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OLS-5 Meeting Minutes Template: Camila + Danae + Alvaro + Nelson + Jose + María + Alexander

tags: OLS
  • Call time: Tuesday 20:30 GMT-3
  • Project name: Training latin american scientists’ community to create high-quality open journals with good editorial standards
  • Project lead(s): Camila Alejandra Gómez Verduguez, Danae Carelis Davila Espinoza , Alvaro Andre Vargas Aguilar, Nelson Franco Condori Salluco, Jose Luis Villca Villegas
  • Mentor(s): Alexander Martinez Mendez , María Belén Ticona
  • Call joining link: [INSERT LINK] (e.g. Zoom, hangouts). (Agree on this during/before your first meeting!, see details here: https://openlifesci.org/ols-5#resources)

Table of content

Week 0

Preferred time and days provided by the project lead(s)

  • We have the following information from the project leads (you can make changes as needed so that your mentor can identify the most suitable time for your intro call with them):

Homework before meeting your mentor

Project Lead (mentee) will:

  1. Take a Self-Assessment SURVEY and share the outcome with their mentors during the call.
    • [Link to your notes from the survey outcome]
  2. Based on the insights gained from the survey, set 1-2 personal open science goals for yourself in OLS (it doesn't have to be about your project).
    • [Add your response here]
  3. State how their mentors can best support them in OLS (providing accountability, connect them with right people, share useful resources, specific skill they can help them gain either directly or with the help of OLS experts)
    • [This could be a copy of what you wrote in your application]

Week 1

Roll call

  • Camila Gómez
  • Danae Davila
  • Andre Vargas
  • Nelson Condori
  • Jose Villca
  • María Belén
  • Alexander Martínez

Attendees

  • Camila Gómez
  • Danae Davila
  • Andre Vargas
  • Nelson Condori
  • Jose Villca
  • María Belén
  • Alexander Martínez

Agenda and Notes for Week-1

  • Introductions - get to know each other
    • [TAKE NOTES HERE]
  • Mentees, tell your mentor about yourself
    • [TAKE NOTES HERE]
  • Set your overall goals for your project
    • compartir aprendizajes de la creación de la revista científica local para crear revistas (avaladas)
    • enseñar/entrenar
  • Where do you want your project to be by the end of the program (in 15 weeks)? Possible areas to think about:
    • Community: Contributors / Maintainers / Members
    • Product (Launch / MVP / Feature)
    • Resources / Sustainability (Governance / Funding / Gifts)
    • [TAKE NOTES HERE]
  • Mentees, discuss your notes from your homework

Meeting logistics & Reminders

Assignments after this call

  • Draft a brief vision statement using your personal and project goals. Please use this document as guide for this assignment.
  • You might address:
    • The problem you’re trying to solve.
    • How you think openness and open leadership will help solve it.
    • How meeting your personal goals will help you and help solve the problem.
    • How meeting your cultural goals for your community, organization, or project will help solve the problem.
    • Add your vision statement to your repo by uploading it or copy and pasting it into your README document.
    • Anything else?

Follow this chapter from the Open Leadership Training Series (OLTS) to create your vision statement.

Week 3

Roll call 17/Marzo

  • Camila Gómez
  • Danae Davila
  • Andre Vargas
  • Nelson Condori
  • Jose Villca
  • María Belén
  • Alexander Martínez

Attendees

  • Jose
  • Alexander
  • Camila
  • Danae
  • Belu
  • Nelson

Before this call

Links to your assignments to share with your mentor
ADD LINKS TO YOUR ASSIGNMENTS MENTIONED IN THE LAST COHORT CALL

  • Open an issue on ols-5 repo where you will be able to track you progress in this cohort: https://github.com/open-life-science/ols-5
  • Complete the compare and contrast assignment about current and desired community interactions and value exchanges.
  • Start working on your Open Canvas (instructions, canvas)
  • Start your Roadmap
  • Comment on your issue with your draft Roadmap
  • Reflection exercise on your role as a mentee and a project leader in ols-5
  • Suggest a cohort name at the bottom of the shared notes and vote on your favorite with a +1

Agenda and Notes

  • Establish a check-in ritual and try it. (2-3 minutes)
    (Examples: weather check (my project feels like a blustery wind right now), .gif share, video share)

    • (your notes)

  • Establish a culture of gratitude ritual (if you have not already). (2-3 minutes)
    (Examples: recognitions (recognize colleagues), sparkling moments (recognize community members), shout-outs)

    • (Alex) Mis disculpas por el error en el calendario

  • Review your goals and any progress you’ve made towards them. Any challenges to mention? (5 minutes)

  • Review your assignments from last week, reflect on where in your project are they applicable. (10 minutes)

    • Pendiente

  • Review your GitHub repo and get any help you need adding your content developed through the assignment from last week (5-10 minutes)

  • Discuss if your mentor should help identify experts to invite to one of the future mentor meetings (2-3 minutes).

