# Dimensiones contables ## PUC Pristina tiene su propio plan de cuentas - PUC, el cual cumple con el estándar internacional. Sin embargo, el PUC no es la única dimensión contable a tener en cuenta para el registro de gastos. Tradicionalmente en Colombia la contabilidad se organiza solo a través del registro por cuentas contables, pero en el ERP existen además las dimensiones **department** y **branch**. El PUC de Pristina no se compone de una lista extensa de cuentas contables que van hasta el nivel de auxiliar, en cambio, es una lista corta de cuentas contables a nivel general que agrupan toda la información. Por tanto, el análisis de la información contable se realiza a través de los **reportes contables** considerando todas las dimensiones contables: cuenta contable, department y branch. Para ver la lista de cuentas contables ir a: > Accounting > Chart of Accounts :information_source: El campo *Accont Info* muestra la explicación detallada de la cuenta :::info :bulb: **Tip** Seleccionar vista **tree** para ver la lista de cuentas organizada por cuentas y subcuentas ![Screenshot from 2024-01-08 04-30-58](https://hackmd.io/_uploads/BJCJbStO6.png) ::: ## Department El department (o departamento, o área, en español) no se limita solo a un área física de la compañía, sino que cataloga todas las áreas desde donde opera el negocio. Así, los department configurados son: ![Screenshot from 2024-01-08 11-56-43](https://hackmd.io/_uploads/Sy6ItjYd6.png) :information_source: Administración, Operaciones y Ventas son grupos, por tanto no son seleccionables, solo cumplen la función de agrupar la información de sus departamentos hijos. ## Branch El branch se refiere las unidades de negocio de la compañía, por tanto tenemos: ![Screenshot from 2024-01-08 14-43-22](https://hackmd.io/_uploads/rk6wgCtdT.png) # Compras y gastos ## Registro de compras Las *compras de materia prima* siguen el siguiente flujo de registro, el cual esta de acuerdo con la rutina de las operaciones: ```sequence Producción->Jonathan: Jonathan, ya no tenemos harina! Note right of Jonathan: Jonathan registra una solicitud de compra Jonathan->Liliana: Liliana hice una solicitud de compra, porfa procede! Note left of Liliana: Liliana registra la OC Liliana->Jonathan: Jonathan, OC registrada, el pedido llega mañana! Note right of Jonathan: Jonathan registra el recibo de compra Jonathan->Liliana: Liliana llegó el pedido! Note left of Liliana: Liliana registra la FC Liliana->Gerencia: Gerencia procedo con el pago de la FC! Note right of Liliana: Liliana registra/aplica el pago Liliana->Proveedor: Proveedor este es su soporte de pago! Note right of Liliana: Liliana notifica al proveedor Proveedor->Liliana: Gracias, recibido! ``` Los siguientes documentos intervienen en el proceso de registro de una compra de materia prima: ```mermaid graph LR SolicitudCompra -- aprobada --> OC -- recibido --> ReciboCompra --> FacturaCompra -- pago --> Pago ``` ## Registro de gastos El documento **Factura de Compra** agrupa tanto las compras de materia prima como los gastos. :information_source: El registro de un gasto solo empieza con la factura de compra. Antes de realizar cualquier registro de *gasto* es pertinente analizar: ```flow st=>start: gasto por registrar e=>end: gasto registrado op=>operation: a qué departamento pertenece? op2=>operation: a cuál cuenta contable? cond=>condition: es un gasto de venta? op3=>operation: de cuál branch? para=>parallel: Reci st->op->op2->cond->op3->e cond(yes, right)->op3 cond(no)->e ``` ### Gastos que no vienen de una OC Los gastos que no corresponden a una compra de materia prima o de los cuales no se lleva inventario porque se trata de gastos menores, esporádicos, de servicios, se registran a través