# Quality Management ## Ziele QM steht für die systematische Weiterentwicklung und Professionalisierung des CCT. - Einhaltung der CCT-Qualitätsstandards - Feedbackgespräche nach abgeschlossenen Projekten - Überwachung der CCT-Strategie anhand der Balanced Scorecard - Förderung und Pflege des Wissensmanagements im CCT - Förderung der Prozesserhebung als interne und externe Kernkompetenz - Erkennung von Potentialen und Schwachstellen durch interne Evaluationen - Förderung und Unterstützung neuer Ideen ![](https://guide.cct-ev.de/_images/QM_Ziele.png) ## Aufgaben ### Einhaltung der CCT-Qualitätsstandards Das CCT besitzt umfassende Qualitätsstandards. Zusätzlich zu den Standards, die eine Mitgliedschaft beim BDSU voraussetzt, wurden weitere Standards entwickelt. Diese gewährleisten kontinuierliches Lernen und Verbessern. ![](https://guide.cct-ev.de/_images/QM_Anforderungen.png) ### Der QM-Prozess Um eine fristgemäße Bearbeitung der QM-Anforderungen zu gewährleisten, wurde ein QM-Prozess entwickelt, der sich folgende Ziele setzt: - Stets aktuelle Informationen über das Projektgeschehen - Effiziente Verwaltung der Projekte - Fristgemäße Erfüllung der QM-Anforderungen - Verbesserung und Überwachung der konsistenten und vollständigen Nutzung des WMS im CCT Der QM-Prozess beinhaltet eine ständige Dokumentation des Projektstatus im WMS und eine Vorlage für die Dokumentation der Projekte im WMS. Der Eintrag im WMS ist Aufgabe des PLs. Die nachfolgende Checkliste beeinhaltet die Anforderungen an die Dokumentation eines Projektes im WMS. ### QM-Checkliste Die QM-Checkliste muss von jedem Projektteam am Ende des Projekts erfüllt werden. Der Projektmanager oder Projektcontroller ist dafür verantwortlich, dass alle Inhalte spätestens um 20:00 eine Woche vor dem internen Abschluss im WMS hochgeladen werden und das QM-Ressort muss darüber informiert werden. Alle nicht erfüllten Checklisten-Punkte sind zu begründen. Die Einarbeitung der Kritikpunkte muss spätestens bis Sonntag um 14:00 erfolgt sein. Nach erfolgreicher finaler Prüfung, informiert QM am selben Tag per Mail den Verein über den künftigen internen Abschluss auf der nächsten Donnerstagssitzung. #### Angebotspräsentation: Wenn es eine Angebotspräsentation oder ein schriftliches Angebot für den Kunden gab, so müssen diese im WMS abgelegt werden. Auch Angebote von abgelehnten Projekten müssen abgelegt werden. #### Dokumentation: Für jedes Projekt muss eine Dokumentation geschrieben werden. Die Dokumentation muss im WMS abgelegt werden. Eine Vorlage für die Dokumentation findet man im WMS im Projektleiter-Package. #### Vertrag: Der Vertrag muss ebenfalls im WMS abgelegt werden. Sensible Passagen können ggf. unkenntlich gemacht werden. #### Abschlusspräsentation: Wurde vor dem Kunden eine Abschlussdokumentation gehalten, so muss diese im WMS abgelegt werden. #### Präsentation auf der Donnerstagssitzung: Jedes Projekt muss nach Abschluss auf der Donnerstagssitzung präsentiert werden. Die Präsentation muss im WMS abgelegt werden. #### Kundenfeedbackbogen (KFB): Der KFB ist eine Bewertung der Projektarbeit seitens des Kunden. Für jedes Projekt ist ein KFB beim Kunden vom Projektteam einzuholen und im WMS abzulegen. Liegt kein KFB vor, so ist schriftlich zu dokumentieren, welche Bemühungen unternommen wurden. #### Referenz: Die Referenz ist die Einwilligung des Kunden, mit dem Projekt werben zu dürfen. Der Kunde entscheidet ob diese Freigabe erteilt wird. Bei Einwilligung muss die Referenz im WMS eingetragen werden. Sollte keine Einwilligung des Kunden erlangt