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title: Communication interne, processus, Wiki, accueil des nouveaux arrivants, formations
authors: Nicolas Ayache, Mehdi Bouaziz, Zaynah Dargaye
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Ce document a pour objectif de proposer des processus de travail qui pourraient **faciliter** les tâches régulières, principalement pour ce qui est de la communication au sein de Nomadic Labs (compte rendu de réunion, accueil des nouveaux arrivants, formation continue, etc.), tout en se basant sur les habitudes actuelles de travail. En effet, la société ayant une croissance importante, il devient primordial d'organiser **une réflexion constante sur nos méthodes de travail** : elles ne peuvent pas être les mêmes avec 70 employés que dans une société de 3 personnes.

Il y a trois thèmes principaux que nous aborderons dans le document : *les processus de travail, la communication, et la dissémination de la connaissance*. Ces trois thèmes sont **interdépendants**, il faut donc les considérer dans leur ensemble, et ils feront référence les uns aux autres.

:warning: S'il était estimé que les processus décrits sont effectivement une aide et un gain de temps, il est important que la direction générale soit motrice dans leur mise en place, et qu'elle implique les personnes qui seront responsables de leur propre champ de compétences (par exemple la direction technique pour la création de crews). Sans quoi, les propositions ne rentreront pas dans les habitudes de travail et ne seront pas utilisées.

# Processus, rôles, politiques d'entreprise

## Objectifs

Beaucoup de tâches sont communes à plusieurs employés de Nomadic Labs. Pour ces tâches, expliciter **un cadre et des bonnes pratiques**, permet d'**accélérer l'exécution**, d'éviter les oublis, d'harmoniser les résultats (c'est alors plus simple pour les autres de les comprendre) ; globalement de faciliter l'adoption, de **gagner du temps** et donc de disposer de plus de ressources pour les vraies difficultés.

Sans cela, les gens peuvent être perdus, n'osent pas demander de l'aide, et passent du temps à réfléchir à des façons de faire alors que d'autres ont déjà des solutions établies.

:warning: **L'idée n'est pas d'imposer une unique façon de faire**, chacun est libre de reprendre les processus comme il leur semble être le plus adapté à leurs tâches, de les suivre fidèlement ou pas du tout. Mais le but est :
* de présenter **des bonnes pratiques** pour chaque tâche, **les pièges à éviter**, etc. En somme, une base de travail qui essaie d'être complète afin de faciliter l'adoption et l'exécution ;
* d'avoir un modèle qui facilite **la revue de l'exécution** par d'autres (autres équipes, direction technique, etc.).

**Il est important que tout le monde soit bien conscient de ces deux points pour adapter une bonne pratique à ses besoins, ou pour en créer une.**

## Définitions

Nous distinguons plusieurs notions qui reviendront par la suite, et sur lesquelles il est important d'avoir la même interprétation.

* *Processus* : marche à suivre réutilisable dans des situations données récurrentes.
* *Rôle* : missions, responsabilités, tâches principales d'un individu.
* *Politique* : cadre et pratiques sur des thèmes précis (politique d'embauche, de dépenses, de formations, etc.).

## État actuel

Il existe d'ores et déjà à Nomadic Labs un certain nombre de processus qui doivent être -- et sont -- visibles, comme la politique d'astreinte et celle des remboursements professionnels (qui méritent d'être saluées !).

L'idée est d'étendre la pratique, d'identifier et de définir ces processus plus formellement, que ce soit pour les tâches, les rôles ou les politiques d'entreprise.

Le wiki donne une bonne intuition de ceux qu'on pourrait identifier : par exemple, l'accueil des nouveaux arrivants, la formation continue, le compte rendu des réunions d'équipe, etc.

## Solutions et déploiement

1. L'idéal serait probablement d'ajouter **sur le wiki** autant de pages qu'il y a de processus qu'on souhaite rendre visibles (de préférence en anglais).
2. De plus, **il faut associer clairement une personne** comme le mainteneur du processus (son nom doit apparaître sur la page du processus), qui est la personne à contacter pour toute question, évolution, etc., parce que les processus **ne sont pas figés** une fois pour toutes, ils doivent évoluer avec la société et nos méthodes de travail.
3. Il faut que tout le monde soit conscient de l'existence de ces processus et de la possibilité d'en ajouter, sans pour autant y être noyé (ce qui produirait l'effet inverse non souhaité de rendre l'information difficile d'accès). [Un processus pour la création de processus]([TODO](https://gitlab.com/nomadic-labs/private/ouiki/-/wikis/Ajouter-une-page-au-wiki)) est probablement une bonne façon d'y parvenir.

