# Förderantrag "Ehrenamt digitalisiert!"

## Allgemeines

> "Der Schwerpunkt sollte auf der internen Verwaltung oder Struktur der Organisation liegen, wie beispielsweise der Mitgliederverwaltung oder digitalen Besprechungen sowie der Gewinnung neuer Mitglieder. Darüber hinaus können Bildungs-, Beratungs- und Unterstützungsmaßnahmen wie zum Beispiel zum Umgang mit den neuen Technologien oder zur Einführung neuer Abläufe und Prozesse gefördert werden. Besonders erwünscht sind ganzheitliche und nachhaltige Konzepte."

Förderprogramm: Digitalisierung der internen Verwaltung gemeinnütziger Vereine
Förderfähige Digitalisierungsvorhaben:

- Interne Prozesse optimieren
- interne Kommunikation und Organisation vereinfachen (Ehrenamtliche, [gegebenenfalls ehemalige]Praktikaten, FSJler, Mitglieder, Mitarbeiter, etc.)
- externe Kommunikation (neue Mitglieder, Förderer oder Teilnehmer)

- Anschaffung Hardware
- Apple Penicle + Logitech Tastatur
- "Mobiler Arbeitsplatz" > Docking Station > Rollen > Technik-Wagen (Teewagen)

- Anschaffung Software
-

- Schulungs-/ Anleitungsmaßnahmen

- welche Ausstattung wird benutzt?
- Wie wird eine Nachhaltigkeit sichergestellt?
- Durch wen werden die Schulungsmaßnahmen erbracht? (Medientrainer, Videoprojekte, Software, Website, Beratung, Strategie [Hübner])

- Beratungsleistungen zur Einführung von Hardware und Software
- Untersützung bei Projektdurchführung (Erhebung der Anforderung, Auswahl der Hard- und Software, Schulungsmaßnahmen, Untersützung bei der Einrichtung)
- Evaluierung
- Auswahl
- Bestellung
- Bereitstellung
- Implementierung

- geringfügige Förderung des Vereinsangebots

- "Umfang / Innovationsgehalt des Digitalisierungsvorhabens (der Einsatz
von bisher so noch nicht genutzten Digitalisierungsmethoden, Techniken
oder Software wird begrüßt)" - (3)
- Ausgewählte Technologien zum Management von Geschäftsprozessen
- Workflow-Management-Systeme
- Dokumenten-Management-Systeme
- Digitale Plattformen
- Content-Management-Systeme

- Nicht förderfähige Maßnahmen
- Lizenzgebüren, die über das Haushaltsjahr hinaus anfallen

- Förderung / Finanzierung
- 90% von 5.000 bis 15.000 Euro
- Gelder müssen bis zum 10. Dezember abgerufen werden
- (...) auf die finanzielle Unterstützung durch die Hessische Landesregierung hinweisen
- "Presseausschnitte und Mitschnitte von Rundfunk- oder Fernsehbeiträgen (jeweils mit der Angabe von Datum, Quelle und Projektnummer) sind unmittelbar nach dem Erscheinen (...) zu schicken

### Status Quo / Vision 2023

- (externe) digitale Angebote für Besucher des Familienzentrums
- interne Strukturen (bis auf den finanziellen Teil, Buchhaltung, Accounting) sind noch analog (Digitalisierungsgrad ist gering und weitestgehend analog)
- viel Papier (Passwörter, Infos)
- "Eindigitalisieren" ("one-to-many")
- Sharing, Kollaboration ("many-to-many")
- Ausbau, Standartisierung, Vereinheitlichtung und Vereinfachung ("many-to-one")

- Anschaffung Hardware
- Hardware um Hardware zu verwalten
- Büro, Räumlichkeiten, Wo ist was? Was ist zur Verfügung? Was kann genutzt werden?
- Inventarlisten, Bestand, Verleih (Angebot erweitern)?
- An welchen Geräten arbeiten Mitarbeiter oder Praktikanten? (Private Geräte?)

