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title: 2020/10/14 1091第一次系會長大會
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# 2020/10/14 1091第一次系會長大會
會議時間:2020.10.14 18:00
出席人員:社工系詹凱棋(代)、國企系廖沛辰、財金系鄭慈瑩、經濟系蔡凱伃(代)、諮人系蘇靖容、應化系李偉銘、公行系尤翰祥、原專班李祈恩、資管系蕭仲廷、電機系林韋達、資工系劉承熙、教院學士班呂博軒、歷史系林郁庭(代)、東南亞系謝玉琦、教政系施宏岳、中文系蔡羽婷(代)、應光系邱品恩、外文系陳妍綾、國比系鄭佳怡
[TOC]
## 開場
- 學會部長自我介紹:
    - 加入學生會的原因
        - 可以幫助大家順利過完這一年
- 公行系
    - 大三
    - 系學會服務第三年
    - 個性外向
- 社工系(代理)
    - 個性外向
- 東南亞系
    - 大家加油
- 歷史系(代理)
- 原專班
    - 內向害羞
    - 想學東西(跟外系交流)
    - 彼此討論活動
- 外文系
    - 大三
    - 個性外向、喜歡交朋友
    - 學習很多不同的事情
- 中文系(代理)
    - 開朗外向
- 電機系
    - 大二
    - 挑戰自己並讓電機系可以跟其他系交流
- 應化系
    - 大二
    - 維持系學會(之前快垮了)
- 資工系
    - 大二
    - 挑戰自己
- 應光系
    - 挑戰自己多學東西
    - 喜歡交朋友
    - 跟大家一起辦活動
- 教政系
    - 內向
- 教院學士班
    - 希望有活動可以多互相參與
- 諮人系
    - 想跟外系有比較多的交流
- 國比系
    - 系上很多漂亮女生，大家可以多來一起辦活動
- 財金系
    - 外向
    - 想多做不同的嘗試
    - 辦好系上活動
- 經濟系(副會長代理)
    - 外向
- 國企系
    - 大二
    - 覺得辦活動有趣，想要嘗試看看
    - 慢熟
- 資管系
    - 大二
    - 希望能讓系學會好好運作
## 小活動
## 器材
- 器材
    - 以前的系會長也有做過借器材的群組
        - 問題1:沒有共識(大家可能會覺得麻煩)
        - 問題2:制度化(沒有明訂可以借什麼)
        - 問題3:傳承(上一屆沒有交接)
    - 這個制度的建立是上屆會長的共識
    - 討論表單內容並填寫
        - 前言：
            - 內容用上屆會長討論的共識去設計
            - 講解為何表單沒有先開給大家（希望藉由說明讓大家更清楚，再填寫）
        - Ｑ１：*現況調查*你是否認為有器材交流平台，可以幫助到系學會之間互助、交流？(可思考點：系上器材數量與種類現況/課外組借不到器材是否有其他管道借用)
            - 將自身帶入思考
            - 現況不需要，但往後會不會需要
        - Ｑ２：*現況調查*辦活動過程中通常比較欠缺何種器材，需要跟別系借用？(可思考點：較貴重/不易取得之器材 )(
        -  桌椅/toya/地燈/卡式爐/相機/錄影機等）
            - 從開學辦活動到現在思考
            - 學校購買方向
        - Ｑ３：*借用規則*如果要借用器材，應該設定至少要在幾天前聯絡/告知另一系的會長/器材負責人？(可思考點：課外組活動前三天可確定是否有器材/設定是否會沒有彈性/不設定會不會太臨時)
        - Ｑ４：*借用規則*如果系上器材被借用出去，你認為是否要設定最長借用天數限制？(可思考點：排擠自己系上的器材使用/器材使用效率低)
            - 借出去太久，可能會讓其他想借的系也借不到
        - Ｑ５：*借用規則*是否要押證件？(可思考點：證件的擔保效用/保管證件之風險)