werden, muss das Projektteam die versuchte Anfrage auf Referenz offenlegen. #### Referenzfolien: Zusätzlich zu der Referenz ist eine Referenzfolie zu erstellen. Auf dieser Folie sollten das Projekt sowie der Kunde bzw. das Unternehmen in einer aussagekräftigen Weise in Kürze dargestellt werden. Somit ist eine stetige und einfache Repräsentation der abgeschlossenen Projekte des CCT gewährleistet. Die Referenzfolie kann für weitere Angebotspräsentationen oder Vorstellungen des CCTs genutzt werden. Falls sich der Kunde gegen eine Freigabe entscheidet, ist die Folie anonymisiert zu erstellen. ### Zusammenfassung des QM-Prozesses - Alle QM-Anforderungen sind in einer Checkliste zusammengefasst, die für jedes Projekt im WMS ausgefüllt wird. - Der Project Controller oder Project Manager trägt die Verantwortung dafür, dass die QM-Kriterien erfüllt werden und dass der Projektstatus im WMS aktuell ist. - Als „Druckmittel“ dient das eventuelle Verbot eines internen Abschlusses des Projektes. - Für kleine Projekte gibt es unter bestimmten Voraussetzungen eine Sonderregelung. ### 11.2.4 Feedbackgespräche nach abgeschlossenen Projekten Vor jedem internen Abschluss evaluiert das gesamte Projektteam gemeinsam mit einem QM-Mitarbeiter die Projektarbeit. Hierbei erhält jeder Projektmitarbeiter ein persönliches Feedback und im gesamten Team werden die Erfahrungen aus dem Projekt aufgearbeitet. Die Erkenntnisse der Feedbackgespräche sind eine Quelle für neue Ideen des QM-Ressorts zur Unterstützung der Projektarbeit. Ein Leitfaden für die das Feedbackgespräch ist im WMS zu finden. ### 11.2.5 Überwachung der CCT- Strategie anhand der Balanced Scorecard Zur Überwachung der Strategie erhebt QM die BSC-Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung im CCT und liefert gegebenenfalls Vorschläge zur Anpassung. Die Balanced Scorecard ist unter 3.2 Strategie (Seite 7) zu finden. Die strategischen Kennzahlen, die insbesondere die Leistung des CCT mit Blick auf die strategischen Ziele messen, sind die folgenden: 1. Dosi-Anwesenheit 2. Einhaltung QM-Prozess 3. IT-Uptime 4. Netzwerke 5. Vorstellungsgespräche 6. Angebotserfolg 7. Projektmanagement 8. BT-Summe 9. KFB-Benotung 10. Zusammensetzung Projektteam 11. Zusatzschulungen 12. Geführte ZVGs 13. Integrationsfortschritt 14. SEB-Benotung 15. Bewerbungen AC 16. Anzahl VL-Besuche 17. Publikationen 18. Besucher der Webseite 19. Kontaktaufnahme mit anderen JEs 20. Akquirierte Vorstellungsgespräche 21. Anzahl an Neukontakten Für jede Kennzahl gibt es einen Kennzahlensteckbrief, der u.a. die genaue Berechnungsformel der Kennzahl, Ziel- und Grenzwerte und den Verantwortlichen für die Erhebung wiedergibt. Die Kennzahlen werden je nach Art quartalsweise oder halbjährlich erhoben und auf der Donnerstagassitzung bzw. auf der halbjährlich stattfindenden Mitgliederversammlung vorgestellt. Die Kennzahlen beweisen sich als geeignetes Instrument, die Entwicklung des CCT aufzuzeigen. ### 11.2.6 Förderung des Wissensmanagements im CCT Ein weiteres Ziel des Ressorts QM ist die Förderung des Wissensmanagements. In diesen Bereich fallen folgende Aufgaben: #### Schulung „Qualitätsmanagement" In der Schulung Qualitätsmanagement sollen den Teilnehmern das Qualitätsbewusstsein des Vereins und die Vereinsprozesse nähergebracht werden. Das Ressort hat die Schulung regelmäßig anzupassen. #### Pflichtschulungen Schulungen müssen vor der Durchführung auf ihren Inhalt überprüft werden. Grundlage für die Überprüfung sind die Vorgaben des BDSU für Pflichtschulungen. #### WMS (Wissensmanagementsystem) Das