- Anschaffung Software
- Wie wird intern koordiniert?
- Wo leben die Daten?
- Wer hat Zugang?
- Welche "Tools" müssen integriert werden?
- Mit welchen Geräten soll gearbeitet werden?

- Schulungs-/ Anleitungsmaßnahmen
- Begleitung bei Einführung / Evaluierung
- Einführung Plattform und Services
- Prozesse, Abläufe, "on-boarding" von externen Mitarbeitern
- Standartisierung, "how-to"

- Schaffung erster Grundlagen in der Digitalisierung von Organisations- und Kommunikationsprozessen
- eigenverantwortliches Arbeiten macht die geteilte, teilweise kurzfristige Zusammenarbeit, komplex und unübersichtlich (Wer hat welche Rechte / Zugänge und wie lang?)

### Was ist messbar? (Low-Key KPIs)

- Wie schnell bekomme ich Infos oder kann diese ändern (Verein, Vorhaben, Planung, To-Dos)?
- Wie schnell kann ein Unwissender mit dem neuen System umgehen?
- Wie einfach können Zugangsdaten geändert werden (Ende Praktikum)
- Wie direkt kann gearbeitet werden (ohne Maike zu kontaktieren, agile)?
- Wie schnell kann ich (alle) ehemaligen Praktikaten kontaktieren?
- Wie einfach kann ich, zu einem spezifischen Zeitpunkt, bestimmten Mitgliedern oder Teilnehmergruppen über das bevorstehende Programm informieren? (Programmänderungen, Vorbereitungen, Anwesenheit, Zuständigkeiten)

> <https://www.grin.com/document/978827>

1) Strategische Arbeit: Richtlinien, Zielsetzung, Beschlüsse, Kooperationen
2) Recht und Versicherungen: Satzung, Ordnung, Vertretungs- und Haftungsfragen, Versicherungen
3) Mitarbeiter: Einstellung, Einsatzplanung, Honorarverträge, Abrechnungen, Personalkosten, Personalentwicklung(ssmaßnahmen), Gewinnung und Betreuung ehrenamtlicher Mitarbeiter
4) Räume: Raumnutzung und -planung, Anmeldungen (Event)
5) Allgemeine Verwaltung: Mitgliederbetreuung (Information, Angebot, Adressenpflege), Beratung, Statistiken, Archivierung (Dokumente, Fotos, Filme, Ergebnisse, etc.)
6) Marketing und Öffentlichkeitsarbeit: Analyse des Vereinsumfeldes, Zielgruppen, Werbung und Vermarktung von Veranstaltungen, Pressearbeit (Online, Website + Social Media, aber auch Print), Netzwerk und Kontaktpflege
7) Finanzen und Steuern: Haushaltsplan, Kontenverwaltung, Buchhaltung
8) Jugendarbeit: Entwicklung neuer Bildungsangebote

- Organisations-Wiki / FAQs
- Standardisierung und Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen schafft freie Kapazitäten führen zu einer Entlastung der Vereinsverantwortlichen
- Datenmanagement: Datenmissbrauch oder -verlust (DSGVO - EU Hosting)

### Beispiel (<https://digitales.hessen.de/presse/digitale-moeglichkeiten-bringen-zeit-fuer-wesentliche-aufgaben>)

- Mitgliederverwaltung optimieren
- Zeit sparen / mehr Zeit für die eigentliche Vereinsarbeit haben
- beschleunigt und optimiert die bestehenden Prozesse
- Vermeidung von Fehlern, Doppel-Versand von Einladungen
- Plattform soll leichtere Übergabe beim Wechsel von Vorstandspositionen ermöglichen
- neue digitale Endgeräte, an denen die Mitglieder des Fördervereins im Rahmen einer individuellen/internen Schulung angelernt werden
- Mitgliedergewinnung vereinfachen
- Um die Außenwirksamkeit des Vereins zu steigern, wird außerdem eine professionelle Überarbeitung der Homepage angestrebt.