    • Use these question to brainstorm this section: Do we need an expert at any stage? Which week they might likely be useful? Which area do we need expert advice?
    • Laura Acion, creación de comunidades
    • Paloma Rojas

  • Anything else:

    • We love The Turing Way :D
    • Open canvas y Roadmap primera versión para 28 Marzo
    • Semana santa todo bĺien ;)

After this call

Next week: Cohort call

Assignments before the next cohort call

  1. Share the image/link on your GitHub issue
  2. Look up at least two other projects in the issues and comment on their issues with feedback on their vision statement.
  3. Start your Roadmap and comment on your issue with your draft Roadmap.
  4. Review notes from last cohort call to see if there was something else that was mentioned as homework or assignment

Week 5

Roll call 28/Marzo

  • Camila Gómez
  • Danae Davila
  • Nelson Condori
  • Jose Villca
  • María Belén
  • Alexander Martínez

Attendees

  • Jose Villca
  • Camila Gómez
  • Danae Davila
  • Nelson Condori
  • Alexander Martínez

Before this call

Links to your assignments to share with your mentor
ADD LINKS TO YOUR ASSIGNMENTS MENTIONED IN THE LAST COHORT CALL
- Pendientes enlaces github y archivos

Agenda and Notes

  • Check-in ritual. (2-3 minutes)
    (Examples: weather check (my project feels like a blustery wind right now), .gif share, video share)

    • (Alex) Mi proyecto se siente como un ligera tormenta
    • (Danae) el proyecto va tomando un curso adecuado mientras se va trabajando cada semana me siento motivada por el buen curso que esta tomando.
    • (Camila) El proyecto poco a poco esta cobrando forma, me siento nerviosa, a veces incapaz pero agradezco el apoyo que recibo por parte de mis compañeros, ya que me da la confianza de que todo se logrará.
    • (Jose Luis) El proyecto esta en marcha poco a poco y siento que eso es bueno, me siento un poco ansioso , agradezco la colaboracion entre todos para lograrlo

  • Gratitude ritual. (2-3 minutes)
    (Examples: recognitions (recognize colleagues), sparkling moments (recognize community members), shout-outs)

    • (Jose Luis) Agradezco aprendamos mas sobre comunidades cientificas abiertas con nuestros mentores
    • (Danae) agradezco la disponibilidad de nuestros guias en este proceso y a el trabajo de mis compañeros.
    • (Camila) Agradezco la guia y colaboración que se tiene entre el equipo.

  • Review your goals and progress you’ve made towards them. Any challenges to mention? (5 minutes)

  • Review your progress in last weeks and what you would like to present in the your final calls. (10 minutes)

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  • Review your GitHub repo and get any help you need adding your content developed through the assignment from last week (5-10 minutes)

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  • Any expert to invite to the future mentor meetings (2-3 minutes).

  • Anything else:

n de revistas
n de instituciones
n de participantes
n de recursos

https://docs.google.com/presentation/d/1rm_IwK17WmaLcspNflcy_bBnWjLiMtuGYFE8Xp9moqw/edit#slide=id.p1

After this call

Next week: Cohort call

Assignments before the next cohort call

Week 7

Roll call Abril 12

  • Camila Gómez
  • Danae Davila
  • Nelson Condori
  • Jose Villca
  • María Belén
  • Alexander Martínez

Attendees

  • Belén Ticona
  • Alexander Martinez
  • Camila Gómez
  • Jose Luis Villca

Before this call

Links to your assignments to share with your mentor
ADD LINKS TO YOUR ASSIGNMENTS MENTIONED IN THE LAST COHORT CALL

Agenda and Notes

  • Check-in ritual. (2-3 minutes) ¿Cómo se vive esta semana en su región?

