# 秘書處工作日誌-柯侑君
[TOC]
## 預計解決的事情
### 秘書
- 統整並協調會內狀況(協調學生會所有會務，發揮最大效益)___組織越大，分工越細，秘書長工作理論
- 會內
- 協調工作分配
- 需要分配的事情:
- 系會長大會、校慶擺攤、與校長有約
- 優點:
- 分工合作創造效益最大化、各司其職、平均分配每個人共同負荷量
- 方法:
- timetree
- 統整大家的時間
- 各部秘書
- 了解各部門狀況及業務量
- 實際效益 接下來還有什麼東西可以做?
- 工作效率高且品質佳
- 會內紛爭
- 會內會有那些紛爭?(例子還要再想，讓議員懂) 公事上、私事上 各一
-
- 代理財務部:
- 要講目前狀況，處理那些部分，要讓議員知道學生會的財務不是會長獨大，因為會長兼財務很奇怪，要讓他們知道財務主要你負責
- 總業務:預決算、每月財務報表、會產清單、領據(給錢)
- 目前我處理:每月財務報表、會產清單、領據(給錢)，仟育處理預決算
- 代理福利部:
- 過去:已跟上屆福利部完成交接
- 在暑假已經跟上屆福利部完成交接
- 交接內容:
- 時程安排、售票細節、發車應注意事項、車長教學
- 目前:要講到已經做了什麼
- 中秋及國慶已經發車完畢
- 培養接班人(以期中考為實行的機會)
- 未來:規劃已經培養好接班人
- 由接班人負責期中考返鄉專車
- 整理雲端資料:
- 要整理的資料
- 8~15屆資料(分類、統整有哪些可以參考)
- 目的:可以讓之後的屆數都有資料可以參考，做好交接的工作
- 每次業務完成後請各幹部放上雲端
- 例:活動-企劃書、報價單、器材清單、細流，公關-合約
- 以業務完成後**3天**為期限
- 整理會辦資料:
- 分類:屆數、部門
- 會外
- 學代會
- 預計規劃給學權部說，秘書部負責?（公佈會議記錄&安排各會議學代參與）
- 如何運作的制度?
- 整理會議資訊
- 系學會面:小白
- 其他議題或會議面:欣嬬
- 學代會主席:
- 粉專訊息機器人
- 目的:讓同學可以有一個了解學生會架構及運作、提出申訴(遇到問題要解決)、提出建議的管道，返鄉專車訊息制式化、了解各會議內容
- 使用的好處
- 篩選訊息種類、讓同學快速了解學生會或解決問題、降低人力成本
- 服務內容選項:
- 各部門介紹:
- 返鄉專車:
- 各學代會議內容:
- 提出申訴:
- 提出建議:
- 工商訊息(廣告):
- 招募
- 製作表單、協調時間、面試、通知面試結果
- 第一次
- 表單開放時間：9/10~10/3
- 面試時間：9/21~9/25、9/28

- 訂定會議規範及共識
- 規範
- 共識
- 每個人都了解為何要開例會
- 了解學生會的運作及活動的進行需要每個人的力量
- 有問題可以直接提出
- 讓大家有參與感
### 財務
- 製作財務報表
- 整理會產清單
- 建立報廢制度
### 福利
- 返鄉專車
- 目的:提供同學方便快速(從暨大發車直達高雄)又便宜(成本價)的交通方式
## 時程規劃及細節
- 學代會
- 11月初+底->2次會內學代會演練
- 因為12/23校務會議，約12月中進行第三次學代會(第一次的與會外)
## 每周工作進度
### 9/14~9/20
- 秘書
- 之後要決定例會時間
- 各部規劃(人事任命)9/18前傳給仟育
- 完成社博的各部連連看HASHTAG(ok)
- 排面試時間及面試問題及社博人手安排及面試信件內容(ok)
- 9/20已將本日前面試時間排定並寄出
- 福利
- 9/13已跟陳定南交接現場幫忙售票的部分(負責人的工作還沒交接，之後要再問實際做)
- 看完並練習沈給的返專表單整理
- 9/20已實作整理中秋表單
- 教姿妤國慶表單製作及發文流程安排(9/21)
- 財務
- 完成各大專院校學生會費繳費方式及退費標準名單
- 研究財務總表
- 整理會產清單(9/16已清點一次)
### 9/21~9/27
- 秘書
- 例會時間:星期三12:20~14.
- 面試結果要寄信通知同學(9/25)
- 已排定值日生
- 福利
- 取票幫忙(正取)
- 9/23:姿妤＆侑君＆怡琇＆昀喬
- 9/24:小白＆欣霖＆侑君＆姿妤
- 9/25:仟育＆欣嬬＆侑君＆姿妤
- 取票幫忙(備取)
- 9/28:欣嬬、昀喬
- 學習進度(9/25)
- 返專整個流程順過
- 中秋檢討
- 表單回應關閉應讓同學可以查看票價時間地點
- 表單回應副本看不到的問題
- 1.同學填錯
- 2.郵件跑到垃圾信
- 3.填的信箱跟看的信箱不一樣
- 4.google的問題
- 重度身障子女身分
- 並非經濟弱勢(如果清寒名額較多則不優先錄取)
- 發現問題->解決方法
- 記點制度
- 學年制還是個人終身制?
