# Conciliación de movimientos bancarios Los movimientos bancarios se deben conciliar semanalmente. Esto en razón del volumen de transacciones y del control operativo y estratégico sobre la cartera. La conciliación bancaria es un proceso de varias etapas: :point_right: [**Etapa 1**](#Cargue-de-archivos) 1. Descargar los movimientos bancarios en formato excel 2. Formatear el archivo para que corresponda con el ERP 3. Cargar el archivo formateado 4. Verificar las transacciones bancarias creadas en el ERP :point_right: [**Etapa 2**](#Conciliación) 1. Ejecutar la conciliación automática 2. Conciliar transacciones manualmente :point_right: [**Etapa 3**](#Liquidación-bancaria) 1. Verificar la liquidación bancaria 2. Actualizar la fecha de liquidación bancaria 3. Verificar saldo en la cuenta contable :::success :pushpin: Para realizar este proceso exitosamente imprimir este documento y marcar el paso a paso. ::: ## Cargue de archivos - [ ] Descargué archivo del banco, CSV o Excel - [ ] Realicé la limpieza o [formateo de los datos en Excel](#Formato-de-archivo) - [ ] Verifiqué que la suma de débitos como de créditos corresponde a los saldos en el banco - [ ] Cargué el archivo desde el **Bank Statement Import** seleccionando la cuenta bancaria que corresponde al banco - [ ] Hice el mapeo de las columnas del archivo con los campos disponibles - [ ] Verifiqué que no hay errores en el reconocimiento de los datos - [ ] Ejecuté la validación y el archivo fue cargado exitosamente; el estado del documento ahora es "exitoso" :::warning :exclamation: **El estado del cargue es *parcialmente exitoso* o *errado*** Cuando esto ocurre significa que alguna(s) transacciones del archivo no fueron cargadas. En este caso se hará visible el botón "Exportar filas con errores", el cual descarga un archivo csv que muestra las transacciones que no fueron cargadas. El documento **Data Import Log** muestra la razón de error para cada transacción no cargada. ::: #### Video paso a paso para el cargue de archivos <div style="position: relative; padding-bottom: 49.6875%; height: 0;"><iframe src="https://www.loom.com/embed/075832b98d2d4967ba17accf99447995?sid=9b791ac9-9cfd-480d-a8b4-38674d3041ae" frameborder="0" webkitallowfullscreen mozallowfullscreen allowfullscreen style="position: absolute; top: 0; left: 0; width: 100%; height: 100%;"></iframe></div> ### Revisión de transacciones bancarias Luego del cargue del archivo del punto anterior, se crearán el número de transacciones bancarias que se encuentren en el archivo de excel, por tanto ahora se debe verificar: - [ ] El número de transacciones corresponde con el número de filas del archivo excel - [ ] El saldo de "deposit" y "withdrawal" corresponde con el saldo de las mismas columnas en el archivo excel - [ ] Todas las transacciones se encuentran en el estado "unreconciled" :::warning :exclamation: **Saldos** La suma de la columna "deposit" debe **corresponder** al saldo o balance de las entradas en el extracto bancario. De la misma manera, la suma de la columna "withdrawal" debe **corresponder** al saldo o balance de las salidas en el extracto bancario. ::: ### Formato de archivo - [ ] El formato de fecha es DD-MM-YYYY o MM-DD-YYYY - [ ] Débitos y créditos están separados por columna - [ ] Los números en la columna crédito son positivos - [ ] No hay columnas vacías - [ ] Las columnas estan nombradas conforme a los campos disponibles: - Date: fecha de la transacción - Reference Number: referencia de la transacción, que corresponda con la referencia ingresada a los documentos de pago - Description: descripción o detalle de la transacción - Deposit: débito - Withdrawal: crédito - Bank Account: cuenta bancaria conforme al nombre en el ERP ## Conciliación - [ ] Desde la herramienta **Bank Reconciliation Tool** ejecuté la auto-conciliación de las transacciones :::danger :radioactive_sign: **Importante** - Todas las transacciones deben quedar en el estado "reconciled (conciliado)" - El monto en la transacción bancaria debe ser igual al del documento que la concilia - A cada transacción bancaria le corresponde solo un documento que la concilia, por tanto, ninguna transacción bancaria puede tener 2 o mas transacciones que la concilien **Así se ve una transacción bancaria mal conciliada**: ![image](https://hackmd.io/_uploads/r10g8N6O6.png) ::: #### Video paso a paso de la conciliación automática <div style="position: relative; padding-bottom: 48.020833333333336%; height: 0;"><iframe src="https://www.loom.com/embed/3fc9b653a3f74db69fefca51f7ba0d91?sid=0287dc88-1c6f-40b6-acbc-fdd95596db46" frameborder="0" webkitallowfullscreen mozallowfullscreen allowfullscreen style="position: absolute; top: 0; left: 0; width: 100%; height: 100%;"></iframe></div> #### Video paso a paso de la conciliación manual a partir de la creación de un payment entry o journal entry - :information_source: *Por ej: gastos bancarios* <div style="position: relative; padding-bottom: 48.020833333333336%; height: 0;"><iframe src="https://www.loom.com/embed/9a5dbdc2c583433586ab6ce7063094a4?sid=43c5e81c-a754-4dbd-8039-9489a307fb96" frameborder="0" webkitallowfullscreen mozallowfullscreen allowfullscreen style="position: absolute; top: 0; left: 0; width: 100%; height: 100%;"></iframe></div> ## Casos especiales ### Pagos en lote Estas son las transacciones que se descuentan / realizan en lote. En este caso vamos a ver 1 sola transacción bancaria la cual concilia varios documentos. Para realizar la conciliación de esta transacción bancaria, y si nos referimos específicamente a pagos de gastos, es necesario crear un **journal entry** (asiento contable) que cruza las cuentas por pagar para cada proveedor, tal como se ve en la imagen: ![image](https://hackmd.io/_uploads/B1gD3DMKa.png) En este ejemplo: - Las líneas 1 y 2 indican el cruce a la cuenta por pagar a cada proveedor. - La línea 3 indica la suma de las líneas anteriores llevada a la cuenta bancaria, por el valor exacto de la transacción bancaria. - Como se trata de un asiento del tipo "Bank Entry" porque estamos usando una cuenta bancaria, luego es requerido indicar el "Reference Number" y el "Reference Date". Luego si el "Reference Number" coincide con la transacción bancaria la ejecución de la auto-conciliación desde el **Bank Reconciliation Tool** será exitosa. ## Liquidación bancaria (cierre de bancos) La liquidación bancaria consiste en la revisión de saldos del sistema contra saldos de bancos. Ambos deben coincidir exactamente. Desde el reporte **General Ledger** (libro mayor) filtrando por las fechas y cuenta bancaria correspondiente se obtiene el listado de todas las transacciones que afectan el saldo. ### Cuando el saldo no coincide Las siguientes son hipótesis de la no coincidencia de saldos entre el sistema y el banco: 1. El saldo débito del banco es mayor al sistema, entonces *faltan* transacciones bancarias por cargar al sistema. 2. El saldo débito del banco es menor al sistema, entonces hay transacciones *erroneas* o *duplicadas* en el sistema. Por ej, pagos errados. 3. El saldo crédito del banco es mayor al sistema, entonces hay transacciones *erroneas* o *duplicadas* en el sistema. Por ej, pagos errados. 4. El saldo crédito del banco es menor al sistema, entonces *faltan* transacciones bancarias por cargar al sistema.