    • mticona Se come huevo de pascuas y rosca, algunas personas aprovechan para ir de vacaciones antes de que arranque el invierno.
    • Jose: Se come pescado, se vive las fiestas de semana santa
    • Camila: Pues hasta el momento todo tranquilo, a los niños los festejaron por su día, decoraron hospitales, y se estan algunos conocidos preparando para viajar
    • Alexander Martínez Méndez La comunidad académica se toma una semana de dsecansa, legal para estudiantes y medio fuera de oficina para la docencia :D
    • ()
    • ()

  • Gratitude ritual. (2-3 minutes)

    • (your notes)

  • Review your goals and progress you’ve made towards them. Any challenges to mention? (5 minutes)

  • Review your progress in last weeks and what you would like to present in the your final calls. (5 minutes)

    • (your notes)

    • (Camila) Pues siento que las cosas se complican, igualmente que no he podido estar tan al tanto como deberia pero la guia que he tenido ha servido para continuar

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  • Review your GitHub repo and get any help you need adding your content developed through the assignment from last week (5-10 minutes)

    • Github Repo https://github.com/jvillcavillegas/Community-Editor-Open-Science-Lab
      • Readme:
        • Pensar en el camino del usuario desde que se entera del proyecto a posibles puntos accionables (unirse a la comunidad como usuario, como colaborador pasivo/activo, etc) (Ponerse en los zapatos del perfil de usuario)
        • Recomendación revisar el README de TheTuringWay
      • Licencia: revisar el contenido de las calls del cohort donde explican tipo de licencias según software, datos, documentos, etc
      • Pensar en el idioma (¿Es importante tener la información en inglés?)
      • Crear organización en GitHub (Recomendación)

  • Any expert to invite to the future mentor meetings (2-3 minutes).

    • mticona Proponer a Laura Ación una posible reunión de 14 a 18hs (GMT-3) en la última de abril
    • Idea de encuentro con fredbelliard (comentario en Issue) para finales del programa
    • Paloma Rojas

  • Anything else:

    • Comentario hecho en un issue en Github de otro proyecto similar de una universidad de Países Bajos (fredbelliard).
    • Asistencia / videos Cohort call
      • Recomendación de que algune al menos lo vea (mejor si participan en vivo) o lean las notas
      • Recomienda asistencia de una persona o ver los videos de la cohortes para transmitir al resto del equipo.
      • Próxíma reunión para trabajar con GitHub???

After this call

Next week: Cohort call

Assignments before the next cohort call

  • CHECK HERE: https://openlifesci.org/ols-5/schedule/#week-06
    • Get your project online For help with GitHub and GitPages, check the slides and video from week 05.
    • Create a project development plan for your project Assignment to help you use Agile methods to breakdown your milestones into smaller tasks and define a timeline for your milestones In your own time: After this assignment, you can transfer your tasks to a project management or kanban tools such as GitHub projects), Trello, Asana, Zenhub in GitHub
    • Start creating a contribution guideline for your communit

Week 9

Roll call 26/Abril

  • Camila Gómez
  • Danae Davila
  • Nelson Condori
  • Jose Villca
  • María Belén
  • Alexander Martínez

Attendees

  • María Belén
  • Alexander Martínez
  • Camila Gómez
  • Nelson Condori

Before this call

Links to your assignments to share with your mentor
ADD LINKS TO YOUR ASSIGNMENTS MENTIONED IN THE LAST COHORT CALL

Agenda and Notes

  • Check-in ritual. (2-3 minutes) Si pudieras aprender cualquier habilidad en este momento, ¿cuál sería?

    • Camila Aprender a tocar charango
    • Belu Aprender sobre spark
    • Alex Jugar ajedréz

  • Gratitude ritual. (2-3 minutes)

    • Alex A las personas que nos preparan los alimentos ahora :D

  • Review your goals and progress you’ve made towards them. Any challenges to mention? (5 minutes)

