# 練習場係引き継ぎ資料
~~2019年11月29日版~~
~~2019年12月6日版（「外部施設の締め」を追加）
文責　2019年度練習場係　高橋聡~~
2022年1月15日版
文責　2021年度練習場係　松村慶
## 練習場係とは
Wikiの [役職／練習場係](https://www.chorkleines.com/member/wiki/index.php?%B6%A6%C4%CC%2F%CC%F2%BF%A6%2F%A4%BD%A4%CE%C2%BE%A4%CE%CC%F2%BF%A6%2F%CE%FD%BD%AC%BE%EC%B7%B8%28%CE%FD%BD%AC%BE%EC%C0%D5%C7%A4%BC%D4%29) を参照。
## 練習場係の一年（例年）

### 1月
* 予算作成
* 上級生と相談しながら進める
* 顧問の委任状を教務課に提出
* 講義室予約の際に必要
* ミニコン・フレコン会場などの予約
### 2月
* グルアン・班技系合わせの外部施設予約
* 予約数が多くなりがち
* ピアノ調律①
* OVの調律師（出雲さん）の連絡先を入手しておく。
### 3月
* 新歓期の講義室予約
* 予約数が多くなりがち
* 都大会GP予約
* 練責・ステマネに予約日を確認
### 4月
* 公認サークル継続資料の提出
* 公認サークル連絡会への出席
### 5月
* ピアノ調律②
* 全国GP予約
* 練責・ステマネに予約日を確認
* 全国前日/当日の練習会場予約
* 2019年は急遽練習を行うことになった。今後も起こりうるので早めに確認しておくと良い。
### 6月
* 演奏会GP予約
* 練責・ステマネに予約日を確認
### 7月
* 東工大停電期間の外部練習場予約
* 8月は東工大が使えない日が多い。特に集中練の日程確認・練習場探しは早めに。
* ピアノ調律③
### 8月
* 必要であれば、9月1日～9月末（大学院の卒業式の日の前日まで）の講義室を22時まで利用するための手続きを支援課と教務課行う。
* 例年、卒業式で歌う校歌を練習するという名目で使用時間延長している。都大会直前期に講義室が遅くまで使うことができる。
### 9月
* 都大会GP
* 都大会
### 10月
* ピアノ調律③
### 11月
* 全国GP
* 公認サークル連絡会への出席
### 12月
* 演奏会GP
* 追いコン期は常に卒団生と在団生が離れて練習できるように練習場を予約する。（S2だけ、とかはNG）
* 引き継ぎ資料の作成
### 1月
* 決算作成

## 練習場係の一年（19代）

### 3月
* 予算作成
* 連絡人の変更
* 継続申請

### 4月
* 川崎市施設利用サービスの「ふれあいネット」の個人登録
* ウェルコムコンサートリハ用の施設予約
### 5月
* 目黒区・大田区施設利用の団体登録
### 6月

### 7月
* 東工大停電期間の外部練習場予約・キャンセル
* 8月は東工大が使えない日が多い。特に集中練の日程確認・練習場探しは早めに。
### 8月
* OV合同練会場確保の指揮
* 練責・ステマネに予約日を確認
### 9月
* 演奏会GP予約
* 練責・ステマネに予約日を確認
* ピアノ調律①
* Aud開始
### 10月

### 11月
* 部室制度開始
### 12月

### 1月
* 決算作成

## 練習場の予約

### 東工大の講義室
* 毎月10日の0時から来月分の講義室予約（以下、**戦争**）が行われる。
* 1日の予約数は2部屋まで。（2019年〜）
* 戦争前であっても**優先予約申請**が可能。
* （~~戦争後~~）戦争前でもに2部屋より多く部屋が必要になった場合、**追加予約申請**が可能。
* ~~使用日の3日前以降は追加予約申請は必要ない。自分で予約してよい。~~
* 使用日の3日前以降は3部屋目以降の予約が可能となる。（2021年～）
~~必要に応じて**時間外使用申請**・**使用時間延長申請**が可能。~~