## Notes / Ideas

Die Menschen stehen im Familienzentrum Lighthouse im Mittelpunkt. Auch das soll bei der Einführung und Benutzung von neuen Technologien der Fall sein.
Aus diesem Grund soll das neue, digitalisierte System in regelmäßigen Abschnitten vor Ort erpropt und entwickelt werden, um somit einen fortlaufenden Austausch und kontinuierliches Feedback bei der Implementierung und Weiterentwicklung neuer Organisations- und Kommunikationsprozessen zu garantieren.

Die medienpädagogische Arbeit aus den letzten beiden Jahren haben bereits gezeigt, dass eine solide digitale Infrastruktur für den Erfolg der Vereinsarbeit unabdingbar ist. So wurden erste Schritte in Richtung Digitalisierung für Teilbereiche der Medienarchivierung und Veröffentlichug von Ergebnissen aus Veranstaltungen und Workshops.

Datenschutz (Mitglieder, Teilnehmer, Förderer)
Sicherheit (Passwörter / Zugänge) > Sensible (finanzielle Daten)

// Eigenverantwortlich / Plattform unabhängig?

Organisieren und Koordinieren
Problem: Maike hat das ganze Wissen und muss dementsprechend immer kontaktiert werden
Problem: Maike hat alle Zugänge (auf Papier)

Übersicht
To-Dos

Kommunikationsstrategie

- Nextcloud
- NAS
- Notion

- Networks
- Newsletter (general public)
- Personal Newsletters?
- “Donor Management”
- Personal Relations
- “Alumni Management”
- Previous Helpers
- Bewerber Management
- Fast Feedback
- "Danke wir haben deine Nachricht erhalten! Wir melden uns zeitnah bei dir!"
- Extra Mail accounts
- Calendars
- Events (external)
- Team Meetings (internal)
- Project Management (interal, deadlines, submissions, releases)
-

Social Media / PR / Marketing / Documentation

Processes > Guides (Things that stay the same)

Accounting / Budgeting

Archivierung ("dauerhafte Datensicherung", Nachhaltigkeit)

Spachen / Sprachbarrieren?

Paper-less: Scan > Upload (Datenschutz)

## Non-profit KPIs

What does success look like?

- people helped
- people helping
- people connected
- project funding secured

Fundraising Efficiency
Operating Reliance
Program Efficiency
Donor Attrition
Social Return on Investment

Mission
Vision
Ziele
Strategien
Taktik / Aktivitäten

# Ausfüllhilfe

## Projektname

EndlichDIGITAL

## Kurzbeschreibung

Die vor allem ehrenamtlich arbeitenden MitarbeiterInnen/Vereinsmitglieder des Familienzentrums Lighthouse - Treffpunkt für alle e.V. erhalten bis Ende des Förderjahres professionelle Unterstützung beim Aufbau digitaler Vereinsstrukturen und Einkauf von aktueller Software mit dem Ziel zum Ende des Förderjahres wesentliche Strukturen der Verwaltung und die Kommunikationsstrategie durch Digitalisierung vereinfacht, zentriert und übersichtlicher für alle zur Verfügung stellen zu können. Jeder Mitarbeitende (Hauptamtliche, Minijobber, Praktikanten u.w.) soll zukünftig diese digitalen Strukturen so nutzen, dass weiterhin die Arbeit mit den Gästen des Familienzentrums gestärkt wird und im Vordergrund steht. Zusätzlich soll die Homepage professionell gestaltet und aktualisiert werden.Für diesen Prozess stehen bereits vorhandene iPads und der Vereinslaptop zur Verfügung. Zur Optimierung sollen fünf fehlende Apple Pencil und Tastaturen angeschafft werden. Diese Geräte werden vor allem von den Freiwilligen, Praktikanten und weiteren Mitarbeitenden genutzt. Die Geschäftsführung soll für den Digitalisierungsprozess in ihrer Verantwortung ein aktuelles, größeres iPad erhalten. Um eine professionelle Arbeitsatmosphäre zu schaffen, ist die Anschaffung eines mobilen Technikwagens geplant, in dem alle technischen Geräte verwahrt, bzw. genutzt werden können.