    • Nelson Estás semanas el trabajo fue muy Interesante, por qué empezamos a crear el mapa de pasos que debemos seguir para iniciar y terminar el proyecto y empezamos a usar Gut-hub, aunque hubo algunos problemas en la edición del documento en Git-hub, pero son problemas que se llegaron a solucionar. En cuanto a las dificultades: se presentaron en quedar los tiempos de reunión, por qué algunos de nosotros no podíamos en los horarios propuestos. Las expectativas para la siguiente semana es la de empezar a planificar como será la creación de nuestra página de internet
    • Camila El proyecto tiene buen avance, siento que vamos en pequeños pasos, pero algo seguro, aunque aun nos falta algo esencial y o sea la base a mi parecer que seria la creacion de la pagina, pero el orden de tareas que realizamos ayuda a ver el panorama de otra forma y entender como lo ve otra persona. Diria que el factor tiempo seria algo que nos afecta de diversas formas, o en mi caso seria que siento que no apoyo con lo que deberia, debido a que no estoy coordinando bien mis cosas.

  • Review your progress in last weeks and what you would liek to present in the your final calls. (10 minutes)

    • (your notes) Ya casi es hora de presentar

  • Review your repo and get any help you need adding your content developed through the assignment from last week (5-10 minutes)

    • Alex Siguiente reunión solo git y páginas. "Tarea" para el equipo, pensar/escribir los contenidos del sitio.
    • Nelson Código de conducta empezamos, pero No pudimos acabarlo, Con José Luis teníamos que hacer el domingo pasado pero lo movimos para este sábado

  • Any expert to invite to the future mentor meetings (2-3 minutes).

    • Laura Acion
      • viernes 6 entre las 14 y 17hs GMT-3, un bloque de una hora
      • jueves 5 entre las 11 y 13hs GMT-3, un bloque de una hora
    • fred belliard
      • 5 Mayo de 4 a 5pm GMT-4
      • link de zoom:
    • Nelson También dijo que la Dra. Paloma nos apoyará pero en una fase más adelante del proyecto

  • GitHub Pages https://pages.github.com (Alternativa https://gitlab.com/pages)

  • Anything else:

    • Camila tiene problemas para usar slack

After this call

Next week: Cohort call

Assignments before the next cohort call

Week 11

Roll call 10/Mayo

  • Camila Gómez
  • Danae Davila
  • Nelson Condori
  • Jose Villca
  • María Belén
  • Alexander Martínez

Attendees

  • José Luis Villca
  • Alexander Martínez
  • María Belén

Before this call

Links to your assignments to share with your mentor
ADD LINKS TO YOUR ASSIGNMENTS MENTIONED IN THE LAST COHORT CALL

Agenda and Notes

  • Check-in ritual. (2-3 minutes)

    • (your notes)

  • Gratitude ritual. (2-3 minutes)

    • (your notes)

  • Review your goals and progress you’ve made towards them. Any challenges to mention? (5 minutes)

    • (your notes)

  • Review your progress in last weeks and what you would liek to present in the your final calls. (10 minutes)

    • (your notes)

  • Review your GitHub repo and get any help you need adding your content developed through the assignment from last week (5-10 minutes)

    • Envío de cambios el domingo, comentarios offline vía Slack

  • Any expert to invite to the future mentor meetings (2-3 minutes).

    • Mañana converesación con Fred
    • Pendiente de horario con Laura
    • Otrs contactos vía Yo

  • Anything else:

    • Probar jupyterBook

After this call

Next week: Cohort call

Assignments before the next cohort call

Fred Meeting

Some links:

Week 13

Roll call 24/Mayo

  • Camila Gómez
  • Danae Davila
  • Nelson Condori
  • Jose Villca
  • María Belén
  • Alexander Martínez

Attendees

  • Alexander Martínez
  • Nelson Condori
  • Jose Villca
  • Camila Gómez

Before this call

Links to your assignments to share with your mentor
ADD LINKS TO YOUR ASSIGNMENTS MENTIONED IN THE LAST COHORT CALL

Agenda and Notes

  • Check-in ritual. (2-3 minutes)

    • Cómo se vive el fin de semestre?
      • En medicina no descansan :D
      • Al finalizar la carrera, ahi recien se vive, masomenos

  • Gratitude ritual. (2-3 minutes)

    • [Nelson] Agradezco que apoyen proyectos de estudiantes, realmente se amplio un mundo muy interesante siendo aun estudiante
    • [José] Agradezco que las clases de ols se graben siempre :)
    • Aprendi mas conectando ideas con mis mentores y reuniones iniciales con expertos
    • [Camila] Agradezco tener a mi familia, ver que hay gente buena en el mundo y que cada dia es una aventura buena o mala, algo es algo

  • Review your goals and progress you’ve made towards them. Any challenges to mention? (5 minutes)

  • Review your progress in last weeks and what you would liek to present in the your final calls. (10 minutes)

    • Encuentro con Fred
      • Revisar enlaces compartidos

  • Review your GitHub repo and get any help you need adding your content developed through the assignment from last week (5-10 minutes)

    • Trabajo sobre la pagina del proyecto [Github + Netlify]

  • Any expert to invite to the future mentor meetings (2-3 minutes).

