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title: 109學年度與校長有約-行政
tags: [秘書處]

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###### tags: `秘書處`
# 109學年度與校長有約-行政
[TOC]
## 前置工作資料(各部門順序排列)
### 新聞部
- 宣傳
    - 宣傳海報(留底圖、素材)
        影印
    - 發文時間
        - 海報圖:5/13
        - 流程圖:5/18
        - 議題上篇:5/14
        - 議題下篇:5/16
        - 發文內容：學權部
- 流程圖-放置入口處(與發文圖相同):5/18
- 工作證:5/10完成、5/13輸出
### 學權部、學會部
- 與校有約本身工作分配
    - 入場資料
      - 追蹤問題
      - 預選問題回應
          - 5/4出現
      - 議題論點整理
      - 相關資料補充
    - 內容整理:5/14
        - 進度追蹤:整理上屆三個議題現況(整理現況=>詢問長官確認=>完成報告)
            - 教A設備更新-賴
            - 圖書館自修開放時間延長-白
            - 教學意見調查-白、賴
        - 現況報告:跟長官洽談(簡單跟長官論述=>完成報告)
            - 校園安全-賴
            - 教育雲端硬碟-白
    - 論述產出 
        - 針對四個議題產出論述
        - 沙盤推演
    - 司儀講稿
        - 跟司儀RE稿
- 與其他部有關之工作
    - 新聞部
        - ppt內容、模板、QRcode:
        - 發文文案與內容
            - 海報圖文案(宣傳):5/13
                - 學生的主場、秘密暨南
            - 議題上篇文案:5/14
                - 機車停車位不足
                - 學生宿舍
            - 議題下篇文案:5/16
                - 英文畢業門檻
                - 學業退學制度
    - 秘書處
        - 發文
        - 送邀請函及議程:5/13
    - 機車車位田野
        - 建立SOP
### 秘書處
- [ ] 報名表單(附在海報的文)
- [ ] 簽到表
- [ ] 工人簽到表
- [ ] 桌牌　秘書室借桌牌、桌巾
- [ ] 議程*11　　　　　
- [ ] 活動流程表　（預估５０份）(可參考報名表單)（傳給湯）
- [ ] 邀請卡*11　
- [ ] 寄全校信宣導(請課外組)
- *信件內容參考範例:
    - 標題：【與校長有約_誠摯地邀請您】
    - 內文：(與海報發文文案相同)110年5月19日（星期三）下午2時學生會將於八角廳舉行「與校長有約」會議，歡迎關心校內事務的師生一同與會討論。另本次會議在學校網站及學生會FACEBOOK粉絲專頁提供「現場直播」，請隨時關注校首頁及學生會粉專資訊。檢附會議相關資料參閱第1５屆學生會敬上
    - 內文:與海報發文文案相同
- [ ] 活動細流(確認器材借用清單)
- [ ] 與校有約紙本資料(可參考報名表單)
    - 入場資料影印：預估50份 (最晚5/18幹會一起訂)
### 活動部、福利部、公關部
- 宣傳海報申請張貼 **(福利部)**
    - 與新聞部追蹤
        - 追蹤海報完成(5/13)，並拿到實體海報
    - 張貼時間與地點申請(需在**/**前完成申請)：
        - 張貼時間
            -  2021/05/10 12:00～2021/05/19 18:00
        - 張貼地點
            - 餐廳前紅磚道（人行道）鋁製海報牆　數量：1
            - 女宿至男宿外面小徑鋁製海報牆　數量：1
            - 暨憶光廊海報窗　數量：1
            - 人院、管院、科院、教院、行政大樓　數量：1
        - 申請張貼注意事項
            - 拿活動申請表到課外組把海報給課外組工讀生蓋章
            - 活動結束記得撕海報 
- 借器材 **(活動部)**
    - 確認白浚潮去課外組拿影本
    - 提前借用器材(5/14)
- 機車停車位田野調查 **(輪流)**
    - 學權訂立SOP，他部執行或協助(類似山城記益二手物募集)
- 申請計中直播-搞清楚方法和學校直播 **(公關部)**
    - 14屆(計中)：https://www.facebook.com/NCNUstudentassociation/videos/566975260862774
    - 13屆(手機)：https://www.facebook.com/NCNUstudentassociation/videos/275859436702804
    - 先跟小琦姐討論，與計中接洽
    - 確認我們要申請的話要做哪些事
        - 計中接洽人員是誰？
        - 申請的話要走那些程序？(填單、送單)
        - 是否要幫忙拿器材？
        - 當天計中會有人員來幫忙嗎？
- 回饋單抽獎 (活動)
	- 買獎品、決定獎品(預算1000內)
### 財務部
- 課外組核銷
    - 餐點準備與訂購
        - 工人便當
        - 會議點心
    - 活動所有經費核銷
        - 海報列印:可以事先用賴傳圖檔給永昌老闆
        - 工人便當
        - 會議點心
        - 與課外組核銷(總花費在10000內)
- 學生會核銷
    - 抽獎獎品核銷(預算1000內)