## Exemples

Ci-dessous se trouve une liste non-exhaustive de processus, rôles, ou politiques d'entreprise, dont nous pensons qu'ils correspondent à ceux qui nécessiteraient d'être formellement décrits. Quelques-uns renvoient vers des pages d'exemple de descriptions.

- Communication (processus) :
- en général, en identifiant la portée que l'on souhaite annoncer (et donc le moyen) ;
- [notes de réunions d'équipe](https://gitlab.com/nomadic-labs/private/ouiki/-/wikis/Pilotage-d'%C3%A9quipe-:-r%C3%A9union-hebdomadaire).
- Embauche, [interviews](https://codimd.nomadic-labs.com/mrTVsOvvT1SS3CumULYkIg) (processus), interviewer (rôle).
- [Ajout de processus]([TODO](https://gitlab.com/nomadic-labs/private/ouiki/-/wikis/Ajouter-une-page-au-wiki)) (meta processus :smile:).
- Créer un crew (processus).
- Accueil de visiteurs (processus).
- Suivre un projet INRIA/IMDEA (processus).
- Gérer une équipe (rôle).
- [Accueillir un nouvel arrivant](https://gitlab.com/nomadic-labs/private/ouiki/-/wikis/internships_checklist) (processus).
- Arriver à Nomadic Labs (processus).
- Départ d'un collaborateur (processus).
- Identifier (et rendre visible) les rôles de chacun et leurs responsabilités (rôle).
- [Communiquer une information](TODO) (voir [ci-dessous](https://hackmd.io/pa1jEcdzTj6rcOKloTl3rA?both#Communication-interne)).
- Évaluation annuelle (processus).
- Gestions des locaux (processus).
- Missions (processus) : déplacement, hôtel, repas.
- Remboursements des dépenses et frais professionnels (processus).
- Status des employés (CDI, CDD, etc.) et les différences administratives éventuelles.
- Des processus liés aux ressources humaines (élection CSE par exemple).
- Politique salariale (politique).
- Vulnerability disclosure.

# Wiki (base de connaissance)

## Objectifs

Le but du wiki est de **stocker et d'organiser la connaissance pérenne** afin qu'elle reste **facilement trouvable**. Cette connaissance doit notamment **répondre aux questions fréquentes**.

Au final, le wiki doit :
* faire gagner du temps aux gens, les rendre plus efficaces ;
* rassurer les gens également, les mettre en confiance et leur apporter une certaine sérénité vis-à-vis de leurs tâches, en évitant le syndrome de ne pas savoir s'il leur manque une information ou pas ;
* « fidéliser » les gens, car c'est un des gages de qualité visibles de l'organisation de la société ;
* refléter l'esprit d'entreprise.

> zd: humain : inclusion dans une société, même information pour tous sans hiérarchisation informelle. Esprit d'entreprise

## État actuel

Actuellement, le wiki est **peu maintenu**. Nous pensons que ce peut être dû au fait qu'il n'y a pas de responsable identifié pour les différentes pages (et que la société est trop grande à présent pour compter sur la bonne volonté de chacun pour s'en occuper), et que nous ne sensibilisons pas suffisamment à l'importance de cette aide pour les autres.

Par conséquence, et avec les ajouts successifs, le wiki semble à présent **assez mal organisé**, ce qui rend la recherche difficile et la maintenance d'autant plus coûteuse.

## Solutions

Nous pensons que les actions suivantes permettraient de revenir à un fonctionnement du wiki qui répond à ses objectifs.

1. **Responsabilisation** : désigner des responsables pour remplir les pages et les maintenir à jour.
2. **Restructuration** : revoir l'arborescence du wiki pour une meilleure lisibilité et faciliter la recherche. En voici une [proposition](https://codimd.nomadic-labs.com/GVIEUlfBTFa45obgvhFMBQ#).
3. **Inventaire** : reprendre les ressources disponibles (Ouiki, [cloud](https://cloud.nomadic-labs.com/), etc.), les trier, réutiliser celles toujours d'actualité et archiver les autres.
4. **Référencement** : chaque page du wiki doit explicitement référencer celles dont elle dépend. Par exemple, lorsqu'il est dit qu'il faut contacter les responsables d'administration en cas de problème, un lien doit apparaître vers la page qui les nomme et donne leurs coordonnées.
5. **Exhaustivité** : tout élément d'intérêt commun doit être référencé depuis le wiki, y compris les documents stockés sur d'autres plateformes (comme le cloud).