de una **Factura de Compra**. <div style="position: relative; padding-bottom: 56.25%; height: 0;"><iframe src="https://www.loom.com/embed/c1f6ed22b64f471cbc2b1516c7dc39e9?sid=5ba6a2c0-aa3c-46af-967c-6a22bacf7f3e" frameborder="0" webkitallowfullscreen mozallowfullscreen allowfullscreen style="position: absolute; top: 0; left: 0; width: 100%; height: 100%;"></iframe></div> ## Registro de gastos por caja menor Los gastos pagados a través de cajas menores se causan igualmente desde una **Factura de Compra**, asignados a un tercero conocido o a un "PROVEEDOR NO IDENTIFICADO". :information_source: Es posible crear un tercero solo con un nombre. # Impuestos ## Retenciones ### Retención en la fuente El impuesto **Tax Withholding** (Retención en la fuente) es aquel retenido por la compañía en cabeza de un tercero, el cual se debe reintegrar a la autoridad de impuestos cada cierto período, en el caso de Colombia y de Pristina, esta periodicidad es mensual. El registro de la retención en la fuente se ejecuta siempre que: - La categoría del impuesto se haya seleccionado en el documento: ![Screenshot from 2024-01-09 02-30-03](https://hackmd.io/_uploads/SyrN8_9_a.png) - Esta misma categoría se ha seleccionado en el tercero: ![Screenshot from 2024-01-09 02-31-55](https://hackmd.io/_uploads/SyJF8dcOp.png) De esta manera el calculo del impuesto se verá reflejado en el detalle de impuestos del documento: ![Screenshot from 2024-01-09 02-33-32](https://hackmd.io/_uploads/B1jJvO5ua.png) ### Retención de ICA Estos tipo de impuestos, a diferencia de la retención en la fuente, son aplicados agregando una nueva línea en la tabla de *detalle de impuestos*: ![Screenshot from 2024-01-09 02-38-06](https://hackmd.io/_uploads/SJExud5d6.png) Para el ingreso de esta linea es indispensable especificar: - El impuesto se debe aplicar sobre el **Net Total** porque este se aplica sobre el monto antes de impuestos - Buscar la cuenta que aplica en el campo **Account Head** - Este es un impuesto del tipo **Deduct** - En el campo **Rate** especificar la tasa - La descripción es el mismo nombre del impuesto ### Retención de IVA Estos tipo de impuestos, a diferencia de la retención en la fuente, son aplicados agregando una nueva línea en la tabla de *detalle de impuestos*: ![Screenshot from 2024-01-30 08-42-51](https://hackmd.io/_uploads/ByJlpdLq6.png) Para el ingreso de esta linea es indispensable especificar: - El impuesto se debe aplicar **On Previous Row Amount** (Monto Bruto de la linea anterior) porque es un impuesto que se debe calcular sobre otro impuesto, o sea la línea que calcula el IVA - Especificar el numero de la línea que contiene el IVA en **Reference Row #** - Buscar la cuenta que aplica en el campo **Account Head** - Este es un impuesto del tipo **Deduct** - En el campo **Rate** especificar la tasa - La descripción es el mismo nombre del impuesto ### Reporte de retenciones El reporte **Tax Withholding Details** informa acerca de todas las retenciones practicadas y puede ser observado para el perìodo que sea requerido. Este reporte permite conocer, entre otros: - Tercero al que se ha deducido el impuesto - Categoría de impuesto aplicado - Tarifa del impuesto - Base sobre la que se aplica el impuesto - Documento donde se registró el impuesto # Registro de pago de impuestos 1. Verificar la cuenta contable a la que se causó la cuenta por pagar del impuesto 2. Desde el **Bank Reconciliation Tool** crear un **Journal Entry** del tipo "excise entry" y llenar los campos pertinentes 4. Validar, y con esto el registro del pago se ha creado :information_source: En caso de requerir el registro de una sanción o interés de mora, se debe agregar una 2da línea, indicando la cuenta contable en cabeza de este gasto.