幹訓 - 財務篇

--- GA: G-VXQVN5WQ2V ---  :::warning 在 27 屆組織調整後本文內容可能有多處不適用相信自己或參考更新的文件並且我正在搬移以前的文件到 [我自己的 blog](https://sun92122.com) 你可以在那裡找到我最新維護的文件 ::: <style> h2 { display: flex; justify-content: center; margin-top: 32px !important; } center { margin-bottom: 16px; } p > a > span, li > a > span { color: black; text-decoration: underline; font-style: italic; } hr { height: .15em; } </style> <style> /* colorful */ .r { color: red; } .g { color: green; } .b { color: blue; } .w { color: white; } .rainbow { background: linear-gradient(to left, indigo, purple, blue, dodgerblue, green, orange, red); -webkit-background-clip: text; -webkit-text-fill-color: transparent; } </style> :::success 為維護各位老竹苗（？的眼睛，並保持最好的閱讀體驗請不要使用手機閱讀本講義 <---------------------------------合適寬度（本線不換行）--------------------------------> ::: :::spoiler 這裡是目錄 [TOC] ::: ## 前言人和財，是社團持續運作的重要關鍵，如何管理財務、有效的利用社團資源乃是每位幹部的職責本講義期望帶領各位了解竹苗會的基礎財務運作讓大家能交出一份合理的預算、不讓總務高血壓的報帳、穩穩的結算檢討拿錢錢 --- ### 名詞釋義財務： **財產**管理、經營；**現金**出納、計算、保管財產：錢財物品的總稱執行率：實際支出 / 預算 * 100% 簿記：記載帳簿，帳簿就是記錄資金流入、流出等經濟活動的動向課外組：國立臺灣師範大學學務處**課外**活動指導**組**，還常常出現 **課活組、課指組** 等簡稱我：可能是我？一位快變成 27 會代的竹苗 26 總務 ## 預算為什麼要編預算？我問過包含 27 總務的不少人這個問題，回覆有確保收支平衡、別花太多錢... 這些答案不會錯以審核的角度「預算」並不是應該被過分壓低的「預期的支出和預期的效益」、「經費的來源」在預算審核上會更被看重當然，竹苗會的規模能否支應活動也是需要被考慮的我總不能不過問就讓你們只拿著十萬現金去辦上百萬等級的演唱會吧 --- ### 預算的種類在竹苗會，我們習慣把預算分為 **年度預算**、**常務預算**、**活動預算** 三類由於社團幹部任期的關係， **年度預算**分為上學期年度預算、下學期年度預算 **常務預算**則是不屬於各項活動的支出，通常包含例會支出、家宵歐趴糖等，多以月份開頭（一月常務預算、七月常務預算...） **活動預算**就簡單的多，哪個活動就是什麼（返鄉服務隊預算、琉璃傳情週預算...） --- ### 預算表預算表怎麼填、預算表長怎樣想必是本次財務培訓對所有幹部的重點先上一份{預算表|前菜} <center> <img src="https://i.imgur.com/pxXabn3.jpg" style="width: 500px"> </center> 這是在我總務任內經歷多次改版的預算表，搞不好有些幹部根本沒看過這個格式 :::spoiler 舊版大概長這樣 <img src="https://i.imgur.com/04C9cF5.png" style="max-width: min(400px, 100%)"> ::: 不過版面這種東西方便不影響閱讀就好，不合時宜就應該修正，不好的傳統不一定需要傳下去 --- ### 預算會在我和當屆會代的調整後，審核預結算的會議回歸章程規定的**會代大會**，預算會則成為幹部內部會議，屬於例行會議，通常由總務或總器股擔任主席（視活動性質亦可能為總籌），預算會的目的： - 初步審理預算，避免過度不合理的支出 - 使各幹部能綜覽資源流向，減少重複開列開銷，最大化利用資源 - 讓 **總務（或其他管錢的）** 能知道各筆預算，方便管理現金、做帳 - 