Ces actions peuvent être réalisées à court terme, et nous pouvons amorcer une réflexion sur d'autres à plus long terme.

Un meilleur outil est nécessaire pour le wiki :
- adapté à tous pour l'édition (choix entre WYSIWYG ou markdown par exemple) ;
- une bonne fonction de recherche ;
- du versionnage pour conserver l'historique et éviter les erreurs de manipulation ;
- affichage des auteurs d'une page ;
- accès restreint à Nomadic Labs et à ses indépendants de confiance (ou gestion des droits d'accès aux pages) ;
- une adresse simple à se rappeler (comme wiki.nomadic-labs.com) ;
- une authentification unique pour accéder à tous les autres services (PaiePilote, LabOxy, etc.) ;
- quelques pistes à explorer :
- https://www.atlassian.com/fr/software/confluence
- https://slite.com/.

# Communication interne

## État actuel

Aujourd'hui les modes de communication principalement utilisés sont :
- des conversations de couloir ou de bureau ;
- Slack ;
- les e-mails ;
- Zoom ;
- hackmd et codimd ;
- Google docs ;
- Nextcloud ;
- le [Ouiki](https://gitlab.com/nomadic-labs/private/ouiki/-/wikis/home) ;
- des affichages dans les bureaux ;
- Youtube.

## Problèmes

Avec l'ensemble de ces moyens, il peut être difficile de penser à partager (ou repartager) les informations sur les canaux les plus adaptés. Au final, **il y a dispersion, voire perte d'information**. Par exemple certains n'osent pas demander les détails qui leur manquent, ne sachant pas s'il est "normal" ou non qu'ils ne savent pas. Cela conduit ensuite à partager l'information plusieurs fois, ce qui est inefficace.

Notamment, l'information se perd facilement lorsqu'on demande quelque chose à quelqu'un, qu'on obtient une réponse, et qu'on en reste là (comme c'est souvent le cas). À ce moment, il faut se demander si cette réponse ne devrait pas être disponible plus largement, si ce n'est pas déjà le cas, afin que d'autres y aient accès facilement.

## Analyse

Toute information ne mérite évidemment pas d'être partagée sur tous les canaux. Pour savoir *où* partager une information, il faut estimer quelle audience est visée et à quelle(s) catégorie(s) elle appartient :
- **discussion éphémère**, valable à un instant précis et probablement obsolète dans les prochaines heures, comme un problème avec le wifi ;
- **annonce**, comme le prochain séminaire ;
- **connaissance pérenne**, comme remplir ses imputations sur LabOxy.

## Solutions et déploiement

Il faut compter sur la discipline de chacun pour diffuser l'information aux bonnes personnes et sur le bon médium. Comme dit [plus haut](https://hackmd.io/pa1jEcdzTj6rcOKloTl3rA?both#Processus-r%C3%B4les-politiques-d%E2%80%99entreprise), structurer les méthodes de travail, avoir un [wiki](https://hackmd.io/pa1jEcdzTj6rcOKloTl3rA?both#Wiki) qui les liste avec une bonne arborescence, et avoir [un processus pour la communication d'information](TODO) assurerait une bonne probabilité que l'information passe à un moment donné par le bon canal.

# Ensuite

Par soucis de concision, les points concernant l'*onboarding* et la *formation* seront abordés dans un document futur.

# Suggestions d'actions pour la DG

* Trouver le bon outil pour le wiki (2 semaines)
* Solliciter une personne (par exemple Afrah en sa qualité de sysadmin) pour :
* consulter les différentes branches de Nomadic (administration, adoption, communication, technique) et récoler leurs besoins,
* chercher un outil y répondant,
* le faire valider par ces mêmes personnes
* Installer l'outil
* Mettre en place le squelette du wiki (1 semaine)
* [proposition](https://codimd.nomadic-labs.com/GVIEUlfBTFa45obgvhFMBQ#)
* Affecter des personnes pour remplir chaque page et les maintenir (1 semaine)
* Ou déléguer cette tâche en descendant dans la hiérarchie.
* Communiquer sur l'importance du wiki pour responsabiliser les gens (1 semaine)
* Par écrit
* En staff meeting
* Utiliser la hiérarchie
* Chaque responsable ou équipe doit proposer une roadmap pour remplir les pages dont il est responsable et consolider les ressources le concernant (il ne s'agit pas d'être précis mais de s'assurer que les besoins seront remplis dans un délai raisonnable)

Plus tard il s'agira de définir comment maintenir le contenu à jour et comment le compléter.