開就當天開（最晚延期一天）二年級主要籌辦，系會協助為主雨備、疫情備案 2-3週寫企劃書，預留一個禮拜審核 ### 資訊週 3-5月會舉辦資訊科學週活動申請表至學生活動發展組下載宿舍辦理活動，直接GOOGLE搜尋宿舍場地申請單資訊週的部分大致分成教學、闖關（插頭在宿舍外兩邊樓梯往下走的轉角）盡量可以有四組闖關二年級主要籌辦，系會協助為主雨備、疫情備案 2-3週寫企劃書，預留一個禮拜審核 ### 照片每次的活動拍攝(協助收集評鑑資料，照片的部分) 盡量多拍一點，盡量不要拍很多人的照片（？） # 各組注意事項上面是會議紀錄，一樣請自行上滑參閱，由此開始為仔仔懶人包(但不太懶。) 推薦順序是先讀完注意事項，再去check[交接事項]和當天開會相比是否有錯誤。紀錄由仔仔個人的獨斷分類好給各組了。如果有不在你組別的工作範疇，請原諒仔仔並在下方的[勘誤區]回報。 [交接事項]:https://hackmd.io/QK5XylsmS9OZZcTXwSoZ2A#%E5%90%84%E7%B5%84%E4%BA%A4%E6%8E%A5%E4%BA%8B%E9%A0%85 [勘誤區]:https://hackmd.io/QK5XylsmS9OZZcTXwSoZ2A#%E6%9C%89%E8%B3%87%E6%96%99%E6%9C%83%E8%AD%B0%E7%B4%80%E9%8C%84%E9%8C%AF%E8%AA%A4%E7%9A%84%E5%9C%B0%E6%96%B9%EF%BC%8C%E4%BF%AE%E6%AD%A3%E5%9B%9E%E5%A0%B1%E3%80%82 ## 正副會長 ### 會長會長要記得以下事項然後記得組織一下新生大隊&新生包的相關事項。 ### 副會長蒐集各部資料回報給會長，經手過副會長的文件要記得檢查改名(電腦科學與人工智慧學系)。 ### 秘書若開會有需要訂餐，請開收據。有任何買賣都建議開收據，買賣雙方都各開一份，保障彼此。 ## 行政組 ### 各種資料審核的終點經手過副行政組的文件要記得檢查改名(電腦科學與人工智慧學系)。 ### 發信若活動組有需要關於企畫書上的系上指導老師是否換人，問看看生動組。 ### 提醒任何有買賣行為的人、事有任何買賣都建議開收據，買賣雙方都各開一份，保障彼此 ## 文書組 ### 可以參加的課程發文文案，如何寫、活動宣傳圖，學校會開一個課可以去報，記得斷句（時間、地點、表符） ### 系會需要的文案系服徵稿文案、系會介紹文案(新生包、NPTUer) ### 歸檔工作歷年資料歸檔管理，要記得檢查改名(電腦科學與人工智慧學系)。 ### 資訊回收站工作處理資訊回收站考題，可以分大一大二大三的負責人。 ### 系評鑑系評鑑（下學期近期末）往年是紙本的方式送評鑑，近年改成線上，所以不用蓋系章。 ## 美編組 ### 可以參加的課程發文活動宣傳圖，學校會開一個課可以去報，記得斷句（時間、地點、表符） ### 系服相關工作處理系服可以的話在新訓時就有模板，方便讓新生套量系服徵稿發文，最好新訓前就決定好最終版型 ## 資訊組 > 資訊組有要帶資訊週嗎？帶活動組的小孩去  ## 公關組 ### 對外窗口帳號管理管理IG、臉書專業粉絲團 ### 可能需要處理的對外事務新生包廠商合作單、他系聯誼、找贊助、買東西打折、簽約內容(這部分可以發起會議) #### 關於新生包 *今年指考不延期* （過往經驗吃力不討好，因為他們指考延期寄急件5塊但廠商只補助2塊）有任何買賣都建議開收據，買賣雙方都各開一份，保障彼此 ### 疑惑？期中期末補品 > 補品的負責組別是否為公關組。 > 期中末補品要維持目前的規定嗎？就算維持了，應該由行政組、公關組或哪一組去處理  ## 總務組 ### 單據編號年份-上下學期類別或活動編號 ### 要去刻系章，會長章，總務章系會長跟總務會有章 ### 帳務清點帳務會做轉移可能需要清點屬於系會管轄區域的物品清點、整理(期初期末都要做) > 實驗室這個部分，還有挖系倉的部分要由誰去處理  ### 補助相關轄下組織管理條例：報名費可以補助(要有人去確認這兩行在做啥) ### 系會費相關目前1500一年，調降一學期500（前系會長建議的，我們有要改嗎？）想辦法吸引新生繳會費 ## 活動組請任何「小精靈們」記得這些事情。 ### 辦活動注意事項有任何買賣都建議開收據，買賣雙方都各開一份，保障彼此檢討會能當天開就當天開（最晚延期一天）要有雨備、疫情備案 2-3週寫企劃書，預留一個禮拜審核 ### 照片每次的活動拍攝(協助收集評鑑資料，照片的部分) 盡量多拍一點，盡量不要拍很多人的照片 # 聊天室 > 好ㄝ聊天，呃...我有把這個東西推送到github，請各位注意自身形象。 > 在開完2次會議的時候，會同步將這裡的紀錄再次推送至github，請注意，謝謝你的注意。 > [name=仔仔] ## 有資料/會議紀錄錯誤的地方，修正回報。 ### 範例 > 在`#各組交接事項`中`##文書組`裡的錯誤狀況，應修正為正確狀況 > [name=仔仔] ### 回報區此區開放回報 > 開放聊天?[name=咪路] > 我覺得不要寫會議記錄耶XD[name=咪路] > > [聊天]在樓上ˊˇˋ當天好像有開一個交接會議啦，至於紀錄形式怎麼樣的問會長說開1.5好不好ㄊ說好 > > 我自己是覺得記錄在哪裡都無所謂，但為了那個人所以多開一個tag感覺也滿麻煩。[name=仔仔] [聊天]:https://hackmd.io/QK5XylsmS9OZZcTXwSoZ2A#%E8%81%8A%E5%A4%A9%E5%AE%A4 > 在`#各組交接事項`中`##正副會長-秘書`補充 > 訂餐前要確定店家是否能開發票/收據 > [name=柏翰] > 學餐地下室的系倉偶知道在哪啦，之前社課都在那，但那會漏水，而且空間挺小的，之後再討論有啥要放那，而且進學餐地下室聽說之後會開學生證，~~雖然從這學期就再說了~~[name=文言] > 可是我以為是教科館4樓還是幾樓的系倉[name=仔仔] > 教科館4樓是系倉，學餐地下室應該算系會辦(?[name=柏翰] ## 已閱簽到表 - [x] 仔仔 - [x] 嘉佑 - [x] 柏翰 - [x] 馨慈 - [x] 彥廷 - [x] 文言 - [x] 曜嘉 - [x] 歆