## Ausführliche Projektbeschreibung

### WER sind wir
Das Familienzentrum Lighthouse - Treffpunkt für alle e.V. wurde im August 2014 gegründet. Seitdem ist es ein stetig mit seinen Aufgaben wachsender Verein. Die Angebote sind an den Bedarfen der Gäste ausgerichtet und partizipativ entwickelt. Der Schwerpunkt ist die Arbeit mit Menschen mit Fluchthintergrund. Das Familienzentrum ist seit 2021 ein vom Land Hessen anerkanntes Familienzentrum in dem sich hauptsächlich viele ehrenamtlich tätige Menschen unterschiedlichen Alters engagieren. Der Fokus liegt auf der Begleitung der individuellen Menschen, der Vermittlung der deutschen Sprache und darauf, Treffpunkte zu schaffen. Es gibt kreative Angebote für jede Altersgruppe.

### WARUM die Förderung
Die Vereinsarbeit wird mit überdurchschnittlichem ehrenamtlichen Engagement vieler Personen geleistet - dabei lag der Fokus bisher allein auf der Arbeit mit den Gästen, nicht auf der verwaltungsinternen Seite. Im Zuge der Weiterentwicklung merken wir allerdings, dass wir nun auch auf der strukturellen Seite nachbessern müssen, um auch den Bedarfen der vielen Mitarbeitenden gerecht zu werden. Denn Menschen stehen im Familienzentrum Lighthouse im Mittelpunkt. Auch das soll bei der Einführung und Benutzung von neuen Technologien der Fall sein.
Mit unserem Projekt "EndlichDIGITAL" versprechen wir uns eine wesentliche Strukturierung und Optimierung der Verwaltung, so dass die eigentliche Vereinsarbeit weiterhin nicht zu kurz kommt und Mitarbeitende viel leichter Daten einsehen und bearbeiten können als bisher. Das neue, digitalisierte System soll in regelmäßigen Abschnitten vor Ort erprobt und entwickelt werden, um somit einen fortlaufenden Austausch und kontinuierliches Feedback bei der Implementierung und Weiterentwicklung neuer Organisations- und Kommunikationsprozesse zu garantieren.

Am Beispiel der von uns durchgeführten medienpädagogischen Workshops mit Jugendlichen aus den letzten beiden Jahren sehen wir, dass eine solide digitale Infrastruktur für den Erfolg der Vereinsarbeit unabdingbar ist. So wurden z.B. erste Schritte in Richtung Digitalisierung für Teilbereiche der Medienarchivierung und Veröffentlichung der Ergebnisse aus Veranstaltungen und Workshops getan.

#### WAS passiert in unserem Projekt?

Durch unser Projekt "EndlichDIGITAL" werden die Vereinsmitglieder, Mitarbeitende, Praktikanten und Ehrenamtliche im gesamten Förderzeitraum bis Ende Dezember 2023 professionell angeleitet, die Verwaltung digital zu führen. Folgende Punkte sollen u.a. verbessert werden:
1. Strategische Arbeit: Richtlinien, Zielsetzung, Beschlüsse, Kooperationen
2. Recht und Versicherungen: Satzung, Ordnung, Vertretungs- und Haftungsfragen, Versicherungen
3. Mitarbeiter: Gewinnung und Betreuung ehrenamtlicher Mitarbeiter, Einsatzplanung, Einstellung, Honorarverträge, Abrechnungen, Personalkosten und -entwicklung
4. Räume: Raumnutzung und -planung, Anmeldungen (Event, Workshops, Seminare, etc.)
5. Allgemeine Verwaltung: digitale Besprechungen, Mitgliederverwaltung (Information, Angebot, Adressenpflege), Beratung, Statistiken, Archivierung (Dokumente, Fotos, Filme, Ergebnisse, etc.)
6. Marketing und Öffentlichkeitsarbeit: Analyse des Vereinsumfeldes, Zielgruppen, Werbung und Vermarktung von Veranstaltungen, Pressearbeit (Online, Website, Social Media, Print), Netzwerk und Kontaktpflege
7. Finanzen und Steuern: Haushaltsplan, Kontenverwaltung, Buchhaltung
8. Jugendarbeit: Entwicklung neuer Bildungsangebote
9. Organisations-Wiki, FAQs, Material- und Inventarlisten
10. Datenmanagement: Vorbeugen von Datenmissbrauch oder -verlust (DSGVO)