        - Ｑ６：*借用規則*借用器材是否應該收取租賃費用？(可思考點：常被借用耗損率提高/提高借出誘因/費用關稅壁壘化/金錢紛爭/規則落實難度)
            - 損壞率高可能會造成系學會要多花錢買新的器材
            - 費用關稅壁壘化，當一個系借器材想要收費，間接造成所有系都想要收費
            - 兩系互為有系，有可能因為人情壓力，造成不落實收費制度
            - （國比）目前覺得不用，回去與總務討論後再決定
            - （資管）覺得要收費，因為器材仍有耗損問
            - （公行）各系要借出全部器材嗎 ？
            - （學會部）１．今天討論是大方向，之後需要做更詳細的事情，也要看各系會長願不願意投入，看各系能否派代表一起決定這一件事情，現在的討論是為了收集意見跟規劃２．針對剛剛你提得問題，學會部這邊目前認為，應該是各系先有共識＝＞各系會去討論願意借出甚麼器材＝＞才把東西借出來（簡言之：自己系可決定要借甚麼）
            - （公行）認為上述提問會影響是否收費，例如：系上新買器材會比較不願意借別人，原本得制度是各系間互不公開，靠傳承才知道別系有甚麼。
            - 當天各系小共識:各系自行決定借什麼出去
            - （公行）：系火鍋例子，有時候只是想把活動辦好，如果要收費，因預算考量，可能會影響活動辦得狀況。
            - （外文）要先預想可能發生的問題(例如器材壞掉是哪方的責任)
            - （東南亞）可以提供系辦能借的器材名單(以要借的人的名義自己問系辦，而不用一定要透過系學會)／某些器材可能比較不會有損耗問題，例如：桌子（依照東西價值衡量決定是否收費）／可以採用押金制。
            - （諮人）:高單價東西收費即可
            - （公行）:因為東西借出去會有毀損、高價值的物品收費的話合理
        - Ｑ７：*借用規則*兩系學會互相借用需要有次數限制嗎？以一學年思考(可思考點：單一系會太常被借用/固定借用沒有達到廣泛交流/穩定借用比較習慣)
            - 不讓提供較多器材的系因器材的耗損率有較多額外花費，而且在不收費得前提下問題更嚴重，反而導致該系不想借器材給別人。
            - （諮人）不限制次數，自行設定該項器材可被借出的數量，可以避免此問題。
            - （國比）不限制次數，由於穩定借用的關係會比較方便，也比較熟器材跟借用狀況。
            - （電機）不限制次數，耗損的部分可以雙方借出前先確認物品狀況(拍照)，歸還後確認狀況，押證件或押金制度可以配合。
            - （學會部）：所有系學會借出時，務必告知與確認好器材所有狀況，器材負責人很重要。
        - Ｑ８：*借用規則*違反規則，是否要機制紀點或不良行為之紀錄(可思考點：有合理之藉口擋掉不守規則之系會/判別機制落實難度)
            - 可以免除人情壓力的問題
            - 仍有可能發生互相包庇的狀況
            - （東南亞）使用押金制度可以扣留押金(解決互相包庇的問題)
            - （國企）時間跟規則難以界定，缺乏公正的第三方證明，就算有也可能造成第三方的麻煩，押金制度跟證件可配合運用。
         - Ｑ９：*借用規則*對於上述等等規則，你認為應由各系自行規定，還是由大家協調統一規則較好？(可思考點：規則不一容易亂/統一較沒有各系決定權)
            -　（外文）大方向的各種制度要每個系都同意，其他的部分要看各系自己的注意事項
            -　（學會部）大方向界定仍需要討論
            -　（外文）各位坐在這就是為了大方向的討論，今天並不是要吵架或說服，要讓大家協調出一個共識的大方向。
        -　Ｑ１０：*借用規則*借用器材應當需要填寫相關借用登記表，以茲證明，是否統一次借用單(內容與上述討論規則有關)
            -　跟上述問題差不多