讓 **提交預算案（預算表）的人** 了解各筆預算，會代審查時有問題可以幫忙說幾句而會代將審理通過預算會的預算案，在我這屆調整前的預算會常列席會代作為顧問，加速審核流程，但可能使會議偏離原先幹部會議的性質，主席可視情形決定是否邀請會代（會代也不一定有空就是了 ʅ（´◔౪◔）ʃ） --- ### 預算表怎麼填 | 股別 | 項目 | 單價 | 數量 | 單位 | 總價 | 店家 | 用途 | 備註 | |:------:|:------:|:----:|:----:|:----:|:--------:|:----:|:----:|:----:| #### 股別按照竹苗幹部、活動分股填寫 #### 項目支出/收入所購置/收穫的東西這樣講可能太抽象這部分本節末會有範例 #### 單價、數量、單位、總價、店家按照預算編列時所查到的即可，如果有不易拆分的可以單價即總價批、個、次、組等部分單位很好用，但儘量依照實際狀況填寫 #### 用途請好好填，用途是該預算能否通過的關鍵 #### 備註由於 **項目** 的精簡，有時購入的商品或收入來源無法解釋清楚，備註描述清楚能加快審查流程 --- ### 一些範例 - **琉璃週美宣股** 欲至 **神威影印印刷宣傳海報三份、小宣 60 張** 查價 **彩色 A3 薄海報紙每張 20 元、黑白 A4 影印紙每面 0.5 元** | 股別 | 項目 | 單價 | 數量 | 單位 | 總價 | 店家 | 用途 | 備註 | |:------:|:------:|:----:|:----:|:----:|:----:|:--------:|:--------:|:-----------:| | 美宣股 | 印刷費 | 20 | 3 | 張 | 60 | 神威影印 | 宣傳海報 | 彩色 A3 薄海報紙 | | 美宣股 | 印刷費 | 0.5 | 30 | 張 | 15 | 神威影印 | 小宣用紙 | 黑白 A4 影印紙對半裁 | - **幹訓總籌股** 欲統一支付活動中的 **電動自行車租金**，經詢問 **隧道口租車中心雙人腳踏車每輛 400、單人腳踏車每輛 300**（幹訓參加人數預計 19 人） | 股別 | 項目 | 單價 | 數量 | 單位 | 總價 | 店家 | 用途 | 備註 | |:------:|:----------:|:----:|:----:|:----:|:----:|:--------------:|:----------------------:|:--------------:| | 總籌股 | 腳踏車租金 | 400 | 9 | 輛 | 3600 | 隧道口租車中心 | 后豐鐵馬道騎腳踏車活動 | 雙人電動自行車 | | 總籌股 | 腳踏車租金 | 300 | 1 | 輛 | 300 | 隧道口租車中心 | 后豐鐵馬道騎腳踏車活動 | 單人電動自行車；因參加人數為單數 | --- ### 預備金那個被竹苗 26 遺忘的東西依照活動性質，每次編列預算時應增加支出的 10 % 作為預備金在預算表上可能長這樣 <center> <img src="https://i.imgur.com/BthiJXW.png" style="max-width: 400px"> </center> 但有時常務預算或小型活動預備金 10 % 會使過度超估支出，活動負責人可以與總務或會代討論，訂定合理的預備金即可政府機關的參考： [預算法的預備金](https://law.moj.gov.tw/LawClass/LawSingle.aspx?pcode=T0020001&flno=22) --- ### 預算案的審核 #### 預期的支出和預期的效益這對於當屆幹部可能相對難判斷，我們鼓勵活動負責人或各股長可以多與有經驗者討論，會代在審查時會依據經驗和預算案的詳細內容判斷，不會過度為難幹部們的，請放心舉例來說： | 股別 | 項目 | 單價 | 數量 | 單位 | 總價 | 店家 | 用途 | 備註 | | ------ |:----:|:----:|:----:|:----:|:----:|:----:|:------:|:--------:| | 生器股 | 吐司 | 48 | 10 | 條 | 480 | OOO | 點心課 | 約 12 片 | 在會代的認知中「一條 25 片的吐司在X聯賣 45 元」，可能會詢問購置單價較高的吐司是否有原因，或許較厚、保存期限較久、品質較佳等，也有可能只是提出預算的股別沒有注意 #### 經費來源本節前段提到，經費來源是預算審核的重點之一，在社團，經費來源多很單純常見有：前屆盈餘、當屆會費、活動收入... 