- 回饋表單
- 可以加上連絡方式(可以找同學來討論他們的想法)
- 重度身障子女身分
- 並非經濟弱勢(如果清寒名額較多則不優先錄取)
- 可以寫紙條用比較有溫度的方式讓同學了解滿額不錄取的原因
- 額外話題
- 買保險箱(有賺錢的話)
- 可以釘在牆上的種類
- 如果錢放在裡面弄丟是由會費出
- 評估如何戰北友會?
- 價格
- 表單開放時間
- 發車時間
- 寄信時間
- 車長
- 1.訓練新人
- 2.是否繼續沿用以前的人
- 車輛
- 5年內車
- 確認方法:查詢車牌
- 契約單
- 寫上司機姓名+收到多少錢
- 換錢
- 要不要換50元?
- 獲得中餐廳老闆聯絡方式(9/25)
- 財務
- 收入
- 9/22社博收取會費800元
- 9/23返專收取會費400元
- 9/24返專收取會費400元
- 9/25返專收取會費1600元
- 支出
- 感謝狀費用32元
- 補充
- 財產清單
- 報廢制度
### 9/28~10/4
- 秘書
- 已寄面試結果通知信(這星期面試的兩個人將在星期三寄出)
- 之後將寄出未錄取部長的信件
- 10/3關招募表單
- 福利
- 完成國慶返專完整表單及寄信
- 發文排程已完成
### 10/5~10/11
- 秘書
- 已排定面試時間
- 面試時間：陳仲楷(學會/財務/小編)10/12(一)18:20-18:40、邱婧瑄(部門秘書/學權/公關)10/13(二)19:00-19:20、楊紀謙(小編/設計/福利)10/14(三)17:00-17:20、廖志霖(公關/學權/福利)10/15(四)18:20-18:40
- 10/7(三)第一次例會12:10
- 共同行事曆->Timetree
- 福利
- 10/5(一)已發中秋回饋表單
- 幫忙售票時間
- 10/5(一)12:15-12:50 欣嬬
10/6(二)17:15-17:50 欣霖
10/7(三)12:15-12:50 姿妤
- 路線
- 高雄線，其他線都沒開(因為人數太少)
- 發車
- 問題:司機抽菸
- 財務
- 9月還有沒報帳的要快喔
### 10/12~10/18
- 秘書
- 星期一面試的確定進學會部
- 上星期沒有來例會的都會再發email確認是否與會
- timetree
- 財務
- 結算9月財務報表
### 10/19~10/25
- 財務
- 9月財務報表已加上中秋返鄉專車盈餘
### 10/26~11/1
- 秘書
- 第二次招募發文預計在11/14(表單開到11/30)
- 面試時間:11/16~12/4
- 待議
- 統整業務架構
- 福利
- 考量之後是否發台中線?->發表單調查路線及意願(還要再做功課)
- 期中返鄉專車是否再次宣傳?
- 國慶返專已結算
- 財務
- 已新增國慶返專虧損
- 目前為止支出都已核銷
## 其他留言及想法
- 福利
- Q:車長工作量過大，要如何有效統整資訊及交接傳承經驗

- 2020/9/14：(沈)
- 每周工作進度可參考小白的內容，較清楚，同時幹會可直接複製貼上，省秘書打字的時間，其他幹部更可以知道你做了多少事情，洪也易了解狀況。
- 工作進度可以多打
- 1.你福利部處理如何，哪一天跟誰學到哪個部分，秘書部招募排程弄得如何，提醒大家時程要注意......等。 (幹會可以簡單報告，會議紀錄可以直接複製貼上)
- 2.之後你負責管理抽屜、白板、紙張、墨水、電池、印台......等的部分，你就是這些區域的負責人，有使用、有問題、要補充，都要跟你說。 (你開始要負起責任來，這些東西你要單獨能處理並承擔，開始從小事做起)
- 3.白板筆、印台......等的細節，可以現場直接教學，讓大家知道這些不難，但也不簡單，亂弄會爆水(呂欣霖把一隻紅筆毀了，之後要避免)。
- 2020/9/28:(沈)
- hackmd可參考賴的排版 (按觀看模式)，要有明確的大小標題，有時間要整理一下。(if沒時間看有沒有執秘可以幫忙)
- 但剛開始架構一定會很混亂，要花一陣子磨，大家剛開始的架構也是改來改去，不可能一步到位。
- 時間久了除了架構會更完整，hackmd也會更熟悉，你腦袋也會越來越有架構。
- 有空電話討論一下怎麼處理架構的部分