Durch die Anleitung soll zudem die Standardisierung und Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen erreicht werden, um so die Vereinsverantwortlichen zu entlasten.

#### Projektumsetzung
Für diese Schulungs- und Anleitungsmaßnahmen beauftragen wir einen Medienpädagogen, dessen Honorar über die Fördergelder gezahlt wird. Dieser wird das Team wöchentlich schulen und anleiten.
Dies ist auch der größte Posten der Ausgaben.

#### Hardware-teilweise Anschaffung nötig
Zum Einsatz kommt unsere bereits vorhandene Hardware: 6 Schüler-iPads und ein Laptop. Um ein besseres Arbeiten zu garantieren, sollen allerdings hierfür neue Eingabegeräte (5 Pencils und 5 Tastaturen) angeschafft werden, die wir bislang noch nicht besitzen. Die Geschäftsführung soll für den Digitalisierungsprozess in ihrer Verantwortung ein größeres, aktuelles iPad zur permanenten Nutzung erhalten. Das Familienzentrum hat keine eigenen Büroräume, sondern nutzt für die Angebote angemietete Räumlichkeiten einer Kirchengemeinde. Zudem ist die Anschaffung eines Technik-Wagens geplant, der mobiles Arbeiten fördern und für Zuverlässligkeit und Sicherheit sorgen soll. Mit ihm sollen alle Endgeräte und dessen Zubehör organisiert, geladen und fachgerecht verstaut werden. So wollen wir garantieren, dass die Technik zu jedem Zeitpunkt voll einsatzbereit und idealerweise kabellos betrieben werden können. Ein langes Suchen von Kabeln, Adaptern oder anderem Zubehör soll grundsätzlich vermieden werden. Inventar soll durch Beschriftungen schnell organisiert bzw. eingeräumt werden können. In Sonderfällen kann auch das Fehlen von Inventar schnell ersichtlich und kommuniziert werden.

#### Software
Welche spezifischen, neu zu erwerbenden Softwares zum Einsatz kommen werden, wird sich konkret erst im Prozess zeigen. Klar ist jedoch, dass eine neue Vereins Management Software und ein Passwort Manager angeschafft werden soll, die mit monatlichen Kosten verbunden sein werden. Ziel ist vor allem, in Zukunft eine Plattform zu nutzen, auf der alle vereinsinternen Daten gespeichert und verwaltet werden können. Hierfür könnte möglicherweise eine kostenfreie OpenSource-Software genutzt werden. Demnach würden langfristig keine Lizenzgebühren anfallen, jedoch wird einen Server benötigt, den wir bei einem DSGVO-konformen Hosting-Unternehmen anmieten wollen. Dafür werden laufende monatliche Kosten fällig werden, die je nach Speicherbedarf oder Benutzeranzahl mehr oder weniger ausfallen können. Diese monatlichen Betriebskosten sollen bis Ende 2023 von den Fördergeldern bezahlt und im Anschluss vom Verein selbst getragen.

#### Mehrwert
Im Familienzentrum arbeiten Menschen jeden Alters ehrenamtlich mit. Die einen sind technikbegeisterter als die anderen. Von unserem Vorhaben werden alle partizipieren. Die jüngeren werden Freude daran haben, Prozesse zu optimieren und die Älteren lernen, mit digitalen Medien umzugehen. Zukünftig sind sie selbstsicherer im Umgang mit ihren eigenen Geräten. Die Kommunikation verläuft leichter, alle wissen gleichermaßen Bescheid, Informationen können schnell von allen eingelesen werden.