WMS und die damit verbundene Datenbank ist der zentrale Wissensspeicher im CCT. QM betreut dabei die inhaltliche Pflege und Aktualisierung. Das Wissensmanagement ist unter https://wms.cct-ev.de zu finden. ### 11.2.7 Prozesserhebung als interne und externe Kernkompetenz Die Prozesserhebung und Prozessoptimierung dient der Standardisierung wesentlicher Vereinsprozesse, um einen möglichst effizienten und reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Dies ist ein wichtiger Schritt in Richtung eines professionellen Qualitätsmanagementsystems und dient gleichzeitig als Förderung einer externen Kernkompetenz. Dazu will QM möglichst viele Mitarbeiter zur Aufnahme und Optimierung von Prozessen motivieren. QM bietet bereits folgende Unterstützung an: - Aufnahme von Prozessen - Kontinuierliche Verbesserung der Prozesse - Modellierung von Prozessen #### Prozesspackage Im Prozesspackage, welches im WMS zu finden ist, sind alle wichtigen Unterlagen zur Anwendung der Prozesserhebungs- und Prozessoptimierungstools enthalten: - Leitfaden: Ablauf der Prozesserhebung - Leitfaden: Arbeitshilfe bei der Erhebung und Visualisierung - Leitfaden: Hintergrundinformationen - BPMN-2.0-Vorlage - Prozess Prozessanalyse ### 11.2.8 Evaluationen Der BDSU sieht vereinsinterne Evaluationen vor. Die Mitglieder sollen so eine Möglichkeit haben, dem Vorstand, den Führungskräften, den Trainern und Organisatoren Feedback zu geben, sowie aktiv auf die Vereinsentwicklung einzuwirken. Eine ausreichende Teilnahmequote bei den Evaluationen sollte durch geeignete Motivationssysteme und eine ausreichende Kommunikation der Ergebnisse und Konsequenzen sichergestellt werden. #### Vereinsevaluationsbogen (VEB) Der dreimal im Jahr anonym erhobene VEB erfasst die Atmosphäre im Verein, gibt Raum zur Bewertung von Zusammenarbeit, Motivation, Zielidentifikation, Events und der allgemeinen Vereinssituation. Er ist somit einerseits ein wertvolles Werkzeug zur Abbildung des allgemeinen Stimmungsbildes und dient andererseits der Steigerung der Motivation, Professionalität und Qualität der Vereinsarbeit. Gleichzeitig dient der VEB der Aufnahme von Verbesserungsvorschlägen. Innerhalb der Vereinsevaluation wird der jeweilige Ressortleiter und der Vorstand evaluiert. Die Evaluation gibt Hinweise auf das Stimmungsbild der CCTler in Bezug auf den Ressortleiter / Vorstand und dessen Arbeit. Die Bewertung des Vorstandes gliedert sich in einen allgemeinen, die Vorstandsarbeit reflektierenden Teil, und einen persönlichen Teil, der sich auf die einzelnen Vorstandsmitglieder fokussiert. Die Vorstandsevaluation dient somit der langfristigen Kontrolle und Bewertung der Vorstandsarbeit sowie der Motivation zur Selbstreflexion und persönlichen Veränderung. Die Erhebung, Auswertung und Präsentation erfolgt durch die jeweiligen Evaluationsverantwortlichen des Ressorts QM und schließt ein persönliches Gespräch mit dem Vorstand ein. Die Ergebnisse des VEBs werden anschließend auf einer Donnerstagssitzung von den Evaluationsverantwortlichen durchgeführt. Weitere Informationen können im Prozess nachgelesen werden. #### Schulungsevaluationsbogen (SEB) Der SEB wird nach jedem Training erhoben und dient der Evaluation des vorab gehaltenen Trainings. Verantwortlich für die Erhebung ist das QM Ressort, wobei der Trainer der Schulung das Ressort darüber in Kenntnis setzten muss. Eine Auswertung der SEBs erfolgt ca. alle sechs Monate durch die Kennzahlenerhebung. #### Workendevaluationsbogen (WEB) Der WEB wird nach jedem Workend erhoben und dient der Bewertung der