    • Laura Acion. Viernes 03 junio, 13pm hora ARG, GMT-3

  • Anything else:

    • Borrador de la presentación para el próximo y último encuentro :(

After this call

Next week: Cohort call

Assignments before the next cohort call

Week 14: Expert-mentee-mentor (Laura Acion)

Roll call 03/Jun

  • Camila Gómez
  • Danae Davila
  • Nelson Condori
  • Jose Villca
  • María Belén
  • Alexander Martínez
  • Laura Acion

Attendees

  • Alexander Martínez
  • Jose Villca
  • Laura Acion
  • María Belén

Agenda

  • ¿Cuál ha sido su experiencia como partícipe de una comunidad científica? ¿Qué aspectos considera relevantes para formar una comunidad de aprendizaje/enseñanza en el ámbito académico?
    • Lo más importante es buscar que la comunidad sea amigle, que las reglas estén bien definidas y que se mantenga en el tiempo
    • Formación de proyectos fuera de lo establecido para generar otros entornos más flexibles y libres (sin dejar de ser seguros) Generar riqueza de intercambio
    • Aprovechar la globalidad (sin colonizarnos) para generar redes (OLS un gran ejemplo de una comunidad que escucha)
    • Buscar un ambiente agradable y sostenible (a fin de mes necesitamos pagar las cuentas)
    • Misión y visión para definir el proyecto, especialmente sus valores
    • Es más lento trabajar solo, en grupo se debe consensuar pero se construyen cosas más poderosas/robustas
    • Llevar las cosas una por una, enfocarse y tener en cuenta el contexto
    • Piensa global, actua local ifmsa
    • La confianza se construye con el tiempo, con relaciones todo se hace más facil
    • Saltarse la Epigenética y el sindrome del impostor
  • ¿Qué aprendizajes ha tenido en base a su experiencia consiguiendo financiamiento para iniciativas de ciencia abierta?
  • En base a su experiencia en Metadocencia, ¿qué factores ayudan a fomentar la cooperación activa entre les integrantes de una comunidad?
    • Comentarios primer punto

Week 15: Final ols-5 mentor-mentee call

Roll call 24/Mayo

  • Camila Gómez
  • Danae Davila
  • Nelson Condori
  • Jose Villca
  • María Belén
  • Alexander Martínez
  • Laura Acion

Attendees

  • A

Before this call

Links to your assignments to share with your mentor
ADD LINKS TO YOUR ASSIGNMENTS MENTIONED IN THE LAST COHORT CALL

Agenda and Notes

  • Check-in ritual. (2-3 minutes)

    • (your notes)

  • Gratitude ritual. (2-3 minutes)

    • (your notes)

  • reflect on what you’ve learned

    • (your notes)

  • review your response to the post-cohort survey

    • (your notes)

  • take a moment to celebrate your work in OLS

    • (Camila) Fue una experiencia unica, algo inesperado, se agradece la constancia y el apoyo que tuvimos, igualmente las oportunidades que surgen.

  • Final wrap up, reflections and gratitude exchange!

    • (your notes)
    • [Alex] Recomendaciones
      • Dedicar menos tiempo a mostrar los detalles
      • Mostrar el avance del proyecto con el trabajo en OLS
      • Mostrar el proyecto a futuro

After this call

Next week: Cohort call

Final Graduation!

Assignments before the next cohort call

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Oct 23, 2024
OLS-4 Meeting Minutes Template: Sebastián Ayala + Julien Colomb + Alexander Martínez

Call time: Wednesday 14:00 GMT-5/21:00 GMT GMT+2

Oct 23, 2024
[RACIMO-Móncora] Trabajo en *Google Colab*

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Apr 12, 2023
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