#### Nachhaltige Wirkung (im Sinne einer dauerhaften Verbesserung)
Das Projekt "EndlichDIGITAL" ist nachhaltig, da zukünftig alle Mitarbeitenden von der verbesserten Struktur partizipieren. Jeder kann z.B. schnell einsehen, welches Material vorhanden ist, wer wann im Urlaub ist, wieviel Geld einem Projekt zur Verfügung steht, welche Dokumente für einen Kurs genutzt wurden, welche Inhalte ein Praktikum vermitteln soll usw.. Die Arbeitsprozesse sind transparent und nicht mehr nur von der Geschäftsführung auszuführen. Die Arbeit kann leicht auf weitere Mitarbeitende verteilt werden.

#### Beispielhaftigkeit und Ganzheitlichkeit des Konzeptes
Je mehr wir uns mit dem Thema der Digitalisierung beschäftigen, desto mehr wird deutlich, wie sehr wir an dieser Stelle Hilfe benötigen. Schon in den Vorgesprächen mit dem Medienpädagogen, der uns begleiten würde, stellten wir fest, dass wir von manchen Möglichkeiten zur Optimierung überhaupt nichts wissen. Wir würden uns deshalb absolut freuen, wenn Sie uns mit Ihrem Förderangebot in dieser beschriebenen Sache auf die Sprünge helfen. Dies kommt der Arbeit mit Geflüchteten, Jungen und Alten und auch den bei uns ehrenamtlich Tätigen zugute.
Unser Prozess wird im Miteinander erfolgen, das bedeutet auch, dass keine unnütze Software oder technisches Gerät angeschafft wird. Die Auswahl ist am Bedarf orientiert.

> Folgende Maßnahmen müssen zwingend im Rahmen des Projektes beschrieben werden: Einsatz von Hardware, Einsatz von Software, Durchführung von Schulungs-/ Anleitungsmaßnahmen. Bitte beschreiben Sie hier ausführlich, wie die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen geplant ist und gehen Sie auf die Nachhaltigkeit (im Sinne der Dauerhaftigkeit) der Maßnahme ein. Bei der Beschreibung der Maßnahme ist anzugeben, ob für die Maßnahme eine Anschaffung erfolgt oder bereits vorhandene Anschaffungen genutzt werden.

### Pflichtbestandteil – Beschreibung Maßnahme a) „Anschaffung geeigneter Hardware“

> Beschreiben Sie hier, - welche Hardware - wie in Ihrem Projekt genutzt werden soll.

Zum Einsatz kommt unsere bereits vorhandene Hardware: 6 Schüler-iPads und ein Laptop. Um ein besseres Arbeiten zu garantieren, sollen allerdings hierfür neue Eingabegeräte (5 Pencils und 5 Tastaturen) angeschafft werden, die wir bislang noch nicht besitzen. Die Geschäftsführung soll für den Digitalisierungsprozess in ihrer Verantwortung ein größeres, aktuelles iPad zur permanenten Nutzung erhalten. Das Familienzentrum hat keine eigenen Büroräume, sondern nutzt für die Angebote angemietete Räumlichkeiten einer Kirchengemeinde. Zudem ist die Anschaffung eines Technik-Wagens geplant, der mobiles Arbeiten fördern und für Zuverlässligkeit und Sicherheit sorgen soll. Mit ihm sollen alle Endgeräte und dessen Zubehör organisiert, geladen und fachgerecht verstaut werden. So wollen wir garantieren, dass die Technik zu jedem Zeitpunkt voll einsatzbereit und idealerweise kabellos betrieben werden können. Ein langes Suchen von Kabeln, Adaptern oder anderem Zubehör soll grundsätzlich vermieden werden. Inventar soll durch Beschriftungen schnell organisiert bzw. eingeräumt werden können. In Sonderfällen kann auch das Fehlen von Inventar schnell ersichtlich und kommuniziert werden.

