---

tags: Annual Meeting

---

::: danger
Do not edit below this line.
:::

---------------------------

# Annual meeting 2021

:::danger
**General info**
- **Video connection details:**
- Zoom ID: 617 4189 1797
- Zoom invite link: https://aalto.zoom.us/j/61741891797
- **Contact:** [e-mail]
- **Date and time**: Thursday 2nd September at 14 CEST (15 EEST)
- **This page:** https://hackmd.io/@nordic-rse/annual_meeting
- **If you cannot edit this document**: send your HackMD username to Jarno and ask to be added
:::

## Participants (15 participants + 1 at 14:22 CEST +1 at 14:48 CEST)

- Simppa Äkäslompolo (left at 16:05 EEST)
- Rohit Goswami (left at 15:22 CEST)
- Radovan Bast
- Luca Ferranti
- Richard Darst
- Florido Paganelli (left at 14:47 CEST)
- Jarno Rantaharju
- Shashank Shekhar Harivyasi
- Peter Steneteg
- Rasmus Bjerregaard Christensen
- Andrew Williams
- Anne Fouilloux
- Maria Guadalupe Barrios Sazo
- Patric Holmvall
- Malin Sandström
- Sunniva Indrehus (arrived at 14:22 CEST and left at 15:20 CEST)
- Jørn Dietze (arrived at 14:48)

## Summary schedule

1. Opening the meeting and choosing a chair and secretary
3. Choosing 2 auditors of meeting minutes
4. Determining legality and quorum
5. Accepting the agenda
6. Motivation for registering the association (Luca)
7. Presenting and accepting the statutes of the association
8. Electing the chair and vice chair and members of the board
9. Electing 2 auditors
10. Introducing the budget for year 2021-2022
- Membership fee: 20 eur
- https://docs.google.com/spreadsheets/d/14cgmSqn7wFO6HYsCBu1Ab5QQm2x0FqToQRsXGJzE-tU/edit?usp=sharing
11. Other issues that may arise
12. Closing the meeting

## Opening the meeting and choosing chair
- Volunteer: Jarno
- Note taker: Anne

## Choosing 2 auditors of meeting minutes
- Need volunteers, easy job:
- Rohit
- Radovan

## Determining legality and quorum
- Since statutes are not accepted, this is flexible
- Meeting was announced by the association working group more than 7 days before the meeting time.

We can make decisions with the group present.

## Accepting the agenda
- There is a section for other issues, but the agenda can be amended as well

The agenda has been accepted by everyone.

## Motivation for registering the association (Luca)
- Slides available at: https://docs.google.com/presentation/d/1ETy0pDQN5i3mNbo2_HW5eWE9qdbmw07728BDicqKT5A/edit?usp=sharing
- Information about registering an association in Finland: https://www.prh.fi/en/yhdistysrekisteri/perustaminen.html
- Just in case anyone is interested, you don't need to read this.

Luca presented the Nordic-RSE, past and current activities with highlights of the most important achievements.

Additional information (from Jarno):
- Need to have an association to get bank account, get a legal entity
- Pay the website, support events, invite external speakers (to conferences, etc.), support local activities, lobbying for the recognition of RSEs

Question asked:
- whether we have contacted UK-RSE: yes we have followed their recommendation but had to accomodate our own specificites (multi-countries, need to have status in different languages).

## Presenting and accepting the statutes of the association
- See statutes at the end of the document
- Finnish statutes are official, English translation is equivalent

Allow minor changes to the statues without asking members. However, any changes will be reported.

Information about code of Conduct and possible exclusion of members: https://github.com/nordic-rse/nordic-rse.github.io/pull/291

Statutes are accepted.

## Electing the chair and vice chair and members of the board
- Need
- secretary
- chair and vice chair
- 1-5 more members
- possibly alternate members for each full member
- Registering with a Finnish chair costs 50 eur and with a non-Finnish chair 150 eur.

- Suggestions / Volunteers:
- Chair: Jarno Rantaharju (FI)
- RSE at Aalto University
- Vice chair: Anne Fouilloux (NO)
- Anne Fouilloux, IT Group Department of Geosciences, University of Oslo
- Treasurer: Luca Ferranti (FI)
- PhD student, University of Vaasa, Vaasa
- Secretary: Rohit Goswami (IS)
- PhD student, University of Iceland; Software Engineer, Quansight Labs
- Samantha Wittke (FI)
- Aalto University, CSC
- Radovan Bast (NO)
- High Performance Computing Group, UiT The Arctic University of Norway
- Thomas Arildsen (DK)
- Research associate at Department of Electronic Systems, Aalborg University
- Patric Holmvall (SE)
- RSE/Postdoc at the Department for Physics and Astronomy, Uppsala University

Board composition approved.

## Electing auditors
- Volunteers:
- Shashank S. Harivyasi
- Alternate auditor: Peter Steneteg

## Introducing the budget for year 2021-2022
- Suggested membership fee: 20 eur
- Budget: https://docs.google.com/spreadsheets/d/14cgmSqn7wFO6HYsCBu1Ab5QQm2x0FqToQRsXGJzE-tU/edit

Comments:
- the procedure to join the association will need to be clarified on the website (and distinguish between getting the newsletter)
- everyone who is currently a member will receive a notification to join the Nordic RSE association as a paying members.
- The board will clarify the procedure to collect payment and get an up to date list of paying members.
- The board will clarify the benefits members will receive.