        -　Ｑ１１：*其他問題*爭端解決機制(賠償)，借用器材難免有損壞或不當使用之情形，雖可透過雙方借還時確認器材判斷，但難免會有雙方都各執一方之狀況，你認為何種解決方法較好？(可思考點：帶入情境思考/自行協調不成被借系會只能吃悶虧/公正第三方工作可信度/是否要牽扯非當事人系學會處理？)　
            -　討論後的小統整
                - 1.兩系彼此協調爭議
                - 2.兩系彼此協調不成後，決定是否要請第三方協調(學生會或校方)
                - 3.(如果到最嚴重的狀況的話)以類似學生法庭的形式，進行匿名投票做出決議
        - Ｑ１２*其他問題*資訊接露方法，想跟別系借器材，一定要先知道別系有哪些器材、多少數量可以借(動態數量)，你認為透過何種方式較好？(補充：先做好靜態數量表=應該可借數量/種類)
    - 資訊揭露
        - 先有靜態的表讓大家可以參考器材相關清單
        - 動態的表要怎麼做比較好
            - 群組聊天紀錄
                - 優:即時
                - 缺:不夠一目了然
            - 雲端excel
                - 優:立即性、一目了然
                - 缺:沒有做的話就會沒有效果、可能會被改動數量
            - line群組記事本
                - 裡面有excel的連結
                - 優:
                - 缺:隱私問題、點很多不同的系有點麻煩
    - 公行系的想法:
        - 由學會部帶領會有上下權力關係的感覺
        - 應該要提早丟這件事跟表單
        - 應該要讓各系學會內部自己討論
        - 每個系都要加入嗎?
        - 制度綁手綁腳，沒有全部都加入的話，其實可以自己私底下互相借來借去，這樣就會覺得制度沒有用
    - 小白:
        - 主要今天的討論是為了制定一個大方向，讓大家一起討論出一個共識
        - 不一定每個系都要加入
        - 目的主要是讓大家可以知道各系之間有什麼東西可以借，當擁有這些資訊能夠讓大家把活動辦得更好
    - 時程規劃
        - 由願意參加的系一起規劃要怎麼做
    - 課外組的器材
        - 不清楚有多少器材可以借用(器材透明化)
            - 器材交流平台如果成功的話會用一樣的制度施行
        - 經費不足
        - 能否先列出器材清單讓大家了解狀況
        - 可以在社團長大會建立一個貼文讓大家留言借了什麼器材(如果還了就直接刪掉留言就好)
- 外文系 抨擊課外組
## 系學會組織章程
- 系學會組織章程
    - 課外組可能會要求各系要修改
    - 依據大學法建立的
    - 內容寫清楚可以讓大家在遇到問題時能夠有法律依據被解決
    - 實際例子:宿營、系學會費、清寒補助、系隊補助、選舉門檻
## 休息
## 問題討論(通識講座)
- 問學校能不能跟去年一樣用心得的方式
- 有沒有什麼能告訴學校的問題
    - 系統問題->反應給計網中心
    - 同一天多開幾場的通識講座->問題點:人力&錢
    - 採計除通識中心舉辦外的講座為通識講座
## 場地SOP及網站
- 課外組網站->場地租借表格規定
- 方劇、圓劇可以借長桌15張
- 活動中心演藝廳、演藝廳旁走廊、階梯教室->圓塑膠椅100多張、9張長桌
- 學餐前紅磚道、櫻花草原、大草原、主環道->總務處事務組申請
- 學餐前空地、走廊、地下室->總務處保管組申請
- 人文學院->上網填系統
- 管理學院->管院網站->相關法規->借用表單，教室租借->查詢是否借到教室
- 星空廣場、體育組體育類球場->體育組網站->租借系統->場地使用狀況->會回寄mail要在7天內印下來交去體健中心
- 課外組網站->社團活動公告(有bug)->先按社團資料與活動申請管理系統->按進階->就會恢復正常
## 回饋表單