### Pflichtbestandteil – Beschreibung Maßnahme b) „Anschaffung geeigneter Software“

> Beschreiben Sie hier, - welche Software - wie in Ihrem Projekt genutzt werden soll.

Welche spezifischen, neu zu erwerbenden Softwares zum Einsatz kommen werden, wird sich konkret erst im Prozess zeigen. Klar ist jedoch, dass eine aktuelle Vereinsmanagmentsoftware und ein Passwortmanager angeschafft werden soll, die mit monatlichen Kosten verbunden sein werden. Ziel ist vor allem, in Zukunft eine Plattform zu nutzen, auf der alle vereinsinternen Daten gespeichert und verwaltet werden können. Hierfür könnte möglicherweise eine kostenfreie OpenSource-Software genutzt werden. Demnach würden langfristig keine Lizenzgebüren anfallen, jedoch wird einen Server benötigt, den wir bei einem DSGVO-konformen Hosting-Unternehmen anmieten wollen. Dafür werden laufende monatliche Kosten fällig werden, die je nach Speicherbedarf oder Benutzeranzahl mehr oder weniger ausfallen können. Diese monatlichen Betriebskosten sollen bis Ende 2023 von den Fördergeldern bezahlt und im Anschluss vom Verein selbst getragen.

### Pflichtbestandteil – Beschreibung Maßnahme c) „Schulungs- / Anleitungsmaßnahmen“

> Beschreiben Sie hier, welche Schulungs-/ Anleitungsmaßnahmen in Ihrem Projekt durchgeführt werden. Die Durchführung dieser Maßnahme kann auch unentgeltlich durch Mitglieder der Institution erfolgen (Dies führt nicht zu einer Erhöhung der Eigenmittel).

Die Schulungs- und Anleitungsmaßnahmen werden vor Ort im Familienzentrum mit einem Medienpädagogen stattfinden. In Form von partizipativen Workshops wird das Team die grundlegenden Funktionsweisen der neuen Software kennenlernen. Thematisch soll es einen Überblick in folgende Inhalte bekommen können:
- “Sicher ist sicher: Passwort Manager und Authentifizierung”
- "Vorstand digital: Mitgliederverwaltung, Buchhaltung und Relationship Management”
- “Effektiv organisiert: private Information, geteilte Daten und Kollaboration”
- “Media Asset Management: Datenstrukturen, Nachbereitung und Archivierung”
- "Direkt kommuniziert: Öffentlichkeitsarbeit, Projekt-Dokumentation und Transparenz”

Die Workshops sollen im gleichen Zug dafür genutzt werden, um erste "Best-Practices" und Richtlinien zu erstellen und diese in einem Organisations-Wiki festzuhalten. Im Anschluss an die Workshop-Reihe sollen die Mitarbeiter, mit der Unterstützung des Medienpädagogen, durch Co-Creation und individuelles Coaching, neue digitale Arbeits- und Kommunikationsprozesse entwickeln und erproben. Regelmäßiges Feedback und Anpassen dieser Prozesse soll über mehrere Wochen der Einführungsphase für eine kontinuierliche Verbesserung und Strukturierung der Vereinsarbeit führen.

Auch "außerplanmäßige" Soforthilfe über Online-Meetings, zum kurzfristigen Beheben von Problemen oder klären von Fragen, sind in unserer Kalkulation mit berücksichtig.

### Kannbestandteil – Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Digitalisierungsvorhaben

> Sofern Sie Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Projektumsetzung in Anspruch nehmen, können Sie diese hier beschreiben (z.B. Beratungsleistungen).

### Werden mit dem Projekt im geringen Umfang auch Maßnahmen im originären Betätigungsfeld der Institution umgesetzt?

> Mit dem Projekt können in geringem Umfang (bis zu 25%) auch Maßnahmen umgesetzt werden, die das originäre Betätigungsfeld (den Zweck der Institution) betreffen. Sofern dies beabsichtigt ist, stellen Sie dies hier dar.