#### 戦争の手順(2021年度で廃止)

~~1. 教務web上で[不思議なコマンド](https://www.chorkleines.com/member/download/17/data/.RESERVATION_WAR_HANDBOOK.pdf)を実行し、来月の空き状況を確認する。
2. 練責に「2部屋/日」より多くの講義室が必要な日を確認する。1日の予約数上限は1サークルあたり1日2部屋までなので、超過分は支援課にて**優先予約申請**を行う。~~

~~〜1,2を毎月9日までに済ませる〜~~

~~3. 毎月9日の夜までに呼び掛けて予約。
4. 予約日をタイムツリーに書き込む。
5. 足りない日は他サークルと交渉。無理なら外部を探す。（試験期間は予約できないので注意）~~

#### 優先予約申請の手順（追加予約申請も概ね同様）
~~1. 先述した[不思議なコマンド](https://www.chorkleines.com/member/download/17/data/.RESERVATION_WAR_HANDBOOK.pdf)により、講義室の空き状況を確認する。~~
2. 優先予約申請書類に必要事項を記入し、教務課にメールする。
3. 教務課で、用紙の内容に沿って講義室の仮予約をしてもらう。
~~4. 支援課に用紙を提出する。3日ほどで申請の妥当性が判断される。妥当性が認められれば優先予約が完了する。~~

* 優先予約が認められたケース
* ～2019
* 外部講師が来る場合
* ピアノが必要な場合（S011）
* コンクール・演奏会の音取りP練
* 2021～
* ウェルカムコンサート
* 優先予約が認められなかったケース
* 申請内容が戦争で対応可能なものを含む場合（4部屋必要で4部屋優先予約申請するのはNG。2部屋は戦争で予約する。）

~~なお、申請理由が虚偽を含むものであったとしても支援課は確認のしようがない。~~
なお、優先予約にはそれ相応の理由と、チラシや企画書等の書類が求められる。
#### 時間外使用申請・使用時間延長申請
コンクール期・工大祭期など8時以前／20時以降に講義室を使用したい場合に申請する。過去の申請書類を真似すればOK。
#### 講義室の交渉
LINEなどで他サークルの講義室担当と交渉する。
* 休日の同日内に部屋の使用者が変わる場合、原則として守衛に鍵を返す必要がある。トラブル[^trouble1]が多いので、何時までに返すか事前に定めて連絡した方が良い。
* 他サークルに部屋を譲る場合は、練責や委員長と相談して、重要な予定がないことを確認する。LINEグループを作っておくと便利。

### 東工大の講堂
~~[講堂予約状況](https://www.r326.com/b/main.aspx?g=RjN08x7q165RYbvYk1)（pw=titech）~~教務ウェブで空き状況を確認できる。
マイク・プロジェクター等が支援課で借りられる。照明や空調の操作方法は[講堂使用マニュアル](https://www.titech.ac.jp/enrolled/facilities/koudou_manual190805.pdf)を確認。

* コンサートなど重要度の高い行事であれば事前に支援課で予約する。

* 通常練などであれば、1ヶ月前くらいに講堂予約サークルのLINEグループで使用希望することを表明しておく。競合があれば相談。最終的にグループの予約担当の人が予約してくれる。

### 音楽練習室（音練）
クライネスは日曜を優先的に使用できる。予約は必要ない。
交渉次第では他の曜日も使用できる。

使用する場合は、**金曜までに**支援課で鍵を借りる。ただし、使用不可日があるので、それも支援課で確認しておくこと。（使用者一覧があるので写真を撮っておくと良い。）

### 外部施設
東工大からのアクセスを考えて、清泉→目白→外部orフェリスの順で総務に検討してもらうと良い。ただし、部屋数・部屋の広さ・ピアノなどの条件による。

総務+練習場係+練責+αのLINEグループを作っておくと便利。

17代で使っていた外部施設は以下の3地域である。いずれも利用者登録が必要。
* [目黒区](https://resv.city.meguro.tokyo.jp/Web/Home/WgR_ModeSelect)・・・ネット予約可。
* [大田区](https://www.yoyaku.city.ota.tokyo.jp/ota-user/index-user.html)・・・ネット予約不可。
* [川崎市](https://www.fureai-net.city.kawasaki.jp/web/index.jsp)・・・ネット予約可だが、[ホールはネット予約不可の施設](https://www.kian.or.jp/kic/008.shtml#akinfo)が多い。