Organisation und Durchführung dessen. Die Ergebnisse des WEBs werden an HR geschickt. Diese lassen relevante Ergebnisse in die Dokumentationen einfließen und sollen bei der Organisation folgender Workends berücksichtigt werden. #### AC-Evaluationsbogen Nach jedem Assessment Center gibt es zwei Evaluatiuonsbögen, die den Ablauf bewerten. Dabei wird ein Bogen an die teilnehmenden Bewerber und ein Bogen an die teilnehmenden Beobachter und Interviewer/Protokollanten ausgegeben. Ergebnisse des WEBs werden an HR geschickt. Diese lassen relevante Ergebnisse in die Dokumentationen einfließen und sollen bei der Organisation folgender ACs berücksichtigt werden. 12.2.10 Pflege und Aktualisierung des CCT-Handbuches In regelmäßigen Abständen, spätestens bei der Vorbereitung von internen oder externen Audits sollte das CCT-Handbuch auf Richtigkeit und Aktualistät geprüft werden und ggf. abgeändert werden. ### Verwalten der Mitgliedsanträge Die Bearbeitung von Mitgliedsanträgen sowie Boardmitgliedsanträgen ist eine der Zuständigkeiten des QM-Ressorts. Im Gegensatz zu vielen anderen Aufgaben ist sie allerdings vollkommen reaktiv – es werden nur Anträge bearbeitet, die an den QM-Verteiler zur Prüfung gesendet werden. Das Vorgehen für normale Mitgliedsanträge und Boardmitgliedsanträge unterscheidet sich nur geringfügig. #### Allgemein Wird ein Antrag an den QM-Verteiler gesendet, so muss dieser innerhalb von zwei Wochen vom QM-Verantwortlichen geprüft und an den Vorstand gesendet werden. Es ist die Aufgabe des Vorstands, die Anträge abzuheften, damit diese beim BDSU-Audit zugänglich sind. Der QM-Verantwortliche sollte den Vorstand daher regelmäßig daran erinnern, die geprüften und unterschriebenen Anträge sorgfältig abzuheften. #### Bearbeitung von Anträgen Um CCT-Mitglied zu werden, muss ein Anwärter an allen 6 Pflichtschulungen teilgenommen, sein MP sowie ein externes Projekt abgeschlossen haben sowie ein Zielvereinbarungsgespräch mit seinem Ressortleiter geführt haben. Alle diese Voraussetzungen werden auf dem Antrag abgefragt. Jede Schulung muss mit Datum auf dem Antrag angegeben werden. Der Prüfer muss hier sichergehen, dass ein Eintrag im WMS zu jeder Schulung mit dem richtigen Datum und einer vollständigen Teilnehmerliste (mit Foto!), auf der der Antragssteller eingetragen ist, vorhanden ist. Ebenfalls müssen die WMS-Einträge des angegebenen Mitgliedsprojekts und externen Projektes auf Übereinstimmung mit den Angaben auf dem Antrag geprüft werden. Bevor der Antrag genehmigt werden kann, muss von HR angefragt werden ob die Unterlagen des auf dem Antrag genannten ZVGs dort eingegangen sind. Wenn alle diese Bedingungen erfüllt sind, trägt der Prüfer seinen Namen und das aktuelle Datum auf den Antrag und sendet diesen an den Verteiler vorstand@cct-ev.de. Die primäre Prüfung von Board-Anträgen ist Aufgabe des Boards, der QM-Verantwortliche hat lediglich die Aufgabe genehmigte Anträge auf Korrektheit zu prüfen. Es gibt 3 Wege zur Board-Mitgliedschaft, von denen einer erfüllt sein muss (siehe entsprechenden Prozess). Zur Prüfung gilt hier ebenfalls, dass alle Anforderungen nachvollziehbar im WMS vorhanden sein müssen. ### Durchführung von internen, externen und Wissensmanagent-Audits Das QM-Ressort führt einmal jährlich interne sowie exteren Audits durch, eine Prüfung des Wissensmanagent erfolgt halbjährlich. Das QM-Ressort führt bei externen Audits den jeweiligen Auditor durch die Prüfung. Zu den externen Audits gehören das BDSU- und das ISO-Audit. Der genaue Ablauf kann im entsprechenden Prozess nachgelesen werden.