# Policy aanmeldingen bij NL Design System

## Inleiding
In dit document staat beschreven hoe NL Design System omgaat met persoonsgegevens rondom events. Hierin wordt een onderscheid gemaakt tussen online evenementen en digitale evenementen.

## Doelen
We willen dat mensen zich aan kunnen melden voor onze publieke online en offline events. Online zijn dat Heartbeat, Design Open Hour, Developer Open Hour. Offline zijn dat Estafettemodeldag, Communityborrel, Design Open Dag.
Voor fysieke events willen we ook dat mensen zich makkelijk weer af kunnen melden, om praktische redenen (ruimtes, stoelen etc).
Voor fysieke events willen we per event een zo compleet mogelijk overzicht van wie er op dat event komt, om inhoudelijke redenen (onderwerpen afstemmen op groep) en om praktische redenen (last minute wisseling ruimte, gevonden voorwerpen).
De gebruiker staat centraal, dus primair moet het voor community-leden duidelijk en makkelijk zijn.

## Bekende restricties
We hebben hier momenteel geen specifieke tooling voor (zie zoektocht tot nu toe in Tooling voor event-organisatie)
Wat we wel gebruiken moet in overeenstemming zijn met AVG, te valideren bij ICTU-juristen.
We willen voorkomen dat aan- of afmeldingen bij specifieke kernteamleden terechtkomen, voor schaalbaarheid.

## Aanpak
Online events
Dit gaat om Heartbeat, Design Open Hour, Developer Open Hour en Design Systems Week.

### Aanmelden
Aanmelden gaat via site, met een formulier dat bij ons in La Posta komt. Met automatisering in La Posta reageren we op de aanmelding met welkom + een 'leeg' ICS bestandje (zonder genodigden) als bijlage:

### Heartbeat (iedere twee weken op dinsdag, wordt opgenomen en gepubliceerd):
Automatisch: email-reactie op inschrijving met lege calendar invite, die bevat een Teams-link (we kiezen Teams, zodat we makkelijker kunnen opnemen)
Design Open Hour:
Automatisch: e-mailreactie op inschrijving met calendar invite, die bevat Slack-huddle-link + Slack canvas link van het designerkanaal
Developer Open Hour:
Automatisch: email-reactie op inschrijving met calendar invite, die bevat Slack-huddle-link + Slack canvas link van het developerkanaal
Design Systems Week:
Mensen melden zich aan voor de hele week om ‘op de hoogte’ te blijven via formulier (https://github.com/nl-design-system/kernteam/issues/787, met ICS voor save the date + Teamslink + link Design Systems Week 2024 op onze site
TBD: individuele sessies: idee nu is ics bestanden in schedule waarmee we ook zeggen: we kiezen ervoor niet van tevoren te weten / bij te houden wie er bij deze bijeenkomsten komt; wel mensen zo goed mogelijk dingen in hun agenda te laten hebben
Afmelden
Alle mails naar mailinglijsten bevatten een afmeldlink, die kan men gebruiken om af te melden, daarmee ontvangen ze geen mails meer en houden ze dus zelf controle over of ze die willen blijven ontvangen.

### Agenda’s (inhoud events)
Heartbeat: wij hebben de agenda in het GitHub issue dat bij de Heartbeat hoort en kondigen die in sommige gevallen vooraf aan
Design Open Hour: de canvas van #nl-design-system-designers bevat de agenda.
Developer Open Hour: de canvas van #nl-design-system-developers bevat de agenda.
Design Systems Week: onze site bevat de agenda.

### Planning events
Heartbeats: op de Heartbeat-pagina op de site
Design Open Hours: ? @Jeffrey Lauwers
Developer Open Hours: zoals Heartbeats

#### Offline events
Dit gaat om Design Open Dag, Estafettemodeldag en Communityborrels.

Aanmelden
Design Open Dag + Estafettemodeldag:
In een kalenderuitnodiging houden we bij wie er die dag zijn, dit kan alleen met de mensen van wie we toestemming (expliciet of hopelijk impliciet) hebben geregistreerd.
Communityborrels:
We mailen vanuit La Posta als we een datum bekendmaken
We maken een calendar invite, daar mogen we iedereen op zetten want ze hebben de 7 dagen termijn gekregen en/of vinkje gezet
We verwachten dat 20% uiteindelijk toch niet komt, een deel daarvan zal het ons persoonlijk laten weten. Dat hoeft niet per se omdat we al van de 20% uit gaan, maar vinden we wel handig om te weten.