他に、横浜市や品川区や世田谷区などもカードを作れば予約できる。困った時には検討しよう。

#### 外部施設の締め
外部施設によっては施設使用後に椅子や机が元どおりになっているか等のチェックシートを提出しなければならない。基本的には練習場係が行う。行えない場合は担当者を決めておくこと。トラブル[^trouble2]あり。

### GP会場（2019年現在）
**6か月前抽選の施設**
（ex.川崎国際交流センターホール・大田区民プラザ小ホール）
**4か月前抽選の施設**
（ex.男女平等推進センターの多目的ホール）
**その他の施設**
（ex.幸市民館の大会議室・講堂）
* 予約前に図面or縦×横×高さが適切かステマネと相談する。（1敗）
* 場所がなくなる前に、早く予約することが大事。（2敗）

## 講義室の開錠・施錠
大学の休日にあたる日は講義室の開錠・施錠を行う必要がある。鍵を借りられるのは東工大生のみ。
* 15,16,17代では最初に使う人が開錠して最後に使う人が施錠した。特に土日の午前はタイムツリーへの書き込みを周知徹底[^timetree]すると良い。
* 17代では担当者への連絡は運営が行なった。また、土曜の通常練では最初に来た人が開錠、練習場係が施錠を行なった。
* 19代では担当者への連絡は練習場係が行なった。また、土曜の通常練では運営が開錠、施錠を行なった。
* 非東工大生が最初に使う場合は別途に開錠の担当者を決めておく。（大学周辺に住む東工大生が良いだろう。）

### 忘れ物チェック
練習後は団員の忘れ物がないかチェックする。トラブル[^trouble3]が多いので注意。

## サークル連絡人としての業務
練習場係は大学の定めるサークル連絡人としての業務も請け負う。主な業務は以下である。
* 大学からのメールの転送・返信
* 入構規制や危険設備点検などは運営に伝えた方が良い。
* 2020年度はサークル棟の改築などの重要な連絡が多くなることが予想されるので、重要なメールを見逃さないよう注意。
* 公認サークル継続資料の作成・提出
* 収支報告書・構成員名簿・継続申請の3つを作成する。
* 収支報告書は会計が詳しい。
* 構成員名簿は運営か渉内チーフが詳しい。
* 継続申請は運営と相談しながら昨年の資料を真似して書けば良い。
* 公認サークル連絡会（4月・11月）への出席
* 危険設備点検の立会（6月）

## その他
### 立て替え
業務に伴う費用は立て替えになる。請求書は必ず保管しておくこと。交通費の申請に必要なICカードの利用履歴は直近20回しか得られない場合があるので、こまめに発行した方が良い。（会計が大目に見てくれる場合もある。要確認。）

## 最後に
練習場が取れないとマジでヤバイ。仕事は早めに！困ったらすぐ相談！

[^trouble1]: 他サークルに午前中部屋を譲ったところ、鍵を返しておらず、午後から予約していたクライネスが使えないことがあった。
[^trouble2]:停電中の石川町文化センター利用時に締め担当者を決めていなかったため、夜10時に練習場係が締めに行くことになった。
[^trouble3]: Ens.裏先生発声で使ったキーボードの回収忘れなど、イレギュラーな練習に伴う忘れ物が多かった。翌日の授業などに影響が出るので、教務課にかなり怒られる。最悪、講義室使用禁止になる。運営や荷物係にも周知した上で、かなり気を遣った方が良い。
[^timetree]: 周知の際、[タイムツリーについて](https://hackmd.io/@nPnLq41kTyWJiToJcwz19A/HkgbW5rTV?type=view)を参考にしてもええんやで。