## Angebot

Sehr geehrte Frau Oertel,
vielen lieben Dank für das nette Vorgespräch zu Ihrem Projektvorhaben "EndlichDIGITAL". Wie versprochen sende ich Ihnen hiermit das Angebot.

Aus unserem Gespräch habe ich vorerst folgende Wünsche und Problemstellungen mitgenommen:

- das Konzept des "papierlosen Büros" soll angestrebt werden
- berufliche und private Geräte oder Accounts voneinander zu trennen
- wenn möglich Open Source Software, die sicher (Verschlüsselung) und DSGVO-Konform ist
- "digtale Souverenität", keine propritäre Software (Lock-in), mit der Möglichkeit bei Bedarf den Hosting Partner zu wechseln (geringere Kosten, besserer Support, etc.)
- mehr Struktur und Routinen durch das Generalisieren und Standardisieren von Arbeitsunterlagen und -prozessen, die ein mit- und zuarbeiten durch (ggf. wechselnde) Mitarbeiter ermöglichen und damit Kommunikation, Organisation und Verwaltung beschleunigen (und dezentralisieren)

Für die Umsetzung des Projektes "EndlichDIGITAL" kalkuliere ich bis zun Ende des Förderzeitraum Dezember 2023.

- 1) ca. 20 Stunden für die Needs- und SWAT-Analyse, dessen Evaluierung, und der daraus resultierende digitalen Strategie (wieso, weshalb, warum) (1200€)
- 2) ca. 30 Stunden für das technische Setup, dessen Konfiguration und Einrichtung, sowie die finale Bereitstellung der Software-Lösung auf allen Endgeräten der Mitarbeiter (wie, was, wo) (1800€)
- 3) ca. 20 Stunden für Team-interne Workshops zum Kennenlernen des neuen Systems, sowie das anfertigen einer Roadmap zur Implementierung aller vereinsspezifischen Funktionen in digitaler Form (was, wann) (1200€)
- diese Workshops sollen genutzt werden, um erste Best-Practices und Guidelines zu entwickeln, die in einem Organisations-Wiki, in Form von "Ausfüllhilfen", Tutorials (z.B. für Onboarding-Prozesse), o. Ä. dokumentiert werden
- thematisch könnten die Workshops wiefolgt unterteilt sein:
- "Sicher ist sicher: Passwort Manager und Authentifizierung" [alle]
- "Mitglieder verwalten: (Buchhaltung, Aktualisierung, Relationship Management) [vorstand, buchhaltung]
- "Effektiv organisiert: private Information, geteilte Daten und Datenstrukturen" [alle]
- Archivierung, Nachbereitung, "leaving the place better than you found it"
- "Direkt kommuniziert: (Phone, Chats, Mails, Newsletter, "One Voice", Online Kanäle) [alle]
- 4) ca. 60 Stunden für die spezifische Migration alter Dokumente (ggf. Eindigitalisierung analoger Dokumente), Co-Creation & individuelles Coaching zur Erarbeitung und Erprobung neuer, digital gestützer Arbeits- und Kommunikationsprozesse (was zuerst, wie) (3600€)
- 5) Overhead, Troubleshooting, Online-Support 20h ("wie war das noch einmal?", "irgendwie geht das nicht") (1200€)

### Monatliche betriebskosten Software

- 30€ WISO MeinVerein (?)
- 30€ (Nextcloud) Organisation, Kommunikation intern (hosting, open source)
- <https://www.ionos.de/office-loesungen/managed-nextcloud-hosting>
- 10€ Password Manager (Bitwarden, 1Password) > Vereine bekommen bestimmt 50% Rabatt

### Add-ons

- [Buffer](https://buffer.com/) (3 channels), free
- [Affinity](https://affinity.serif.com/de/) Windows, Mac, iPad
- [satelite](https://landing.satellite.me/) Öffnungszeiten, Rufumleitung im Team
- [CleverReach](https://www.cleverreach.com/de-de/) Newsletter