以財產管理的角度，誰出的錢就應該對誰負責：當屆會費應該儘量用在會員身上；前屆的盈餘儘量用於購置能傳承的會產；經費為補助就應按補助單位要求完成結案等 --- ### 小結 -- 預算預算照實填寫， **項目**從簡， **用途、備註**寫詳細， **付出與效益**合乎比例，對**經費來源**負責 ## 花費本節描述有關實際動支的注意事項有關竹苗 26 的請款流程可以參考 [這裡](/@magical/NTNUhcml26_0_2)，某活動的某股準備有一筆支出，應該注意什麼？ - 支出是否與編列的預算相符否 -> 見 [#補列預算](#%E8%A3%9C%E5%88%97%E9%A0%90%E7%AE%97) - 商家是否能提供符合規定的支出證明見 [#支出證明](#%E6%94%AF%E5%87%BA%E8%AD%89%E6%98%8E) - 是否超過一定金額（大約 10000 元）是 -> 見 [#大筆支出](#%E5%A4%A7%E7%AD%86%E6%94%AF%E5%87%BA) - 是否要跟學校報帳是 -> 見 [#學校報帳](#%E5%AD%B8%E6%A0%A1%E5%A0%B1%E5%B8%B3) --- ### 補列預算支出超過原先預算編列應先取得會代同意方得支用，若該筆支出經活動負責人評估為必須且具急迫性， **預備金仍有賸餘時**得動用預備金並儘快向會代申請追認 --- ### 支出證明來自**竹苗會財務管理辦法**{草案|還沒打好} > ⽀出憑證之種類如下： > （⼀）⽀付款項所取得之收據，應由受領⼈或其代領⼈簽名並載明 > 1. 受領事由 > 2. 實收數額 > 3. 機關名稱 > 4. 受領人之姓名或名稱、身分證明文件字號、營利事業或扣繳單位統一編號 > 5. 開立日期 > > （⼆）⽀付款項所取得之統⼀發票（含電⼦發票證明聯）或依加值型及非加值型營業稅法規定掣發之普通收據，應記明下列事項： > 1. 營業人之名稱及其統一編號 > 2. 品名及總價。僅列代號或非本國文者，應由經手人加註或擇要譯註品名；必要時，應加註廠牌或規格 > 3. 開立日期 > > （三）⽀付員⼯待遇、獎⾦及其他給與等⽀出，應按給付類別編製各類表單（或清冊），分別填明受領⼈之姓名、應領⾦額等，由受領⼈或其代領⼈簽名，並於最後結記總數。 > （四）公⽤事業費款（如⽔電費、電信費、瓦斯費等）之繳費通知單繳納款項者，得以繳費通知單作為⽀出憑證；赴公⽤事業營業處所或代收機構繳納者，並應檢附取得之繳款證明。 > （五）國外或⼤陸地區、香港、澳⾨出具之⽀出憑證，未能符合本要點規定者，得依其慣例提出，由申請⼈或經⼿⼈加註說明，並簽名。 > （六）透過網路完成交易，應取得第⼀項、第⼆項或第五項所定⽀出憑證。但因特殊情形不能取得者，得以獲有記載事項⾜資證明⽀付事實之電⼦憑證作為⽀出憑證，並簽名。 > （七）⽀出憑證遺失或供其他⽤途者，應取得其影本或其他可資證明之⽂件，由經⼿⼈註明無法提出原本之原因，並簽名。因特殊情形不能取得前項影本或其他可資證明之⽂件者，應由經⼿⼈開具⽀出證明單，書明不能取得原因。 [師大請款規定（參考用）](http://www.acc.ntnu.edu.tw/file_download/fund/fund20220819-d-3-2.pdf) 簡單版： - 第一項 -- 領錢人的名單（發薪水、退款等） - 第二項 -- 收據或發票（一般商家） - 第六項 -- 證明+簽名（電商平台） - 第七項 -- 證明+簽名、支出證明（學校報帳等無支出憑證時） #### 領錢人的名單？過往竹苗會習慣將不易黏憑的支出列入負收入，但可能導致做帳困難、錯誤估算收支，較佳的做法是以受領人名冊製作黏憑，格式較無嚴格限制，可參考師大使用的受試者費、裁判費等表格{自行製作|需要再回來找}，或由當屆總務統一製作樣板 [師大主計室 - 表單下載1](http://www.acc.ntnu.edu.tw/form.php) [師大主計室 - 表單下載2](http://www.acc.ntnu.edu.tw/form1.php) #### 合格的收據 - 購買日期 - 詳細內容 - 品名 - 數量 - 單價 - 金額數字小寫 - 總金額 <text class=r>中文大寫</text> - 免用統一發票專用章 - 店家名稱 - 店家地址 - 店家統一編號 - 負責人姓名若無需加蓋負責人私章以上缺一不可，<text class=r>收據統編請務必空白</text> #### 合格的發票傳統發票、電子發票、手寫二聯式/三聯式發票皆可若發票上品名**無法識別購買品項，應由經手人加註並簽名** 電子發票應抄寫資訊避免感熱紙資訊遺失 - 發票號碼 - 開立日期 - 隨機碼需向學校報帳的發票要打統編（見 [#學校報帳](#%E5%AD%B8%E6%A0%A1%E5%A0%B1%E5%B8%B3)） #### 網路交易證明網路交易經常無法提供合規定的支出憑證，可取得足以證明訂單完成的截圖或副本，註明內容物、日期等資訊，經手人簽名後作為憑證 #### 無支出憑證當支出憑證因特殊原因移作他用，可先嘗試取得其影本，經手人加註原因並簽名後作為憑證若無法取得影本，請詳填[支出證明](https://1drv.ms/b/s!AmWgLkE5dEpSia9KkIzOyxZbiNlIDw?e=DnVH1w) <center> <img src="https://i.imgur.com/DzQhBa7.png" style="max-width: min(400px, 100%)"> </center> --- ### 大筆支出為保護經手人、避免帳本嚴重缺失，大筆支出不宜採用墊款制，需動支的股別應向總務請求逕行付款，由總務作為經手人後直接入帳 --- ### 學校報帳如補助來源為校內（如教育優先區），可能需要直接與學校報帳，你可能會需要知道師大統編（0373 5202），但收據統編不能填之類的規定， [主計處網站](http://www.acc.ntnu.edu.tw/) 有詳細的報帳規定，也是可以再來問我，不過可能還是問{輔導老師|琦羽老師}或報帳的單位比較直接 --- ### 小結 -- 花費還沒想到 ## 報帳本節講述按程序報帳、製作黏憑的重點，實際報帳應該是什麼流程應由當屆總務與各幹部協調 --- ### 黏貼憑證支出憑證的去路 -- 黏貼憑證，黏憑用途是連結**通過的結算表**與**帳簿**，以及用於確認沒有重複申報課外組的要求： - A4 單面 - 單章黏憑不超過五張憑證 - 修正不超過三次 --- ### 黏憑怎麼做 - 字號（由總務入帳時編列） - 空白 - ~~日期~~（於新版中刪除） - ~~收據中最早的開立時間~~ - ~~如收據日期分別為 112/1/2、111/12/10、112/1/30 就要填 111年12月10日~~ - 金額 - 阿拉伯數字 - 沒用到的格子要畫橫線 - 用途說明（請儘量依照預結算填寫，不然檢討會很痛苦） - 活動名稱、股別 - 用途、項目填清楚 - 項目應包含名稱、單價、數量、單位、小計 - **股長請檢察是否與預/結算表相符** - 空間不足可寫在黏憑左下角空白處 - <text class=r>不要寫在背面</text> - 蓋章的部分可以的話各位幹部都去刻一顆印章比較好 - 蓋章簽名要同時壓到黏憑跟第一張發票 - 若情況允許建議蓋章 - <text class=r>經手人</text> - <text class=r>總務會把錢給這個人</text> - 如股長先代付可以是股長 - 複數經手人請股長代付 - 股長 - 找你的股長 - 總務 - 如果你不是總務就空白 - 社團負責人 - 如果你沒有社長私章就空白 - 查帳紀錄 - 如果你不是會代就空白 - 發票/收據 - <text class=r>浮貼</text>於蓋章處下方 - <text class=r>請不要使用釘書機並確保憑證能正常向上翻閱</text> - 齊頭對齊蓋章處左側 - 複數張收據應依高度由小至大黏貼並加蓋騎縫章 - 收據超出黏憑可往回折 - 發票應橫置、收據應正置，其餘憑證不影響閱讀即可 - 通常情形單一黏憑，<text class=r>憑證數量以5張為限</text> - 單據清單（右下角） - 只有單張收據可空白 - 大致描述各收據內容物即可 - 可依照用途說明的項目填寫 - 沒用到的格子劃掉 --- ### 小結 -- 報帳也還沒想到 ## 結算與檢討結算，顧名思義，結算後就不能再有其他支出，接下來要檢視整個活動/月份下來的帳目並檢討檢討是為了使好的傳承下去；對有改進空間的提出可能的改進方法， --- ### 結算表結算表與預算表大同小異，但移除了預備金的部分，每一筆結算都應該可以找到對應的黏貼憑證，反之亦同 --- ### 差異分析表社團財務的檢討以差異分析為主軸，差異分析主要整理了預算與決算各項目的價錢不同，對有差異的項目說明差異的原因並檢討由於差異分析表儘針對有價錢差異的項目逐條檢討，如當屆幹部希望對其他資源利用可列於總檢討 <center> <img src="https://i.imgur.com/vBYKb0d.png" style="max-width: min(500px, 100%)"> </center> --- ### 結算會結算會與預算會相似，主席、出席人員可比照辦理，若活動有檢討會可考慮合併或接續進行結算會主要目的即確認結算表並完成差異分析，結算會前所有黏憑（或至少向總務報帳）應完成，總務盡可能先整理結算表和預結算差異，可加速結算會流程同樣的主席可視情況邀請會代列席作為顧問，甚至直接於會後審理結算案，但會代還是不一定有辦法到 --- ### 結算案的審查首先會代會核對差異分析是否確實載明預算與結算的不同，再來就針對差異分析逐條審視，基本上只要花費與預算不符都有向會代申請補列，這邊是不太有問題的 --- ### 小結 -- 結案與檢討只要按照 [#補列預算](#%E8%A3%9C%E5%88%97%E9%A0%90%E7%AE%97) 的話，結算基本上是簡單的，當然實際運行可能有很多不可抗力，例如實在緊急無法聯繫、股員不清楚規則先行支出等，會代通常不會為難幹部，但是必要好好寫差異原因跟檢討 ## 後記以下是一位準老人的碎碎念，有時間的話可以看一下，好累 --- ### 開源節流計劃作為一個社團，儘靠少少的社團補助和社費通常難以支撐常務支出，每屆應訂定開源節流計劃，妥善利用社團資源，開源節流計劃亦為社團評鑑總評的評分項目之一 --- ### 公文統一用語 [公文用語表 (ntu.edu.tw)](https://ga.ntu.edu.tw/upload/cont_att/4cf0c0c4-4855-4abb-ba39-4954d929fe3a.pdf) [上面的備份 (onedrive)](https://1drv.ms/b/s!AmWgLkE5dEpSibMYofPMA36uQo6K9g?e=xeh67D) 舉例幾個，其他自己進去看 - 公**布**、分**布**、頒**布** - 部**分**、身**分** - **賸**餘 - 計**畫** - 策**劃**、規**劃**、擘**劃** - **儘**先、**儘**量 --- ### 來自 27 會代 ```sequence title: 一次活動/常務財務大概的樣子 participant 幹部/工人 as A participant 總務 as B participant 會代 as C A->B: 申報預算 B->A: 預算會內部審核 B->C: 提交預算表 Note over C: 審核預算案 C->B: 通過或退回預算案 B->A: 公告通過的預算案 Note over B: 開分類帳 Note over A: 花費 A-->B: 請求動支 10000 以上的支出 A-->C: 請求與臨時/超支的花費 C-->A: 通過或退回臨時/超支花費 A->B: 申報支出（製作黏憑） Note over B: 記分類帳 Note over A, B: 活動/月份結束 B->A: 結算/檢討會 B->C: 提交結算表、差異分析表 Note over C: 審核結算案 C->B: 通過或退回結算案 Note over B: 依通過結算案審核黏憑、編號 B->A: 公告通過的結算案 B->C: 提交黏憑 Note over C: 核對黏憑與結算案 C->B: 通過或退回黏憑 B->A: 依審核完的黏憑發放墊款 Note over B: 關分類帳 Note over B: 編入總帳 ``` **簡化版？** ```flow st=>start: 籌備開始 e=>end: 關帳結束 op1=>operation: 各股編列預算 op2=>operation: 預算會 op3=>operation: 提交預算案 cond1=>condition: 審核預算案 op4=>operation: 開帳花費 cond2=>condition: 是否超過 10000 op5=>operation: 請求總務逕付 op6=>operation: 製作黏憑報帳 op7=>operation: 活動結束 op8=>operation: 結算檢討 op9=>operation: 提交結算案 op10=>operation: 黏憑編號入帳 cond3=>condition: 審核結算案 st->op1->op2(right)->op3->cond1 cond1(no)->op3 cond1(yes)->op4->cond2 cond2(yes, right)->op5->op6 cond2(no)->op6->op7->op8(right)->op9->cond3 cond3(no)->op9 cond3(yes)->op10->e ``` --- ### 各式法規 [政府支出憑證處理要點 (dgbas.gov.tw)](https://law.dgbas.gov.tw/LawContent.aspx?id=FL017556) 待補... --- ### slido 可選匿名發文區 [#3820505](https://app.sli.do/event/dzZ5U23httEXdLRLAqjwEC)