Afmelden
Design Open Dag + Estafettemodeldag: kan door een accept in Outlook.

Agenda’s
Design Open Dag: fysiek op locatie.
Estafettemodeldag: fysiek op locatie.
Communityborrels: door kernteam te bepalen en niet tevoren gecommuniceerd of via email.

Planning
Design Open Dag: op website
Estafettemodeldag: op website
Communityborrels: niet publiek; mensen in de community krijgen uitnodiging

Privacyverklaring NL Design System

Tekst bij aanmelding community NL Design System via de website
Verplichte checkbox op de website voor aanmelding community of open dagen (fysieke events):

[ ] Ik ga akkoord dat mijn e-mailadres wordt gebruikt in uitnodigingen voor fysieke events volgens het privacybeleid

Nldesignsystem.nl/privacyverklaring

Tekst policy verklaring NL Design System
Privacyverklaring NL Design System
Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om te gaan. Daarom volgen we het privacybeleid van ICTU, waar NL Design System onderdeel van is. ICTU hecht namelijk veel waarde aan het correct naleven van de AVG-wetgeving.

Voor verschillende activiteiten van NL Design System geef je persoonlijke gegevens op. Hieronder vind je wat we met deze gegevens doen.

Wat doen we met je persoonlijke informatie?
We geven je persoonlijke gegevens niet aan derden door, tenzij we hiertoe wettelijk verplicht zijn of dit nodig is voor het organiseren van activiteiten. Als je je opgeeft voor de nieuwsbrief, dan gebruiken we je mailadres alleen voor het sturen van nieuwsbrieven en het informeren over komende activiteiten (en nergens anders voor).

Wat doen we met de bezoekersgegevens?
Op dit moment analyseren wij geen bezoekersgegevens.

Nieuwsbrief
Gegevens die je invult bij aanmelding voor de nieuwsbrief gebruiken we alleen om onze nieuwsbrieven te versturen.

Community
De activiteiten die we organiseren zijn bedoeld om samenwerken tussen leden van de community te stimuleren. Je gegevens die je invult bij een inschrijving, gebruiken we om met je te communiceren over dat evenement en je na het evenement te attenderen op vergelijkbare evenementen. Voor de logistiek van het evenement zullen we de aanmeldgegevens gebruiken, bijvoorbeeld om uitnodigingen te sturen.

Voor uitnodigingen gebruiken wij Outlook, waarin het niet mogelijk is om mensen aan de uitnodiging toe te voegen zonder dat anderen dat kunnen zien.

Voor digitale evenementen zullen we je daarom een uitnodiging sturen als bijlage, hierin staan alleen de e-mailadressen van het kernteam en deze uitnodiging wordt niet geüpdatet.

Voor fysieke evenementen willen we je graag weten of je komt. Daarnaast willen we je makkelijk kunnen laten weten of een locatie veranderd of het evenement niet doorgaat bijvoorbeeld. Daarom vinden wij het belangrijk dat we voor dit soort evenementen een uitnodiging sturen die we kunnen updaten. In deze uitnodigingen zullen de e-mailadressen van all genodigden zichtbaar zijn.

Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om te gaan. Daarom vragen we je om toestemming om jouw e-mailadres te gebruiken voor deze uitnodigingen.

Goed om te weten: uiteraard mag je jezelf op ieder moment afmelden. Dit kan door je onderaan deze e-mail af te melden, of een e-mail te sturen naar [e-mail]

Meer informatie
Mocht u vragen hebben over bescherming van uw privacy in relatie tot de website nldesignsystem.nl, dan kunt u contact opnemen met het kernteam via [e-mail].

Degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt heeft het recht zich tot NL Design System te richten met een verzoek om deze persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te (laten) verwijderen. Ook hiervoor kunt u contact opnemen met het kernteam via [e-mail].

E-mail reeds aangemelde communityleden
-tekst def e-mail toevoegen-