## 前置工作(陳孟璡自己看就好)
**完成企劃書、借場地、防疫企劃書(事後繳交追蹤用)**
**確認所有資料份數**
- [x] 1. 確定邀請名單 已寄信
	- [x] 校長
	- [x] 教務處
	- [x] 學務處
	- [x] 總務處
	- [x] 秘書室
	- [x] 國際處
	- [x] 研發處
	- [x] 圖書館
	- [x] 計網中心
	- [x] 環安衛中心
	- [x] 語文教學研究中心
- [x] 製作簽到表(學號、名字)
- [x] 製作桌牌
- [x] 確定追蹤問題 (試算表)
- [x] 確定預選問題 (試算表)
- [ ] 先蒐集長官回應
- [x] 製作議程跟邀請卡一起送出
- [x] 製作活動流程表
- [x] 製作邀請卡跟議程一起送出
- [ ] 製作司儀講稿(包含隨機提問要說明沒有提到的問題會整理、新任校長)
- [ ] 製作入場資料(流程表、發言規則、發言單、回饋單、追蹤問題、預選問題答覆、相關法規)
- [ ] 貼海報
- [ ] 寄送全校信(附件:活動流程海報、議程、追蹤及預選問題)
- [ ] 申請計中直播(公關)
- [ ] **製作細流**(秘書)
- [ ] 餐點準備(財務)
- [ ] 借器材(活動)
- [ ] 抽獎(活動)

## 當天工作(還在整理)
1. 檢討會議記錄(秘書部)
1. 會議紀錄+逐字稿(所有部門共同處理)
- 總召     陳孟璡(兼策畫)
    1.	統籌規劃活動的流程與進行
    2.	領導下游幹部前置與當天作業
    3.	撰寫企劃書與結案報告
   
- 學權組   賴欣嬬
	
- 接待組	
    1.	接待當天活動和與會嘉賓
    2.	主持當天活動:呂欣霖
- 器材組	
	1.	借用當天所需器材、場地
    2.	搬運活動當天所需器材，且確保其運行狀況
- 文書組	
    1.	協助結案報告之撰寫
    2.	協助登記報到台之事務
    3.	協助當天會議紀錄(逐字稿、錄音、錄影)
- 新聞組	
    1.	活動海報與當天宣傳設計
    2.	事前之網路和實體宣傳事宜
    3.	主導當天場地布置與復原
    4.	負責紀錄當天活動照片及影片
- 總務組	
    1.	紀錄財務收支狀況
    2.	採購活動當天所需器材與用品(含茶點)
- 機動組	
    1. 負責當天臨時狀況

# 109學年度與校長有約-時間排成

## 注意事項
- 跟司儀保持聯絡
- 器材借用時間講清楚
- 呂欣霖 12.到彩排
- 講稿提早1週給她
- 桌牌不要黑白