## Other issues that may arise
- ...
- ...
- No issues mentioned.

## Closing the meeting

Meeting closed at 15:40

## Notes, issues
- Signatures
- 2 people should sign the annual meeting agenda
- Make a pdf and email it for signing?
- Not board members
- Voting
- Zoom
- allows saving as csv
- anonymous voting possible, but host needs to pay attention

## Statutes

1. Name and domicile of the association:
The name of the association is the Nordic Research Software Engineers RY and it is domiciled in Helsinki, Finland

2. Purpose and forms of activity:
The purpose of the association is to support research software engineering and computational research.

The association fulfills its purpose by
- maintaining a network of research software engineers and other similar specialists and representing that network to others
- hosting events for members and the surrounding community
- supporting training and professional development in related skills for members and the surrounding community
- recognizing significant contributions to research software engineering and related fields
- advocating for research software engineers and engineering
- other activities in the public interest promoting research software and computational research

In order to support its activities, the association may accept and manage funds according to relevant permits and own property.

3. Membership
Any person who approves the purpose and the statutes of the association can become a member. The board approves members on request.

The board can remove a member who act against the purpose of the association, violates the code of conduct of the association, or who have neglected to pay their membership fee.

4. Membership fee:
The annual meeting decides whether an annual membership fee is collected and the size of the fee.

5. Board:
The association's affairs are handled by the board, which has a chair and 3-7 other regular members, as well as 0-8 deputies, all of whom are appointed at the annual meeting. The term of office of the board is the time between the annual meetings.

6. Signing for the association:
The name of the association is signed by the chair of the board, vice chair, secretary or treasurer, separately.

7. Accounting period:
The association's accounting period is from the June of each year to the following May.

8. Association meetings:
The association's annual meeting is held annually in August-October on a day determined by the board or an association meeting. At the annual meeting, a decision is made on approving the financial statements and granting discharge from liability to the board and other responsible parties, the chair of the board and other members are elected and in addition one or two auditors and their deputies.

9. Convening association meetings:
The board shall convene the association's annual meeting and any additional meetings no later than seven days before the meeting by sending a letter of invitation to each member by e-mail.

Remote participation in the meetings is arranged without request. The meetings are held in English.

10. Amendment of statutes and dissolution of the association:
Decisions on amendments to the statutes of the association and on the dissolution of the association shall be made at the association's meeting with a three quarters (3/4) majority vote. The vote on amending the statutes or dissolving the association must be mentioned in the letter of invitation. If the association is dissolved, the association's assets are used to promote the association's purpose in a way determined by an association meeting.

### Finnish:

1. Yhdistyksen nimi ja toimipaikka:
Yhdistyksen nimi on Nordic Research Software Engineers RY ja sen kotipaikka on Helsinki.

2. Yhdistyksen tarkoitus ja toiminnan laatu:
Yhdistyksen tarkoitus on tukea tieteellistä ohjelmistonkehitystä ja tieteellistä laskentaa.

Yhdistys täyttää tarkoituksensa
- ylläpitämällä tietellisistä ohjelmistonkehittäjistä ja muista alan asiantuntijoista koostuvaa verkostoa ja edustamalla tätä verkostoa
- järjestämällä tapahtumia yhdistyksen jäsenille sekä ympäröivälle yhteisölle
- tukemalla alaan liittyvää koulutusta ja ammatillista kehitystä yhdistyksen jäsenille sekä ympäröivälle yhteisölle
- tunnustamalla merkittäviä saavutuksia tieteellisen ohjelmistonkehityksen alalla ja siihen liittyvillä aloilla
- edustamalla tietellistä ohjelmistonkehitystä ja tieteellisen ohjelmiston kehittäjiä
- muilla yleisesti hyödyllisillä tavoilla tukee tietellistä ohjelmistonkehitystä ja laskentaa

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi, hankittuaan asianomaisen viranomaisen luvan, ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja sekä omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta.

3. Jäsenet
Yhdistykseen jäseneksi voidaan hyväksyä henkilö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus.

Hallitus voi erottaa jäsenen, joka toimii yhdistyksen tarkoituksen vastaisesti, rikkoo yhdistyksen eettistä ohjeistoa tai jättää jäsenmaksunsa maksamatta.

4. Jäsenmaksu:
Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous.

5. Hallitus:
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 3-7 muuta varsinaista jäsentä sekä 0-8 varajäsentä. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika.

6. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen:
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kukin yksin.

7. Tilikausi:
Yhdistyksen tilikausi on kunkin vuoden kesäkuusta seuraavaan toukokuuhun.

8. Yhdistyksen kokoukset:
Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä elo-lokakuussa. Vuosikokouksessa päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille, valitaan puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet ja varajäsenet sekä valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa.

9. Yhdistysten kokousten koollekutsuminen:
Hallituksen on kutsuttava vuosikokoukset ja muut kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta sähköpostitse.

Hallituksen on järjestettävä etäosallistumismahdollisuus yhdistyksen kokouksiin ilman erillistä pyyntöä. Kokoukset pidetään englanniksi.

10. Sääntöjen muuttaminen yhdistyksen purkaminen:
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän hallituksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään varat samaan tarkoitukseen.

## Signatures

<pre>

---------------- ----------------
Radovan Bast Rohit Goswami

---------------- ----------------
Jarno Rantaharju Anne Fouilloux

</pre>